Relatório de visita técnica: como fazer e 5 modelos prontos

Um relatório de visita técnica deve ser preenchido após a realização do serviço, podendo ser usado como comprovação do que foi realizado, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Quando elaborado corretamente, ele ajuda a evitar retrabalho, gastos desnecessários e desencontro de informações. Por outro lado, o preenchimento inadequado pode impactar em como seus clientes veem seus serviços, e ainda impede que gestores obtenham dados e indicadores que ajudem a melhorar os processos da empresa.

A seguir, veja a importância do relatório de visita técnica para quem trabalha com a prestação de serviços, entenda o que não pode faltar e conheça modelos digitais que vão fazer toda a diferença na sua operação. Boa leitura!

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O que é um relatório de visita técnica?

O relatório de visita técnica é um documento preenchido pela equipe sobre um projeto ou serviço realizado ou que está em andamento. Ele documenta todas as atividades realizadas (como instalação, manutenção e outros serviços), diagnóstico do problema, orçamento, recomendações dos técnicos, e outras informações.

Também pode ser utilizado para comprovar a execução do serviço, detalhando ao cliente tudo que foi feito e mantendo um histórico de atendimentos realizados.

O relatório deve conter informações sobre a empresa prestadora e o cliente, descrição do serviço realizado e orientações, caso seja necessário, para os próximos passos. Por isso, deve conter perguntas-chaves, para que o técnico forneça informações relevantes sobre o ativo que possam ser usadas como referência futura.

Qual a importância do relatório de visita técnica?

O relatório de visita técnica é muito importante para empresas que realizam diversos tipos de serviços, vamos entender o porquê:

Registro de informações

O relatório de visita técnica serve como um registro formal das análises feitas durante a visita, fornecendo um histórico detalhado que é valioso para referências futuras e para compreensão do contexto.

Embasamento de decisões

As informações contidas no relatório podem ser utilizadas como base para tomar decisões, como a troca de um equipamento, a mudança na estratégia de manutenção e outras definições.

Comunicação efetiva

O relatório de visita técnica é uma ferramenta eficaz de comunicação entre gestores, equipe técnica, clientes e outras partes interessadas, o que facilita a transmissão clara e organizada das informações coletadas durante a visita.

Suporte a auditorias e fiscalizações

Em setores regulamentados, como saúde, segurança e meio ambiente, relatórios de visita técnica são frequentemente necessários para cumprir requisitos legais, pois podem ser usados como evidência em auditorias e fiscalizações.

Avaliação de desempenho

Em muitos casos, as visitas técnicas são realizadas para avaliar o desempenho de equipamentos, processos ou sistemas. O relatório documenta as descobertas, permitindo uma análise detalhada do estado atual e identificação de áreas que podem exigir melhorias.

Transparência e prestação de contas

O relatório promove a transparência ao documentar de forma clara e objetiva o que foi observado e analisado. Isso é particularmente importante em situações em que há várias partes interessadas que precisam entender o status ou as condições do local visitado.

Melhoria contínua

Ao documentar os resultados de uma visita técnica, a empresa tem a oportunidade de aprender com as experiências passadas. O relatório pode destacar pontos fortes, desafios e áreas de melhoria, contribuindo para um processo contínuo de aprimoramento.

Em resumo, o relatório de visita técnica desempenha um papel essencial na coleta e comunicação de informações críticas, apoiando a tomada de decisões, a transparência, a conformidade com normas regulamentadoras e promovendo a melhoria contínua.

Quando o relatório de visita técnica é necessário?

O ideal é elaborar um relatório de visita técnica a cada serviço realizado, seja manutenção, instalação, inspeção ou até mesmo um orçamento, ainda que nenhuma atividade tenha sido executada.

O relatório registra todas as informações relacionadas ao serviço, servindo como uma referência para serviços futuros ou até mesmo para histórico. A partir do relatório de visita técnica, podem ser tomadas decisões estratégicas quanto ao equipamento.

Como fazer um relatório de visita técnica?

Agora que você tem mais clareza sobre a importância do relatório de visita técnica e como ele serve tanto para comprovação como para acompanhar um trabalho, vamos te ajudar a elaborá-lo:

Escolha o formato

O relatório de visita técnica pode ser elaborado em diferentes formatos, como papel, Word ou até sistemas digitais específicos para esse tipo de documento.

A escolha do formato vai impactar diretamente na agilidade em que o relatório será preenchido. No papel, por exemplo, há retrabalho com a digitalização da informação após a visita, além de rasuras, perdas, danos e outros inconvenientes.

Já o preenchimento via Word pode ser feito pelo celular ou computador, mas ainda requer o deslocamento com equipamento e acesso à internet para envio das informações.

Em um software como o Produttivo, o preenchimento é realizado através do celular mesmo offline e o PDF é gerado ao final com todas as informações e fotos. O sistema oferece várias funcionalidades que tornam o documento mais dinâmico, como checklist, questões de conformidade, fotos com marcação de hora e local, entre outras.

Portanto, escolha o formato do seu relatório de visita técnica antes de iniciar o preenchimento. Se quiser saber mais sobre os relatórios digitais do Produttivo, converse com um consultor e tire suas dúvidas!

Coloque os dados do serviço

O detalhamento é essencial para o relatório de visita técnica, por isso seu documento deve conter um objetivo claro para que o técnico saiba o que inspecionar e verificar durante o atendimento.

O relatório de visita técnica começa com um cabeçalho contendo dados da empresa prestadora e do cliente. As informações devem estar claras para que a consulta futura seja feita mais rápido. Pensando nisso, seu relatório deve conter:

• Dados de identificação da empresa e do cliente, incluindo nome, CNPJ, endereço, telefone e outros dados de contato;
• Tipo de serviço, como inspeção, manutenção, instalação, auditoria ou outros;
• Nome do técnico responsável;
• Localização do cliente ou do equipamento;
• Data e hora de início e fim da visita técnica. No Produttivo, essa informação é calculada automaticamente.

É possível inserir outros campos, conforme seja necessário para a sua empresa.

Identifique o equipamento

Na prestação de serviços, identificar quais instalações, equipamentos e maquinários estão sendo inspecionados é fundamental para o acompanhamento e histórico. 

No Produttivo, você pode cadastrar todos os ativos dos seus clientes e são gerados QR Codes para cada um, facilitando a abertura de chamados e o acompanhamento do histórico. Essas informações são vinculadas automaticamente com o relatório.

Seu relatório de visita técnica deve conter todas as informações necessárias para identificar a qual equipamento o laudo se refere, como nome, modelo, número de série, localização, marca e outros dados do ativo.

Inclua as questões que devem ser verificadas durante a visita

É aqui que o relatório conduz a visita técnica e indica quais pontos devem ser observados e quais informações devem ser preenchidas. Veja alguns exemplos:

• Partes do equipamento que devem ser verificadas;
• Não conformidades encontradas durante a visita;
• Diagnóstico (causa do problema);
• Solução aplicada (serviço realizado);
• Peças trocadas;
• Anotações extras.

Acrescente fotos

As fotos são indicadas para todo tipo de visita técnica — elas comprovam a confiabilidade e qualidade do trabalho executado. É uma segurança a mais para você e para seu cliente!

O preenchimento de relatório técnico feito no aplicativo do Produttivo, por exemplo, permite a inserção de fotos com marcação de data, hora e geolocalização, sem a necessidade de que as imagens sejam inseridas posteriormente.

Veja um exemplo de Relatório Fotográfico feito no Produttivo:

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Insira a assinatura dos responsáveis

O responsável técnico pelo documento precisa se identificar, afinal, ele reafirma que a vistoria ou inspeção foi feita da maneira correta e o cliente pode ficar tranquilo. Por isso, o campo de assinatura é importante para fechar o relatório.

Se desejar, inclua um campo para a assinatura do cliente, que atesta sua aprovação ao orçamento emitido ou ao serviço prestado. E o seu relatório de visita técnica está pronto!

O que deve constar no relatório de visita técnica?

Além da estrutura do relatório de visita técnica, é preciso ter em mente o que deve constar no documento para que ele seja completo e fácil de entender. Vamos ver o que não pode faltar no seu relatório técnico:

• Nome do cliente e da empresa: como você já sabe, o cabeçalho é muito importante para identificação rápida do relatório de visita técnica;
• Nome do responsável pelo serviço: inclua qual será o técnico que vai realizar a inspeção, manutenção ou atendimento. Essa informação ajuda na hora de responsabilizar o profissional e também é de interesse do cliente;
• Endereços e telefones: tanto os dados do cliente quanto da empresa prestadora de serviço devem constar, facilitando a comunicação entre ambos;
• Serviço a ser executado: aqui deve ser listado o objetivo do relatório de visita técnica, ou seja, quais tarefas precisam ser realizadas;
• Horário de chegada e saída: o controle do tempo é fundamental para que gestores possam precificar seus serviços e entender o valor/hora de seus técnicos, assim como a capacidade para novas demandas;
• Lista de peças: caso o serviço envolva troca de peças, é necessário listar os materiais utilizados e seus preços, já que serão acrescidos no valor final;
• Observações: aqui deve conter o descritivo do serviço, pontos de atenção, o que foi solucionado e o que precisa de acompanhamento. No aplicativo do Produttivo, o técnico pode realizar o preenchimento por voz, agilizando o trabalho;
• Fotos: os registros fotográficos são indicados em várias situações para comprovar a realização do serviço;
• Assinaturas: as assinaturas do técnico responsável e do cliente são essenciais para comprovar a veracidade do relatório;
• Logo da empresa: um diferencial que vai tornar seu relatório mais profissional é a inclusão da sua logomarca. Com o Produttivo, é possível personalizar o relatório de visita técnica com a logo e cores da empresa.

Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço?

Tanto o relatório de visita técnica quanto a ordem de serviço são documentos que registram o trabalho executado, mas são coisas diferentes. Ambos podem ser usados em conjunto, dependendo do tipo de serviço realizado.

Vamos entender melhor as diferenças entre a ordem de serviço e o relatório de visita técnica:

• Relatório de visita técnica: registra conclusões resultantes de uma visita a um local específico para realizar atividades técnicas, como inspeções. Inclui informações sobre o propósito da visita, profissionais, descrição do local visitado, atividades realizadas e resultados;
• Ordem de serviço: documento que define as tarefas específicas a serem realizadas por uma equipe ou técnico. Ela formaliza a solicitação de um serviço e estabelece os detalhes do trabalho a ser executado, contendo informações como a descrição detalhada do serviço a ser realizado, prazos, local de execução, materiais ou recursos necessários, entre outros.

Ou seja, enquanto o relatório de visita técnica se concentra em documentar as observações resultantes de uma visita técnica, a ordem de serviço é um documento que especifica as tarefas ou serviços a serem executados.

Uma ordem de serviço pode ser o ponto de partida para uma visita técnica, mas, geralmente, os documentos são utilizados em fases diferentes do processo. O relatório reflete as conclusões após a visita, enquanto a ordem de serviço estabelece as diretrizes antes do início das atividades.

4 modelos de relatório de visita técnica prontos para usar

Existem diferentes modelos de relatório de visita técnica que podem ser usados conforme o segmento da empresa e a necessidade dela. Veja alguns exemplos que você pode testar gratuitamente no Produttivo:

Relatório de visita técnica

O modelo de relatório de visita técnica digital do Produttivo possui recursos como preenchimento por voz, questões de pontuação, conformidade e não conformidade, campos para observações, fotos com marcação de hora e local e muito mais.

Veja só como ele fica preenchido e exportado em PDF:

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Relatório técnico de manutenção corretiva

Já o relatório técnico de manutenção corretiva é ideal para registrar reparos emergenciais. Ele é preenchido diretamente no celular ou tablet do técnico durante o serviço e pode ser enviado na hora para o cliente, comprovando a manutenção corretiva.

Olha só o relatório técnico de manutenção corretiva depois de pronto:

Experimente grátis: Modelo digital de relatório técnico de manutenção corretiva em aplicativo

Relatório de não conformidade

O relatório de não conformidade é indicado para segmentos que precisam documentar as não conformidades, ou seja, irregularidades, identificadas em um ativo. Os modelos do Produttivo ainda contam com opção de assinatura digital, assim o técnico atesta a veracidade do relatório e o cliente afirma que está ciente dos problemas encontrados.

Vamos ver o relatório de não conformidade do Produttivo:

Experimente grátis: Modelo digital de relatório de não conformidade em aplicativo

Relatório fotográfico

O relatório fotográfico é muito útil para serviços que mostram o “antes e depois” do equipamento, tornando a comprovação mais assertiva e transparente. As fotos podem ser inseridas da galeria ou tiradas na hora, com marcação de data, horário e local.

Também é possível bloquear a função de inserir da galeria para permitir apenas fotos tiradas na hora e assim evitar fraudes.

Conheça o modelo de relatório fotográfico do Produttivo:

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Como a tecnologia pode ajudar no preenchimento do relatório de visita técnica?

O relatório de visita técnica é muito usado em diversos tipos de serviços, mas ele pode ficar ainda mais completo e fácil de preencher com a ajuda da tecnologia. Olha só:

• Utilizar aplicativos permite que os técnicos preencham o relatório de visita técnica diretamente em seus dispositivos, como celulares ou tablets, enquanto estão no local;
• O registro de dados em tempo real reduz o tempo necessário para transferir informações do campo para o escritório, evitando retrabalho, rasuras, perdas e erros de transcrição;
• Integrar a capacidade de tirar fotos diretamente no aplicativo do relatório facilita a inclusão de evidências visuais que podem ser usadas para comprovação;
• A incorporação de tecnologia de GPS permite registrar a localização exata de onde o serviço foi feito. Isso é particularmente útil em segmentos como construção, inspeções de campo e levantamentos de imóveis rurais;
• Utilizar formulários digitais personalizáveis facilita a adaptação do relatório às necessidades específicas da empresa, do cliente e até de cada visita técnica;
• Campos dinâmicos podem ser obrigatórios ou não, e oferecer diversos tipos de respostas, como listas de itens, questões de não conformidade, textos longos ou curtos, entre outros, tornando o processo de preenchimento mais eficiente;
• Integrar o relatório com sistemas de gerenciamento, como softwares de abertura de chamados, contribui para a eficiência operacional. Isso permite uma transferência mais confiável de dados entre diferentes fases do processo;
• Incorporar assinaturas eletrônicas diretamente nos relatórios agiliza o processo de aprovação e validação;
• Salvar os relatórios em plataformas de armazenamento em nuvem permite o acesso de qualquer lugar e facilita a consulta de histórico e o armazenamento de dados;
• Usar a tecnologia para automatizar partes do processo, como a geração de relatórios ou o envio de notificações via WhatsApp, pode economizar tempo e reduzir erros manuais;
• Ferramentas de preenchimento por voz aceleram o processo de entrada de dados, tornando o preenchimento de relatórios mais eficiente.

Por isso, ao investir na tecnologia, sua empresa pode ter mais precisão, eficiência e confiabilidade tanto no preenchimento quanto no compartilhamento do relatório de visita técnica.

Quais os benefícios do relatório de visita técnica digital?

O relatório de visita técnica digital, como o do Produttivo, pode trazer muitos benefícios para sua operação, como:

Personalização de checklists e formulários

Relatórios digitais podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada visita técnica. Você pode usar modelos prontos ou ainda criar um formulário para segmento, cliente, equipamento ou outro critério que fizer sentido para suas necessidades.

Além disso, é possível customizar com cores e logo tanto da empresa quanto do cliente, deixando o relatório mais profissional e confiável.

Redução de custos

O relatório de visita técnica digital é mais rápido de preencher, tem menos erros e facilita a comunicação com todas as partes envolvidas, como cliente, técnico e gestor.

Isso resulta em redução de custos, já que há mais tempo para outros serviços, menos retrabalho e mais satisfação do cliente com o serviço realizado.

Histórico seguro

Como o relatório digital não é preenchido em papel, ele não fica sujeito a danos como rasuras, sujeiras e perda. Pelo contrário: como os relatórios são armazenados em nuvem, estão sempre disponíveis para consulta.

Dessa forma, o histórico pode ser acessado facilmente e as informações ficam seguras, sem o risco de se perderem ou serem acessadas sem autorização.

Sustentabilidade e imagem positiva da empresa

A transição para relatórios digitais reduz o consumo de papel, promovendo práticas mais sustentáveis e contribuindo para a redução do impacto ambiental associado ao uso de papel e impressão.

Praticidade e produtividade

Ferramentas digitais, como o Produttivo, permitem a automatização do processo, o que contribui para a eficiência e redução do tempo gasto em tarefas manuais.

Assim, a equipe ganha mais tempo para direcionar a atividades importantes e aumentar sua produtividade.

Software para criação e preenchimento de relatório de visita técnica

Agora que você já sabe como fazer um relatório de visita técnica e conhece as vantagens dos relatórios digitais, que tal conhecer um modelo pronto para usar?

O Produttivo é um software para criação e preenchimento de relatórios de visita técnica, ordens de serviço, checklists e outros formulários digitais. O preenchimento é feito pelo celular ou tablet durante o serviço.

Além dos modelos prontos, também é possível criar relatórios personalizados que atendam às necessidades da empresa.

O relatório de visita técnica digital do Produttivo oferece recursos como:

• Preenchimento automático do cabeçalho com base nas informações cadastradas previamente, poupando tempo do técnico na visita;
• Registro de horário de início e término do serviço com cálculo do tempo total do serviço;
• Localização GPS com coordenadas geográficas para facilitar o deslocamento do técnico;
• Questões de conformidade, diagnóstico e descrição dos serviços realizados;
• Preenchimento por voz, permitindo que o técnico preencha o relatório com rapidez e agilidade;
• Espaço para anexação de fotos tiradas na hora ou da galeria;
• Assinatura digital feita na tela do aparelho;
• E muito mais!

Veja como fica o relatório de visita técnica preenchido e exportado pelo Produttivo:

Você pode usar esse modelo agora mesmo sem pagar nada, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste com todas as funcionalidades liberadas.

O sistema ainda conta com:

• Portal de abertura de chamados com QR Code para os equipamentos e link exclusivo para cada cliente;
• Plano de manutenção para programar as manutenções com antecedência e não perder nenhum serviço;
• Pesquisa de satisfação que pode ser enviada ao cliente de forma manual ou automática após o serviço;
• Dashboard de manutenção com os indicadores da operação mostrados em formato de gráficos fáceis de analisar.

Para conhecer na prática todas as funcionalidades do Produttivo, é só fazer o teste grátis e aproveitar os 15 dias sem custo!

Se preferir, fale com um consultor e entenda como o Produttivo pode ajudar na emissão de relatórios de visita técnica da sua empresa.