Todo serviço precisa de instruções para ser realizado de forma assertiva, e a ordem de serviço é o documento que formaliza essas informações, organizando os processos das empresas e garantindo que a equipe saiba exatamente o que fazer.
Veja quais são os dados que não podem faltar para a produção de uma ordem de serviço eficaz, as vantagens em usar esse tipo de documento e modelos prontos para serem baixados de graça e implementados agora mesmo no seu negócio.
Modelo pronto: Ordem de serviço digital preenchida em aplicativo para aposentar o uso do papel nas operações!
- O que é ordem de serviço?
- Para que serve a ordem de serviço?
- O que deve constar na ordem de serviço?
- Modelo de Ordem de serviço
- Qual a importância da ordem de serviço?
- Como fazer uma ordem de serviço?
- Quais são os tipos de ordem de serviço?
- Quais as vantagens da ordem de serviço?
- Qual NR fala sobre ordem de serviço?
- Quando a ordem de serviço deve ser emitida?
- Quem pode assinar ordem de serviço?
- Dicas para criar um excelente modelo de ordem de serviço
- Software Ordem de Serviço do Produttivo
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é um documento que reúne em detalhes, informações sobre um serviço a ser prestado. Seu principal objetivo é garantir o alinhamento entre clientes, gestores e equipe técnica, organizando os processos e formalizando tudo que foi acordado.
Através da OS, a prestação de serviços é padronizada, a equipe fica bem preparada para executar as atividades e a empresa consegue ter um maior planejamento sobre os recursos utilizados em cada tarefa, inclusive os financeiros.
Outra função muito útil da ordem de serviço, é registrar e comprovar a realização das atividades, indicando ao cliente que as demandas foram realizadas conforme solicitadas e a qualidade final do que foi entregue.
Ordem de serviço exemplo
Não existe um padrão universal de como a ordem de serviço deve ser feita, tudo depende do tipo de trabalho a ser executado e de quais informações são necessárias para que ele seja executado com qualidade.
Em serviços de manutenção, por exemplo, a OS pode vir acompanhada do diagnóstico da situação, a solução aplicada, listagem de serviços, materiais e peças utilizados; e até checklists de conformidade, que servem para guiar a execução do trabalho, orientando os técnicos sobre o que deve ser verificado.
Veja um exemplo de ordem de serviço feita em Word, que pode ser baixada gratuitamente:
Baixe grátis: Ordem de serviço em Word e Excel
O modelo faz parte do Kit Ordem de Serviço desenvolvido pelo Produttivo e que você pode baixar de graça. O Kit acompanha 7 modelos de ordem de serviço em Word e Excel e uma planilha extra com gráficos para controle do andamento das atividades e de indicadores de atendimento.
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço é utilizada com diferentes objetivos, porque traz soluções variadas e completas para vários problemas que as empresas podem enfrentar, otimizando os processos.
Entre as principais funções do documento estão:
Instruir a equipe técnica sobre os serviços a serem executados
A OS marca o início de um serviço e por isso traz consigo uma série de orientações para a equipe técnica, servindo como um guia que indica exatamente o que deve ser feito e o que é esperado da atuação dos profissionais.
Assim fica claro quais são as peças, ferramentas e materiais necessários, os EPIS obrigatórios para a execução da atividade e qual a real solicitação do cliente, o que deixa a atuação mais rápida, assertiva e segura.
Acompanhar o tempo de execução dos serviços e a produtividade da equipe
É comum que muitos segmentos utilizem o registro do horário de início e finalização do atendimento, para acompanhar o tempo que a atividade demandou.
Esse tipo de dado é bem importante para a gestão, que consegue identificar se a precificação dos serviços está correta, de acordo com o tempo necessário para cada tipo de serviço e mão de obra demandada.
Além disso, se o tempo de alguma forma ultrapassa o padrão é possível investigar as causas e aplicar planos de ação para resolvê-las.
Outra vantagem é que ao saber o tempo de execução das atividades é possível firmar acordos mais realistas e garantir o cumprimento do prazo das entregas.
Registrar e comprovar a realização do serviço
O registro do serviço também pode acontecer por meio da ordem de serviço, sendo possível incluir no documento questões de checklist para atestar a conformidade de equipamentos ou sistemas averiguados em uma visita técnica, e fotos de “antes” e “depois”.
Ao documentar o que foi realizado, a ordem de serviço estabelece uma melhor comunicação com o cliente, que pode consultar informações sobre o serviço presentes na OS, participando de todo o processo e ficando a par do que foi entregue. Isso faz com que o processo seja mais transparente e profissional.
Além disso, o registro também permite reunir dados e informações que podem ser acompanhados pela gestão de forma a identificar pontos fortes e de melhoria para o negócio.
Elimine o papel: Gera ordens de serviço, checklists e relatórios digitais que podem ser preenchidos em aplicativo
O que deve constar na ordem de serviço?
A estrutura da ordem de serviço pode variar conforme o tipo de atividade a ser executada, mas a regra geral é que ela traga todas as informações necessárias para que aquela atividade seja realizada com qualidade e eficiência, sem retrabalhos e desperdícios de recursos.
Veja quais são os tipos de informações mais utilizadas na elaboração do documento:
- Número da ordem de serviço: serve para facilitar a consulta, identificação e o controle das OS emitidas;
- Identificação da empresa prestadora do serviço: informações como logotipo, razão social, CPF/CNPJ, telefone, e-mail de contato e endereço;
- Identificação do cliente: dados como nome, razão social, CPF/CNPJ, telefone e e-mail de contato;
- Local: endereço para identificação de onde o serviço deve ser realizado e planejamento da equipe;
- Data a hora: período planejado para o início da execução do serviço e também o período real em que a atividade começou;
- Diagnóstico do serviço: descrição do que deve ser realizado ou da solicitação do cliente;
- Lista de peças e materiais: recursos necessários para a realização do serviço;
- Valor: preço cobrado pelo serviço, considerando todos os recursos necessários e o valor total do serviço;
- Forma de pagamento: descrição do pagamento de acordo com o que foi combinado com o cliente, podendo ser pix, dinheiro ou cartão. Se o serviço foi parcelado pode ser incluído também o número de parcelas;
- Assinatura: pode ser a da empresa, do cliente e do responsável pelo serviço.
Caso a ordem de serviço seja de segurança do trabalho também é possível incluir os EPIs necessários e os riscos da atividade.
Modelo de Ordem de serviço
Preparamos alguns exemplos de modelos de ordem de serviço, para que você possa se inspirar para a criação da sua, entendendo as diferenças e quais informações são as mais utilizadas. Confira:
Ordem de serviço manutenção
A ordem de serviço de manutenção pode ser criada a partir da solicitação de algum cliente, por meio de abertura de chamado para realização de trocas e reparos em sistemas ou equipamentos; ou então de acordo com o plano de manutenção preventiva programado, que já determina previamente quando as inspeções vão acontecer.
No primeiro caso, a OS é de manutenção corretiva e no segundo de uma manutenção preventiva. Veja detalhes sobre a diferença entre elas:
Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva
Utilizada em casos em que sistemas e equipamentos são levados à parada, a ordem de serviço de manutenção corretiva, serve para realizar e registrar serviços emergenciais e consertos inesperados.
Por isso, é comum que o documento traga informações sobre o equipamento a ser consertado, diagnóstico sobre a não conformidade encontrada, solução aplicada e peças trocadas.
Veja um exemplo de OS de manutenção corretiva em Word:
E agora um modelo em Excel:
Baixe grátis: Ordem de serviço de manutenção corretiva em Word e Excel
Ordem de Serviço de Manutenção Preventiva
Este tipo de ordem de serviço é recorrente, ou seja, existe uma periodicidade pré-determinada para que ela seja emitida. Isso acontece porque manutenções preventivas são realizadas constantemente, como uma forma de prevenir a ocorrência de falhas.
Nesse caso, as OS também têm uma função adicional: a de assegurar a continuidade dos serviços e a construção de históricos para consulta e comparação de resultados.
Confira abaixo um exemplo de como a ordem de serviço de manutenção preventiva pode ser estruturada. Os modelos são em Word e Excel e também podem ser baixados de graça:
Modelo em Word:
Modelo em Excel:
Baixe grátis: Modelo de ordem de serviço de manutenção preventiva em Word e Excel
Ordem de serviço de inspeção e segurança do trabalho
A ordem de serviço também pode ser um instrumento para a garantia da segurança no ambiente de trabalho, uma vez que avalia a conformidade de equipamentos, processos e sistemas com normas regulamentadoras e legislações.
Para isso avalia a conformidade de equipamentos de proteção individual (EPI) e coletiva (EPC), sinalização, instalações sanitárias, sistemas de combate a incêndio, medidas de segurança de máquinas e equipamentos, sistemas elétricos e mais!
Baixe grátis: Modelos de checklist de inspeção de segurança
Ordem de serviço NR 1
Esta OS é um documento que atende a norma regulamentadora 1 da portaria 3214/78 do ME/SEPT.
Ela serve como uma forma da empresa comunicar aos funcionários quais os riscos das atividades que vão exercer, procedimentos necessários em situações de emergência e medidas preventivas que neutralizem ou diminuam os riscos apontados.
O formato dessa ordem de serviço é um pouco diferente das que vimos anteriormente, de modo geral ela precisa conter:
- Função do trabalhador;
- Identificação do profissional;
- Grau de risco das atividades exercidas pelo profissional;
- EPIs obrigatórios para a execução das tarefas;
- Medidas preventivas adotadas pela empresa;
- Treinamentos e habilidades necessárias para realização dos serviços;
- Procedimentos em casos de acidente de trabalho;
- Termo de responsabilidade e assinaturas.
Experimente grátis: Modelo pronto de ordem de serviço NR 1 digital
Ordem de serviço instalação
Este tipo de ordem de serviço é utilizada em demandas pontuais para instalação de equipamentos, componentes ou sistemas, sendo necessária orientação quanto ao tipo de serviço que precisa ser prestado e os respectivos prazos.
É um modelo utilizado para instalações residenciais e comerciais, sistemas de placas solares, climatização, refrigeração, segurança, CFTV e telecomunicações.
Ao utilizar a ordem de serviço, as empresas garantem controle da qualidade do serviço e a segurança dos profissionais.
Experimente grátis: Checklists, ordens de serviço e relatórios digitais preenchidos direto do aplicativo, facilitando o trabalho em campo
Qual a importância da ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento estratégico para a gestão, porque reúne informações que permitem aos gestores reduzir gargalos operacionais e entregar serviços de maior qualidade. Também é importante porque:
Comprova a realização do serviço
Quando a ordem de serviço é utilizada como um instrumento de registro, ela garante que os serviços sejam comprovados aos clientes, que conseguem acompanhar de perto o andamento das atividades e a qualidade do que foi entregue.
Isso colabora para que a comunicação entre empresa e cliente seja mais eficaz e transparente, que o nível de satisfação aumente e que os clientes sejam fidelizados.
Serve como registro e histórico
Com a ordem de serviço, o acordo entre cliente e empresa fica documentado, sendo possível rever e comprovar as responsabilidades de cada parte.
Além disso, o documento também traz informações para que os gestores consigam ter uma visão completa sobre a operação, entendendo o que pode ser melhorado e identificando irregularidades no processo mais rapidamente.
Melhora a organização da equipe técnica
A OS ajuda no planejamento e rotina. Se torna mais fácil planejar as atividades de cada equipe técnica e passar as orientações para os colaboradores.
Os profissionais também saem para o serviço sabendo exatamente o que precisam fazer e os materiais e recursos necessários, o que melhora a produtividade e a agilidade no atendimento.
Padroniza processos
Com um modelo de ordem de serviço, as informações seguem um padrão, independente de quem seja o responsável pelo preenchimento, o que facilita o histórico e a gestão de dados.
Possibilita uma gestão mais estratégica
As ordens de serviço podem ser uma rica fonte de informação para o crescimento do negócio.
Com o histórico, é possível medir e avaliar quantas OS foram atendidas no mês, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram trocadas, o tempo de atendimento da solicitação, entre outras variáveis.
Através desses dados, sua empresa tem tomadas de decisão mais assertivas e estratégicas.
Aumenta a satisfação dos clientes
Uma ordem de serviço detalhada, padronizada e assertiva, torna a prestação de serviços mais transparente e melhora a qualidade dos serviços.
Isso faz com que os clientes tenham mais confiança na empresa e se sintam mais satisfeitos com o serviço prestado, porque percebem o cuidado e o profissionalismo envolvidos no processo.
Aumenta a segurança no ambiente de trabalho
Se as empresas emitem ordens de serviço de segurança do trabalho, conforme as orientações da NR 1 e da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), o ambiente de trabalho se torna mais seguro.
Isso acontece porque os trabalhadores passam a conhecer os riscos das atividades pelas quais são responsáveis e o que fazer para evitar perigos, aplicando os conhecimentos no dia a dia.
Como fazer uma ordem de serviço?
Agora, você vai entender quais pontos não podem faltar na sua ordem de serviço.
Para facilitar, você pode baixar algum dos modelos de OS disponíveis no Kit de Ordem de Serviço. Eles já estão com todas as informações que vamos detalhar aqui, basta alterar os dados de exemplo para os dados reais da sua operação. Acompanhe:
1. Crie um cabeçalho com informações de identificação
O cabeçalho é muito importante para padronizar não só a ordem de serviço, como demais relatórios e checklists emitidos pela empresa. Ele deve conter as informações da empresa prestadora do serviço e também do cliente, como: nome, razão social, endereço, telefone, e-mail, CNPJ/CPF e o número da ordem de serviço.
Para deixar o documento mais profissional, não se esqueça de personalizá-lo incluindo elementos com as cores da empresa e a logo. Isso ajuda no reforço da sua marca com o cliente.
2. Inclua Informações sobre equipamentos
Dados de identificação sobre os ativos ajudam a equipe em campo a identificar qual ou quais equipamentos precisam de manutenção, inspeção, correções, etc.
Certifique-se de incluir as seguintes informações:
- Nome do equipamento;
- Marca;
- Modelo;
- Ano de fabricação;
- Fabricante;
- Localização;
- Informações adicionais que sejam importantes para a execução do serviço.
Veja um exemplo:
Em sistemas digitais, como é o caso do Produttivo, essas informações são preenchidas automaticamente. Basta fazer o cadastro uma única vez no sistema e a cada nova ordem de serviço criada, o próprio sistema inclui as informações para você.
3. Detalhe Informações sobre a visita e responsáveis
As informações da visita são um resumo do que foi acordado, contendo o planejamento para execução do serviço, a identificação do profissional responsável e demais dados de controle necessários para a gestão.
Você pode incluir:
- Horário planejado;
- Horário realizado;
- Tempo de execução;
- Tempo de início de atendimento;
- Tempo de finalização do atendimento;
- Localização;
- Identificação do técnico responsável.
No Produttivo as informações da visita também são preenchidas e calculadas automaticamente pelo sistema, que fornece o tempo de atendimento conforme o início e finalização do preenchimento da OS.
4. Descreva o serviço a ser realizado
Neste campo o técnico vai incluir o que foi diagnosticado e também quais medidas foram tomadas para resolver o problema encontrado.
Dependendo do tipo de serviço, também pode ser incluído o descritivo de materiais e dos equipamentos utilizados para inspeção.
Em modelos digitais, como os gerados no Produttivo, os campos textuais podem ser preenchidos por comando de voz, o que economiza tempo da equipe técnica e evita um trabalho manual na descrição do que foi realizado.
5. Anexe fotos para comprovação
As fotos aumentam a confiabilidade da prestação de serviços. Elas são recomendadas para comprovar o que foi feito, destacar antes e depois e mapear não conformidades. Veja um exemplo:
Em aplicativos com o Produttivo, você pode habilitar para que fotos vindas da galeria não possam ser anexadas à ordem de serviço, apenas fotos tiradas na hora, que acompanham a marcação de data, horário e local de quando e onde foram tiradas. Esse é um recurso que evita fraudes e aumenta a confiabilidade do sistema.
Outra facilidade é que as fotos saem automaticamente no PDF final, junto com todas as informações coletadas, sem retrabalhos.
6. Inclua valores do serviço e métodos de pagamento
Ao final da ordem de serviço, se for pertinente, é possível incluir o valor do serviço, qual vai ser o método de pagamento e a aprovação do orçamento com o cliente.
Para tornar esse cálculo automático, no software do Produttivo, é possível cadastrar serviços, peças e materiais, determinando o custo de cada um. Assim, no preenchimento via aplicativo, o técnico consegue inserir essas informações e o cálculo é feito automaticamente e incluído no relatório final.
No aplicativo do Produttivo a assinatura é coletada digitalmente, dispensando o uso do papel.
Quais são os tipos de ordem de serviço?
Você sabe qual é o modelo de ordem de serviço mais indicado para a sua operação?
Dependendo do volume de OS que são emitidas, do tipo de informações que elas precisam apresentar, das dificuldades do uso do papel e da necessidade das empresas em agilizar o tempo de atendimento, um modelo digital pode ser o mais indicado.
Conheça quais são as outras opções e veja desvantagens e vantagens de cada uma:
Ordem de serviço Word
A ordem de serviço em Word, apesar de ser digital, é comumente usada em formato impresso, em papel.
Ela é fácil e simples de criar e pode ser construída de diversas formas. A edição também é prática, permitindo a inclusão de tabelas, imagens, textos e logos. Veja um exemplo:
Por outro lado, ela precisa de acesso à internet para ser utilizada, não sendo a melhor opção para operações que acontecem em áreas sem sinal de internet. Além disso, quando impressa, a inclusão de fotos é impossibilitada.
Ordem de serviço Excel
No Excel as ordens de serviço são construídas em formato de tabela. Podem ser criados modelos do zero, como podem ser utilizados templates pré-prontos.
Seu principal diferencial é que as informações nele inseridas podem servir para melhorar o acompanhamento de dados e indicadores da gestão. O que é positivo para empresas que estão querendo começar a acompanhar dados e realizar uma gestão mais estratégica.
Veja um exemplo de planilha de ordem de serviço gerada a partir do preenchido da OS, presente no Kit de Ordem de Serviço do Produttivo:
Gráficos gerados a partir do preenchimento da planilha:
Baixe grátis: Planilha de ordem de serviço em Excel
A desvantagem é que o preenchimento é manual, a anexação de fotos é feita após a conclusão da visita e os técnicos precisam passar as fotos do celular para o computador para manter o documento completo.
Ordem de serviço online e digital
A ordem de serviço digital é o tipo de OS mais moderno, porque digitaliza a produção do documento e automatiza algumas ações que antes eram realizadas manualmente, o que oferece mais agilidade para as operações e permite que a capacidade de atendimento da empresa seja ampliada, sem a necessidade de contratação de novos profissionais.
Os diferenciais da ordem de serviço online em relação às outras duas são extensos:
- O preenchimento de informações de identificação da empresa, do cliente e dos ativos é realizado pelo próprio sistema;
- O cálculo do tempo de atendimento é feito de forma automática, assim como os valores de peças, materiais utilizados e serviços realizados;
- A equipe técnica é notificada no aplicativo com as instruções sobre a realização do serviço;
- O preenchimento do documento também acontece no aplicativo, sem a necessidade de acesso à internet;
- As informações são armazenadas em nuvem, facilitando a consulta;
- A ordem de serviço alimenta de forma automática um dashboard com dados e indicadores sobre a operação, atualizado em tempo real;
- É possível bloquear a galeria para que apenas fotos tiradas na hora sejam incluídas na OS;
- Fotos tiradas pelo aplicativo acompanham marcação de data, horário e localização, sendo um recurso antifraude poderoso;
- As questões de checklist acompanham um sistema de pontuação e geram alertas aos gestores;
- Campos textuais podem ser preenchidos por comando de voz, eliminando trabalho manual;
- Assinaturas são coletadas digitalmente;
- Questões podem ser marcadas como obrigatórias, não permitindo a conclusão da OS sem que antes sejam respondidas, evitando esquecimentos.
Em resumo, a ordem de serviço online e digital serve para tornar os processos mais ágeis para a equipe técnica e melhorar o controle da gestão.
Os recursos citados acima estão todos disponíveis no sistema do Produttivo e você pode testar todos eles de forma gratuita! Basta fazer seu cadastro na plataforma.
Quais as vantagens da ordem de serviço?
Os benefícios de utilizar uma ordem de serviço vão além da padronização e organização dos trabalhos executados. Ela oferece mais agilidade para operação e menos retrabalho. Confira mais vantagens:
Garante o cumprimento de prazos acordados
O prazo de entrega é uma das informações que a ordem de serviço formaliza, sendo assim os profissionais conseguem se planejar para garantir que o serviço será finalizado dentro do período estipulado.
Como as informações são detalhadas, o direcionamento do que precisa ser feito também fica mais claro, o que faz com que as tarefas sejam desenvolvidas com agilidade e que o profissional tenha em mãos os recursos necessários para realizá-la, reduzindo o retrabalho.
Oferece maior controle sobre os serviços executados
Através da ordem de serviço, o gestor tem uma visão melhor sobre o desempenho da equipe em campo, entendendo quais são os serviços mais demorados e complexos e aqueles mais simples e rápidos.
Tendo essas informações fica muito mais fácil organizar prazos e acompanhar o tempo médio de atendimento.
Caso os dados fujam do padrão, ainda é possível pensar em ações para melhoria de processos, como rever procedimentos de trabalho ou ferramentas utilizadas.
Facilita o cálculo de valores envolvidos no serviço
Saber o serviço que será executado deixa claro os tipos de materiais e peças que serão necessárias, o que antecipa os custos da empresa e melhora a previsão orçamentária do negócio.
Permite um maior controle financeiro e de estoque
Ao ser criada, a ordem de serviço já prevê os materiais e recursos utilizados, o que faz com que a empresa tenha maior controle sobre entradas e saídas de estoque, identificando os tipos de materiais mais utilizados e os momentos em que a reposição deve ser feita.
Além disso, existem diversas tecnologias que permitem a integração entre sistemas de geração de ordem de serviço e de controle financeiro, o que digitaliza o processo e faz com que as previsões de novas compras de insumos, como também o cálculo relacionado ao tempo de prestação de serviço X o valor da hora trabalhada, sejam feitos automaticamente, de forma ágil.
Aumenta a qualidade do serviço prestado
Se a equipe técnica sabe o que é esperado dela e tem em mãos os equipamentos e ferramentais certos para realizar seu serviço, isso significa que as chances do trabalho ser feito com a máxima qualidade são maiores.
Reduz a ocorrência de erros
Processos bem detalhados e planejados diminuem a incidência de erros e com a ordem de serviço não é diferente: os profissionais são mais bem preparados, as expectativas entre cliente e empresa são alinhadas e todo o processo é documentado e pode ser consultado sempre que necessário.
Sistema para ordem de serviço: Digitalize e automatize a criação de relatórios com o Produttivo
Qual NR fala sobre ordem de serviço?
A norma que exige a criação da ordem de serviço é a NR 1, que define como sendo do empregador a obrigatoriedade de emitir ordens de serviço de segurança, para informar os profissionais dos riscos aos quais estão expostos.
No capítulo V da CLT, no artigo 157, também existe uma menção sobre a ordem de serviço, que trata da obrigatoriedade de sua emissão para instrução dos trabalhadores quanto a precauções de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.
Quando a ordem de serviço deve ser emitida?
A ordem de serviço de segurança deve ser emitida sempre que um colaborador novo for contratado, para elucidação dos riscos da função e medidas preventivas a serem adotadas ou então quando a função do colaborador mudar.
Já a ordem de serviço que formaliza os trabalhos realizados pela empresa, deve ser emitida sempre que um novo contrato e negociação for fechada ou ainda mediante a solicitação ou abertura de chamado realizada por algum cliente.
Quem pode assinar ordem de serviço?
A ordem de serviço pode ser assinada por algum responsável da empresa, pelo profissional responsável pela realização do serviço e pelo cliente.
Dicas para criar um excelente modelo de ordem de serviço
Alguns erros que atrapalham o crescimento do seu negócio podem ser cometidos na criação da ordem de serviço. Para que você não os cometa, preparamos algumas dicas com boas práticas que devem ser adotadas, mas também coisas para se evitar. Olha só:
Padronize as informações
Ter um modelo de ordem de serviço contribui para manter as informações organizadas e ajudar a equipe em campo a se guiar.
Por isso, crie um documento padrão, que deve ser utilizado por todos os profissionais, independente do serviço executado. Esse padrão vai ajudar até mesmo na comparação de informações e busca de dados.
Seja objetivo e claro no preenchimento
A padronização também ajuda a deixar o preenchimento mais claro. Definir os campos que devem ser respondidos, ajuda a evitar excesso de informações e dados desnecessários, que servem apenas para aumentar o tempo de preenchimento do documento.
Elimine o papel e word
Ainda é comum o preenchimento de ordens de serviço no papel, o que pode comprometer a agilidade das informações, histórico dos serviços realizados e os indicadores acompanhados.
Além disso, as ordens de serviço em papel e word não trazem a mesma credibilidade para a empresa do que as digitais, pois não possuem recursos antifraude e de segurança.
Modelo pronto: Ordem de serviço digital pronta para usar em aplicativo
Use fotos e recursos de confiabilidade
As ordens de serviço podem ter imagens para ajudar na comprovação e campos para assinatura para aumentar a confiabilidade do documento.
Acompanhe e comprove os serviços realizados
Com os modelos digitais de ordem de serviço, o acompanhamento das atividades e a comprovação ficam mais simples.
É possível acompanhar o status de realização de cada atividade no sistema, identificando serviços planejados, atrasados, em andamento e finalizados.
Já a comprovação do trabalho executado acontece através das questões de checklist com sistema de pontuação e das fotos tiradas pelo aplicativo, que acompanham marcação de data, hora e localização.
Valorize sua marca
Ao investir em documentos mais elaborados, a empresa é valorizada como um todo, porque entrega maior profissionalismo ao cliente, aumentando também a confiança e satisfação com os serviços prestados.
Mantenha um processo para evitar atrasos
Implementar um novo modelo de ordem de serviço leva algum tempo, mas torna os processos mais rápidos e seguros, reduzindo gargalos na operação, atrasos e retrabalho.
Software Ordem de Serviço do Produttivo
Existem aplicativos que geram ordens de serviço automaticamente, sem retrabalho, atrasos e perdas de informação.
O preenchimento acontece no aplicativo, com recursos que tornam o atendimento do técnico mais ágil e garantem maior confiabilidade, Conheça alguns:
- QR Code para consulta de histórico e identificação de equipamentos;
- Fotos tiradas na hora com marcação de data, hora e localização;
- Campos textuais preenchidos por comando por voz;
- Questões de conformidade com pontuação;
- Preenchimento automático de informações sobre a empresa, cliente e ativo;
- Cálculo automático de serviços, peças e tempo de atendimento;
- Assinaturas digitais.
As informações da OS ficam salvas na nuvem e o PDF é gerado na hora em que o preenchimento é concluído, com todas as fotos e informações coletadas.
Veja um exemplo de ordem de serviço digital gerada no sistema do Produttivo:
Outra facilidade desses sistemas de ordem de serviço é que a produção do documento é integrada com outras funcionalidades que permitem um controle completo das operações:
- Agendamento de serviços manual ou automático;
- Notificação automática da equipe técnica e envio de instruções sobre o serviço a ser realizado;
- Acompanhamento do status de andamento dos serviços em tempo real;
- Notificação automática para os clientes sobre o status dos serviços;
- Gerenciamento de chamados e solicitações de clientes;
- Acompanhamento de indicadores através de gráficos bem visuais;
- Envio de pesquisas de satisfação para medir o nível de satisfação dos clientes.
Comece a usar o Produttivo, automatize a criação das suas ordens de serviço e elimine todos os problemas causados pelo papel.
Faça seu cadastro no sistema de graça e aproveite o período de teste com todas as funcionalidades liberadas!
