Ter um relatório de visita técnica padronizado e que funciona como comprovação ou acompanhamento de um serviço faz toda a diferença, não é mesmo?
Elaborar este relatório com todas as informações corretas em uma inspeção, auditoria ou instalação é de suma importância para evitar retrabalhos e custos desnecessários.
O preenchimento inadequado de um relatório de visita técnica pode impactar não somente em como seus clientes veem seus serviços, mas também impede que gestores obtenham dados e indicadores que ajudem a melhorar os processos da empresa.
Veja também: Relatório de visita técnica digital no aplicativo
O que é a visita técnica?
A visita técnica é um atendimento referente a um serviço demandado pelo cliente, que pode ser uma manutenção, inspeção, instalação ou auditoria. Ao realizar uma visita técnica, é possível iniciar ou acompanhar um serviço.
É na visita técnica que os profissionais podem prevenir ou encontrar soluções para possíveis problemas, ajudando a fiscalizar o trabalho executado de maneira eficiente, poupando custos e otimizando o trabalho executado.
O que é um relatório de visita técnica?
O relatório de visita técnica é um documento elaborado para que a equipe possa ter uma visão sobre um projeto ou serviço realizado ou que está em andamento. Ele pode ser utilizado para comprovar a execução do serviço, mantendo um histórico de atendimentos realizados.
Este relatório deve conter informações sobre a prestadora e o cliente, descrição do serviço prestado e orientações, caso seja necessário, para os próximos passos. Por isso que ele deve conter perguntas-chave, para que o técnico forneça informações relevantes para execução dos próximos passos.
Como fazer um relatório de visita técnica?
Agora que você tem maior clareza sobre a importância do relatório de visita técnica e como ele serve tanto para comprovação como para acompanhar um trabalho, vamos te ajudar a elaborá-lo. A seguir separamos o passo-a-passo prático com base em um modelo disponível no Produttivo.
1) Escolha um formato
A escolha do formato vai impactar diretamente na agilidade em que o relatório de visita técnica será preenchido. No papel, por exemplo, requer que o técnico preencha o relatório durante a visita técnica e depois passe as informações para o Word.
Já o preenchimento via excel pode ser feito pelo celular ou computador, mas ainda requer o deslocamento com equipamento e acesso à internet para envio das informações.
Em um software e aplicativo como o Produttivo, o preenchimento é realizado através do smartphone e o PDF é gerado ao final com todas as informações e fotos.. Existem várias funcionalidades que tornam o documento mais dinâmico, como check list, questões de conformidade e não conformidade, fotos com marcação de hora e local, etc.
O relatório de visita técnica começa com um cabeçalho contendo dados da empresa prestadora e do cliente. As informações devem estar claras para que a consulta futura seja feita mais rápido.
- Comece inserindo os logotipos. Vai deixar o documento bem profissional;
- Coloque os dados da sua empresa e do seu cliente, como nome, e-mail, telefone e outros dados.
Os relatórios de visita técnica do Produttivo inserem estas informações automaticamente, com a logo e cores da sua empresa.
2) Coloque os dados do serviço
Nesta parte o detalhamento é muito importante. Por isso, um relatório de visita técnica deve ter um objetivo claro para que o técnico saiba o que inspecionar e verificar durante o atendimento.
- Tipo de serviço: inspeção, manutenção, instalação, auditoria ou outros;
- Nome do técnico responsável. No aplicativo, essa informação é preenchida automaticamente
- Localização do cliente ou do equipamento. No aplicativo, essa informação é preenchida automaticamente ;
- Data/hora de início e fim da visita técnica: isso define o tempo de duração do atendimento. No aplicativo essa informação é calculada automaticamente;
- Quilometragem: fica a critério da sua empresa. Se você deseja calcular gastos com combustível, é um campo interessante.
3) Identifique o equipamento
Em prestação de serviços, identificar quais instalações, equipamentos e maquinários estão sendo inspecionados é fundamental para o acompanhamento e histórico.
No software do Produttivo você pode cadastrar todos os ativos dos seus clientes e são gerados QR Codes para cada um. Essas informações são vinculadas automaticamente com o relatório.
O que incluir em seu relatório:
- Nome, modelo, marca e outros do equipamento ou ativo
4) Insira as questões que devem ser verificadas ou preenchidas durante a visita técnica
Aqui vem a própria parte do serviço. É onde você conduz a visita técnica e indica quais informações devem ser preenchidas. E aí varia de operação para operação.
Veja alguns exemplos:
- Relatório de Manutenção Corretiva: no corpo do relatório de visita técnica vem geralmente campos como diagnóstico (causa do problema), solução (serviço realizado), peças trocadas e anotações extras.
Confira um modelo digital de Relatório de para manutenção corretiva clicando aqui.
- Relatório de Manutenção preventiva ou inspeção: aqui a estrutura já é um pouco diferente, já que o técnico deve identificar conformidades e não conformidades.
A dica aqui é você listar tudo que deve ser verificado durante a visita técnica depois organizar em uma sequência lógica para o técnico seguir. Veja um exemplo:
- Relatório Instalação, limpeza e outros: dependendo do serviço que você atua, como uma instalação ou limpeza, por exemplo, é possível fazer um relatório de visita técnica mais simples. Nesse caso, a dica é criar um campo de “serviços realizados”.
5) Coloque fotos
As fotos são indicadas para todo tipo de visita técnica. Elas comprovam a confiabilidade e qualidade do trabalho executado. É uma segurança a mais para você e para seu cliente.
O preenchimento de relatório técnico feito no aplicativo do Produttivo, por exemplo, permite a inserção de fotos com marcação de hora e geolocalização, sem a necessidade de que as imagens sejam inseridas posteriormente no relatório.
Veja um exemplo de Relatório Fotográfico:
6) Assinatura
O responsável técnico pelo documento precisa se identificar, afinal, ele reafirma que a vistoria ou inspeção foi feita da maneira correta e o cliente pode ficar tranquilo. Por isso, o campo de assinatura é importante para fechar o relatório; se desejar, pode incluir um campo para a assinatura do seu cliente. E o seu relatório está pronto!
Como fazer um relatório de visita técnica simples?
Caso você esteja precisando de um documento mais simplificado, com o objetivo de comprovar um serviço finalizado e mensuração de resultados, vamos listar o que deve constar no relatório:
Nome do cliente ou empresa:
Aqui o cabeçalho continua sendo importante para identificação rápida do relatório de visita técnica.
Nome do responsável pelo serviço
Quem será o técnico que vai realizar a inspeção, vistoria ou atendimento.
Endereço e telefone
Tanto os dados do cliente quanto da empresa prestadora de serviço devem constar, facilitando a comunicação entre ambos.
Tarefa executada
Aqui deve ser listado o objetivo do relatório de visita técnica, ou seja, quais tarefas precisam ser realizadas.
Hora de chegada e saída
O controle do tempo é fundamental para que gestores possam precificar seus serviços e entender o valor/hora de seus técnicos, assim como a capacidade para novas demandas.
Descrição sobre a visita e observações
Assim como no relatório completo, aqui deve conter o descritivo do serviço, pontos de atenção, o que foi solucionado e o que precisa de acompanhamento. No preenchimento via aplicativo do Produttivo, o técnico pode realizar o preenchimento por voz, agilizando o trabalho.
Exemplos de relatório de visita técnica
Confira alguns modelos de relatórios de visita técnica prontos para você testar gratuitamente no Produttivo ou se inspirar.
E não são somente relatórios de visita técnica, como também ordem de serviço, relatórios de manutenção e muito mais. Confira alguns exemplos:
Modelo digital de relatório de visita técnica
Este modelo digital do Produttivo possui recursos como preenchimento por voz, questões de pontuação, conformidade e não conformidade, campos para observações, fotos com marcação de hora e local e muito mais.
Relatório Ordem de Serviço de Manutenção
As manutenções da sua equipe podem ser realizadas através do relatório de ordem de serviço de manutenção, onde o técnico pode escanear o código QR Code dos equipamentos e realizar a manutenção adequada. Além disso, as manutenções podem ser agendadas via software, automatizando o processo de abertura de serviços.
Check list ordem de serviço
Com o check list de ordem de serviço os técnico utilizam mais de 15 recursos e funcionalidades para preenchimento, incluindo a possibilidade de orçamento de peças cadastradas e agilizando pedidos de troca e reposição.
Relatório fotográfico de serviço
Este relatório é muito útil no acompanhamento de obras, projetos, antes e depois, tornando a comprovação mais assertiva e transparente.
Relatório Manutenção Preventiva Ar Condicionado
O relatório de manutenção contém todos os procedimentos obrigatórios previstos pelo PMOC, seguindo a Lei 13.589/18. Garantindo a qualidade da manutenção, dentro da periodicidade correta.
Como avaliar uma visita técnica?
Depois da execução do serviço, o relatório fornece todas as informações necessárias para entender se está tudo bem com o serviço em andamento e se o trabalho foi executado da maneira correta. Caso existam pontos de atenção, é possível tomar decisões mais rápidas e assertivas sobre o que fazer.
A avaliação da visita técnica permite também ter uma maior previsibilidade sobre as próximas demandas, sendo possível direcionar sua equipe e calcular o tempo de execução. E tempo, sabemos, é precioso.
Por fim, também é possível saber quantas manutenções preventivas foram realizadas, se ocorreu alguma corretiva e como reduzir os números. Quais são os clientes mais recorrentes e, caso algum esteja com mais problemas, você pode agir antes de ocorrer reclamações.
Uma boa análise vai te ajudar a poupar tempo do time em retrabalhos, alocando esforços no que realmente é importante.
Relatório de visita técnica digital
Os relatórios de visita técnica digital oferecem mais benefícios em comparação com os demais formatos. Confira!
Análise de demandas e visitas técnicas
O controle de visitas técnicas é feito automaticamente através do software, permitindo saber quantas visitas foram realizadas, tempo médio de atendimento e próximos passos.
Previsão de demanda das visitas técnicas
É possível fazer um planejamento das próximas atividades e visitas técnicas, organizando cronogramas e evitando atrasos.
Retrabalho em visitas técnicas
Um dos problemas mais comuns em prestação de serviços é o retrabalho, que é minimizado ou eliminado, porque as informações são disponibilizadas automaticamente para cliente e equipe, com relatórios gerados logo após a finalização da visita.
No software e aplicativo do Produttivo você conta com mais funcionalidades, entre elas:
- Você pode personalizar o seu próprio relatório com as questões mais aderentes à sua operação e às exigências do seu cliente.
- É possível cadastrar clientes e ativos, onde cada um recebe um QR Code para rápida identificação. Os clientes também recebem uma URL personalizada para abertura de chamados;
- Ao cadastrar peças e ativos, o técnico consegue realizar orçamento de peças e serviços com maior agilidade;
- Pesquisa de satisfação, para entender qual é a reputação da empresa;
- Dados e indicadores sobre tempo médio de atendimento, quantidade de serviços realizados e muito mais.
Quer saber quais os recursos disponíveis para personalizar seu relatório ou ajuda para começar? Basta iniciar uma conversa com a gente no chat aqui ao lado!
Esses relatórios, tanto os exemplos prontos quanto os personalizados, atendem aos mais diversos tipos de segmentos. Você pode testar todos gratuitamente clicando aqui!
