gestão de ativos

Gestão de ativos, seus 4 pilares principais e vantagens

A gestão de ativos é a maior aliada de empresas que procuram melhor performance, produtividade e redução de custos. Ao acompanhar todo o ciclo de vida de um equipamento, a gestão de ativos proporciona controle, preservação de maquinários e assertividade nas decisões organizacionais. 

Implementando os 4 pilares essenciais à gestão de ativos será possível extrair o máximo dos equipamentos. 

Neste artigo compartilhamos um passo a passo de como implementar a gestão de ativos no seu negócio, mostramos os resultados que ela pode trazer e como a tecnologia pode ser essencial nesse processo.

Veja também: Inventário digital de equipamentos

O que é um ativo?  

Ativos são bens materiais, tangíveis ou intangíveis, que fazem parte do patrimônio de uma empresa. Exemplificando, podemos definir dois tipos de ativos:

Ativos tangíveis: equipamentos, máquinas, mobílias, veículos etc. 

Ativos intangíveis: licenças, marcas patenteadas, direitos de uso/propriedade, entre outros. 

Esses ativos são considerados parte fundamental para o crescimento das empresas. Portanto, a gestão de ativos torna-se uma atividade indispensável para a saúde financeira, o bom desempenho e a expansão das companhias. 

Ao longo deste artigo vamos focar especificamente na gestão de ativos tangíveis.

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O que é Gestão de Ativos? As normas que você precisa conhecer!

A gestão de ativos são conjuntos de práticas que têm como objetivo manter os bens da empresa preservados, através do acompanhamento do ciclo de vida de equipamentos, desde a compra até o descarte. 

É a gestão de ativos que permite maior controle sobre entradas, saídas e reposições de equipamentos, peças e maquinários. Por isso, está preocupada com a organização, manutenção e uso correto dos equipamentos. 

Na gestão de ativos as atividades mais comuns são: 

  • Acompanhamento e balanceamento de custos, materiais e mão de obra;
  • Análise do nível de criticidade de um ativo; 
  • Identificação de oportunidades;
  • Controle de riscos; 
  • Análise de desempenho de ativos;
  • Cumprimento de legislações e normas técnicas; 
  • Gestão de frotas;
  • Descarte.

Como uma forma de padronização para a gestão de ativos foram criadas normas técnicas internacionais que regulamentam e orientam como deve ser o controle de ativos nas organizações. Abaixo explicamos o que cada uma prevê:  

Norma ISO 55000 da ABNT: ela define a gestão de ativos como a atividade — abordagem, planejamento e implementação de planos para realizar (gerar) valor de um ativo. 

ISO 55001 da ABNT: essa, por sua vez, define as características obrigatórias de um Sistema de Gestão de Ativos para que ele seja integrado e eficaz. 

ISO 55002 da ABNT : um guia completo para a implantação desse Sistema de Gestão de Ativos. 

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As vantagens da Gestão de Ativos para a sua empresa 

As vantagens de uma gestão de ativos começam com a coleta de dados e a criação de um histórico de informações sobre os equipamentos, que permitirão à empresa saber quais são as falhas mais comuns, o tempo de parada, o rendimento e o consumo energético de maquinários. 

Em posse dessas informações fica mais fácil para a empresa não só garantir maior controle sobre os bens, como criar planos de manutenção bem estruturados, que vão trazer benefícios de ponta a ponta no processo produtivo. 

Abaixo separamos os principais resultados de empresas que fazem uma gestão de ativos eficiente. 

Redução de custos

Um dos custos mais expressivos na gestão de ativos são as manutenções corretivas, que precisam resolver um problema de forma imediata e por conta da urgência acabam demandando maiores investimentos. 

Com um cronograma de manutenção implementado na gestão de ativos, os processos tornam-se mais organizados e padronizados. Assim, é possível estabelecer rotinas de manutenções que vão aumentar a vida útil do aparelho, melhorar consumos energéticos, identificar falhas antes de serem prejudiciais e reduzir o descarte e compra de novos equipamentos. 

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Aumento da produtividade

Paradas não programadas, ociosidade da equipe, manipulação incorreta, falta de manutenções, revisões e inspeções nos equipamentos são alguns dos principais motivos que levam a produtividade das empresas a cair. 

Com a gestão de ativos esses problemas são resolvidos de forma rápida, criando rotinas de manutenção com paradas estratégicas de ativos, treinamento de pessoal para a operação dos maquinários e preservação das boas condições de funcionamento do equipamento. 

Controle da depreciação por departamento

A gestão de ativos também ajudará com um planejamento sobre a alocação de bens e recursos necessários a todos os setores da empresa. Dessa forma, as decisões serão mais assertivas sobre o que deve ser comprado e como a depreciação dos ativos pode ser controlada, priorizando o que é mais importante ao desenvolvimento organizacional. 

Otimização do orçamento

Depois de conhecer como os ativos funcionam e entender quais são as principais demandas ao longo do tempo, como necessidade de compra de novos equipamentos, periodicidade de manutenções e trocas de peças, a previsibilidade orçamentária e o controle de custos tornam-se mais eficazes, ocasionando o melhor aproveitamento de recursos e a redução de desperdícios. 

A gestão de ativos também contribui com a dedução correta do imposto de renda, garantindo conformidade com a legislação e evitando problemas com multas e autuações. 

Conhecimento sobre o valor real da empresa

Em qualquer negócio o conhecimento sobre a empresa é fundamental para o crescimento e melhoria de processos. Na gestão de ativos o maior conhecimento adquirido está relacionado aos equipamentos e suas rotinas produtivas, nas quais são identificadas os bens mais importantes para a empresa e como funcionam. 

No final, esse conhecimento servirá não só para a facilidade e clareza nas tomadas de decisão, que serão sempre baseadas em informações e dados, mas também para a captação de investidores, financiamento bancário e competitividade de mercado. 

Leia também: Controle de equipamentos: 8 dicas para fazer o seu

Os 4 pilares da gestão de ativos

A gestão de ativos pode ser aplicada através de diferentes métodos. Um dos mais conhecidos e usados é o PDCA que significa planejar, fazer, checar e agir.

As quatro etapas do PDCA foram pensadas de forma a garantir uma melhoria contínua e cíclica de processos. Entenda como implementá-la na sua gestão de ativos: 

1ª etapa: planejamento 

A primeira etapa consiste na criação de um plano de ativos, começando pelo mapeamento e cadastro deles.

Para os ativos tangíveis, como maquinários, uma classificação comum é: marca, modelo, idade/vida útil, estado de conservação, custo de um ativo novo, valor de depreciação, histórico de paradas, falhas, manutenções, serviços e outros . 

Além disso, identifique também o nível de criticidade de cada ativo, destacando aqueles que merecem maior atenção. 

A partir dessas informações mapeadas, você pode iniciar o plano de gestão de ativos, começando pela criação de objetivos. Alguns exemplos: 

  • Reduzir falhas e paradas;
  • Aumentar a confiabilidade e segurança dos ativos; 
  • Minimizar desperdícios e/ou custos para a empresa; 
  • Melhorar a gestão de riscos; 
  • Reduzir o impacto ambiental; 
  • entre outros.

Depois, é a hora definir quais ações você vai realizar para atingir esse resultado e o impacto de cada uma delas. Alguns exemplos: 

  • Ajustes no cronograma de manutenção e inspeção; 
  • Aquisição de novos equipamentos, marcas e modelos;
  • Descarte e renovação; 
  • Investimento em novas tecnologias
  • Outros.

Um bom plano de ativos deve também mapear planos de emergência para ativos de nível crítico, além de identificar possíveis falhas. 

2ª etapa: execução 

Com os objetivos e planos de ação traçados, chegou a hora da execução das ações mapeadas no planejamento. 

Se você decidir adquirir novos equipamentos, por exemplo, comece pesquisando modelos que atendam a critérios como:

  • Eficiência energética; 
  • Avanço tecnológico;  
  • Custos menores de ciclo de vida; 
  • Baixa capacidade de sobrecarga. 

Outro exemplo de ação é o ajuste de cronogramas de manutenção. Comece redefinindo as datas das manutenções com base no seu histórico e também das recomendações do fabricante. Insira tudo em um calendário e acompanhe a execução por meio de ordens de serviço e checklists.

No processo de execução é essencial que tudo seja documentado, por isso não deixe de registrar a mudança realizada e a qual objetivo ela atende. Na etapa seguinte você conseguirá medir os resultados das execuções realizadas aqui. 

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3ª etapa: verificar indicadores 

Por meio dos indicadores você consegue validar se as ações definidas estão atendendo aos seus objetivos. Por exemplo, vamos supor que na primeira etapa você tenha definido o objetivo de redução de falhas e paradas e, para isso, você mapeou como ação principal o ajuste no cronograma de inspeção. 

Aqui, na terceira fase, você vai colher alguns números para identificar se realmente as falhas e paradas estão diminuindo.

Nesse caso, você pode resgatar seu histórico de ordens de serviço e checklists. 

Lembre-se: só será possível mensurar o que estiver documentado. 

Alguns indicadores comuns de gestão de ativos são:

  • Análise de riscos: é obtido pela comparação do desempenho dos equipamentos, que identifica possíveis vulnerabilidades ou desgastes que possam causar impactos a longo prazo;
  • Custo do ciclo de vida do ativo: é a soma de todos os custos que um ativo trouxe para a empresa, passando por todas as etapas, desde a seleção, aquisição, implementação, manutenção, reparos e descarte. 
  • Cálculo das taxas de falhas: precisa ser analisado mensalmente, pois através dele é possível saber a periodicidade das manutenções, o tempo médio de cada uma e a vida útil de cada equipamento. Separamos um vídeo que te ensina a fazer esse cálculo, confira ele clicando aqui.

4ª etapa: aprimorar 

Para garantir uma boa gestão de ativos, com melhorias e resultados é preciso aprimorar os processos. Por esse motivo, essa fase funciona como uma avaliação, na qual todas ações são revistas acompanhadas de questionamentos, como:

  • O que deu certo?
  • O que deu errado?
  • O que poderia melhorar? 

As respostas a essas perguntas vão guiar os próximos planos de ação. 

E para assegurar que esse seja de fato um processo cíclico e todas as etapas sejam constantes é primordial uma política de gestão de ativos, que nada mais é do que um documento que comprova o compromisso da empresa e dos colaboradores com a gestão. Nesse documento as responsabilidades e deveres de cada um podem ser incluídos. 

Passo a passo para realizar a gestão de ativos

Preparamos um passo a passo que te mostra como fazer a gestão de ativos da sua empresa de forma eficiente, alcançando os melhores resultados. 

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Passo 1: Busque especialistas

Com a execução certa, o primeiro passo é quem vai garantir o sucesso de toda a gestão de ativos. Por isso, a empresa deve buscar profissionais qualificados e que entendem desse processo, seja contratando uma consultoria terceirizada, profissionais que já tenham tido experiência na implementação da gestão de ativos ou oferecendo treinamentos à equipe. 

Esses profissionais serão responsáveis por assegurar que as melhores práticas já estão sendo incorporadas logo no início do projeto. Ajudando com a organização, coleta de informações, planejamento, criação de históricos e identificação de ajustes. 

Passo 2: Crie um inventário

A criação de um inventário é o que vai garantir o controle na gestão de ativos. Para que seja implementada é necessário um mapeamento detalhado de todos os equipamentos, maquinários, ferramentas e sistemas da empresa. 

O mapeamento deve vir acompanhado de dados para além da identificação do ativo, como data de compra, modelo, número de série, quantidade, localização, descrição técnica e estado de conservação. Veja um modelo de exemplo que pode ser baixado gratuitamente:

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Modelo de inventário de máquinas e equipamentos pronto para ser baixado!

É essencial que o inventário seja constantemente atualizado para incluir novas informações que contribuam para a criação de um histórico e sirvam como uma base de dados sobre cada ativo. 

Existem aplicativos, como o Produttivo, que auxiliam na gestão de ativos cadastrando de forma digital um inventário com as principais informações de cada equipamento, ajudando na criação de indicadores e no acompanhamento de desempenho. 

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Passo 3: Avalie custos

Depois de ter em mãos as principais informações de cada ativo, é hora de fazer uma análise de custos, levando em conta as principais despesas do ativo de acordo com o seu ciclo de vida. Inclua na análise gastos com manutenção e reposição de peças, por exemplo. A partir disso você conseguirá ter uma noção clara dos investimentos necessários a cada ativo. 

Passo 4: Implemente uma política de gestão de ativos

A gestão de ativos não acaba com o mapeamento de equipamentos e a análise de  histórico. O processo precisa seguir de forma planejada e com foco na melhoria contínua. Para isso, as empresas devem criar normas e metas relacionadas à gestão de ativos e mobilizar os colaboradores a fim de prosseguirem com as mudanças, análises e experimentos. 

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Passo 5: Avalie os resultados

Como último passo é importante acompanhar os resultados das implementações anteriores. Se na fase 4 foram definidos metas e normas a serem seguidas pela equipe de gestão de ativos, nesta fase o objetivo é monitorar os resultados, entendendo quais são os principais desafios, as oportunidades de mudanças e supervisionando os custos. 

Muito mais do que garantir a continuidade da gestão de ativos na empresa, essa fase será essencial para chegar aos resultados que apresentamos no começo do artigo: redução de custos, aumento de produtividade entre outros. 

Como os aplicativos ajudam na gestão de ativos? 

Os aplicativos de gestão de ativos contribuem para maior confiabilidade e controle dos equipamentos e serviços.. 

Um exemplo de aplicativo que auxilia na gestão de ativos é o Produttivo. Com ele você pode: 

  • Cadastrar ativos, locais e clientes; 
  • Criar ordens de serviço, checklists, relatórios fotográficos e planos de manutenção; 
  • Fazer abertura de chamados;
  • Criar planos de ação com base em não conformidades
  • Acompanhar indicadores como performance dos ativos, volume de trabalho, histórico de serviços prestados e muito mais.
Software de manutenção do Produttivo para controle automático dos serviços

E esses são só alguns dos vários recursos disponíveis no aplicativo, para conhecer mais faça o teste gratuito! 

Esperamos que essas dicas tenham ajudado você a formular sua própria Gestão de Ativos.

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