Relatório de visita técnica: 5 exemplos prontos e como fazer

Ter um relatório de visita técnica padronizado e que funciona como comprovação ou acompanhamento de um serviço faz toda a diferença, não é mesmo?

Elaborar este relatório com todas as informações corretas em uma inspeção, auditoria ou instalação é de suma importância para evitar retrabalhos e custos desnecessários.

O preenchimento inadequado de um relatório de visita técnica pode impactar não somente em como seus clientes veem seus serviços, mas também impede que gestores obtenham dados e indicadores que ajudem a melhorar os processos da empresa.

Veja também: Relatório de visita técnica digital no aplicativo

O que é a visita técnica?

A visita técnica é um atendimento referente a um serviço demandado pelo cliente, que pode ser uma manutenção, inspeção, instalação ou auditoria. Ao realizar uma visita técnica, é possível iniciar ou acompanhar um serviço.

É na visita técnica que os profissionais podem prevenir ou encontrar soluções para possíveis problemas, ajudando a fiscalizar o trabalho executado de maneira eficiente, poupando custos e otimizando o trabalho executado.

Modelo de Relatório de Visita técnica Digital para usar no sistema do Produttivo

O que é um relatório de visita técnica?

O relatório de visita técnica é um documento elaborado para que a equipe possa ter uma visão sobre um projeto ou serviço realizado ou que está em andamento. Ele pode ser utilizado para comprovar a execução do serviço, mantendo um histórico de atendimentos realizados.

Este relatório deve conter informações sobre a prestadora e o cliente, descrição do serviço prestado e orientações, caso seja necessário, para os próximos passos. Por isso que ele deve conter perguntas-chave, para que o técnico forneça informações relevantes para execução dos próximos passos.

Como fazer um relatório de visita técnica?

Agora que você tem maior clareza sobre a importância do relatório de visita técnica e como ele serve tanto para comprovação como para acompanhar um trabalho, vamos te ajudar a elaborá-lo. A seguir separamos o passo-a-passo prático com base em um modelo disponível no Produttivo.

1) Escolha um formato

A escolha do formato vai impactar diretamente na agilidade em que o relatório de visita técnica será preenchido. No papel, por exemplo, requer que o técnico preencha o relatório durante a visita técnica e depois passe as informações para o Word.

Já o preenchimento via excel pode ser feito pelo celular ou computador, mas ainda requer o deslocamento com equipamento e acesso à internet para envio das informações.

Em um software e aplicativo como o Produttivo, o preenchimento é realizado através do smartphone e o PDF é gerado ao final com todas as informações e fotos.. Existem várias funcionalidades que tornam o documento mais dinâmico, como check list, questões de  conformidade e não conformidade, fotos com marcação de hora e local, etc.

O relatório de visita técnica começa com um cabeçalho contendo dados da empresa prestadora e do cliente. As informações devem estar claras para que a consulta futura seja feita mais rápido.

  • Comece inserindo os logotipos. Vai deixar o documento bem profissional;
  • Coloque os dados da sua empresa e do seu cliente, como nome, e-mail, telefone e outros dados.

Os relatórios de visita técnica do Produttivo inserem estas informações automaticamente, com a logo e cores da sua empresa.

2) Coloque os dados do serviço

Nesta parte o detalhamento é muito importante. Por isso, um relatório de visita técnica deve ter um objetivo claro para que o técnico saiba o que inspecionar e verificar durante o atendimento.

  • Tipo de serviço: inspeção, manutenção, instalação, auditoria ou outros;
  • Nome do técnico responsável.  No aplicativo, essa informação é preenchida automaticamente  
  • Localização do cliente ou do equipamento. No aplicativo, essa informação é preenchida automaticamente ;
  • Data/hora de início e fim da visita técnica: isso define o tempo de duração do atendimento. No aplicativo essa informação é calculada automaticamente;
  • Quilometragem: fica a critério da sua empresa. Se você deseja calcular gastos com combustível, é um campo interessante.

3) Identifique o equipamento

Em prestação de serviços, identificar quais instalações, equipamentos e maquinários estão sendo inspecionados é fundamental para o acompanhamento e histórico. 

 No software do Produttivo você pode cadastrar todos os ativos dos seus clientes e são gerados QR Codes para cada um. Essas informações são vinculadas automaticamente com o relatório.

O que incluir em seu relatório:

  • Nome, modelo, marca e outros do equipamento ou ativo

4) Insira as questões que devem ser verificadas ou preenchidas durante a visita técnica

Aqui vem a própria parte do serviço. É onde você conduz a visita técnica e indica quais informações devem ser preenchidas. E aí varia de operação para operação. 

Veja alguns exemplos:

  • Relatório de Manutenção Corretiva: no corpo do relatório de visita técnica vem geralmente campos como diagnóstico (causa do problema), solução (serviço realizado), peças trocadas e anotações extras.

Confira um modelo digital de Relatório de para manutenção corretiva clicando aqui.

A dica aqui é você listar tudo que deve ser verificado durante a visita técnica depois organizar em uma sequência lógica para o técnico seguir. Veja um exemplo: 

  • Relatório Instalação, limpeza e outros: dependendo do serviço que você atua, como uma instalação ou limpeza, por exemplo, é possível fazer um relatório de visita técnica mais simples. Nesse caso, a dica é criar um campo de “serviços realizados”.

5) Coloque fotos

As fotos são indicadas para todo tipo de visita técnica. Elas comprovam  a confiabilidade e qualidade do trabalho executado. É uma segurança a mais para você e para seu cliente.

O preenchimento de relatório técnico feito no aplicativo do Produttivo, por exemplo, permite a inserção de fotos com marcação de hora e geolocalização, sem a necessidade de que as imagens sejam inseridas posteriormente no relatório.

Veja um exemplo de Relatório Fotográfico:

6) Assinatura

O responsável técnico pelo documento precisa se identificar, afinal, ele reafirma que a vistoria ou inspeção foi feita da maneira correta e o cliente pode ficar tranquilo. Por isso, o campo de assinatura é importante para fechar o relatório; se desejar, pode incluir um campo para a assinatura do seu cliente. E o seu relatório está pronto! 

Como fazer um relatório de visita técnica simples?

Caso você esteja precisando de um documento mais simplificado, com o objetivo de comprovar um serviço finalizado e mensuração de resultados, vamos listar o que deve constar no relatório:

Modelo de Relatório de Visita técnica Digital para usar no sistema do Produttivo

Nome do cliente ou empresa:

Aqui o cabeçalho continua sendo importante para identificação rápida do relatório de visita técnica.

Nome do responsável pelo serviço

Quem será o técnico que vai realizar a inspeção, vistoria ou atendimento.

Endereço e telefone

Tanto os dados do cliente quanto da empresa prestadora de serviço devem constar, facilitando a comunicação entre ambos.

Tarefa executada

Aqui deve ser listado o objetivo do relatório de visita técnica, ou seja, quais tarefas precisam ser realizadas.

Hora de chegada e saída

O controle do tempo é fundamental para que gestores possam precificar seus serviços e entender o valor/hora de seus técnicos, assim como a capacidade para novas demandas.

Descrição sobre a visita e observações

Assim como no relatório completo, aqui deve conter o descritivo do serviço, pontos de atenção, o que foi solucionado e o que precisa de acompanhamento. No preenchimento via aplicativo do Produttivo, o técnico pode realizar o preenchimento por voz, agilizando o trabalho.

Exemplos de relatório de visita técnica

Confira alguns modelos de relatórios de visita técnica prontos para você testar gratuitamente no Produttivo ou se inspirar.

E não são somente relatórios de visita técnica, como também ordem de serviço, relatórios de manutenção e muito mais. Confira alguns exemplos:

Modelo de Relatório de Visita técnica Digital para usar no sistema do Produttivo

Modelo digital de relatório de visita técnica

Este modelo digital do Produttivo possui recursos como preenchimento por voz, questões de pontuação, conformidade e não conformidade, campos para observações, fotos com marcação de hora e local e muito mais.

Relatório Ordem de Serviço de Manutenção

As manutenções da sua equipe podem ser realizadas através do relatório de ordem de serviço de manutenção, onde o técnico pode escanear o código QR Code dos equipamentos e realizar a manutenção adequada. Além disso, as manutenções podem ser agendadas via software, automatizando o processo de abertura de serviços.

Check list ordem de serviço

Com o check list de ordem de serviço os técnico utilizam mais de 15 recursos e funcionalidades para preenchimento, incluindo a possibilidade de orçamento de peças cadastradas e agilizando pedidos de troca e reposição.

Relatório fotográfico de serviço

Este relatório é muito útil no acompanhamento de obras, projetos, antes e depois, tornando a comprovação mais assertiva e transparente.

Relatório Manutenção Preventiva Ar Condicionado

O relatório de manutenção contém todos os procedimentos obrigatórios previstos pelo PMOC, seguindo a Lei 13.589/18. Garantindo a qualidade da manutenção, dentro da periodicidade correta. 

Como avaliar uma visita técnica?

Depois da execução do serviço, o relatório fornece todas as informações necessárias para entender se está tudo bem com o serviço em andamento e se o trabalho foi executado da maneira correta. Caso existam pontos de atenção, é possível tomar decisões mais rápidas e assertivas sobre o que fazer.

A avaliação da visita técnica permite também ter uma maior previsibilidade sobre as próximas demandas, sendo possível direcionar sua equipe e calcular o tempo de execução. E tempo, sabemos, é precioso. 

Por fim, também é possível saber quantas manutenções preventivas foram realizadas, se ocorreu alguma corretiva e como reduzir os números. Quais são os clientes mais recorrentes e, caso algum esteja com mais problemas, você pode agir antes de ocorrer reclamações.

Uma boa análise vai te ajudar a poupar tempo do time em retrabalhos, alocando esforços no que realmente é importante.

Relatório de visita técnica digital

Os relatórios de visita técnica digital oferecem mais benefícios em comparação com os demais formatos. Confira!

Modelo de Relatório de Visita técnica Digital para usar no sistema do Produttivo

Análise de demandas e visitas técnicas

O controle de visitas técnicas é feito automaticamente através do software, permitindo saber quantas visitas foram realizadas, tempo médio de atendimento e próximos passos.

Previsão de demanda das visitas técnicas

É possível fazer um planejamento das próximas atividades e visitas técnicas, organizando cronogramas e evitando atrasos.

Retrabalho em visitas técnicas

Um dos problemas mais comuns em prestação de serviços é o retrabalho, que é minimizado ou eliminado, porque as informações são disponibilizadas automaticamente para cliente e equipe, com relatórios gerados logo após a finalização da visita.

No software e aplicativo do Produttivo você conta com mais funcionalidades, entre elas:

  • Você  pode personalizar o seu próprio relatório com as questões mais aderentes à sua operação e às exigências do seu cliente.
  • É possível cadastrar clientes e ativos, onde cada um recebe um QR Code para rápida identificação. Os clientes também recebem uma URL personalizada para abertura de chamados;
  • Ao cadastrar peças e ativos, o técnico consegue realizar orçamento de peças e serviços com maior agilidade;
  • Pesquisa de satisfação, para entender qual é a reputação da empresa;
  • Dados e indicadores sobre tempo médio de atendimento, quantidade de serviços realizados e muito mais.

Quer saber quais os recursos disponíveis para personalizar seu relatório ou ajuda para começar? Basta iniciar uma conversa com a gente no chat aqui ao lado!

Esses relatórios, tanto os exemplos prontos quanto os personalizados, atendem aos mais diversos tipos de segmentos. Você pode testar todos gratuitamente clicando aqui!

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