Formalizar os processos da sua empresa é muito importante para ter uma melhor comunicação e gestão dos serviços. A ordem de serviço é um documento que faz parte do fluxo de recebimento e execução de serviços e precisa de padronização. Neste artigo, você vai entender a importância desse documento e um modelo para começar a utilizar!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço, também conhecida como OS, é um documento bastante comum e presente em empresas de diversos setores. O procedimento é usado com o objetivo de formalizar a prestação de serviços com o cliente. Os ganhos de seu uso vão muito além de um simples registro: um bom modelo de ordem de serviço otimiza os processos e traz maior eficiência e produtividade no dia a dia.
Qual a importância da ordem de serviço?
A ordem de serviço muitas vezes é um documento banalizado, mas que seu registro pode gerar mais informações aos gestores, reduzindo gargalos operacionais e entregando serviços de maior qualidade. Também é importante por:
Registro
O acordo entre cliente e empresa fica documentado. É possível rever e comprovar as responsabilidades de cada parte;
Organização
A OS ajuda no planejamento e rotina. Se torna mais fácil planejar as atividades de cada equipe técnica e passar as orientações para cada profissional;
Padronização
Com um modelo de ordem de serviço, as informações seguem um padrão, independente de quem seja o responsável pelo preenchimento. Facilita o histórico e gestão de dados;
Gestão estratégica
As ordens de serviços podem ser uma rica fonte de informação para o crescimento do negócio. Com o histórico, é possível medir e avaliar quantas OS’s foram atendidas no mês, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram trocadas e outras variáveis. Com esses dados, sua empresa tem tomadas de decisão mais assertivas;
Satisfação do cliente
Com uma OS detalhada, padronizada e assertiva, a prestação de serviços ganha mais transparência e qualidade. Além disso, o documento pode ser usado ao final do atendimento como forma de comprovação.
Segurança do trabalho
Empresas que possuem mais de 50 funcionários e que realizam atividades de risco, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) estabelece que a ordem de serviço deve instruir quais precauções devem ser tomadas para evitar doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, uso de EPI, grau de risco, entre outros.
Leia também: Ordem de serviço online: como funciona e como emitir
Vantagens em utilizar a ordem de serviço
Os benefícios vão além da padronização e organização dos serviços executados. A ordem de serviço orienta o técnico sobre qual serviço precisa ser realizado, conferindo maior agilidade e menor perda de informações.
Controle das atividades
O gestor tem uma visão melhor sobre o desempenho da equipe em campo, podendo organizar prazos e calcular o tempo médio de atendimento e, caso seja muito alto, criar ações para reduzir.
Melhorar o controle financeiro
A tecnologia já permite a integração da ordem de serviço com controle financeiro, possibilitando prever novas compras de insumos, peças e equipamentos, como também o tempo de prestação de serviço X o valor da hora trabalhada.
Leia também: Ordem de serviço segurança do trabalho: como fazer e modelos
Como fazer uma ordem de serviço?
Agora, você vai entender quais pontos não podem faltar em sua ordem de serviço, acompanhando o modelo disponibilizado gratuitamente pelo Produttivo.
Este modelo está disponível clicando aqui.
Cabeçalho
O cabeçalho é muito importante para padronizar não só ordem de serviço, como relatórios e checklists. Deve conter as informações da empresa prestadora e também do cliente: nome, endereço, telefone, e-mail, CNPJ e o número da ordem de serviço.
Informações do equipamento
Isso ajuda a equipe em campo a identificar qual ou quais ativos e equipamentos precisam de manutenção, inspeção, correções, etc.
Informações de visita e responsável
Essas informações podem ser no título do relatório ou detalhado na ordem de serviço, incluindo informações sobre qual é o serviço que precisa ser realizado, quem é o técnico, transmitindo maior confiança ao cliente. Podem ser incluídas informações sobre os responsáveis que acompanharam a visita, proprietários, etc.
Detalhamento de serviço
Neste campo o técnico vai incluir o que foi diagnosticado e também quais medidas foram tomadas para resolver o problema encontrado. Dependendo do tipo de serviço, pode ser o descritivo de materiais e equipamentos utilizados para inspeção, etc.
Fotos de comprovação
As fotos aumentam a confiabilidade da prestação de serviços. Elas são recomendadas para comprovar o que foi feito, destacar antes e depois e mapear não conformidades. Em aplicativos com o Produttivo, as fotos são tiradas pelo aplicativo no celular e saem automaticamente no PDF final junto com todas as informações coletadas.
Valor do serviço, aprovação e método de pagamento
Ao final da ordem de serviço, se for pertinente, incluir o valor do serviço, qual vai ser o método de pagamento e a aprovação do orçamento com o cliente, podendo acrescentar a assinatura do mesmo e do técnico.
Para tornar esse cálculo automático, no software do Produttivo é possível cadastrar serviços, peças e materiais, determinando o custo de cada um. Assim, no preenchimento via aplicativo, o técnico consegue inserir essas informações e o cálculo é feito automaticamente e incluído no relatório de serviço.
Assinatura
Para aumentar a confiabilidade do documento e ciência das partes sobre as informações, a assinatura é indispensável.
Quais são os tipos de ordem de serviço?
Como as ordens de serviço podem ser personalizadas de acordo com o tipo de serviço a ser executado, alguns campos podem ser necessários para complementar as informações.
Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva
A ordem de serviço de manutenção corretiva tem o objetivo de atender paradas emergenciais, consertos inesperados.
Ordem de Serviço de Manutenção Preventiva e Inspeção
Este tipo de ordem de serviço é recorrente, ou seja, existe uma periodicidade para ser emitida, já que manutenções preventivas possuem um cronograma a ser seguido. Neste caso, um software como o Produttivo pode ajudar a agilizar o trabalho, uma vez que é possível criar planos de trabalho com abertura de atividades automáticas aos técnicos.
Ordem de serviço de NR1
Esta OS é um documento que atende a norma regulamentadora 1 da portaria 3214/78 do ME/SEPT, na qual a empresa comunica aos funcionários quais atividades ou funções devem ser desempenhadas por cada um.
Ordem de Serviço de Instalação
Este tipo de ordem de serviço é utilizada em demandas pontuais para instalação de equipamentos, componentes ou sistemas, sendo necessária orientação quanto ao tipo de serviço que precisa ser prestado.
Dicas para criar um excelente modelo de ordem de serviço
Padronize as informações
Ter um modelo de ordem de serviço contribui para manter as informações organizadas e ajudar a equipe em campo a se guiar.
Seja objetivo e claro no preenchimento
A padronização também ajuda a tornar o preenchimento mais claro, com campos definidos para evitar excesso de informações desnecessárias ou confusas.
Elimine o papel e word
Ainda é comum o preenchimento de ordens de serviço no papel, o que pode comprometer a agilidade das informações, histórico dos serviços realizados e os indicadores, como tempo de serviço, recorrência, etc. Além disso, as ordens de serviço em papel e word não trazem credibilidade para a empresa. Veja como funcionam os modelos digitais aqui.
Use fotos e recursos de confiabilidade
As ordens de serviço podem ter imagens para ajudar na comprovação e campo para assinatura, aumentando a confiabilidade do documento.
Acompanhe e comprove
Com os modelos digitais, é possível acompanhar os serviços realizados e, mantendo o histórico, maior facilidade de comprovação.
Valorize sua marca
Ao investir em documentos mais elaborados, a empresa é valorizada como um todo, porque entrega maior profissionalismo ao cliente, aumentando também a confiança e satisfação com os serviços prestados.
Mantenha um processo para evitar atrasos
Implementar um novo modelo de ordem de serviço leva algum tempo, mas torna os processos mais rápidos e seguros, reduzindo gargalos na operação, atrasos e retrabalho.
Leia também: Ordem de serviço digital: como fazer e modelos prontos
Software Ordem de Serviço
Hoje em dia existem aplicativos que geram as ordens de serviço automaticamente, sem retrabalho, atrasos e perdas de informação. As informações ficam salvas na nuvem e o PDF é gerado na mesma hora com todas as fotos e informações coletadas. Veja alguns exemplos gerados no Produttivo:
Alguns recursos: Além disso, o aplicativo tem vários recursos para agilizar o atendimento do técnico(a) e garantir maior confiabilidade, como:
- QR Code para identificação de equipamentos;
- Fotos com data, hora e localização;
- Comando por voz;
- Questões de conformidade com pontuação;
- Preenchimento automático de informações;
- Cálculo automático de serviços e peças.
Comece a usar o Produttivo gratuitamente clicando aqui ou no banner abaixo!
