Usar a ordem de serviço telecom é contar com um guia completo para manter seus gestores e sua empresa alinhada. Quer saber mais? Leia o artigo!
Um dos setores que mais cresce no Brasil é o das telecomunicações. Em 2021, o setor já movimentou mais de R$150 bilhões de reais.
Com isso, aumentam também as oportunidades de manutenção e instalação.
Nesse cenário entra a ordem de serviço telecom, um procedimento fundamental para garantir a padronização e confiabilidade dos serviços prestados.
A ordem de serviço, além de ser fonte de comprovação, ajuda no gerenciamento das equipes, agendamento das manutenções e organização dos processos internos da empresa. Elas podem ser realizadas em papel ou via aplicativo.
Quer saber mais sobre ordem de serviço telecom? Continue acompanhando o post abaixo e saiba como é realizado esse controle, qual a importância e exemplos prontos.
Veja também: Sistema de Ordem de Serviço – O que você precisa saber antes de contratar um
O que é ordem de serviço telecom?
Antes de falarmos sobre telecom, é preciso entender o que é a ordem de serviço e para quê ela serve, não é mesmo?
A OS é um documento que registra toda a prestação de serviços realizada por uma empresa e serve como um guia completo de todos os processos que precisam ser seguidos.
Ela pode documentar uma manutenção realizada ou até mesmo indicar o que precisa de algo que precisa ser feito.
Veja também: Ordem de serviço online: como funciona e como emitir
Qual a importância da ordem de serviço para o segmento de telecom?
A partir da ordem de serviço, é possível planejar quando o serviço vai ser realizado, como, por quem e com quais recursos (equipe, ferramenta e peças). O que contribui para:
- Melhor gestão financeira da empresa;
- Organização e planejamento da agenda dos técnicos;
- Redução de retrabalho e desperdícios;
- Controle de estoque;
- Comprovação do trabalho, minimizando possíveis atritos com o cliente.
Leia também: Ordem de serviço digital: como fazer e modelos prontos
O que deve conter e como fazer?
Os principais tópicos que podem estar incluídos dentro de uma ordem de serviço telecom são:
- Dados do cliente;
- Informações do ativo;
- Número do pedido;
- Data de emissão;
- Descrição do serviço a ser realizado;
- Indicação dos materiais necessários e das tarefas do serviço;
- Procedimentos de segurança adotados;
- Fotos;
- Assinaturas.
Vamos detalhar o passo a passo de como montar a sua ordem de serviço telecom:
Passo 1 – Cabeçalho da Ordem de Serviço
- No cabeçalho da OS vão informações como:
- Identificador: é um número ou alguma informação para você se organizar internamente qual ordem de serviço é. Muitas empresas chamam também de “chamado”. Por exemplo, chamado #001
- Dados da sua empresa: nome, CNPJ, endereço, telefone e outros
- Dados do cliente: endereço, setor e outras informações
- Logo: insira a marca da sua empresa e do seu cliente. Vai gerar diferencial para a sua empresa!
Passo 2 – Informações do equipamento
Logo abaixo do cabeçalho vem os dados do equipamento ou ativo no qual o serviço vai ser realizado.
Aqui você pode inserir informações como: marca, modelo, número de série, fabricante e local onde o equipamento está instalado.
Em aplicativos de ordem de serviço, como o Produttivo, essas informações são puxadas automaticamente por meio da leitura do QR Code.
Passo 3 – Informações da visita e responsável
Depois das informações do equipamento, vem a seção com as informações do trabalho, como: técnico(a) responsável pelo serviço e horário de início e fim.
Passo 4 – Detalhamento do serviço
Essa etapa pode ser personalizada de acordo com o tipo de serviço que você realiza. Alguns exemplos bem comuns são:
Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva: é comum que a ordem de serviços tenha campos de “Diagnóstico”, “Solução” e “Peças trocadas”.
Em diagnóstico, o técnico(a) deve preencher qual foi o motivo do problema, muitas vezes identificado por meio de testes e medições.
Em solução, vem o detalhamento do que foi realizado para solucionar o problema apresentado durante a visita técnica.
Por fim, insira, se houver, as peças trocadas para somar no valor total da ordem de serviço.
Ordem de Serviço de Manutenção preventiva ou Inspeção: aqui o foco são as questões de conformidade e não conformidade.
Você deve inserir todas as questões que devem ser verificadas pelo técnico (a) durante o serviço.
Por exemplo: medir tensão, analisar aparência externa e interna do equipamento e outros.
Neste link, separamos diferentes modelos de checklist dependendo de sua atuação.
Ordem de Serviço de Instalação: você pode substituir os campos de “Diagnóstico” e “Solução” por “Serviço realizado” com o detalhamento.
Passo 5 – Fotos de comprovação
O uso das fotos é recomendado para todos os tipos de serviço. Elas comprovam o trabalho executado e geram mais confiabilidade para seu cliente, gerando credibilidade para a sua empresa.
Nos aplicativos de ordem de serviço, as fotos saem automaticamente no PDF final da ordem de serviço, eliminando o trabalho de passar para o computador e formatar.
Você pode usar as fotos para comprovar o antes e depois do serviço ou uma não conformidade, por exemplo.
Passo 6 – Valor do serviço, aprovação e método de pagamento
Chegando na fase final da ordem de serviço, aqui você coloca o valor total dos serviços e, se houver, peças utilizadas.
Algumas operações inserem também a forma de pagamento e, se precisar da aprovação do cliente, há um campo para assinar que foi aprovado.
Parte 7 – Assinatura
Por fim, insira a assinatura do técnico responsável e do cliente.
Nos aplicativos, também existe esse recurso para ser assinado diretamente na tela do celular.
Software ordem de serviço telecom: como a tecnologia pode te auxiliar?
A partir de um sistema de ordem de serviço você consegue ter um impacto direto na qualidade, agilidade e diminuição de erros da sua empresa.
Além disso, o controle das operações pode ser realizado de onde você estiver.
O Produttivo possui funcionalidades como:
- Ordens de serviços digitais com qr code, fotos, assinatura digital e outros 10 recursos
- Relatórios gerados em PDF ou excel automáticos com todas as informações coletadas
- Abertura de chamados para os clientes;
- Cadastro de clientes e equipamentos;
- Acompanhamento de tarefas da equipe em tempo real.
Além disso, com o software você consegue emitir a OS em poucos minutos e controlar várias fases da operação e são elas: a elaboração do orçamento, a execução do serviço realizado, o acompanhamento do trabalho e a conclusão da ordem de serviço telecom.
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