Como você gerencia as não conformidades da sua empresa? O relatório de ocorrências pode ser uma excelente maneira de começar a mapear as principais falhas de processos, caminhos para solucioná-las e oportunidades de melhoria.
Ao longo deste artigo, te mostramos quais informações podem compor esse documento, como ele ajuda a sua empresa a ganhar mais eficiência operacional, e ainda oferecemos um modelo de relatório de ocorrências pronto para ser usado no sistema do Produttivo. Boa leitura!
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- O que é um relatório de ocorrências?
- Quais são as ocorrências que devem ser relatadas?
- Para que serve o relatório de ocorrências?
- Quem utiliza o relatório de ocorrências?
- Qual a importância do relatório de ocorrências?
- Quais informações um relatório de ocorrências deve ter?
- Quem deve fazer o relatório de ocorrências?
- Como fazer um relatório de ocorrências?
- Modelo de relatório de ocorrência pronto
- Como a tecnologia pode facilitar a produção do relatório de ocorrências?
O que é um relatório de ocorrências?
O relatório de ocorrências é um documento detalhado que serve para registrar dados e informações a respeito de uma irregularidade, seja um acidente de trabalho ou uma falha em um equipamento.
É comum que registros fotográficos sejam colhidos como evidência, assim como a descrição das ações tomadas a respeito da ocorrência e recomendações de próximos passos para melhorias.
Além de documentar as não conformidades, o relatório de ocorrências ajuda a identificar causas e efeitos com mais precisão. Isso porque o alto grau de detalhamento do relatório contribui para a criação de históricos, auxiliando os gestores nas tomadas de decisão.
Por isso, o relatório de ocorrência deve ser uma rotina nas empresas, que conseguem identificar com mais facilidade quais são os serviços ou equipamentos que apresentam irregularidades e os procedimentos que precisam ser implementados.
O relatório de ocorrências também é muito utilizado na segurança do trabalho, reportando acidentes e outros problemas que podem ameaçar a saúde e a integridade dos funcionários.
Quais são as ocorrências que devem ser relatadas?
Existem diferentes tipos de ocorrências que podem ser documentadas no relatório, tudo vai depender da área de atuação da empresa e o que é internamente considerado uma irregularidade.
Algumas ocorrências que normalmente devem ser reportadas são:
Acidentes
Independentemente da área de atuação da empresa, acidentes de trabalho devem ser reportados para que não aconteçam novamente e também para que o funcionário tenha todos os recursos necessários para obter seu afastamento e outros benefícios.
Falhas
Falhas em processos ou equipamentos também precisam ser registradas para que as causas-raiz sejam analisadas e corrigidas, evitando reincidência.
Além disso, falhas podem ter consequências graves, como levar a acidentes ou causar prejuízos para a empresa, por isso, é essencial que elas sejam documentadas e não causem outros problemas.
Desastres naturais
Ainda que desastres naturais não estejam sob controle da empresa (exceto os casos em que atividade exercida causou a ocorrência), ainda é preciso documentar o que houve para que quaisquer consequências futuras sejam contextualizadas.
Também é possível usar o relatório de ocorrências como base para um plano de ação que determine os procedimentos a serem seguidos caso um desastre ocorra novamente, usando a primeira ocorrência como aprendizado.
Contaminações
Ocorrências de contaminação, seja ao ambiente, ao produto ou até aos trabalhadores, também precisam ser documentadas e, em alguns casos, enviadas às autoridades para que sejam tomadas as devidas providências em relação à comunidade.
Para que serve o relatório de ocorrências?
O relatório de ocorrências é um documento fundamental para a gestão de riscos nas empresas, porque é o principal responsável por evidenciar e registrar não conformidades no ambiente de trabalho.
Seu objetivo é relatar problemas que afetam a segurança do trabalho ou o funcionamento de algum equipamento, contribuindo para que as soluções corretas sejam empregadas e o problema seja solucionado.
Por fim, o relatório de ocorrências contribui de forma direta para a melhora da segurança e eficiência das empresas, que passam a ter dados sólidos sobre o que aconteceu, quando e porquê, e assim podem embasar suas próximas ações de forma assertiva.
Quem utiliza o relatório de ocorrências?
O relatório de ocorrência pode ser utilizado por diferentes empresas e segmentos para vários objetivos, entre eles:
- Controle de segurança do trabalho;
- Análise de riscos ocupacionais;
- Prevenção de acidentes ocupacionais;
- Segurança patrimonial;
- Gestão de ativos;
- Controle de equipamentos;
- Manutenção;
- Defesa civil.
Mesmo empresas que atuem em áreas não críticas podem usar o relatório de ocorrências para documentar e criar um histórico dos problemas encontrados.
Qual a importância do relatório de ocorrências?
Erros e irregularidades podem passar despercebidos pelos gestores, principalmente se não existem processos muito bem definidos e uma cultura de registro e de comunicação das falhas observadas pela equipe.
Isso desencadeia uma série de consequências, como acidentes de trabalho que poderiam ser evitados, perda de confiabilidade dos equipamentos e o não atingimento dos resultados esperados pela organização.
Diante desse cenário, o relatório de ocorrências é a melhor ferramenta não só para documentar as não conformidades encontradas, como também para proporcionar entendimento sobre o que aconteceu e como pode ser evitado no futuro.
Por isso, ele traz benefícios como:
- Auxilia no reconhecimento de padrões de comportamento;
- Ajuda na identificação de não conformidades mais recorrentes;
- Colabora para a avaliação de riscos;
- Contribui para a adoção de medidas corretivas e preventivas;
- Melhora o processo de gestão;
- Melhora a produtividade das equipes;
- Reduz desperdícios;
- Possibilita um planejamento mais estratégico;
- Ajuda na formação de um banco de dados e informações;
- Serve como fonte de indicadores de segurança do trabalho e de desempenho.
Assim, o relatório de ocorrências proporciona uma visão clara e detalhada do que aconteceu, com dados que ajudam os gestores na tomada de decisão, melhorando a eficácia das ações implementadas pela empresa.
Quais informações um relatório de ocorrências deve ter?
Algumas informações são obrigatórias em um relatório de ocorrências para que ele fique completo e fácil de entender. Confira as principais:
Número de identificação
O número de identificação serve para melhorar a organização dos relatórios e também para facilitar a localização, quando necessária.
Você pode escolher a melhor forma de sequenciar a produção dos documentos, mas o ideal é que seja criado um padrão de numeração, respondendo a algum critério.
Um exemplo seria estabelecer a numeração da seguinte maneira: número da ocorrência feita durante o ano, mais o ano em que o relatório foi emitido, ou seja 01/2025. A separação por barra ajuda a diferenciar o número da ocorrência, do ano em que aconteceu.
Dados de identificação
Nos dados de identificação é possível incluir:
- Nome da empresa;
- Razão social;
- CNPJ;
- Endereço;
- E-mail;
- Telefone;
- Nome do responsável pela emissão do relatório;
- Cargo ou função na empresa.
Data e hora da ocorrência e da emissão do relatório
No relatório de ocorrências, é preciso separar a data e hora em que a ocorrência aconteceu da data e hora em que ela foi relatada e levou à criação do documento.
Por isso, certifique-se de indicar no relatório essas diferenças. Essas informações são muito importantes para que os gestores consigam acompanhar quanto tempo se passou do ocorrido, até a aplicação das medidas corretivas descritas no documento.
Local da ocorrência
Detalhar o local em que a não conformidade foi encontrada é essencial para a identificação e para a criação de uma base de dados completa.
Através da marcação nos relatórios de ocorrências, é possível identificar, por exemplo, se existe um setor da empresa que apresenta mais irregularidades do que outro e assim priorizar as ações envolvidas nele.
Em alguns aplicativos, para facilitar a produção de relatórios feitos no local das ocorrências, a geolocalização é preenchida automaticamente pelo próprio sistema com base nas coordenadas geográficas. Isso facilita o reconhecimento dos espaços e confere mais agilidade para quem precisa preencher o relatório.
O Produttivo é um exemplo desses sistemas e você pode testar esse e outros recursos gratuitamente, basta fazer seu cadastro na plataforma.
Assunto da ocorrência
A criação de classificações a respeito dos assuntos abordados no relatório pode contribuir para um controle mais preciso e eficiente, já que o relatório de ocorrência pode ser usado com diferentes objetivos.
Esses agrupamentos de classificações ajudam na rápida identificação do assunto tratado no documento e facilitam a consulta de histórico.
Uma dica é separar os relatórios por tema, como segurança do trabalho e equipamentos, e ir afunilando conforme as necessidades de cada empresa.
Descrição da ocorrência
A descrição da ocorrência deve ser feita em formato de texto, descrevendo com detalhes qual foi a não conformidade encontrada, informações técnicas apuradas e as aparentes causas que levaram a irregularidade a acontecer.
Apesar de incluir detalhes que ajudem a solucionar a irregularidade, o relatório de ocorrências deve ser breve e objetivo.
Soluções aplicadas
Em seguida, devem ser listadas todas as intervenções aplicadas com foco na resolução imediata ou parcial da irregularidade encontrada.
Próximas ações com foco em melhorias
Por fim, inclua no relatório de ocorrências algumas sugestões de melhorias com base nos detalhes observados.
Para sugerir mudanças, você pode utilizar a metodologia do ciclo PDCA, que orienta o planejamento de ações, a execução das mudanças pretendidas, a coleta de dados checando os resultados obtidos e a ação pensando sempre na melhoria contínua.
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Quem deve fazer o relatório de ocorrências?
O responsável pela elaboração do relatório de ocorrências deve ser sempre um profissional qualificado e especializado, que entenda os processos da área e que consiga identificar o que deu errado e o que pode ter causado o problema.
Por exemplo: se a ocorrência foi um acidente de trabalho, o ideal é que os envolvidos na elaboração do relatório façam parte da CIPA ou do SESMT.
Caso o documento seja emitido por algum colaborador que não tenha conhecimento sobre a área, o registro pode ficar comprometido, assim como a análise de dados que a gestão faz posteriormente.
Como fazer um relatório de ocorrências?
Para te ajudar na elaboração do relatório de ocorrências, preparamos um passo a passo com todas as informações necessárias, olha só:
Coleta de informações
O primeiro passo para elaboração do relatório de ocorrências é a coleta de informações. Por meio de um checklist ou outro recurso, reúna todos os dados necessários, como:
- O que aconteceu;
- Data, horário e local da ocorrência;
- Quem são os envolvidos;
- Quem é o responsável pelo local, equipamento ou equipe;
- Quais foram os danos observados em decorrência da situação;
- Se houve falha em algum procedimento ou equipamento;
- Relatos de todas as pessoas envolvidas e testemunhas, se necessário.
Quanto mais detalhado seu relatório, melhor.
Descrição do incidente
A partir das informações coletadas, conforme indicamos acima, faça um relato objetivo e completo da ocorrência. A descrição deve incluir as declarações dos envolvidos, mas também servir como um resumo, sintetizando tudo que foi observado.
Análise das causas
Em seguida, identifique as causas da ocorrência. Em alguns casos, isso será fácil de identificar somente pela coleta de dados, como é o caso de desastres naturais.
Em outros, pode ser necessário fazer uma análise de causa raiz para chegar à fonte do problema.
Conclusão e recomendações
Uma vez que a raiz do problema tenha sido identificada, conclua seu relatório oferecendo recomendações para que ele não volte a ocorrer no futuro, como substituição de equipamento defeituoso, treinamento da equipe e outras indicações.
Todas as observações do responsável pelo relatório devem entrar nesse campo.
Revisão e aprovação
Por fim, um gestor ou outro responsável deve fazer a revisão do relatório de ocorrências, indicando possíveis mudanças para que ele possa ser aprovado.
Faça as modificações necessárias até que o relatório esteja satisfatório. Uma vez que ele tenha sido aprovado, o documento pode ser armazenado como histórico e as informações contidas nele podem servir de base para um plano de ação.
Modelo de relatório de ocorrência pronto
No sistema do Produttivo também é possível criar diversos modelos de relatórios de ocorrências, que são preenchidos pelo aplicativo e já saem prontos para serem enviados aos gestores em formato PDF. Veja só:
Veja só alguns diferenciais do modelo digital de relatório de ocorrências do Produttivo:
- Os dados da empresa são preenchidos automaticamente pelo próprio sistema, economizando tempo de preenchimento para a equipe técnica;
- É possível bloquear a inclusão de fotos vindas da galeria do celular dos técnicos, permitindo somente fotos tiradas na hora e aumentando a confiabilidade das informações apresentadas;
- As fotos tiradas pelo aplicativo são incluídas diretamente no PDF final e têm marcação de data e horário de quando foram feitas;
- O próprio sistema preenche a localização GPS de onde o preenchimento foi realizado;
- Os campos textuais podem ser respondidos utilizando o comando de voz, agilizando ainda mais o preenchimento;
- As assinaturas são coletadas digitalmente na tela do celular ou tablet do técnico;
- É possível escolher entre mais de 13 tipos de campo de resposta na montagem do relatório;
- A empresa pode incluir sua logo e cores no relatório.
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Como a tecnologia pode facilitar a produção do relatório de ocorrências?
A produção do relatório de ocorrências pode ser otimizada com o uso de alguns sistemas pensados para o trabalho em campo, como é o caso do Produttivo.
No Produttivo, o preenchimento dos relatórios é realizado via aplicativo com uma série de recursos que tornam sua produção muito mais rápida e que substituem totalmente o papel, acabando com esquecimentos, perdas de documentos e dificuldades de arquivamento.
Informações que antes eram preenchidas manualmente são respondidas de forma automática pelo sistema, as fotos são anexadas ao relatório final no instante em que são tiradas e o comando de voz dispensa a necessidade do técnico digitar qualquer texto.
E não para por aí: no painel web do Produttivo, os gestores podem fazer todo o gerenciamento dos serviços em campo, agendando atividades recorrentes de forma automática, acompanhando indicadores gerados com base nos relatórios e sendo informados imediatamente das não conformidades relatadas nos documentos.
Através do Produttivo, os gestores são notificados sempre que uma não conformidade é marcada no relatório pela equipe técnica e podem fazer o agendamento de um serviço corretivo emergencial, para solucionar o problema o quanto antes. Já os técnicos são sempre notificados dos serviços que precisam realizar, recebendo todas as instruções necessárias pelo celular ou tablet.
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