O checklist é uma ferramenta amplamente conhecida e consolidada para acompanhar e documentar o passo a passo de um trabalho ou projeto. Um modelo de checklist pode ser usado por diferentes segmentos e finalidades, como:
- Auxiliar equipes externas com procedimentos e orientações;
- Verificar conformidades e não conformidades durante inspeções e manutenções;
- Comprovar serviços com dados e fotos;
- Coletar informações para futuras análises e planos de ação.
Entenda melhor o que é checklist e aproveite para fazer o download gratuito dos nossos modelos!
Veja também: Checklists digitais no aplicativo
O que é checklist?
O checklist é uma lista de tarefas muito utilizada para acompanhamento de atividades e verificação de itens. É uma ferramenta simples para organização: basta marcar um check ✔ ️ nas opções de resposta do item a ser analisado.
Caso o item não receba a marcação, entende-se que não foi concluído ou não está conforme o esperado.
Por ser fácil de responder, o checklist é muito usado na coleta de dados e também para organização no geral.
Um modelo de checklist também pode ser usado para acompanhar e comprovar a execução de um trabalho, como as inspeções e manutenções, por exemplo. Nesse caso, são utilizados alguns outros recursos mais avançados além de “feito” ou “não feito” para garantir a confiabilidade e qualidade do serviço, conforme detalhes abaixo.
Como o checklist é usado na prestação de serviços?
Justamente por conta das muitas possibilidades de utilização, o checklist pode ser usado em inúmeras áreas da prestação de serviços. Alguns exemplos de uso nesse segmento:
- Acompanhamento de não conformidades durante inspeções e manutenções;
- Passo a passo do que deve ser executado durante um serviço;
- Comprovação de um trabalho;
- Acompanhamento e marcação de serviços a serem realizados;
- Verificação de peças ou ativos.
Além disso, ele permite padronizar a coleta de informações e ainda facilita seu acompanhamento, já que apresenta os resultados obtidos de maneira direta.
Esse formato é comum nos formulários de papel que o técnico leva em cada atendimento para registrar eventuais defeitos de funcionamento. Vamos ver um exemplo:
Nesse checklist de combate a incêndio, o profissional deve marcar se as partes do extintor e portas corta-fogo estão funcionando corretamente (conforme) ou não.
Como as questões já vêm pré-definidas, é mais fácil estabelecer parâmetros iguais para todos os equipamentos, não tem risco de alguma pergunta importante ser esquecida, e o técnico não precisa escrever tudo manualmente.
Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
Você sabe qual é a diferença entre ordem de serviço e checklist? Ambas são ferramentas de controle que podem ser aplicadas juntas, mas têm finalidades diferentes.
A ordem de serviço formaliza o trabalho a ser realizado, reunindo dados pertinentes à atividade para serem usados como histórico. Normalmente, ela contém um resumo do problema (no caso de chamados técnicos), a correção aplicada e informações sobre o equipamento.
Já o checklist pode ser usado como um complemento à ordem de serviço: ele permite verificar em detalhes um equipamento ou ativo, comprovando o que foi analisado.
Por exemplo: você pode aplicar um checklist para uma manutenção preventiva de um equipamento, no qual o questão segue as questões do que deve ser verificado. Já a ordem de serviço pode ser usada para formalização de uma manutenção corretiva ou instalação.
Benefícios de usar um modelo de checklist
Com tantas vantagens, o checklist faz sentido para diversos segmentos de atuação. Além disso, o uso de um modelo de checklist pronto ainda traz outros benefícios para a empresa, tais como:
Otimização dos processos
Tendo uma ferramenta prática para acompanhar os processos, fica mais fácil identificar pontos fortes e os de melhoria que precisam de atenção. Com isso, você foca seus esforços nos aspectos que precisam de mais dedicação.
Bom uso do tempo
Você pode usar alguns modelos padrão para tornar o processo mais ágil. Além disso, a coleta de informações fica mais rápida tanto para o técnico quanto para o colaborador responsável por transcrever os dados.
Aumento da produtividade
Com mais tempo e melhor fluidez nos processos, sua equipe tende a diminuir o retrabalho e o tempo ocioso, podendo focar em novas tarefas e aumentar a produtividade.
Agilidade na interação
Levando todos esses pontos em consideração, você melhora o fluxo de trabalho da sua empresa, mas também ganha mais flexibilidade na interação com o cliente, já que a comunicação ficará mais clara para todas as partes.
Outro ponto a ser considerado é que, tendo uma rotina de trabalho mais produtiva, a empresa não transfere a burocracia para o cliente, assim a interação fica mais ágil e seu cliente, mais satisfeito.
Documentação
O checklist ajuda a manter todas as partes inteiradas do que está acontecendo, facilitando o acesso a um histórico para consultas futuras.
Padronização
Um modelo único garante que toda a equipe vai seguir o mesmo padrão de documento e ainda pode ser um guia durante a visita técnica.
Qualidade e confiabilidade dos processos
Com um controle maior e assegurando que todos os itens estão sendo verificados, você consegue reduz problemas, falhas e acidentes, tornando seu processo mais confiável, aumentando a qualidade do serviço prestado e trazendo mais credibilidade para sua empresa.
16 modelos de checklist para diversos segmentos
Para mostrar na prática todos os benefícios do checklist, separamos um kit gratuito com 16 modelos de checklist prontos para baixar, que podem ser usados em diversos serviços e segmentos. Todos eles possuem:
- Cabeçalho para informações da empresa e cliente;
- Seção para identificação do equipamento e do responsável pela inspeção ou serviço;
- Questões de conformidade e não conformidade;
- Campo para fotos;
- Assinatura.
Confira abaixo os modelos disponibilizados no kit e baixe aqui grátis!
Checklist Inspeção de Veículos
Modelo de checklist para inspeção de veículos (locados ou próprios) com diversos itens para conferência, como pneus, estepe, luzes, óleo, água, aparência geral e outros.
Indicado para acompanhamento de entrada e saída de veículos e controle de frota. Pode ser usado como PDF ou ainda para imprimir. São quatro páginas e mais de 30 questões.
Checklist Caminhão
Questões voltadas para frota pesada, com itens como:
- Documentação do transporte, motorista e carga;
- Estado do caminhão: rastreador, pneus, baú, tacógrafo e carroceria;
- E outros 26 itens.
É indicado manutenção preventiva em caminhões e checklist diário de caminhão. Possui um total de 4 páginas e 38 questões.
Checklist Empilhadeira
Modelo de checklist específico para empilhadeiras, com verificações nos sistemas de motor, mecânico, frenagem, hidráulico, elétrico, segurança e elevação.
Indicado para entrada e saída de equipamento e manutenção preventiva, com um total de 4 páginas e 34 questões.
Checklist EPIs
Modelo de checklist com uma sequência de verificações sobre equipamentos de proteção individual (EPIs).
Pode ser respondido tanto pelo colaborador durante a execução do serviço quanto por um inspetor de segurança do trabalho durante as auditorias.
Possui um total de 3 páginas e 23 opções de EPIs para a vistoria.
Checklist Segurança do Trabalho NR 12
Também chamado de checklist de máquinas e equipamentos, esse modelo possui os principais itens da norma NR 12, como:
- Áreas de circulação e sinalização;
- Dispositivos de partida, acionamento e parada;
- Sistemas de Segurança;
- Manutenção, inspeção e reparos.
São 9 páginas e 73 questões para averiguação de não conformidades.
Checklist Segurança do Trabalho NR 13
Também voltado para máquinas, esse modelo de checklist para NR 13 foi desenvolvido com foco principal em inspeção de caldeiras e vasos de pressão.
Possui um total de 9 páginas e 67 questões.
Checklist Segurança do Trabalho NR 35
Focado para trabalho em altura com risco de queda de nível, esse modelo de checklist possui os principais itens para geração do laudo NR 35. No total, traz 7 páginas e 63 questões para conferência das medidas de segurança.
Checklist Segurança do Trabalho NR 10
Ainda para acompanhamento do seguimento às NRs, esse modelo atende aos principais itens da NR 10, que busca garantir a segurança nos serviços de instalações elétricas. Possui um total de 3 páginas e 24 questões.
Checklist Instalações Elétricas
Esse modelo checklist de inspeção das instalações elétricas engloba os principais componentes de equipamentos de combate a incêndio. Também possui uma seção para medição termográfica, para análises preditivas, totalizando 5 páginas e 32 questões.
Checklist Sistemas contra Incêndio
Modelo de checklist para inspeções em extintores, hidrantes, portas corta-fogo, sistemas de pressurização e alarmes. É composto por 5 páginas e 44 questões.
Checklist Extintores / Ficha de Inspeção de Extintores
Modelo específico para checklist de inspeção de extintores. São 5 páginas e 18 questões envolvendo os componentes do equipamento (pressão, validade, capacidade, lacre e outros) e também sinalização no local.
Checklist Manutenção Corretiva
Possui os principais campos de um checklist de manutenção, como: diagnóstico, testes realizados, solução aplicada e peças substituídas.
Indicado para manutenção em diversos tipos de equipamentos, máquinas e ativos.
Checklist Manutenção Preventiva / Checklist Inspeção
Estrutura base de checklist de manutenção preventiva, também usado como ficha de manutenção ou ficha de inspeção. A partir dessa estrutura, você pode personalizar o questionário de acordo com o tipo do seu equipamento ou ativo.
Com um total de 4 páginas e mais de 11 questões.
Checklist Manutenção Preventiva Refrigeração
Desenvolvido especialmente para o segmento de AVAC-R (Aquecimento, Ventilação e Ar-Condicionado), esse modelo de checklist atende aos principais equipamentos da operação.
Uma das usabilidades, por exemplo, é como ficha de manutenção preventiva de ar condicionado, com um total de 3 páginas e mais de 17 questões.
Checklist Manutenção Predial
Modelo de checklist para inspeção predial. Ele compõe as principais verificações e serviços que devem ser feitos em instalações elétricas, instalações hidráulicas, instalações civis e sistemas contra incêndio.
Possui um total de 5 páginas e mais de 60 questões.
Checklist de Limpeza e Conservação
Esse modelo de checklist foi pensado para atender limpeza industrial e em empresas, fazendo o acompanhamento da conservação dos ambientes e ativos. Pode ser adaptado de acordo com a sua rotina e operação. Vem com 3 páginas e mais de 23 questões.
Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?
Os modelos digitais em aplicativo para checklist eliminam o retrabalho de preencher as informações à mão e depois repassar para o computador.
Alguns sistemas, como o Produttivo, trazem modelos prontos para uso, padronizando as questões para evitar discrepâncias entre as fichas preenchidas.
As informações são preenchidas no aplicativo no celular e, ao final, o relatório já é gerado no formato de enviar para o cliente.
Além da agilidade e fim do retrabalho, o aplicativo garante confiabilidade na coleta das informações, com recursos como:
- Fotos com marcação de localização, data e hora;
- Questões de conformidade e não conformidade com pontuação;
- Assinatura digital;
- Campos preenchidos por voz;
- Campos preenchidos automaticamente.
Confira mais no link e aproveite 15 dias grátis para testar!
