O controle de materiais é uma forma de gestão que colabora para um estoque bem organizado. Através do controle é possível ter maior previsibilidade de entradas e saídas de materiais, verificar a conformidade com as leis e assegurar um bom gerenciamento do uso de equipamentos das equipes de campo.
Ao longo deste artigo você descobre como empreender uma boa gestão de materiais e já pode até começar a colocar os aprendizados em prática,
Veja também: Inventário de equipamentos digital
O que é controle de materiais?
O controle de materiais é um método de organização que tem como objetivo principal assegurar um estoque equilibrado, entendendo a saída de cada produto, cumprindo com as principais normas regulamentadoras, garantindo um espaço de armazenamento adequado e equipamentos em boas condições de uso.
Essa forma de gestão é responsável por acompanhar todo o fluxo dos materiais: compra, recebimento, utilização por parte da equipe e até manutenções necessárias; evitando estoques bagunçados, perda de peças ou produtos.
Além disso, o controle de materiais é essencial para garantir que produtos recebidos por fornecedores cumpram os requisitos de qualidade e especificações estipuladas durante a compra. É também através do controle de materiais que é possível entender quais produtos têm mais saídas e qual o tamanho de compra fazer dentro de um determinado período.
Importância do controle de materiais
A falta de controle de materiais pode prejudicar diretamente a produção da empresa. Como um exemplo temos um colaborador que tem suas luvas furadas e em más condições de uso. Ele não pode desempenhar sua função antes que o EPI em questão seja reposto.
Ou ainda, imagine que uma empresa de manutenção de ar condicionado está com uma determinada peça em falta e quando o técnico vai até o cliente realizar a inspeção, verifica que precisará justamente da peça que não está em estoque. Isso poderá prejudicar a satisfação do cliente.
Por isso, além de evitar problemas que afetam a empresa como um todo, o controle de materiais traz muitos benefícios, como:
- Evita perdas de materiais;
- Eliminação de faltas de materiais em estoque;
- Eliminação do excesso de materiais em estoque;
- Redução de custos;
- Eliminação de paradas na produção, ocasionadas por falta de material;
- Aumento de produtividade;
- Facilidade na localização de peças, materiais e equipamentos;
- Melhor entendimento das demandas de reposição;
- Auxílio no planejamento de compras antecipadas;
- Otimização do tempo e capital gastos com compras emergenciais;
- Conformidade com a legislação.
Veja também: Modelos digitais de check list de máquinas e equipamentos
Como fazer o controle de materiais
Para executar o controle de materiais você precisa seguir três passos principais:
1º Crie inventários dos materiais
Comece mapeando e criando um inventário de todos os materiais disponíveis na empresa. Inclua informações importantes para sua localização e identificação como:
- Nome do material;
- Marca ou modelo;
- Fabricante;
- Código ou número de série;
- Local em que ele se encontra;
- Quantidade em estoque;
- Preço do material.
O controle pode ser realizado através de planilhas ou em sistemas digitais. Só assim é possível equilibrar o estoque, controlar entradas e saídas, se planejar para serviços de campo e visitas técnicas que demandam algum desses materiais e garantir que nenhum item esteja em falta.
Veja um exemplo de inventário de máquinas e equipamentos feito em Excel e que você pode baixar gratuitamente:
Baixe o kit de inventário de máquinas e equipamentos de forma gratuita!
O Kit ainda acompanha um modelo em Word. Veja só como ele é:
Lembre-se de atualizar constantemente o inventário de modo que ele traga dados reais e que sempre que surja alguma dúvida ou necessidade, ele possa ser consultado sem medo.
2º Crie um planejamento
Com os dados do inventário em mãos você já pode executar o segundo passo que é um planejamento mais estruturado de gestão de materiais.
No planejamento você deverá incluir uma previsão dos materiais que tem mais saída, periodicidade de compra e de uso de cada item. Com essas informações planejadas a empresa vai saber em qual momento deve adquirir novos materiais de modo a manter o estoque em equilíbrio.
Nessa fase também é importante se preocupar em planejar e organizar o espaço em que as peças, equipamentos e materiais são armazenados. Adeque o local segundo as necessidades de ventilação e iluminação, respeitando as características de cada produto.
Materiais químicos, por exemplo, devem atender às diretrizes da NBR 14725-4 que determina que a armazenagem desses produtos sigam as regras de seus fabricantes, como separação de produtos líquidos e sólidos e agrupamento de materiais quimicamente compatíveis, enquanto produtos incompatíveis devem ficar o mais distante possível um do outro. A empresa também deve ter um documento de segurança: a Ficha de Informações de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ).
No planejamento também crie rotinas de inspeção para averiguar se todas as condições que as leis impõem para o armazenamento dos produtos estão sendo cumpridas. Como é o caso da verificação do prazo de validade para indústrias alimentícias.
Além de usar planilhas e documentos para fazer esse controle, você pode optar por usar checklists digitais que facilitam a inspeção. Como é o caso do exemplo deste relatório de ficha de EPI gerado no Produttivo:
3º Controle entradas e saídas de materiais
Crie um controle de entradas e saídas de materiais de forma que eles possam ser atualizados sempre que houver uma movimentação no estoque. Essa atualização é importante porque mantém as informações corretas e ajuda na visualização geral do estoque.
Por isso, crie um processo de registro coletando assinaturas, quantidade de itens que deram baixa e verificando a condição dos materiais antes e depois da retirada, empréstimo ou venda.
Crie um procedimento operacional padrão (POP) para esse processo, assim todos os colaboradores vão saber da importância e de como ele deve ser executado, para que não aconteça nenhum erro de registro.
Você pode inclusive exigir a apresentação de determinados documentos para retirada do material do estoque, como nota fiscal, ordem de serviço, ordem de produção ou ordem de requisição.
5 dicas de como manter um controle eficiente de material
Separamos algumas dicas práticas para otimizar o uso e controle de materiais. Confira:
1. Mantenha o estoque organizado
A organização é o que vai garantir o aumento de produtividade e redução de desperdícios. Por isso, invista em criar processos bem estruturados.
Comece garantindo que os materiais estão sendo armazenados de forma limpa e correta e que o sistema criado para a localização de cada item funciona facilmente, seja para retirar algum produto ou armazenar.
Uma dica é usar gavetas para guardar peças menores e prateleiras para guardar equipamentos.
Você também pode usar recursos como QR CODE para facilitar a identificação de cada material. Assim, basta apenas abrir a câmera do celular para ter acesso as principais informações sobre aquele item.
2. Fique atento às normas regulamentadoras
Dependendo do ramo de atuação, as empresas devem seguir algumas normas regulamentadoras e exigências vindas de órgãos como a Anvisa e do Ministério da Saúde para o armazenamento de produtos e controle de estoques.
É o caso das indústrias químicas, farmacêuticas e alimentícias, que devem seguir regras relacionadas à segurança de produtos químicos, prazos de validade e ao cumprimento de boas condições de armazenamento.
Para realizar esse controle a dica é usar checklists de verificação de não conformidades. Cada pergunta pode estar relacionada a uma norma ou regra a ser cumprida e durante as checagens os colaboradores marcam se as diretrizes estão em conformidade com a lei ou não.
Os checklists ajudam na rápida identificação de problemas para que as empresas consigam entender o que precisam mudar e quais planos de ação priorizar.
É possível criar checklists em word ou usar softwares de gestão próprios para essa verificação. Além de não precisar se preocupar com o volume de papel, as empresas conseguem ter histórico de informações e acompanhamento de dados e indicadores, como as principais não conformidades encontradas durante o preenchimento dos relatórios.
3. Em caso de dúvidas sobre o armazenamento converse com os fabricantes
Criar condições ideais para o armazenamento correto de produtos, deve ser uma das responsabilidades de quem faz o controle de materiais. Mas nem sempre as informações são claras.
Por isso, uma dica importante é conversar com fabricantes e fornecedores para identificar quais requisitos o armazenamento daquele item deve cumprir. Se informe sobre iluminação, ventilação, pressão, temperatura e umidade.
4. Ofereça treinamentos ao time
É fundamental que os colaboradores responsáveis pelo controle de materiais saibam as melhores práticas de manuseio, conheçam as principais legislações sobre o assunto e entendam quando algo não está em conformidade.
Para que isso aconteça os colaboradores devem passar por treinamentos constantes, como forma de reafirmar que os processos estão acontecendo da forma correta e que todo o time está alinhado sobre as principais práticas de controle de materiais.
5. Invista em sistemas de gestão de materiais
Como já comentamos, os sistemas de gestão digitais são grandes aliados do controle de materiais porque facilitam o trabalho, a automatização de processos e oferecem um banco de informações que podem ser consultadas em um clique, auxiliando na tomada de decisão das empresas.
Através desses softwares é possível:
- Criar listas de materiais e peças;
- Controlar o estoque disponível;
- Criar inventários de materiais;
- Controlar a qualidade dos materiais através de relatórios de inspeção e checklists;
- Atestar que normas e legislações estão sendo cumpridas;
- Criar QR Codes para identificação de materiais e equipamentos;
O Produttivo é um exemplo de app que pode te ajudar com o controle de materiais, contribuindo para a automatização, digitalização e acompanhamento da execução de serviços, através de funcionalidades como cadastro de peças e materiais, criação de inventários e identificação de equipamentos por Qr Code. São outras funcionalidades do app:
- Criação e personalização de relatórios fotográficos, de inspeção, ordens de serviços e checklists inteligentes;
- Abertura de chamados;
- Acompanhamento de indicadores e dados;
- Envio de pesquisa de satisfação para os seus clientes;
- Criação de planos de atividades para equipe técnica.
Como fazer uma planilha de controle de materiais
A planilha de controle de materiais serve para que se tenha uma visão completa das entradas e saídas de materiais, das condições do estoque, quais técnicos demandam mais determinadas peças e quais delas são mais usadas.
Por esse motivo, a planilha deve possuir um controle completo, desde o recebimento de materiais até as saídas desses itens. A atualização constante e momentânea é o que vai garantir que esse controle dê certo.
Ela deve conter informações como:
- Data de entradas e saídas;
- Informações do solicitante (nome, cargo, função, telefone e o que mais for importante)
- Informações sobre o material (nome, código, medida, quantidade, valor)
- Quantidade em estoque.
Modelo de ficha de controle de material
Além do uso de planilhas, os checklists de verificação também podem ser utilizados para o controle de materiais. Eles são documentos em planilha, word ou em sistemas digitais em que o usuário confere cada um dos itens abordados no formulário.
As perguntas de verificação podem estar relacionadas à alguma norma regulamentadora ou sobre as condições de uso de um equipamento.
Um exemplo é o checklist de uso de EPIs. Ele serve tanto para garantir que os colaboradores estão usando os equipamentos de segurança exigidos pela lei, quanto para verificar que os materiais disponibilizados estão em perfeitas condições para uso.
Abaixo temos um exemplo de checklist de EPI:
Esse é um modelo digital que pode ser personalizado, incluindo questões de verificações que sejam mais aderentes à sua área de atuação. Uma indústria de alimentos, por exemplo, pode adaptar as questões para que confirmem o cumprimento das normas estipuladas pela Anvisa.
Clique aqui e crie seu modelo de checklist para controle de materiais
Sistema de gestão de materiais
Apesar de ser possível fazer um bom controle de materiais em excel, os sistemas e softwares de gestão oferecem um diferencial importante para as empresas que escolhem usá-los.
Os sistemas digitalizam os processos, criam bancos de informações para análise de dados e oferecem um acompanhamento que pode ir além da parte de gestão e beneficiar inclusive a operação dos serviços.
O Produttivo é um exemplo de software que pode te ajudar para além do controle de materiais. Você pode cadastrar todas as peças e materiais usados e sempre que o técnico realizar algum serviço, o material estará integrado ao relatório que ele vai preencher. O sistema busca automaticamente as peças necessárias para o registro.
Além disso, também é possível elaborar um orçamento para o serviço, incluindo os gastos com os materiais utilizados e a mão de obra. Veja abaixo um exemplo:
O Produttivo também conta com outros recursos que ajudam a prestação de serviços como:
- Criação de relatórios inteligentes e personalizados com as cores e logo da empresa;
- Cadastro de peças e materiais com valores e demais informações cadastrais;
- Acompanhamento de indicadores e dados;
- Agendamento de atividades de campo;
- Recursos de comprovação do serviço prestado (GPS, foto e data em fotos, data e horário da execução dos serviços);
- E muito mais!
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