Procurando um app ordem de serviço que proporcione mais agilidade e confiabilidade na gestão do trabalho da sua equipe em campo? Confira neste artigo dicas, conceito, como funciona e qual a importância de um programa de ordem de serviço.
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App ordem de serviço: o que é e como funciona?
Antes de falar sobre um software de ordem de serviço, vamos lembrar qual é o seu conceito básico e a sua funcionalidade.
A ordem de serviço, também conhecida como OS, é um documento que formaliza o trabalho entre empresa e cliente. Quando realizado adequadamente e dentro de boas práticas, ela traz benefícios como padronização, confiabilidade e até melhorias na qualidade do serviço prestado.
Para muitos profissionais, ainda é comum assimilar ordens de serviço ao uso de papel. Entretanto, essa realidade está mudando e até mesmo não sendo mais aceita por alguns clientes. Isso porque os processos manuais em papel pode causar uma série de problemas como perdas de informação, pouca produtividade, retrabalho e desorganização.
Para exemplificar, vamos imaginar uma situação comum no mercado de serviços? A ordem de serviços é usada em muitos casos para comprovar o serviço. Sendo assim, é comum que equipes técnicas saiam para o serviço em campo com folhas de papel e algumas perguntas para responder.
Ao chegar no local, os profissionais precisam analisar o que de fato precisa ser realizado, reparar ou fazer a manutenção devida, preencher a ordem de serviço que está em mãos e, ao final, entregar o documento como um relatório de serviço.
Porém é comum que nesse processo informações se percam, cada técnico escreva da sua forma e até demore para levar a OS em papel para o escritório. Depois, ou o gestor terá que digitar as informações para repassar ao cliente, ou passar o próprio papel.
E se a gente substituísse todo esse processo por algo digital, feito na hora e personalizado?
É aqui que entra o aplicativo de ordem de serviço, para otimizar o preenchimento, gerar relatórios online, dar ainda mais confiabilidade aos dados gerados e eliminar o uso do papel, contribuindo também para a preservação de recursos ambientais.
Qual a função de um app ordem de serviço?
Assim como a OS tradicional, a ordem de serviço no celular ou tablet foi criada para otimizar processos, facilitar e organizar a entrega de serviços ou produtos, com o diferencial da inovação e tecnologia, que agrega ainda mais valor aos processos.
Vamos pensar que uma empresa especializada em manutenções e reparos de equipamentos tenha, no mínimo, 25 clientes por dia. Todos eles exigem o preenchimento manual de uma OS personalizada na entrada do serviço.
Ao longo do processo, o técnico precisa escrever observações na ordem de serviço, que além do tempo perdido, também pode ocasionar erros por conta da caligrafia, falta de padronização, e perda de espaço físico por armazenamento desses documentos.
E, ao finalizar, quando o técnico finaliza seu serviço também pode lidar com a reivindicação de seus clientes por algum imprevisto ou falha na comunicação de ambos e caso a OS de papel for perdida, pode causar sérias dores de cabeça.
Um app de ordem de serviço existe justamente para acabar com todos esses problemas, transformando o tempo, até então gasto com burocracias, em pontos muito positivos como:
- gestão estratégica
- mais produtividade do time
- padronização dos serviços
- criação efetiva de planos de ação
- satisfação do cliente
- aumento de receita
O que achou das principais funções de um aplicativo de ordem de serviço? Muito bacana, não é mesmo? Então, vamos prosseguir!
Como se faz uma ordem de serviço digital?
Uma das possibilidade para criar um modelo de ordem de serviço digital é o excel. Nesse caso, as informações colocadas podem ser as mesmas das que já são coletadas pelo seu time em campo. Se preferir, você também pode adicionar novas caso haja necessidade.
Por outro lado, esse processo é ainda muito manual, o que pode atrasar o desenvolvimento das atividades do time e gerar mais trabalho.
Para fugir desses problemas, sem dúvida, um app de ordem de serviço já consolidado é a melhor escolha porque o gestor consegue automatizar as tarefas, organizar as informações e criar relatórios digitais, tudo em tempo real.
Isso gera maior eficiência, ganho de tempo para decisões estratégicas, agilidade na equipe em campo e confiabilidade das informações geradas.
Quer ver como funciona na prática uma ordem de serviço digital? Separamos um modelo para você! Clique aqui
Como escolher o melhor app ordem de serviço?
Como vimos, atualmente, escolher uma ferramenta ou software de ordem de serviço é a melhor opção para empresas que pensam no bom andamento do negócio e no futuro do mesmo.
Hoje, existem algumas ferramentas no mercado para diferentes necessidades, das mais básicas às mais completas e específicas. Por isso, cabe a você escolher a opção que se encaixa melhor para a sua realidade.
Para ajudar nessa escolha, listamos alguns dos itens indispensáveis na hora de optar por um app de ordem de serviço verdadeiramente eficiente. Confira:
Cadastro de cliente
As informações dos seus clientes são primordiais e precisam ser prioridade. Quando bem distribuídas, esses dados de fácil acesso e cadastro automático, agilizam o processo e são a base de um bom atendimento.
Dashboard administrativo
Acompanhar as atividades e o desempenho da equipe em tempo real de maneira simples é fundamental para montar planos de ações, realocar atividades, preparar as agendas de visitas técnicas, entre outros inúmeros benefícios.
Gestão e cadastro de ativos
Essa opção contribui com a fidelidade de informações e com um preenchimento mais veloz, junto a leitura de QR Code que também pode gerar histórico do serviço.
Aqui também podemos destacar o mapa de equipamentos, uma opção que contribui para que o gestor e o time tenham as informações estratégicas, os dados de cada ativo e, com isso, saber interpretar como está o acompanhamento de todos os equipamentos do cliente.
No papel isso é praticamente impossível, pois são tantos ativos por cliente, que para armazenar essas informações da maneira tradicional acaba por ser um trabalho árduo, sem contar do tempo perdido para procurar todas as informações de maneira manual.
Um aplicativo informa em tempo real a situação de cada máquina, identifica ainda gera um diagnóstico preciso do que já foi realizado.
Essa é a verdadeira importância do histórico de equipamentos. Empresas que já se deram conta do quanto a tecnologia pode contribuir na redução de tempo e recursos no dia a dia do atendimento e manutenção de ativos, está lucrando e crescendo exponencialmente.
Relatório de serviços automáticos
Gerar relatórios em tempo real já é exigência de alguns clientes e ter esse diferencial no seu negócio é um fator decisivo tanto na fidelização de clientes quanto na aquisição de novos.
Com o modo de exportação em excel, por exemplo, os relatórios podem ser gerados em tempo real, todos em um padrão de linguagem e visual alinhados e bem distribuídos ou no formato de sua escolha. Esses relatórios são gerados em PDF ou Excel, o que aos olhos do cliente demonstra a preocupação da empresa em ter um processo caprichado.
Quer testar na prática como gerar relatórios automaticamente de forma digital e no padrão da sua empresa? Temos estes dois modelos:
Formulários e checklists digitais
Esse é um recurso muito importante para quem trabalha com serviços em campo, especial e indispensável para áreas como surpervisão, limpeza, manutenções e ronda.
Nas atividades como as manutenções corretivas, manutenções preventivas, reparos, inspeções e auditorias as opções de configuração de checklists e relatórios de maneira personalizada, pode atender exatamente as necessidades da empresa ou se moldar a elas conforme as atividades previstas.
Além disso, a geração de alertas de não-conformidades dentro desses formulários contribui para o desenvolvimento de planos de manutenção e uma visão ainda mais estratégica sobre as ações dentro da companhia.
Relatórios fotográficos
O trabalho em campo exige comprovações recorrentes das entregas, de como está sendo realizado o reparo ou até de comparação do antes e depois do ambiente visitado.
Por isso, um relatório fotográfico automático gerado em PDF ou Excel é uma boa solução que acaba com a burocracia de armazenar imagens pesadas no celular e perdendo tempo descarregando uma a uma no computador.
Outro ponto positivo da tecnologia é que com a geolocalização as informações se tornam 100% confiáveis, um fator decisivo para a fidelização dos clientes. Essas informações, tanto de localização, quanto de hora e data, também são interessantes quando aparecem nas fotos.
Para testar um modelo de relatório fotográfico pronto, clique aqui.
API de integração
Com essa função é possível a integração do app de ordem de serviço com outros sistemas já existentes e importantes para a realização e entrega de outras frentes do seu trabalho, como os aplicativos de contabilidade e estoque, por exemplo.
Estas são algumas das funcionalidades que podem fazer a diferença ao escolher o melhor aplicativo de ordem de serviço para a sua empresa.
Outro ponto, não menos importante, antes de decidir a ferramenta ideal é pesquisar depoimentos de clientes sobre as ferramentas e conhecer os famosos cases de sucesso. Isso aumenta as chances de uma escolha assertiva.
E para atender a todos esses requisitos surgiu o Produttivo, que une todas essas funcionalidades que acabamos de citar e muitas outras. Outro ponto positivo dessa ferramenta em específico é a facilidade de uso. Os técnicos aprovam a usabilidade e não encontram dificuldade, o que também facilita o trabalho de gestores.
Além da ferramenta ser muito intuitiva, a equipe de suporte acompanha o processo de implementação do começo ao fim, sempre pronta para contribuir com os resultados positivos que o Produttivo pode gerar para a sua empresa.
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Dica bônus
Segundo pesquisa realizada pela CNI (Confederação Nacional da Indústria), os investimentos das empresas em tecnologia, a também conhecia Indústria 4.0, vem aumentando de forma crescente desde 2016.
O percentual de grandes companhias que apostam ao menos em uma tecnologia digital, passou de 63% para 73%.
Confira a pesquisa completa clicando aqui.
Esses dados mostram que empresas que se preocupam com o futuro saudável das suas operações já estão se transformando e aderindo aos novos formatos de trabalho.
E aproveitando o assunto investimento, preparamos um material bem completo para te ajudar a analisar o seu fluxo de caixa. Com a planilha financeira, que desenvolvemos em parceria com especialistas em finanças e administradores de empresas você pode acompanhar despesas e ajustá-las ao longo do ano e conforme a necessidade. Baixe grátis agora mesmo e aproveite!
