Um dos maiores desafios dos gestores é o controle e monitoramento de equipe externa: dependendo do tamanho da empresa, esse trabalho pode tomar muito tempo, deixando outras ações estratégicas de lado. Ou ao contrário, uma equipe desmotivada, sem reconhecimento e cometendo muitos erros.
Separamos algumas dicas e ações para engajar sua equipe externa e realizar o monitoramento de forma eficiente, através da tecnologia.
Por que realizar o monitoramento de equipe externa?
Um dos pontos mais importantes dentro da gestão é a confiança nos times. Porém, o monitoramento contribui para que a equipe esteja bem orientada sobre suas atividades, bem como o gestor ter maior visão sobre funcionários sobrecarregados, que estão se destacando e aqueles que precisam de treinamento.
Além disso, por se tratar de equipes que atuam em campo, a comunicação é outro ponto que precisa estar alinhada, a fim de que o time possa enviar informações mais rápidas sobre clientes e serviços.
Benefícios do monitoramento de equipe externa
Além de ter maior controle sobre o dia a dia de serviços da equipe, o monitoramento oferece mais vantagens, como:
Comunicação
A comunicação rápida e assertiva com a equipe ajuda a resolver problemas mais rápido, tanto dos clientes quanto dúvidas que o time pode ter sobre a execução dos serviços.
Feedback
O feedback é muito importante para orientar a equipe sobre quais as expectativas de crescimento, o que precisa melhorar e também o reconhecimento. Isso motiva o time, refletindo na qualidade do trabalho entregue.
Produtividade
Ao entender a agenda da equipe externa, o gestor tem maior clareza sobre o tempo de realização de serviços, detectar falhas na operação, gargalos, podendo mudar a distribuição de demandas, aumentando a produtividade do time.
Organização da equipe
Ao identificar tempo ocioso ou entregas atrasadas, o gestor pode tomar decisões mais rápidas, evitando retrabalho ou até mesmo a perda de clientes.
Como fazer o monitoramento de equipe externa?
Quando a demanda de serviços é baixa, o gestor consegue ter uma visão global sobre as demandas. Mas o foco sempre é crescimento, certo? Por isso, o monitoramento de equipe externa não pode tomar tanto tempo. Aqui, a tecnologia pode ajudar.
Produttivo
A primeira dica de monitoramento de equipe é para quem trabalha com serviços de manutenções, instalações, inspeções e outros serviços. O Produttivo é um software e aplicativo no qual gestores podem ter maior controle sobre a demanda de serviços e a agenda dos técnicos.
O gestor pode cadastrar clientes, ativos e equipamentos. Ao cadastrar um cliente, o software gera um link personalizado para o cliente abrir chamados. É possível saber quando foi a última vez em que o técnico esteve online, ou seja, ativo no aplicativo.
O app notifica o técnico a respeito das novas demandas e ele faz o preenchimento de formulários direto pelo celular, gerando relatórios em PDF após o fim do serviço.
O aplicativo indica: localização GPS em tempo real, questões de conformidade e não conformidade com pontuação, preenchimento automático de informações de cabeçalho, como nome do cliente, empresa e tipo de serviço. Tudo isso ajuda a gerar um relatório bonito e padronizado.
O Produttivo ainda oferece integrações com outros softwares e ferramentas de gestão, como Trello, Google Agenda, Pipefy, Dropbox, Zendesk e muito mais.
Comece a usar gratuitamente clicando aqui.
Google Agenda e Google Meets
O Google Agenda é uma ferramenta gratuita do Google, onde você pode marcar reuniões e outros eventos, basta ter uma conta Gmail para utilizar o recurso. Além de marcar reuniões, os técnicos podem marcar as visitas, para que o gestor saiba quais são os agendamentos da semana.
Integrado à Agenda, o Google possui o Google Meets, onde podem ser realizadas reuniões de até 1 hora (em contas gratuitas). É uma ótima ferramenta para alinhar todas as demandas com o time, desde o cronograma até o que não foi realizado.
Além do Meets, você pode usar gratuitamente o Zoom ou Teams, por exemplo
Leia também: Software para gestão de equipes externas: qual escolher?
Software CRM
Para equipes externas de vendas, o CRM registra o avanço em negociações, desde a prospecção até o fechamento. Também é possível fazer a gestão da carteira de clientes, emitindo relatórios de serviços, gerar faturas, entre outros.
Abaixo, três opções de CRM gratuitos para você testar:
Todos possuem planos gratuitos e, se você gostar, pode realizar upgrade para ter mais funcionalidades.
Controle de KM
Outras ferramentas que ajudam no monitoramento de equipe externa são aplicativos e softwares para controle de quilometragem. Em casos onde a equipe utiliza veículos, o controle é essencial para agendamento de manutenções periódicas e reembolso.
Veja três opções de softwares e aplicativos:
- Contelege – cálculo automático de reembolso
- Fuelio – acompanhamento de quilometragem e histórico de abastecimento. Baixe em: GooglePlay | AppStore
- Drivvo – controle de gastos e desempenho do veículo
Pontomais – Controle de ponto
O Pontomais é um sistema de ponto digital, ideal para equipes externas, porque o funcionário inicia sua jornada de trabalho e bate o ponto por aplicativo, no celular. Outra vantagem é a economia de tempo, pois o fechamento do espelho de ponto, cálculo de horas extras, folha de pagamento, são calculados automaticamente.
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Indicadores de desempenho para monitoramento de equipe
Por último, é importante acompanhar indicadores para verificar a qualidade do serviço e o desempenho do time para saber quais pontos precisam de atenção e quais podem ser um diferencial competitivo para a empresa.
O gestor pode analisar:
- Tempo médio de atendimento;
- Média de atendimento por equipe/colaborador;
- Cumprimento de metas e prazos;
- Satisfação por cliente
- Índice de conformidades e não conformidades
- Número de abertura de chamados por cliente.
Os dados vão variar de acordo com as metas da sua empresa. Por exemplo, se for uma equipe de vendas, as metas são diferentes e devem ser monitoradas. Isso contribui para reconhecer lideranças e melhores colaboradores, como também a necessidade de treinamentos.
