Sem um bom controle de equipamentos, as empresas podem sofrer com baixa produtividade e dificuldades no cumprimento de prazos, gerando atrasos nos serviços. Isso porque deixar de administrar ativos e materiais contribui para uma operação desorganizada e com altas taxas de depreciação.
Para reverter esse cenário, preparamos um passo a passo que te ensina a como realizar o controle de equipamentos na sua empresa de forma prática e eficiente, e no final ainda explicamos como o Produttivo pode te ajudar nesse processo.
Veja também: Modelo digital de checklist de equipamentos para um controle mais completo sobre os ativos
Como funciona o controle de equipamentos?
Normalmente o controle de equipamentos nas empresas é realizado através de planilhas, ordens de serviço ou softwares com recursos que facilitam a gestão de ativos, tornando o processo menos manual e mais automatizado.
Para a realização do controle de equipamentos, os ativos e demais peças utilizadas nos serviços devem ser mapeados e gerenciados, através de um documento em formato de inventário que contemple a situação dos equipamentos e quantidade de peças em estoque.
O gerenciamento desses equipamentos garante que os recursos certos estejam disponíveis quando necessários, que os ativos estejam em boas condições de funcionamento e até mesmo que as manutenções preventivas sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos nos planos de manutenção.
O controle de equipamentos também contribui para:
- Conhecer o valor e importância dos ativos para as empresas;
- Entender o momento certo para a realização de manutenções e substituições;
- Identificar as estratégias de manutenção mais indicadas para cada equipamento;
- Compreender a taxa de depreciação dos equipamentos;
- Saber o ciclo de vida dos ativos;
- Reconhecer quando é hora de trocar os dispositivos;
- Identificar modelos e fabricantes que apresentam mais problemas;
- Detectar problemas de mau uso dos ativos;
- Avaliar o histórico de demandas dos equipamentos de cada cliente de forma individual;
- Estimar os tipos e quantidades de materiais mais utilizados em cada serviço;
- Controlar entradas e saídas de estoque.
Tudo isso promove uma operação mais organizada, estratégica e com alta produtividade.
Quem deve fazer o controle de equipamentos?
O controle de equipamentos pode ser realizado pelo gestor da área, responsável por realizar a gestão de ativos da empresa. Sua função deve ser a de acompanhar o ciclo de vida dos equipamentos, implementando ações que colaborem para o prolongamento de sua vida útil.
Ao realizar o controle de equipamentos o gestor deve:
- Acompanhar custos de manutenção, materiais e mão de obra;
- Analisar o nível de criticidade e depreciação dos equipamentos;
- Identificar oportunidades de melhorias;
- Controlar riscos;
- Acompanhar o desempenho dos ativos;
- Assegurar o cumprimento de normas regulamentadoras e legislações sobre o setor;
- Garantir o uso correto dos equipamentos;
- Entre outros.
Veja também: Sistema para controle automático de manutenção de equipamentos
Vantagens de realizar o controle de equipamentos
O controle de equipamentos traz eficiência às empresas ao melhorar o desempenho dos ativos e contribuir para a adoção de técnicas de gerenciamento mais assertivas. Confira outros benefícios:
Gestão de ativos mais eficiente
O controle de equipamentos é a base de uma gestão de ativos mais eficiente, porque ao organizar as informações e criar histórico de dados, ele colabora para uma tomada de decisão mais embasada, levando a um melhor desempenho dos ativos.
Otimização das manutenções preventivas
As manutenções preventivas também são beneficiadas porque com o controle podem ser cumpridas de acordo com o previsto nos cronogramas de manutenção, fazendo com que os equipamentos não permaneçam muito tempo sem inspeções, o que poderia aumentar a quantidade de falhas apresentadas ao longo do tempo, piorando sua disponibilidade.
Redução de custos
A redução de custos é alcançada através do controle de equipamentos, afinal os recursos são melhor empregados, a necessidade de manutenções corretivas cai e os desperdícios de materiais são minimizados.
Aumento de produtividade
Ao aumentar o desempenho dos ativos, o controle de equipamentos conquista um aumento de produtividade evidenciado pela redução de paradas não programadas e de ociosidade da equipe, além do melhor emprego de manutenções, realizadas a partir das especificidades e necessidades individuais de cada ativo.
Maior controle de depreciação
O controle de equipamentos melhora o direcionamento e a alocação de recursos, o que contribui para o melhor controle da depreciação dos ativos, que passam a operar em boas condições, serem manipulados da maneira correta e terem um acompanhamento sobre as principais falhas que apresentam.
Otimização de recursos
O controle de equipamentos traz organização às operações, tornando as compras e reposições de peças e materiais mais certeiras, afinal elas podem ser baseadas no histórico dos ativos e dos serviços realizados, melhorando a previsibilidade e reduzindo os desperdícios.
Gestão mais estratégica
Controle e histórico de dados são sempre importantes para ações assertivas. Isso porque eles ajudam a gestão a criar métodos, identificar padrões e estabelecer critérios, o que fortalece a criação de planos de ações para o aprimoramento de pontos fracos e desenvolvimento de oportunidades de melhorias.
Como fazer um controle de equipamentos eficiente?
Para realizar um controle de equipamentos eficaz, seguir alguns passos é fundamental. Reunimos todos eles abaixo para que você possa entender o que não deixar de fora na hora de realizar a sua gestão de ativos:
1. Crie inventários
O controle de equipamentos começa com a reunião de informações a respeito dos ativos da companhia, das peças e dos materiais utilizados nos serviços. Isso será importante para garantir a previsibilidade de ações e para a reposição dos estoques.
A dica é criar um inventário de equipamentos que forneça uma visão geral sobre os ativos da companhia destacando informações importantes como:
- Nome do equipamento;
- Número de identificação ou de patrimônio;
- Local de instalação do equipamento (com geolocalização e posição na planta);
- Valor do equipamento, considerando sua depreciação;
- Ano de fabricação;
- Modelo;
- Número de série;
- Potência;
- Existência de acionamentos elétricos ou mecânicos;
- Aterramento;
- Existência de botões de emergência;
- Existência de proteções móveis ou fixas;
- Norma regulamentadora ou norma técnica a qual deve responder;
- Data de realização da última manutenção;
- Registros fotográficos do ativo.
Veja um exemplo de modelo de inventário de máquinas e equipamentos em Excel que pode ser baixado gratuitamente:
O kit ainda acompanha um modelo de inventário em Word e explicações de como utilizar as planilhas na prática. Confira:
Baixe gratuitamente os modelos de inventário de equipamentos aqui!
Não se esqueça de fazer o mesmo para peças e materiais, registrando sua disponibilidade em estoque.
Através do inventário será possível ter uma ideia da infraestrutura e estado de conservação dos ativos, bem como identificar se as inspeções periódicas estão em dia e são realizadas da maneira correta e com a frequência ideal.
O inventário também pode ajudar os gestores a entenderem quando é o melhor momento de realizar a troca dos equipamentos, considerando seu valor de aquisição e a depreciação ao longo dos anos.
2. Padronize processos e mantenha os registros atualizados
Depois de criar o inventário de equipamentos, você deve manter os registros atualizados e criar regras para que alterações sejam documentadas.
Os dados dos ativos, por exemplo, devem ser atualizados a cada visita técnica ou sempre que novas informações sobre eles forem detectadas, como falhas e novas realizações de manutenções.
Já os materiais devem ter suas entradas e saídas de estoque registradas, para que não existam variações nos dados, o que pode prejudicar a realização de um serviço por falta de materiais.
Ou seja, centralize as informações e oriente a equipe técnica sobre como fazer os registros, isso vai ajudar a trazer mais organização à companhia e reduzir as probabilidades de divergência de dados.
Um recurso muito utilizado e que pode auxiliar o controle de equipamentos, são as ordens de serviço (OS), documentos que descrevem o desenvolvimento de um serviço com detalhes.
A OS é preenchida pela equipe técnica e reúne informações importantes para a gestão de ativos como a identificação do equipamento, o checklist de verificação das manutenções, listagem de peças e materiais utilizados na visita e evidências fotográficas das não conformidades encontradas.
Os dados fornecidos por esse documento podem ajudar o controle de equipamentos a identificar tipos e frequência de falhas nos equipamentos, assim como entender quais materiais são mais utilizados de acordo com o serviço, quanto tempo cada tipo de manutenção leva para ser concluída, entre outras informações.
Veja um exemplo de ordem de serviço digital, utilizada para a realização de manutenções e emitida pelo Produttivo:
Crie seu próprio modelo de ordem de serviço digital para controle de equipamentos
3. Analise históricos, dados e indicadores dos equipamentos
Monitorar resultados e empreender análises é a chave do sucesso do controle de equipamentos. Entre as informações que podem ser acompanhadas estão:
- Materiais e peças mais utilizados por serviço e por colaborador;
- Principais não conformidades relatadas nas inspeções;
- índice de cumprimento dos planos de manutenção;
- Ativos que apresentam falhas de forma recorrente;
- Custo de ciclo de vida por equipamento;
- MTBF (Tempo médio entre falhas);
- MTTR (Tempo médio de reparo);
- OEE (Eficiência global do equipamento);
- Número de manutenções corretivas e preventivas realizadas;
- Custos de manutenção.
As métricas acompanhadas vão depender dos objetivos do controle de equipamentos e dos resultados que a empresa deseja alcançar. Por isso, não basta coletar os dados, é preciso estabelecer metas realistas e implementar ações que contribuam para a melhoria contínua.
4. Estabeleça uma gestão de ativos
A gestão de ativos serve para acompanhar o desempenho dos equipamentos, identificando falhas e implementando melhorias e técnicas que contribuam para o aumento da vida útil dos equipamentos.
Para realizar uma boa gestão de ativos você deve:
- Mapear os ativos da empresa (reúna informações sobre marca, modelo, idade, vida útil, estado de conservação, custo, valor de depreciação, nível de criticidade e histórico de paradas, falhas e manutenções);
- Avaliar os custos dos ativos para definir os investimentos necessários;
- Criar um plano de gestão de ativos que tenha os objetivos que os gestores devem alcançar e as ações necessárias para atingir os resultados almejados;
- Implementar os planos de ação identificados no passo anterior, lembrando de documentar todas as ações e coletar dados;
- Acompanhar indicadores para verificar se as ações implementadas surtiram os efeitos que se propuseram;
- Avaliar o que deu certo, o que deu errado e o que pode ser melhorado.
Além disso, faz parte da gestão de ativos o estudo e análise de falhas dos equipamentos, assim como a identificação das causas raízes, através da aplicação de métodos como cinco porquês, diagrama de espinha de peixe e diagrama de pareto.
5. Tenha uma planilha de manutenção de equipamentos
O acompanhamento das manutenções é parte fundamental do controle de equipamentos, porque melhora a confiabilidade e mantém custos baixos de manutenção.
Isso faz com que a existência de planilhas de manutenção seja extremamente necessária para garantir que as inspeções estão sendo realizadas dentro do prazo estipulado.
Depois de realizar uma avaliação individual sobre cada ativo, considerando suas particularidades, a planilha deve ser criada de modo a conter as seguintes informações:
- Equipamento que receberá a inspeção;
- Tipo de manutenção a ser realizada;
- Frequência de realização com as respectivas datas agendadas;
- Itens a serem verificados em cada inspeção.
Para facilitar a forma como você realiza o gerenciamento das manutenções, o Produttivo criou um plano de manutenção em excel, que pode ser baixado gratuitamente e adaptado de acordo com as suas necessidades. Dá só uma olhada:
Baixe gratuitamente: Cronograma de manutenção preventiva em Excel para organizar as rotinas de inspeções em equipamentos
6. Gerencie o estoque de peças e materiais
Assim como as manutenções, os estoques de peças e materiais também precisam ser acompanhados.
Nesses casos, o controle pode ser feito através de uma planilha que registre as entradas e saídas de estoque, contendo as seguintes informações:
- Datas das entradas e saídas;
- Dados do solicitante (nome, cargo, telefone e departamento);
- Informações do material (nome, medida, quantidade, valor).
Manter os registros padronizados e atualizados é indispensável para que os gestores se programem com a compra de materiais e para que o orçamento seja otimizado de forma inteligente.
7. Ofereça treinamentos à equipe
O preenchimento de planilhas, ordens de serviço ou qualquer outra ferramenta de controle de equipamentos precisa ser acordado com a equipe técnica, para que não existam divergências na forma como os dados são coletados e registrados.
Além disso, conhecimentos sobre as políticas de gerenciamento de materiais e ativos, planos de manutenção preventiva e uso dos equipamentos devem ser repassados aos colaboradores.
Não deixe de investir em treinamentos que atualizem a equipe técnica sobre a manipulação dos ativos, operação de novos equipamentos adquiridos pela companhia, procedimentos de segurança e demais conhecimentos que auxiliem os colaboradores a garantir boas condições de funcionamento dos ativos.
8. Conte com um software para controle de equipamentos
A tecnologia facilita o controle de equipamentos, porque elimina trabalhos manuais, permite o cadastro de ativos e materiais de forma descomplicada, além de melhorar a criação de histórico para as análises da gestão.
Em aplicativos de gestão de serviços, é possível realizar o controle completo dos ativos: da criação dos planos de manutenção, até o gerenciamento da equipe de campo, com recursos que aumentam a produtividade de gestores e técnicos, como:
- Cadastro de equipamentos, locais, ativos, peças e materiais;
- Criação de inventários digitais;
- Acompanhamento do status de realização dos serviços em tempo real;
- Emissão de ordens de serviço, checklists e relatórios digitais e personalizáveis;
- Preenchimento automático de informações sobre os equipamentos, peças e materiais usadas nas visitas;
- Cálculo automático dos valores de peças, materiais e serviços realizados nas visitas;
- Criação de planos de manutenção automáticos;
- Páginas de abertura de chamados;
- Acompanhamento de indicadores da operação;
- E mais!
O Produttivo oferece todas essas funcionalidades e muito mais! Te convidamos a conhecer o sistema testado gratuitamente, sem precisar cadastrar o cartão de crédito.
Como o sistema de controle de manutenção de equipamentos do Produttivo pode te ajudar?
O Produttivo é um software e aplicativo de gestão de serviços com soluções para toda a operação. O sistema digitaliza processos que antes eram manuais nas empresas, como criação de relatórios, agendamento de planos de manutenção e análise de indicadores.
Entenda como o sistema pode revolucionar a sua operação:
1. Criação de inventários de equipamentos
Os modelos de relatórios digitais permitem a criação de inventários de equipamentos completos e com informações detalhadas sobre os ativos. Veja um exemplo de modelo que pode ser criado no sistema:
Lembrando que os inventários podem ser inteiramente personalizados. Inclua as cores e logo da sua empresa e escolha entre 13 tipos de campos de resposta para agilizar o preenchimento da equipe técnica:
- Seleção única ou múltipla;
- Questões de checklist;
- Números;
- Lista de peças e materiais;
- Lista de serviços;
- QR Code;
- Fotos;
- Localização GPS;
- Data e hora;
- E mais!
Vá além e crie modelos ilimitados de ordem de serviço e de checklists de manutenção para melhor controle dos equipamentos.
2. Cadastro de peças e materiais
Cadastre peças e materiais no sistema para que a equipe técnica consiga incluí-las nos relatórios de manutenção e nas ordens de serviço de forma rápida e automática.
Veja como é fácil: no painel web os gestores cadastram as peças e materiais contendo nome, unidade de medida, preço, custo e informações adicionais que sejam necessárias.
No aplicativo os técnicos só precisam selecionar o material utilizado e a quantidade:
E os valores saem calculados automaticamente no relatório final:
3. Criação de planos de manutenção automáticos
Os planos de manutenção são agendados automaticamente de acordo com a periodicidade estipulada. Assim, as manutenções não são esquecidas e os gestores conseguem ter pleno controle sobre suas realizações.
Para realizar o agendamento no Produttivo basta definir algumas orientações, como:
- Nome das atividades que serão programadas;
- Se as atividades podem ser criadas automaticamente ou se o sistema te avisa através de alertas para que você mesmo as crie;
- Para qual cliente o plano é criado;
- Qual modelo de formulário deve ser utilizado para registro dos serviços;
- Qual será a frequência das atividades (diária, semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral, anual);
- Data de início e de fim do plano;
- Horário planejado para realização dos serviços;
- Tempo estimado de execução;
- Quantidade de preenchimentos a serem realizados;
- Instruções adicionais.
Veja como fica no sistema:
4. Emissão de relatórios padronizados e personalizados
Os relatórios digitais ajudam no controle de equipamentos porque servem como histórico de informações e fonte de dados para indicadores que serão analisados pela gestão.
No Produttivo você pode criar números ilimitados de laudos, checklists, ordens de serviço e demais relatórios que sejam importantes para sua operação.
É possível incluir a logo e as cores da empresa, além das logos do seu cliente. Outras coisas que são ajustadas são as informações automáticas que vão aparecer no relatório final, o tamanho das fontes, das imagens e da assinatura.
Veja um exemplo de relatório padronizado:
O melhor é que a configuração do relatório é feita uma única vez e as informações já saem padronizadas em PDF no final do preenchimento, prontas para serem enviadas para os clientes ou gestores.
Mais profissionalismo e presença digital para sua empresa!
5. Acompanhamento de indicadores
O controle de equipamentos se torna ainda mais eficaz através do monitoramento de indicadores do Produttivo, que acontece no painel web.
Através de gráficos bem visuais, os gestores podem acompanhar o volume de não conformidades mais comuns de acordo com os relatórios, o tempo de atendimento dos serviços, o volume de trabalho ao longo dos meses e muito mais!
Veja um exemplo de como os dados podem ser acompanhados no sistema:
6. Planejamento e coordenação de equipes de campo
A gestão consegue ter controle sobre a execução dos serviços, identificando as atividades planejadas, em andamento e atrasadas.
O tempo da execução dos serviços também pode ser monitorado com base no início e finalização dos preenchimentos dos relatórios, o que permite ao gestor entender o tempo de atendimento por técnico, identificando oportunidades de melhorias e gargalos na operação.
7. Possibilidade de integração com outros sistemas
E para fechar, o Produttivo também oferece a possibilidade de integração com outros sistemas via API ou Zapier. São exemplos de integrações que podem ser realizadas:
- Criação de atividades no Produttivo automaticamente a partir de um sistema de gestão de tarefas ou workflow (Como Trello e Pipefy);
- Salvamento automático dos relatórios exportados no Dropbox ou no Google Drive;
- Apresentação de indicadores/KPIs coletados no sistema do Produttivo em softwares de BI ou Dashboards;
- Criação de planos de ação a partir de não conformidades nas inspeções realizadas no Produttivo e salvamento no Google Agenda ou software de tickets, como o Zendesk;
- Pré-preenchimento de formulários a partir de dados de outro software para o usuário completar em campo com o Produttivo;
- E muito mais!
Fale com um de nossos consultores e solicite um orçamento personalizado!
Aproveite para testar todas essas funcionalidades de forma gratuita, sem precisar cadastrar o cartão de crédito e veja o controle de equipamentos da sua empresa ficar ainda mais eficiente.
