Organizar os fluxos de trabalho, registrando tudo que é feito, pode trazer mais eficiência para as empresas. Uma forma de fazer isso é utilizando algum modelo de checklist que sirva para orientar a execução das atividades e documentar os serviços realizados com mais confiabilidade.
Veja modelos de checklist que podem te ajudar a controlar melhor as operações, entenda os benefícios que eles trazem para as empresas e como a tecnologia pode facilitar o preenchimento dos documentos e acompanhamento da gestão.
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Checklists digitais no aplicativo: 37 modelos digitais prontos para usar
- O que é um modelo de checklist?
- Para que serve o modelo de checklist?
- 16 modelos de checklist para baixar
- Quais são os principais tipos de modelo de checklist que existem?
- Como o checklist é usado na prestação de serviços?
- Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
- Quais são os benefícios de usar um modelo de checklist?
- Como fazer um modelo de checklist?
- Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?
O que é um modelo de checklist?
O modelo de checklist é uma lista de tarefas pré-estruturada no formato de tabela, que serve para facilitar a verificação de itens e estabelecer um passo a passo que oriente a ordem das atividades e o que deve ser feito.
Além das questões que orientam a execução do serviço a ser realizado, o modelo de checklist deve ter um espaço para que o responsável pela atividade indique se ela foi concluída ou se o item avaliado está em conformidade ou não.
Por ser fácil de responder, o checklist é muito usado para coleta de dados e também para organização de um modo geral.
Ao utilizar esse recurso, é possível ter uma visão mais clara sobre os serviços a serem executados, não esquecer de itens a serem inspecionados e documentar o passo a passo do que foi realizado.
O modelo de checklist também é muito utilizado para comprovar a realização de um serviço e por isso utiliza de outros recursos como fotos e assinaturas digitais, que conferem mais credibilidade ao documento.
Para que serve o modelo de checklist?
Um modelo de checklist pode ser usado por diferentes segmentos e finalidades, como:
- Auxiliar equipes externas com procedimentos e orientações;
- Verificar conformidades e não conformidades durante inspeções e manutenções;
- Comprovar serviços com dados e fotos;
- Coletar informações para futuras análises e planos de ação;
- Verificar a necessidade de consertos e reparos em equipamentos;
- Organizar e estabelecer prioridades;
- Agilizar checagens;
- Padronizar processos;
- Servir de histórico sobre os serviços prestados.
16 modelos de checklist para baixar
Nem sempre é fácil criar um modelo de checklist do zero, por isso preparamos alguns exemplos de lista de verificação que estão disponíveis no Kit Checklist para serem baixadas gratuitamente.
Assim você consegue ter uma ideia do que é avaliado de acordo com o seu segmento, podendo editar e personalizar o checklist do seu jeito, incluindo e alterando questões.
Todos os modelos de checklist apresentados possuem:
- Cabeçalho para registro de informações da empresa e dos clientes;
- Seção para identificação do equipamento e do responsável pela inspeção ou serviço;
- Questões de conformidade e não conformidade;
- Campo para fotos;
- Campo para coleta de assinaturas.
Conheça cada um dos modelos abaixo:
1. Modelo de checklist manutenção preventiva
O modelo de checklist de manutenção preventiva reúne verificações base para o segmento, como:
- Aparência do equipamento;
- Sistema mecânico;
- Sistema elétrico;
- Lubrificação;
- Sistemas de segurança.
Ele também pode ser usado como ficha de manutenção ou ficha de inspeção e contém mais de 11 questões de conformidade.
A partir dessa estrutura, você pode personalizar o questionário de acordo com o tipo do seu equipamento ou ativo.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Manutenção Preventiva em Word
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo para Manutenção Preventiva
2. Modelo de checklist de manutenção corretiva
Nesse documento também estão dispostas as principais verificações realizadas em manutenções corretivas, como:
- Diagnóstico;
- Testes realizados;
- Soluções aplicadas;
- Peças substituídas.
O modelo é indicado para manutenção em diversos tipos de equipamentos, máquinas e ativos e também pode ser editado depois de baixado.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Manutenção Corretiva
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Relatório Técnico de Manutenção Corretiva
3. Modelo de checklist de manutenção em sistemas de climatização e refrigeração
Desenvolvido especialmente para o segmento de AVAC-R (Aquecimento, Ventilação e Ar-Condicionado), esse modelo de checklist atende aos principais equipamentos da operação.
No total são 17 questões que tratam sobre os principais sistemas e a aparência dos equipamentos inspecionados.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Manutenção em Sistemas de Climatização e Refrigeração
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de PMOC
4. Modelo de checklist de manutenção predial
Ao todo são mais de 60 questões que compõem o checklist de manutenção predial abordando itens como portaria, sistemas contra incêndio, limpeza e conservação, entre outros.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Manutenção Predial
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Checklist de Manutenção Predial
5. Modelo de checklist de veículos
Esse é um modelo de checklist indicado para acompanhamento de entrada e saída de veículos, controle de frota e inspeção de veículos locados ou próprios.
Assim como os outros modelos do Kit, esse também pode ser utilizado em Word, PDF ou ser impresso para controle em papel.
São mais de 30 questões que orientam a verificação de pneus, estepe, luzes, óleo, água, aparência geral, etc.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Veículos
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo para checklist de veículos
6. Modelo de checklist para caminhão
Outro modelo disponível no kit para inspeção de veículos é o checklist de caminhão. Pensado para frotas pesadas, esse tipo de checklist é indicado para manutenção preventiva e checklist diários.
São mais de 38 questões com itens como documentações do transporte, do motorista e da carga, além do estado do caminhão.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist Caminhão
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Checklist Caminhão
7. Modelo de checklist empilhadeira
Esse é um modelo de checklist específico para empilhadeiras, com verificações nos sistemas do motor, mecânico, frenagem, hidráulico, elétrico, segurança e elevação.
Indicado para entrada e saída de equipamento e manutenção preventiva, com um total de 34 questões de verificação.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Empilhadeira
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Checklist de Máquinas e Equipamentos
8. Modelo de checklist de limpeza
Pensado para atender a limpeza industrial e de empresas, esse checklist permite o acompanhamento da conservação dos ambientes e ativos.
São 23 questões que podem ser adaptadas de acordo com a sua rotina e operação.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Limpeza
9. Modelo de checklist de epi
O checklist EPI traz uma série de verificações a serem realizadas para garantir a segurança dos equipamentos de proteção individual, totalizando 23 questões.
Pode ser respondido tanto pelo colaborador, durante a execução do serviço quanto por um inspetor de segurança do trabalho durante as auditorias.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist EPI
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Checklist de EPI
10. Modelo de checklist de máquinas NR 12
Chamado de checklist de máquinas e equipamentos, esse modelo possui os principais itens da norma NR 12, como:
- Áreas de circulação e sinalização;
- Dispositivos de partida, acionamento e parada;
- Sistemas de Segurança;
- Manutenção, inspeção e reparos.
São 9 páginas e 73 questões para averiguação de não conformidades.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Máquinas NR 12
- Use em aplicativo: Modelo digital e em aplicativo Checklist NR 12
11. Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 13
Também voltado para máquinas, esse modelo de checklist para NR 13 foi desenvolvido com foco principal em inspeção de caldeiras e vasos de pressão.
Possui um total de 67 questões embasadas nas exigências da norma regulamentadora.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist NR 13
- Use em aplicativo: Modelo digital e em aplicativo de Checklist NR 13
12. Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 35
Criado para averiguação de trabalho em altura com risco de queda de nível, esse modelo de checklist possui os principais itens para geração do laudo NR 35.
No total são 63 questões para conferência das medidas de segurança.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist NR 35
13. Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 10
Ainda para acompanhamento do seguimento às NRs, esse modelo atende aos principais itens da NR 10, que busca garantir a segurança nos serviços de instalações elétricas.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist NR 10
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Checklist NR 10
14. Modelo de checklist de instalações elétricas
O checklist de inspeção das instalações elétricas engloba os principais componentes de equipamentos de combate a incêndio.
Também possui uma seção de medição termográfica, para realização de análises preditivas, totalizando 32 questões.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist Instalações Elétricas
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Laudo Técnico Elétrico
15. Modelo de checklist de sistema contra incêndio
Esse é um modelo de checklist indicado para inspeções em extintores, hidrantes, portas corta-fogo, sistemas de pressurização e alarmes, reunindo 44 questões.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist Sistema Contra Incêndio
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo de Checklist de Sistemas Contra Incêndios
16. Modelo de checklist de extintores
Modelo específico para checklist de inspeção de extintores. São 5 páginas e 18 questões envolvendo os componentes do equipamento (pressão, validade, capacidade, lacre e outros) e também sinalização no local.
- Baixe grátis: Modelo de Checklist de Extintores
- Use em aplicativo: Modelo digital em aplicativo para checklist de extintores
Quais são os principais tipos de modelo de checklist que existem?
Existem diferentes formas de criar um checklist, o que vai dizer qual é o modelo ideal é a complexidade da sua operação e o objetivo de uso do documento.
Entenda as vantagens e desvantagens de cada um e em quais situações eles são mais indicados:
Modelo de checklist Word
O modelo de checklist em Word é simples e prático de fazer e pode ser desenvolvido direto do seu computador. As empresas costumam criar a lista de verificação digitalmente, mas imprimir para uso da equipe técnica em campo.
Na ferramenta, o checklist pode ser desenvolvido em formato de tabela, com questões de conformidade. Também é possível deixar espaços para campos textuais e de coletas de assinatura.
Esse tipo de checklist é indicado para operações menos complexas ou para empresas que estão começando a estruturar seus processos e não precisam emitir um alto volume de documentos.
Porém, o modelo ainda apresenta algumas desvantagens se comparado a outras opções disponíveis no mercado. Alguns exemplos são:
- Problemas com rasuras;
- Dificuldades no entendimento de grafias;
- Retrabalho para inserção de imagens, que só podem ser incluídas no documento depois que a equipe de campo volta ao escritório;
- Perdas de documento;
- Dificuldades de armazenamento;
- Dificuldade de criação de históricos;
- Retrabalho de digitalização quando os documentos precisam ser digitais;
- Demora para apresentação e envio do checklist final aos clientes.
Modelo de checklist Excel
O diferencial dos modelos em Excel é que eles permitem um controle maior de dados e indicadores, uma vez que as informações dos checklists podem se transformar em gráficos e dashboards.
Nesse sentido, eles podem ser utilizados por empresas que desejam melhorar o acompanhamento dos serviços e estruturar a forma como monitoram dados sobre a operação.
Por outro lado, para ter acesso a essas métricas, o preenchimento dos documentos precisa acontecer necessariamente na planilha e a equipe técnica deve poder usá-la durante o desenvolvimento de suas atividades externas.
Baixe grátis: Modelos de ordem de serviço em Excel
Modelo de checklist digital usado em aplicativo
Os modelos de checklists utilizados em softwares e aplicativos são pensados para serviços desenvolvidos em campo, como inspeções, manutenções e auditorias.
Esses tipos de sistema facilitam o preenchimento do documento e a coleta de informações, porque permitem que eles sejam respondidos direto do celular ou tablet da equipe técnica, sem precisar de acesso à internet para isso.
É o modelo mais indicado para empresas que desejam diminuir o tempo gasto pela equipe técnica aumentando a capacidade de atendimento, ter mais controle sobre os serviços prestados e acabar com problemas recorrentes de checklists preenchidos em papel.
As vantagens de usar checklists online e digitais são inúmeras:
- A equipe técnica não precisa ficar preenchendo a cada visita informações que se repetem, como dados da empresa, do cliente e do ativo inspecionado, porque o próprio sistema faz isso de forma automática;
- A resposta de campos textuais não precisa ser digitada pelo técnico, ele pode falar que o sistema transcreve para o documento o que foi dito;
- As fotos podem ser tiradas pelo aplicativo e já são inseridas automaticamente no relatório final e ainda acompanham marcação de data, hora e localização de onde a foto foi tirada, evitando fraudes;
- As questões de checklist recebem pontuações, o que facilita a identificação de quais itens avaliados apresentam não conformidades pela nota recebida;
- As assinaturas são coletadas digitalmente;
- As questões podem ser marcadas como obrigatórias, o que impede que o relatório seja finalizado sem que todas as perguntas sejam respondidas;
- As informações ficam armazenadas em nuvem e basta fazer uma busca no sistema para consultar os arquivos desejados.
Como o checklist é usado na prestação de serviços?
Como vimos, o checklist tem inúmeras possibilidades de utilização, isso faz com que ele possa ser usado em diferentes áreas da prestação de serviços. Veja alguns exemplos de uso nesse segmento:
- Acompanhamento de não conformidades durante inspeções e manutenções;
- Passo a passo do que deve ser executado durante um serviço;
- Comprovação de um trabalho;
- Acompanhamento e marcação de serviços a serem realizados;
- Verificação de peças ou ativos.
Além disso, ele permite padronizar a coleta de informações e ainda facilita o acompanhamento, já que apresenta os resultados obtidos de maneira direta.
Como as questões já vêm pré-definidas, é mais fácil estabelecer parâmetros iguais para todos os equipamentos ou procedimentos avaliados e não esquecer de responder alguma pergunta importante.
Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
Tanto o checklist quanto a ordem de serviço são ferramentas de controle. Elas podem ser aplicadas juntas, mas têm finalidades diferentes.
A ordem de serviço formaliza o trabalho a ser realizado, reunindo dados pertinentes à atividade para serem usados como histórico. Normalmente, ela contém um resumo do problema (no caso de chamados técnicos), a correção aplicada e informações sobre o equipamento.
Já o checklist pode ser usado como um complemento à ordem de serviço: ele permite verificar em detalhes um equipamento ou ativo, comprovando o que foi analisado.
Por exemplo: você pode aplicar um checklist para uma manutenção preventiva de um equipamento, no qual a equipe técnica segue a orientação do que deve ser verificado através das questões. Já a ordem de serviço pode ser usada para formalizar uma manutenção corretiva ou instalação.
Quais são os benefícios de usar um modelo de checklist?
O uso de um modelo de checklist traz benefícios que podem ser percebidos na atuação dos profissionais, na satisfação dos clientes e até nos resultados da empresa. Veja quais são eles:
Padronização e organização dos processos
O checklist permite que processos sejam acompanhados passo a passo, o que melhora a organização da equipe e facilita a identificação de pontos fortes e de melhoria, que merecem atenção.
Ter um modelo de checklist único também garante padronização, porque toda a equipe vai preencher o mesmo documento, seguindo os mesmos procedimentos.
Economia de tempo
Modelos padronizados economizam tempo por serem criados pensando na rotina da equipe técnica e estabelecerem uma ordem lógica para os serviços. Isso contribui para que os preenchimentos sejam realizados mais rapidamente, eliminando retrabalhos que custam tempo.
Aumento da produtividade
Com mais tempo e melhor fluidez nos processos, sua equipe tende a diminuir o retrabalho e o tempo ocioso, podendo focar em novas tarefas e aumentar a produtividade.
Melhora no fluxo de trabalho
Organizando melhor os processos, reduzindo tempo de preenchimento e aumentando a produtividade, o fluxo de trabalho é otimizado por completo. Os processos ficam mais claros e menos erros acontecem.
Criação de histórico e comprovação de serviço
O checklist ajuda a manter todas as partes inteiradas do que está acontecendo, facilitando o acesso a um histórico para consultas futuras.
Aumento da qualidade e confiabilidade dos processos
A qualidade dos serviços e a credibilidade da empresa também melhoram com a aplicação de checklists. Isso acontece porque todas as atividades passam a ser padronizadas, os esquecimentos são minimizados e os serviços passam a ser comprovados com mais segurança para os clientes.
Como fazer um modelo de checklist?
As informações que devem estar presentes em um modelo de checklist podem variar de acordo com o segmento da empresa, área de atuação e objetivo do documento.
Mas de forma geral, você pode seguir o passo a passo que separamos abaixo:
1. Escolha o melhor formato
Um checklist em Word para ser impresso e preenchido no papel te atende ou um checklist em aplicativo pode ser mais vantajoso? Analise prós e contras e comece escolhendo o melhor formato.
2. Defina o objetivo do checklist
Você pretende criar um checklist para comprovar a realização de serviços, para orientar a equipe técnica ou para ter mais dados sobre a operação?
Entenda tudo que você pretende alcançar com o checklist, isso vai te ajudar a selecionar as informações que são importantes para cumprir com o objetivo que foi traçado.
3. Selecione as questões que vão compor o checklist
Você pode se basear em normas de segurança, legislações, recomendações de fabricantes e experiência da equipe técnica para decidir as perguntas do checklist.
Não esqueça também de pensar em quais outras questões você precisa incluir para atender seu objetivo. Se você deseja medir o tempo de atendimento, por exemplo, precisa colocar campos para inclusão de horário de início e fim das inspeções. Agora se você deseja utilizar o checklist como comprovação para os clientes, campos para inserção de fotos são indispensáveis.
Além disso, inclua também:
- Cabeçalho com informações da empresa e do cliente (Nome, razão social, CNPJ, endereço, e-mail e telefone);
- Informações para identificação de equipamentos (Marca, modelo, fabricante, ano de fabricação, número de série, etc);
- Informações sobre o serviço (Data e hora de início, data e hora de finalização);
- Questões de conformidade em caso de inspeção de itens ou processos;
- Questões de seleção única ou múltipla para respostas padrão;
- Campos para descrição de observações, recomendações e diagnósticos da equipe técnica;
- Campos para identificação de serviços realizados, materiais e peças trocadas e valores envolvidos;
- Registros fotográficos;
- Assinatura.
Pensar na frequência de aplicação também pode ajudar a montar o checklist, porque podem ser criados checklists diferentes de acordo com a periodicidade de realização de cada serviço, como checklists para manutenções mensais e outro para inspeções trimestrais, por exemplo.
4. Personalize o checklist
Personalize o checklist incluindo as cores e logos da empresa e dos clientes, quando possível. Isso vai ajudar a deixar o documento mais profissional e a demonstrar o capricho da empresa, o que pode agradar ainda mais os clientes.
Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?
Os modelos digitais feitos em aplicativo eliminam o retrabalho de preencher as informações à mão e depois repassar para o computador.
Em alguns sistemas, como é o caso do Produttivo, as informações são preenchidas no próprio celular da equipe técnica e, ao final, o relatório já é gerado em PDF ou Excel para enviar a clientes e gestores por e-mail ou WhatsApp.
Além da agilidade e fim do retrabalho, o aplicativo garante confiabilidade na coleta das informações, com recursos como:
- Fotos com marcação de localização, data e hora;
- Questões de conformidade e não conformidade com pontuação;
- Assinatura digital;
- Campos preenchidos por voz;
- Campos preenchidos automaticamente.
Proporcionando uma experiência de gestão completa, o sistema do Produttivo oferece muito mais do que a criação e emissão de checklists, nele os gestores também podem agendar os serviços, notificar a equipe no aplicativo, acompanhar o status das atividades em tempo real, analisar indicadores, além de receber e gerenciar chamados.
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