A ordem de serviço telecom é um procedimento fundamental para garantir a padronização e confiabilidade dos serviços prestados na manutenção de telecomunicações.
Além de atuar como comprovação do serviço, ela ajuda no gerenciamento das equipes, no agendamento das manutenções e na organização dos processos internos tanto da empresa prestadora do serviço quanto do cliente.
Entenda a importância da ordem de serviço telecom, veja como fazer e tenha acesso a um modelo pronto para uso totalmente digital.
Veja também: Modelo de ordem de serviço digital pronto para usar
O que é ordem de serviço telecom?
A ordem de serviço telecom é um documento que registra toda a prestação de serviços realizada por uma empresa e serve como um comprovante de todos os processos seguidos. Nas telecomunicações, a ordem de serviço é usada para documentar serviços de instalação e manutenção.
Ela pode documentar uma tarefa realizada, como troca de peças, ou até mesmo indicar alguma atividade que precisa ser feita, sendo muito usada na manutenção preventiva e corretiva.
Ainda, a ordem de serviço telecom detalha quais procedimentos o técnico precisa seguir e funciona como um relatório de manutenção, formalizando recomendações e podendo ser usada para comprovação do serviço.
Como equipamentos de telecom tendem a ser caros e de alta criticidade, é importante que tudo referente à sua manutenção seja devidamente registrado e armazenado para consulta, atuando como um histórico dos ativos.
Qual a importância da ordem de serviço telecom?
A partir da ordem de serviço, é possível planejar e documentar quando o serviço vai ser realizado, como, por quem e com quais recursos (como equipe, ferramentas e peças). Dessa forma, a ordem de serviço telecom contribui para:
- Melhor gestão financeira da empresa, que sabe quais recursos estão sendo destinados a cada equipamento;
- Organização e planejamento da agenda dos técnicos para otimizar o cronograma de visitas;
- Redução de retrabalho e desperdícios que ocorrem com a falta de informação;
- Controle de estoque, já que se sabe quais peças foram usadas e qual quantidade;
- Comprovação do trabalho, minimizando possíveis atritos com o cliente.
Como gerenciar a ordem de serviço telecom?
A ordem de serviço telecom precisa ser gerenciada corretamente para garantir sua efetividade, levando em consideração a padronização do conteúdo, escolha das informações e outras questões. Mas como fazer esse controle? Separamos algumas dicas, olha só:
Escolha o formato
O primeiro passo é escolher o formato da ordem de serviço telecom, que pode ser em papel, em Word ou Excel, ou ainda em plataformas digitais específicas para esse tipo de documento.
O papel é o menos indicado, pois fica sujeito a perdas e rasuras, e ainda gera retrabalho na digitalização das informações. Já as versões em Word e Excel são mais confiáveis, mas ainda apresentam problemas, como necessidade de conexão com a internet e dificuldade para anexar fotos.
Por outro lado, sistemas como o Produttivo permitem que tanto a criação quanto o preenchimento da ordem de serviço sejam totalmente digitais, com recursos que facilitam o preenchimento como inserção de fotos tiradas na hora, armazenamento em nuvem e salvamento offline.
Veja um modelo de ordem de serviço telecom gerada pelo Produttivo:
Faça um teste grátis e comece a usar ordens de serviço digitais agora mesmo!
Padronize a estrutura
O ideal é que as ordens de serviço tenham estrutura padronizada, assim todos os técnicos seguem a mesma lógica durante a inspeção e o preenchimento do documento. Você pode criar diferentes modelos de ordem de serviço para atender a diferentes serviços ou equipamentos.
Além disso, alguns sistemas, como o Produttivo, permitem criar questões obrigatórias, que impedem a conclusão do formulário enquanto não forem respondidas. Assim, o gestor assegura que toda a equipe siga um padrão.
Utilize um sistema digital
Além das ordens de serviço online, os sistemas para emissão de OS oferecem vários recursos que facilitam a gestão dos serviços, como:
- Plano de manutenção automático para agendar atividades recorrentes com antecedência;
- Preenchimento automático de informações para poupar tempo da equipe de campo e diminuir a chance de erros;
- Acompanhamento das atividades em tempo real, mostrando serviços em andamento, no backlog e concluídos;
- Atribuição de tarefas ao técnico mesmo à distância, facilitando a distribuição do serviço;
- E muito mais!
Tudo isso na palma da mão! Que tal fazer um teste grátis e conhecer todos os benefícios de um sistema de ordem de serviço na prática?
O que a ordem de serviço telecom deve conter?
Cada ordem de serviço deve ser personalizada para atender às necessidades do técnico, da empresa e do cliente, mas algumas informações não podem faltar. Os principais tópicos que devem estar incluídos dentro de uma ordem de serviço telecom são:
- Dados do cliente, como telefone, endereço e nome do responsável;
- Informações do ativo para facilitar a identificação (modelo, localização, referência);
- Número do pedido que facilita o controle da ordem de serviço;
- Data de emissão, incluindo informações como horário de início e fim do serviço;
- Descrição do serviço a ser realizado;
- Indicação dos materiais necessários e das tarefas que serão realizada;
- Procedimentos de segurança adotados;
- Fotos, de preferência com marcação de data, hora e local para evitar fraudes;
- Assinaturas do técnico e do cliente.
Veja um exemplo de ordem de serviço telecom com essas informações:
Teste grátis: Modelos de ordem de serviço personalizados
O conteúdo da ordem de serviço telecom pode mudar conforme as necessidades da empresa, as características do equipamento e os detalhes do serviço, mas o ideal é sempre incluir o máximo possível de informações.
Como fazer uma ordem de serviço telecom?
Agora que você já sabe o que não pode faltar em uma ordem de serviço telecom, veja nossas dicas para fazer ordens de serviço informativas e confiáveisl:
Cabeçalho
No cabeçalho da ordem de serviço telecom vão informações como:
- Identificador: é um número ou alguma informação para você se organizar internamente sobre qual ordem de serviço é. Muitas empresas chamam também de “chamado”. Por exemplo, chamado #001;
- Dados da sua empresa: nome, CNPJ, endereço, telefone e outros;
- Dados do cliente: endereço, setor e outras informações que facilitem a identificação;
- Logo: insira a marca da sua empresa e do seu cliente. Isso reforça sua marca e mostra profissionalismo.
Informações do equipamento
Logo abaixo do cabeçalho vêm os dados do equipamento no qual o serviço vai ser realizado.
Aqui você pode inserir informações como: marca, modelo, número de série, fabricante e local onde o equipamento está instalado.
Os aplicativos de ordem de serviço, como o Produttivo, puxam essas informações automaticamente por meio da leitura do QR Code anexados ao equipamento. Os dados do equipamento são essenciais para locais onde há mais de um ativo, atestando que o serviço foi feito no ativo correto.
Informações da visita e responsável
Depois das informações do equipamento, inclua uma seção com as informações do trabalho, como técnico responsável pelo serviço e horário de início e fim. No Produttivo, o sistema registra automaticamente o início e final das atividades, e ainda calcula o tempo total do atendimento, mostrando como o tempo da equipe técnica está sendo empregado.
Detalhamento do serviço
Essa etapa pode ser personalizada de acordo com o tipo de serviço que você realiza. Alguns exemplos bem comuns são:
Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva
É comum que a ordem de serviço de manutenção corretiva tenha campos de “Diagnóstico”, “Solução” e “Peças trocadas”.
Em Diagnóstico, o técnico deve preencher qual foi o motivo do problema, muitas vezes identificado por meio de testes e medições ou até parada total do equipamento.
Em Solução, vem o detalhamento do que foi realizado para solucionar o problema apresentado durante a visita técnica.
Por fim, insira, se houver, as peças trocadas para somar no valor total do serviço a ser cobrado.
Teste grátis: Modelo digital de Relatório Técnico de Manutenção Corretiva pronto para usar
Ordem de Serviço de Manutenção Preventiva ou Inspeção
Na ordem de serviço de manutenção preventiva o foco são as questões de conformidade e não conformidade.
Você deve inserir todas as questões que devem ser verificadas pelo técnico durante o serviço. Por exemplo: medir tensão, analisar aparência externa e interna do equipamento, entre outros.
Teste grátis: Checklist de Manutenção Preventiva digital para usar em aplicativo
Ordem de Serviço de Instalação
Você pode substituir os campos de “Diagnóstico” e “Solução” por “Serviço realizado” com o detalhamento da instalação do equipamento, incluindo detalhes como o local e outras observações relevantes.
Fotos para comprovação
O uso das fotos é recomendado para todos os tipos de serviço. Elas comprovam o trabalho executado e geram mais confiabilidade para o cliente, trazendo credibilidade para a sua empresa.
Nos aplicativos de ordem de serviço telecom, as fotos saem automaticamente no PDF final, eliminando o trabalho de passar tudo para o computador e formatar.
Você pode usar as fotos para comprovar o antes e depois do serviço ou uma não conformidade, por exemplo.
No Produttivo, o recurso antifraude bloqueia o uso de imagens da galeria, permitindo apenas fotos tiradas na hora, e elas ainda vêm com marcação de data, horário e local em que foram tiradas.
Valor do serviço e método de pagamento
Chegando na fase final da ordem de serviço, o importante é colocar o valor total dos serviços e, se houver, das peças utilizadas.
Algumas operações inserem também a forma de pagamento e condições especiais, como descontos.
Assinatura
Por fim, insira a assinatura do técnico responsável e do cliente, atestando que todas as partes confirmam a realização do serviço.
Em sistemas como o Produttivo, a assinatura é feita diretamente no celular ou tablet do técnico, sem problemas de rasura, perda ou armazenamento de papel.
Software para emissão de ordem de serviço telecom
Um sistema de ordem de serviço telecom é ideal para empresas de telecomunicações, já que a tecnologia tem um impacto direto na qualidade, agilidade e diminuição de erros.
Além disso, o controle das operações pode ser realizado de onde você estiver.
O Produttivo é um software para emissão e controle de ordens de serviço, relatórios e checklists digitais, com funcionalidades como:
- QR Code anexado ao equipamento que traz o histórico dos ativos, preenche o cabeçalho automaticamente e pode ser usado pelo cliente para solicitar a abertura do chamado;
- Relatórios gerados em PDF ou Excel automaticamente com todas as informações coletadas no celular ou tablet durante a visita técnica, sem precisar digitalizar depois;
- Página de abertura de chamados em um link exclusivo, personalizada para a sua empresa;
- Acompanhamento de tarefas da equipe em tempo real por meio do painel web, mostrando o que está pendente, em andamento e o que já foi concluído;
- Plano de manutenção para agendar os serviços com antecedência e não perder contratos;
- Pesquisa de satisfação com disparo automático para os clientes;
- E muito mais!
Além disso, com o software você consegue emitir a ordem de serviço telecom em poucos minutos e controlar várias fases da operação, como a elaboração do orçamento, a execução do serviço realizado, o acompanhamento do trabalho e a conclusão.
Faça o teste grátis por 15 dias e entenda na prática como o Produttivo pode ajudar na elaboração, controle e preenchimento das ordens de serviço telecom!
