Acompanhar dados ajuda os gestores a terem um panorama geral das operações, tomando decisões informadas. O dashboard de manutenção é a ferramenta que torna essa análise mais visual, porque apresenta os dados coletados em gráficos, mapas ou tabelas.
Neste artigo você entende como o dashboard de manutenção pode ajudar a melhorar os resultados das empresas, quais dados monitorar e ainda descobre um software que realiza todo esse controle.
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- O que é um dashboard de manutenção?
- Para que serve o dashboard de manutenção?
- Quais são os benefícios de utilizar um dashboard de manutenção?
- O que deve ter em um dashboard de manutenção?
- Tipos de dashboard de manutenção
- Quais indicadores acompanhar em um dashboard de manutenção?
- Planilha de indicadores de manutenção Excel grátis
- Software de manutenção com dashboard
O que é um dashboard de manutenção?
O dashboard de manutenção é um painel de visualização de dados, responsável por apresentar as informações coletadas de forma bem visual, utilizando para isso gráficos, mapas e tabelas. Veja um exemplo abaixo:
Através dele é possível acompanhar indicadores e métricas de forma centralizada. São exemplos de dados que podem ser monitorados através de um dashboard de manutenção:
- Número de ordens de serviço emitidas;
- Hora homem (HH) por técnico;
- Tempo de atendimento;
- Não conformidades mais recorrentes;
- Entre outras informações.
É possível personalizar esses painéis de visualização, configurando quais dados devem ser calculados e acompanhados de acordo com os objetivos e interesses da empresa.
Para que serve o dashboard de manutenção?
Ao proporcionar uma melhor visão dos dados, o dashboard de manutenção auxilia gestores a perceberem insights sobre tendências e analisarem correlações e padrões de comportamento.
Além disso, os dados facilitam o controle e acompanhamento das rotinas de manutenção, fazendo com que gestores compreendam o volume de trabalho, os ativos mais críticos e como anda a disponibilidade dos equipamentos.
Tendo todos esses conhecimentos, a gestão consegue tomar decisões mais assertivas, focando em pontos de melhoria para alcançar as métricas e indicadores desejados.
Quais são os benefícios de utilizar um dashboard de manutenção?
Como o dashboard de manutenção oferece um visão completa sobre a operação, ele pode impactar positivamente em diversos cenários, porque:
- Assegura maior controle sobre os ativos e os serviços prestados;
- Torna as decisões mais estratégicas e assertivas por estarem baseadas em dados;
- Minimiza os gargalos e com isso os custos relacionados a operação e manutenção dos ativos;
- Aumenta a confiabilidade e vida útil dos equipamentos;
- Garante otimização dos recursos investidos em manutenção;
- Contribui para o aumento da produtividade, eficiência e consequentemente da qualidade dos serviços prestados;
- Facilita a rápida identificação de problemas e adoção de melhorias.
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O que deve ter em um dashboard de manutenção?
Para que o dashboard de manutenção seja completo e realmente consiga ajudar os gestores nas análises e decisões sobre a operação, existem algumas informações e configurações que não podem faltar:
- Opções de filtros personalizados;
- Gráficos completos e bem visuais;
- Possibilidade de exportação dos relatórios e dados gerados;
- Dados atualizados em tempo real e integrados com os serviços de campo;
- Geração de alertas para que os gestores tenham conhecimento sobre não conformidades.
Ao levar essas questões em consideração, você estará pronto para construir seu dashboard do zero ou contratar uma boa ferramenta de monitoramento.
Leia também: Sistema de manutenção: o que é, para que serve e qual o melhor?
Tipos de dashboard de manutenção
Antes de criar um dashboard de manutenção, é importante entender quais dados são importantes para a empresa e o objetivo que se tem ao acompanhá-los.
Abaixo separamos algumas possibilidades de informações que podem ser acompanhadas através de um dashboard. Confira:
Indicadores de manutenção
O dashboard de manutenção usado para monitoramento de indicadores da área, pode servir para controlar uma série de itens que impactam na saúde e no funcionamento dos ativos.
Eles ajudam a criar uma política de melhoria contínua, entendendo os pontos de atenção, criando hipóteses e planos de ação para obter sempre os melhores resultados.
Podem ser acompanhados dados como:
- Volume de trabalho;
- Taxa de falhas dos ativos;
- Disponibilidade inerente;
- Confiabilidade;
- Hora homem empregada por tipo de manutenção;
- Fator de produtividade de mão de obra;
- Backlog;
- Cumprimento dos planos de manutenção;
- Eficiência Global do Equipamento (OEE);
- Depreciação de máquinas e equipamentos.
Gerenciamento de qualidade
Nesses tipos de dashboards de manutenção é possível analisar tanto a qualidade do atendimento prestado pela equipe técnica, quanto a qualidade de performance dos ativos.
Esses dados são obtidos através de:
- Avaliações do nível de satisfação dos clientes;
- Dados sobre funcionamentos e paradas de equipamentos;
- Grau de disponibilidade dos ativos;
- Avaliações qualitativas dos atendimentos.
Como exemplo de avaliação da qualidade do atendimento, temos a pesquisa de satisfação. Realizada com clientes, ela determina quais deles serão promotores da empresa e os detratores, conforme a nota que atribuem e que vai de 0 a 10.
A partir dessas avaliações é possível quantificar o NPS geral da empresa e entender individualmente os feedbacks, rastreando o técnico responsável pelo atendimento e o motivo da avaliação.
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Gerenciamento de custos
Os custos de manutenção também podem ser acompanhados por meio de dashboards, em que são analisados:
- Custos de materiais e peças;
- Custos dos serviços;
- Custo de manutenção sobre faturamento (CMF);
- Custo de manutenção sobre valor de reposição (CPMV);
- Custo de manutenção sobre unidade produzida (CMUP);
- Contratos e serviços terceirizados;
- Custo de manutenção vs custo de substituição;
- Preço dos serviços vs tempo de atendimento.
Ao ter em mãos todos esses dados, os gestores conseguem precificar melhor os serviços, garantindo que o preço cobrado condiz com o tempo de atendimento, o serviço executado e as peças utilizadas.
Leia também: LCC – Custo de Ciclo de Vida: o que é e como calcular
Gerenciamento de eficiência e produtividade
Mapear a produtividade dos serviços ajuda as empresas a identificarem gargalos que atrasam e tornam as operações mais burocráticas.
Por isso, os dashboards de manutenção focados em aumento de produtividade trazem dados que permitem o monitoramento da capacidade de resposta da equipe técnica e o cumprimento de metas acordadas com a gestão. São exemplos:
- Quantidade de serviços realizados por período;
- Quantidade de atendimentos realizados pela equipe terceirizada;
- Índice de conclusão das ordens de serviços;
- Horas consumidas por tipos de manutenção e por equipamentos;
- Número de pendências;
- Cumprimento dos SLA (Acordos de Nível de Serviço);
- Tempo médio entre falhas (MTBF);
- Tempo médio para reparo (MTTR).
Através desses dados é possível não só melhorar a eficiência de atendimentos e da performance dos equipamentos, como prever falhas futuras.
Quais indicadores acompanhar em um dashboard de manutenção?
Como vimos, é possível acompanhar inúmeros indicadores em um dashboard de manutenção, mas quais são os principais?
Separamos uma lista que te mostra as métricas mais comuns de serem acompanhadas pelas empresas e como essas informações podem te ajudar a aumentar a produtividade e qualidade dos serviços prestados.
Histórico de serviços
Ter acesso a um histórico de serviços organizado e completo é um grande diferencial competitivo, porque permite que as empresas tenham mais controle sobre o que acontece durante as operações.
É possível configurar os dashboards de manutenção para trazer dados sobre:
- Números de OS atendidas mensalmente ou anualmente;
- Tipos de serviços realizados por cada técnico;
- Clientes que demandaram mais manutenções;
- Quantos atendimentos foram realizados de acordo com o tipo.
Tempo de atendimento
Saber o tempo de atendimento é essencial para garantir a correta precificação dos serviços.
Em casos em que não há esse acompanhamento, é comum que os atendimentos possam demandar horas para serem realizados e que o preço cobrado pelo serviço não considere a mão de obra empregada, muito menos o tempo despendido pela equipe técnica, resultando em prejuízos para as empresas.
Já com dashboards de manutenção que calculem o tempo gasto entre o início e a finalização dos serviços, fica muito mais fácil definir os preços corretos para cada tipo de intervenção, além de mapear estratégias que reduzam o tempo de entrega e que colaborem para o cumprimento dos prazos estipulados junto ao cliente.
Veja um exemplo de como esse dado pode ser mensurado com a ajuda do software de manutenção do Produttivo:
No Produttivo, as ordens de serviço calculam automaticamente o tempo de atendimento, que por sua vez alimenta o dashboard de manutenção.
Volume de trabalho
Você sabe se existem épocas do ano em que o número de demanda por atendimentos aumenta? Isso é rapidamente verificado através do dashboard de manutenção, que ajuda os gestores a identificarem:
- Quais são os clientes que solicitam mais serviços;
- Qual tipo de serviço tem maior demanda;
- Se o volume de serviços está crescendo ou caindo.
Além de melhorar o planejamento das manutenções, esses dados mostram o melhor momento para investir na expansão do negócio, seja por meio de novas contratações ou aquisição de novos equipamentos.
No dashboard de manutenção do Produttivo o volume de trabalho também pode ser acompanhado, oferecendo mais previsibilidade à operação tanto para os momentos de alta quanto de baixa demanda. Confira:
Não conformidades mais recorrentes
Na gestão de ativos não basta resolver as não conformidades, é preciso entender quais ativos são mais críticos, os tipos de problemas mais recorrentes e o que priorizar nas próximas inspeções.
No dashboard de manutenção é possível visualizar todas essas questões, realizando o controle da qualidade de serviços em tempo real.
As não conformidades podem ser entendidas através de filtros de:
- Clientes;
- Locais;
- Tipo de atividade;
- Ativo;
- Critérios estipulados nos checklists das inspeções.
Veja como esse dado pode ser monitorado através do Produttivo:
Além de trazer todas as não conformidades em gráfico, no Produttivo os gestores recebem um alerta sobre os itens marcados como “não conforme” durante a inspeção, e já podem agendar serviços corretivos para resolução.
Experimente também: Plano de manutenção e serviços automático para você economizar tempo
Pontuação das inspeções
Também é possível construir um dashboard de manutenção que apresente o grau de pontuações das inspeções. Para isso você deve criar um sistema de pontuação em que a cada não conformidade relatada, um ponto percentual seja perdido.
Exemplificando, se em uma manutenção elétrica preventiva foi encontrada apenas uma não conformidade nos componentes das instalações elétricas, a pontuação final daquele serviço deveria ser de 90%.
A partir dessas informações é criado um panorama geral das inspeções, oferecendo uma noção da saúde dos ativos, da necessidade de ajuste dos planos de manutenção e do volume de não conformidades relatadas durante um período de tempo.
Veja como as informações ficam dispostas no software de gestão de serviços do Produttivo:
MTBF
O Mean Time Between Failures (MTBF) ou tempo médio entre falhas é um indicador que mede por quanto tempo um equipamento permanece funcionando corretamente, considerando o tempo decorrente entre a realização da manutenção e o aparecimento de uma nova falha.
Ele é utilizado para prever falhas futuras e a partir disso planejar melhor a realização das manutenções preventivas, garantindo a confiabilidade dos ativos. Assim, quanto maior for o MTBF, maior será a disponibilidade dos ativos.
Essa métrica pode ser calculada através da seguinte fórmula:
Calcule automaticamente o MTBF através da nossa planilha de indicadores de manutenção
MTTR
O Mean Time to Repair (MTTR), em protuguês tempo médio entre falhas, é utilizado para acompanhar a eficiência da equipe de manutenção e dos reparos empregados.
Através dele é possível medir quanto tempo se passa entre a detecção da falha e a volta do funcionamento normal dos sistemas.
O ideal é que o número do MTTR seja o menor possível, porque significa que a equipe técnica precisa de pouco tempo para realizar os reparos necessários e que o funcionamento da operação não sofrerá tanto impacto.
O cálculo do MTTR é obtido através da seguinte equação:
Faça o cálculo automático do MTTR em nossa planilha de indicadores de manutenção
Planilha de indicadores de manutenção Excel grátis
Procurando um jeito simples e prático de acompanhar os indicadores de manutenção? O Produttivo preparou uma planilha em Excel gratuita que pode te ajudar nesse acompanhamento.
Através dela você poderá calcular de forma simples os principais indicadores de manutenção:
- Tempo médio entre falhas (MTBF);
- Tempo médio de reparo (MTTR);
- Taxa de falhas;
- Disponibilidade;
- Custo de manutenção sobre faturamento (CMF);
- Custo de manutenção sobre valor de reposição (CPMV);
- Custo de manutenção sobre unidade produzida (CMUP).
Para começar a usar a planilha é muito fácil, basta baixá-la no seu computador e substituir os números de exemplo de cada fórmula, que o próprio sistema calcula as taxas para você. Clique no banner abaixo e comece agora mesmo a medir os resultados dos seus serviços.
Software de manutenção com dashboard
Que tal acompanhar as rotinas de manutenção da sua equipe em um sistema fácil de usar e com soluções para todas as etapas da gestão de serviços?
No Produttivo os gestores conseguem agendar atividades de forma automática, conforme as periodicidades estabelecidas nos planos de manutenção, gerar relatórios digitais para preenchimento em campo e ainda acompanhar indicadores através de um dashboard de manutenção descomplicado.
Ao digitalizar e automatizar as operações, o software do Produttivo garante mais agilidade no preenchimento de relatórios para a equipe técnica e dados mais confiáveis e fáceis de analisar para a gestão.
O uso do sistema funciona assim:
- Os gestores agendam os serviços conforme os planos de manutenção;
- Os técnicos são notificados no app e respondem o relatório indicado, mesmo sem acesso à internet;
- Os dados coletados através dos relatórios alimentam um dashboard de manutenção com gráficos que trazem insights sobre toda a operação.
Veja um exemplo de dashboard gerado no Produttivo:
Através dele os gestores conseguem saber o volume de trabalho ao longo dos meses, o tempo de atendimento por serviço e até as não conformidades mais recorrentes dos ativos.
Além do dashboard de manutenção, o Produttivo oferece outros diferenciais que prometem transformar a forma como você realiza e comprova seus serviços. São exemplos:
- Agendamento automático de planos de manutenção;
- Sistema para abertura e gerenciamento de chamados dos clientes;
- Criação de relatórios digitais, 100% personalizados e com mais de 13 opções de campos de resposta;
- Preenchimento automático de dados da empresa, do cliente e dos ativos presentes nos relatórios;
- Registros fotográficos tirados pelo aplicativo com marcação de data e horário e possibilidade de bloqueio da galeria;
- QR Code exclusivos para controle de cada ativo;
- Geração de alertas no painel web para cada não conformidade marcada no relatório;
- E muito mais!
Uma gestão estratégica e baseada em dados pode ser o que falta para melhorar seus serviços, trazer mais economia à operação e ainda garantir o fechamento de mais contratos.
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