Modelo de Checklist 16 modelos em Word grátis para baixar

Modelo de checklist: 16 modelos gratuitos em Word

Checklists / Por / 26 de dezembro de 2024 / 15 minutos de leitura

Organizar os fluxos de trabalho, registrando tudo que é feito, pode trazer mais eficiência para as empresas. Uma forma de fazer isso é utilizando um modelo de checklist que sirva para orientar a execução das atividades e documentar os serviços realizados com mais confiabilidade. 

No artigo a seguir, veja 16 modelos de checklist prontos para usar que podem te ajudar a controlar melhor as operações, entenda os benefícios que eles trazem para as empresas e saiba como a tecnologia pode facilitar o preenchimento dos documentos e acompanhamento da gestão. 

Boa leitura!

Experimente grátis: 37 modelos digitais de checklist prontos para usar

O que você vai ver:
  1. Para que serve um modelo de checklist?
  2. Modelos gratuitos de checklist em Word para baixar agora
  3. Qual o melhor formato para checklists?
  4. Como fazer um modelo de checklist?
  5. Como o checklist é usado na prestação de serviços?
  6. Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
  7. O que deve constar em um modelo de checklist?
  8. Quais são os benefícios de usar um modelo de checklist?
  9. Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?

Para que serve um modelo de checklist?

O modelo de checklist é uma lista de tarefas pré-estruturada, que serve para facilitar a verificação de itens e estabelecer um passo a passo que oriente a ordem das atividades e o que deve ser feito.

Além das questões que guiam a execução do serviço a ser realizado, o modelo de checklist pode conter um espaço para que o responsável pela atividade indique se ela foi concluída ou se o item avaliado está em conformidade ou não. 

Por ser fácil de responder, o checklist é muito usado para coleta de dados e também para organização de um modo geral. 

Ao utilizar esse recurso, é possível ter uma visão mais clara sobre os serviços a serem executados, evitar o esquecimento de itens a serem inspecionados e documentar o passo a passo do que foi realizado. 

O modelo de checklist também é muito utilizado para comprovar a realização de um serviço, principalmente se utilizar outros recursos, como fotos e assinaturas, que conferem mais credibilidade ao documento.

Um modelo de checklist pode ser usado por diferentes segmentos e finalidades, como: 

  • Auxiliar equipes em campo com procedimentos e orientações;
  • Verificar não conformidades durante inspeções e manutenções; 
  • Comprovar serviços com dados e fotos;
  • Coletar informações para futuras análises e planos de ação;
  • Verificar a necessidade de consertos e reparos em equipamentos;
  • Organizar e estabelecer prioridades;
  • Agilizar checagens;
  • Padronizar processos;
  • Servir de histórico sobre os serviços prestados.
Modelo de checklist pronto para baixar de graça com 16 modelos em Word para diversos segmentos

Modelos gratuitos de checklist em Word para baixar agora

Para te mostrar na prática todos os benefícios do checklist, o Produttivo criou um kit gratuito com 16 modelos de checklist prontos para baixar, que podem ser usados em diversos serviços e segmentos. Todos eles possuem: 

  • Cabeçalho para informações da empresa e cliente;
  • Seção para identificação do equipamento e do responsável pela inspeção ou serviço; 
  • Questões de conformidade e não conformidade;
  • Campo para fotos; 
  • Assinatura. 

Confira:

Modelo de checklist manutenção preventiva

O checklist de manutenção preventiva é ideal para esse tipo de serviço, podendo ser usado também como ficha de inspeção. A partir dessa estrutura, você pode personalizar o questionário de acordo com o tipo do seu equipamento ou ativo.

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Modelo de checklist de manutenção corretiva

Já o modelo de checklist de manutenção corretiva possui os principais campos de um checklist de manutenção, como: diagnóstico, testes realizados, solução aplicada e peças substituídas.

É indicado para manutenção em diversos tipos de equipamentos, máquinas e ativos.

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Modelo de checklist de manutenção em sistemas de climatização e refrigeração

Desenvolvido especialmente para o segmento de AVAC-R (Aquecimento, Ventilação, Ar-Condicionado e Refrigeração), esse modelo de checklist atende aos principais equipamentos desse tipo de operação.

Modelo de checklist de manutenção de ar condicionado Word pronto para baixar de graça 01
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Modelo de checklist de manutenção predial

Ao todo são mais de 60 questões que coO checklist para inspeção predial contém as principais verificações e serviços que devem ser feitos em edifícios, incluindo instalações elétricas, hidráulicas, civis e sistemas contra incêndio.

Modelo de checklist de manutenção predial para baixar gratuitamente página 01
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Modelo de checklist de veículos

Para quem precisa fazer o controle de frota, o modelo de checklist para inspeção de veículos (locados ou próprios) reúne diversos itens para conferência, como pneus, estepe, luzes, óleo, água, aparência geral e outros.

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Modelo de checklist para caminhão

Já o checklist para caminhão tem questões voltadas para frota pesada. É indicado manutenção preventiva em caminhões e checklist diário de caminhão.

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Modelo de checklist empilhadeira

O modelo de checklist específico para empilhadeiras conta com verificações nos sistemas de motor, mecânico, frenagem, hidráulico, elétrico, segurança e elevação.

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Modelo de checklist de limpeza

O checklist de limpeza pode ser usado para acompanhar a higienização de edificações residenciais, comerciais e até industriais, listando tudo que precisa ser feito para assegurar a limpeza dos espaços.

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Modelo de checklist de EPI

Por sua vez, esse modelo de checklist conta com uma sequência de verificações sobre equipamentos de proteção individual (EPIs). Pode ser respondido tanto pelo colaborador durante a execução do serviço quanto por um inspetor de segurança do trabalho durante as auditorias.

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Modelo de checklist de máquinas NR 12

Também chamado de checklist de máquinas e equipamentos, esse modelo possui os principais itens da norma NR 12, como: 

  • Áreas de circulação e sinalização;
  • Dispositivos de partida, acionamento e parada;
  • Sistemas de Segurança;
  • Manutenção, inspeção e reparos.
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Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 13

Também voltado para máquinas, esse modelo de checklist para NR 13 foi desenvolvido com foco principal em inspeção de caldeiras e vasos de pressão.

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Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 35

Focado para trabalho em altura com risco de queda de nível, esse modelo de checklist possui os principais itens para geração do laudo NR 35.

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Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 10

Para acompanhamento do seguimento às normas regulamentadoras, esse modelo atende aos principais itens da NR 10, que busca garantir a segurança nos serviços de instalações elétricas.

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Modelo de checklist de instalações elétricas

Já o checklist para instalações elétricas também atende aos requisitos de normas de segurança, ajudando na proteção dos trabalhadores que realizam serviços relacionados à eletricidade.

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Modelo de checklist de sistema contra incêndio

Indicado para a manutenção e verificação de sistemas contra incêndio, esse modelo de checklist pode ser usado em extintores, hidrantes, portas corta-fogo, sistemas de pressurização e alarmes.

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Modelo de checklist de extintores

Já esse modelo é específico para inspeção de extintores, envolvendo os componentes do equipamento (pressão, validade, capacidade, lacre e outros) e também sinalização no local.

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Qual o melhor formato para checklists?

Existem diferentes formas de criar um checklist — o que vai dizer qual é o modelo ideal é a complexidade da sua operação e o objetivo de uso do documento.

Entenda as vantagens e desvantagens de cada um e em quais situações eles são mais indicados:

Modelo de checklist em papel

O checklist em papel é o mais utilizado, podendo ser impresso e preenchido com caneta, mas sofre com problemas com rasuras, perdas, despadronização e necessidade de espaço para armazenamento. Ele também dificulta a inclusão de fotos e atrapalha o compartilhamento, já que é preciso fazer cópias e então entregá-las em mãos.

Embora seja uma opção acessível, os custos originados com retrabalho e extravio do documento acabam superando a economia do papel. Por isso, os checklists em papel não são recomendados; o ideal é substituí-los pelas versões digitais, como veremos a seguir.

Modelo de checklist Word

Já o modelo de checklist em Word é simples e prático de fazer, e pode ser desenvolvido direto do seu computador. As empresas costumam criar a lista de verificação digitalmente, que é então impressa para uso da equipe técnica em campo. 

Em Word, o checklist pode ser desenvolvido em formato de tabela ou lista de itens. Também é possível deixar espaços para campos textuais e de coletas de assinatura. 

Esse tipo de checklist é indicado para operações menos complexas ou para empresas que estão começando a estruturar seus processos e não precisam emitir um alto volume de documentos. 

Porém, o modelo ainda apresenta algumas desvantagens se comparado a outras opções disponíveis no mercado. Alguns exemplos são: 

  • Retrabalho para inserção de imagens, que só podem ser incluídas no documento depois que a equipe de campo volta ao escritório;
  • Dificuldade de armazenamento;
  • Dificuldade na criação de históricos;
  • Demora para apresentação e envio do checklist final aos clientes. 

Modelo de checklist Excel

O diferencial dos modelos em Excel é que eles permitem um controle maior de dados e indicadores, uma vez que as informações dos checklists podem se transformar em gráficos e dashboards. 

Nesse sentido, eles podem ser utilizados por empresas que desejam melhorar o acompanhamento dos serviços e estruturar a forma como monitoram dados sobre a operação. 

Por outro lado, para ter acesso a essas métricas, o preenchimento dos documentos precisa acontecer necessariamente na planilha e a equipe técnica deve poder usá-la durante o desenvolvimento de suas atividades externas.

Isso pode ser um problema porque a equipe precisa ter um computador em mãos para poder fazer o preenchimento.

Modelo de checklist digital em aplicativo

Os modelos de checklists utilizados em softwares e aplicativos são pensados para serviços desenvolvidos em campo, como inspeções, manutenções e auditorias. 

Esses tipos de sistema facilitam o preenchimento do documento e a coleta de informações, porque permitem que eles sejam respondidos direto do celular ou tablet da equipe, sem precisar de acesso à internet para isso. 

É o tipo de checklist mais indicado para empresas que desejam diminuir o tempo gasto com o preenchimento, aumentando a capacidade de atendimento, tendo mais controle sobre os serviços prestados e eliminando os problemas recorrentes de checklists preenchidos em papel. 

As vantagens de usar checklists online e digitais são muitas: 

  • A equipe não precisa ficar preenchendo a cada visita informações que se repetem, como dados da empresa, do cliente e do ativo inspecionado, porque o próprio sistema faz isso de forma automática;
  • As respostas de campos textuais não precisam ser digitadas pelo técnico, ele pode falar que o sistema transcreve para o documento o que foi dito;
  • Fotos podem ser tiradas pelo aplicativo e inseridas automaticamente no relatório final, e ainda acompanham marcação de data, hora e localização de onde a foto foi tirada, evitando fraudes;
  • As questões de não conformidade podem gerar alertas que são enviados aos gestores, para que fiquem cientes de problemas encontrados;
  • Assinaturas são coletadas digitalmente, diretamente na tela do dispositivo;
  • Questões podem ser marcadas como obrigatórias, o que impede que o relatório seja finalizado sem que todas as perguntas sejam respondidas;
  • As informações ficam armazenadas em nuvem, basta fazer uma busca no sistema para consultar os arquivos desejados;
  • O preenchimento pode ser feito mesmo sem acesso a internet, realizando a sincronização uma vez que uma conexão seja estabelecida.
Gere checklists digitais e online com o Produttivo

Como fazer um modelo de checklist?

As informações que devem estar presentes em um modelo de checklist podem variar de acordo com o segmento da empresa, área de atuação e objetivo do documento, mas existem algumas dicas que podem ajudar todo tipo de organização. Confira:

Escolha o melhor formato

Um checklist em Word para ser impresso e preenchido no papel te atende, ou um checklist em aplicativo pode ser mais vantajoso? Analise prós e contras e comece escolhendo o melhor formato.

Defina o objetivo do checklist

Você pretende criar um checklist para comprovar a realização de serviços, para orientar a equipe técnica ou para ter mais dados sobre a operação? 

Entenda tudo que você pretende alcançar com o checklist, isso vai te ajudar a selecionar as informações que são importantes para cumprir com o objetivo que foi traçado.

Selecione as questões que vão compor o checklist

Para determinar as questões que vão fazer parte do seu checklist, você pode se basear em normas de segurança, legislações, recomendações de fabricantes e experiência da equipe.

Não se esqueça também de pensar em quais outras perguntas você precisa incluir para atender seu objetivo. Se você deseja medir o tempo de atendimento, por exemplo, precisa colocar campos para inclusão de horário de início e fim das inspeções. Agora se você deseja utilizar o checklist como comprovação para os clientes, campos para inserção de fotos são indispensáveis.

Pensar na frequência de aplicação também pode ajudar a montar o checklist, porque podem ser criados checklists diferentes de acordo com a periodicidade de realização de cada serviço, como checklists para manutenções mensais e outro para inspeções trimestrais, por exemplo. 

Personalize o checklist

Personalize o checklist incluindo as cores e logos da sua empresa e dos clientes, quando possível. Isso vai ajudar a deixar o documento mais profissional e a demonstrar o capricho da empresa, o que pode agradar ainda mais os clientes.

Como o checklist é usado na prestação de serviços?

Justamente por conta das muitas possibilidades de utilização, o checklist pode ser usado em inúmeras áreas da prestação de serviços. Alguns exemplos de uso nesse segmento:

  • Acompanhamento de não conformidades durante inspeções e manutenções;
  • Passo a passo do que deve ser executado durante um serviço em campo; 
  • Comprovação de um trabalho; 
  • Acompanhamento e marcação de serviços a serem realizados;
  • Verificação de peças ou ativos;

Além disso, ele permite padronizar a coleta de informações e ainda facilita seu acompanhamento, já que apresenta os resultados obtidos de maneira direta.

Esse formato é comum nos formulários em papel que o técnico leva em cada atendimento para registrar eventuais defeitos de funcionamento. Vamos ver um exemplo:

Checklist de combate contra incêndio digital para usar em sistema, página 01
Modelo de Checklist de combate contra incêndio digital para usar em sistema, página 02
Modelo de Checklist de combate contra incêndio digital para usar em sistema, página 03

No checklist acima, de combate a incêndio, o profissional responsável pela vistoria deve marcar se as partes do extintor e portas corta-fogo estão funcionando corretamente (conforme) ou não.

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Como as questões já vêm pré-definidas, é mais fácil estabelecer parâmetros iguais para todos os equipamentos, não tem risco de alguma pergunta importante ser esquecida, e o técnico não precisa escrever tudo manualmente.

Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?

Você sabe qual é a diferença entre ordem de serviço e checklist? Ambas são ferramentas de controle que podem ser aplicadas juntas, mas têm finalidades diferentes.

A ordem de serviço formaliza o trabalho a ser realizado, reunindo dados pertinentes à atividade para serem usados como histórico. Normalmente, ela contém um resumo do problema (no caso de chamados técnicos), a correção aplicada e informações sobre o equipamento.

Já o checklist pode ser usado como um complemento à ordem de serviço: ele permite verificar em detalhes um equipamento ou ativo, comprovando o que foi analisado. 

Por exemplo, você pode aplicar um checklist para uma manutenção preventiva de um equipamento, com as questões detalhando o que deve ser verificado.

É possível usar ambos os documentos juntos, ou ainda utilizá-los de forma intercambiável, dependendo do que a situação exigir.

O que deve constar em um modelo de checklist?

Para que seu modelo de checklist seja completo, algumas informações são indispensáveis. Veja só quais são elas:

  • Cabeçalho com informações da empresa e do cliente (nome, razão social, CNPJ, endereço, e-mail e telefone);
  • Informações para identificação de equipamentos (marca, modelo, fabricante, ano de fabricação, número de série, etc);
  • Informações sobre o serviço (data e hora de início, data e hora de finalização);
  • Questões de conformidade em caso de inspeção de itens ou processos;
  • Questões de seleção única ou múltipla escolha para respostas padrão;
  • Campos para descrição de observações, recomendações e diagnósticos da equipe técnica;
  • Campos para identificação de serviços realizados, materiais e peças trocadas e valores envolvidos;
  • Registros fotográficos;
  • Assinatura.

Você pode acrescentar novos campos para que o checklist atenda às necessidades da sua empresa.

Quais são os benefícios de usar um modelo de checklist?

Ainda não te convencemos a usar um modelo de checklist no seu dia a dia? Separamos os principais benefícios dessa ferramenta para te ajudar na tomada de decisão, olha só:

Facilidade para editar

O modelo de checklist pode ser editado sempre que preciso, de modo que um único modelo pode atender diferentes departamentos ou áreas da empresa. Ele também pode ser atualizado para refletir a realidade da empresa.

Economia de tempo

O uso de modelos prontos para a coleta de informações torna o processo mais ágil, além de facilitar a transcrição e digitalização dos dados, se necessário.

Aumento da produtividade

Com mais tempo e melhor fluidez nos processos, sua equipe tende a diminuir o retrabalho o tempo ocioso, podendo focar em novas tarefas e aumentar a produtividade.

Melhora no fluxo de trabalho

Organizando melhor os processos, reduzindo o tempo de preenchimento e aumentando a produtividade, o fluxo de trabalho é otimizado por completo. Os processos ficam mais claros e menos erros acontecem.

Criação de histórico e comprovação de serviço

O checklist ajuda a manter todas as partes inteiradas do que está acontecendo, já que todos os envolvidos podem ter assinaturas requisitadas e recebem cópias do modelo preenchido.

Além disso, os checklists já preenchidos podem ser armazenados, criando um histórico dos serviços realizados para consultas futuras.

Aumento da qualidade e confiabilidade dos processos

A qualidade dos serviços e a credibilidade da empresa também melhoram com a aplicação de checklists. Isso acontece porque todas as atividades passam a ser padronizadas, os esquecimentos são minimizados e os serviços passam a ser comprovados com mais segurança para os clientes. 

Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?

Os modelos digitais em aplicativo para checklist eliminam o retrabalho de preencher as informações à mão e depois repassar para o computador.

Sistemas como o Produttivo trazem modelos prontos para uso, padronizando as questões para evitar discrepâncias entre as fichas preenchidas.

As informações são preenchidas no aplicativo no celular e, ao final, o relatório já é gerado no formato PDF, pronto para enviar para o cliente por e-mail ou WhatsApp. 

Além da agilidade e fim do retrabalho, o aplicativo garante confiabilidade na coleta das informações, com recursos como: 

  • Fotos tiradas na hora com marcação de localização, data e horário; 
  • Questões de conformidade e não conformidade com pontuação; 
  • Assinatura digital; 
  • Campos preenchidos por voz; 
  • Campos preenchidos automaticamente;
  • Personalização do checklist com as cores e logo da sua empresa;
  • E muito mais!

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