Como você gerencia as não conformidades da sua empresa? O relatório de ocorrências pode ser uma excelente maneira de começar a mapear as principais falhas de processos, caminhos para solucioná-las e oportunidades de melhoria.
Ao longo deste artigo te mostramos quais informações podem compor esse documento, como ele ajuda a sua empresa a ganhar mais eficiência operacional, e ainda oferecemos um modelo de relatório de ocorrências pronto para ser usado no sistema do Produttivo.
Modelo pronto: Relatório de não conformidade para registro de irregularidades
- O que é um relatório de ocorrências?
- Para que serve o relatório de ocorrências?
- Qual a importância do relatório de ocorrências?
- Quais os benefícios em usar o relatório de ocorrências no trabalho?
- Quais informações um relatório de ocorrências deve ter?
- Quem deve fazer o relatório de ocorrências?
- Quem utiliza o relatório de ocorrências?
- Como fazer um relatório de ocorrência usando um checklist?
- Modelo de relatório de ocorrência pronto
- Como a tecnologia pode facilitar a produção do relatório de ocorrências?
O que é um relatório de ocorrências?
O relatório de ocorrências é um documento detalhado, que serve para registrar dados e informações a respeito de uma irregularidade, seja um acidente de trabalho ou uma falha em um equipamento.
É comum que registros fotográficos sejam colhidos como evidência, assim como a descrição das ações tomadas a respeito da ocorrência e recomendações de próximos passos para melhorias.
Além de documentar as não conformidades, o relatório de ocorrências ajuda a identificar causa e efeito com mais precisão. Isso acontece devido ao alto grau de detalhamento do relatório, que contribui para a criação de históricos, auxiliando os gestores nas tomadas de decisão.
Tamanha importância faz com que o relatório de ocorrência seja uma rotina nas empresas, que conseguem identificar com mais facilidade quais são os serviços ou equipamentos que apresentam irregularidades e os procedimentos que precisam ser implementados.
O que são ocorrências na segurança?
É comum que esses tipos de relatórios sejam utilizados para controle e registro de ocorrências de segurança, que nada mais são do que irregularidades que afetam a segurança no trabalho.
Essas irregularidades podem ser falhas, acidentes, danos físicos ou qualquer outra ocorrência que afete a segurança das pessoas, dos ativos, de bens materiais ou imateriais da empresa.
Assim, as ocorrências podem não só ser registradas, como investigadas em busca de medidas corretivas ou preventivas que aumentem a segurança no trabalho e resolvam as irregularidades encontradas.
Experimente: Modelo digital de checklist de segurança do trabalho para checagem de itens e normas de segurança
Relatório de ocorrência exemplo
Não existe um modelo padrão de relatório de ocorrências, as empresas podem adaptá-lo às suas necessidades incluindo as informações que desejarem e escolhendo o melhor formato.
Mas de forma geral é comum que os modelos tragam dados como:
- Informações da empresa;
- Número do relatório;
- Data, hora e local da ocorrência;
- Data e hora da produção do relatório;
- Identificação do responsável pela emissão do relatório;
- Detalhamento da ocorrência;
- Causas;
- Ações preventivas ou corretivas realizadas;
- Recomendações;
- Evidências fotográficas;
- Assinatura.
O Produttivo tem um modelo de relatório de ocorrências pronto, que reúne todas essas informações e que você pode testar gratuitamente. Confira:
O diferencial desse modelo é que ele pode ser totalmente personalizado. É possível mudar questões, tipos de resposta, cores, logo e formatação de tamanho das fontes.
Além disso, esse é o modelo ideal para ser respondido em campo pela equipe técnica. As informações da empresa são preenchidas automaticamente pelo sistema, as fotos tiradas na hora acompanham marcação de data e horário e são anexadas diretamente no relatório final, já os campos textuais podem ser preenchidos por comando de voz.
Teste os modelos de relatórios do Produttivo ou crie o seu modelo do zero!
Para que serve o relatório de ocorrências?
O relatório de ocorrências é um documento fundamental para a gestão de riscos nas empresas, porque é o principal responsável por evidenciar e registrar não conformidades percebidas no ambiente de trabalho.
Seu objetivo é relatar problemas que afetam a segurança do trabalho ou o funcionamento de algum equipamento, contribuindo para que as soluções corretas sejam empregadas e o problema seja solucionado.
Por fim, o relatório de ocorrências contribui de forma direta para a melhora da segurança e eficiência das empresas, que passam a ter dados sólidos sobre o que aconteceu, quando e porquê, e assim podem embasar suas próximas ações de forma assertiva.
Experimente também: Modelo pronto de relatório fotográfico para um registro mais seguro das evidências coletadas
Qual a importância do relatório de ocorrências?
Erros e irregularidades podem passar despercebidos pelos gestores, principalmente se não existem processos muito bem definidos e uma cultura de registro e de comunicação das falhas observadas pela equipe de campo.
Isso desencadeia uma série de consequências, como acidentes de trabalho que podem ser evitados, perda de confiabilidade dos equipamentos e o não atingimento dos resultados esperados pela organização.
Diante desse cenário, o relatório de ocorrências é a melhor ferramenta não só para documentar as não conformidades encontradas, como proporcionar entendimento sobre o que aconteceu e como pode ser evitado.
Assim, o relatório de ocorrências proporciona uma visão clara e detalhada do que aconteceu, com dados que ajudam os gestores na tomada de decisão, melhorando a eficácia das ações implementadas pela empresa.
Quais os benefícios em usar o relatório de ocorrências no trabalho?
Eliminar erros recorrentes que podem atrapalhar os resultados e a eficiência operacional da empresa é só um dos inúmeros benefícios proporcionados pelo relatório de ocorrências. Conheça outros:
- Auxilia na identificação de padrões de comportamento;
- Ajuda na identificação de não conformidades mais recorrentes;
- Colabora para a avaliação de riscos;
- Contribui para a adoção de medidas corretivas e preventivas;
- Melhora o processo de gestão;
- Melhora a produtividade das equipes;
- Reduz desperdícios;
- Possibilita um planejamento mais estratégico;
- Ajuda na formação de um banco de dados e informações;
- Serve como fonte de indicadores de segurança do trabalho e de desempenho.
Quais informações um relatório de ocorrências deve ter?
Existem informações que são obrigatórias em um relatório de ocorrências. Separamos as principais para que você consiga montar um modelo funcional, que te ajude a ter os dados necessários para otimizar sua operação. Confira:
Número de identificação
O número de identificação serve para melhorar a organização dos relatórios e também para facilitar a localização, quando necessária.
Você pode escolher a melhor forma de sequenciar a produção dos documentos, mas o ideal é que seja criado um padrão de numeração, respondendo a algum critério.
Um exemplo seria estabelecer a numeração da seguinte maneira: número da ocorrência feita durante o ano + ano em que o relatório foi emitido, ou seja 01/2023. A separação por barra ajuda a diferenciar o número da ocorrência, do ano em que aconteceu.
Dados de identificação
Nos dados de identificação é possível incluir:
- Nome da empresa;
- Razão social;
- CNPJ;
- Endereço;
- E-mail;
- Telefone;
- Nome do responsável pela emissão do relatório;
- Cargo ou função na empresa.
Data e hora da ocorrência e da emissão do relatório
No relatório de ocorrências é preciso separar a data e hora em que a ocorrência aconteceu da data e hora em que ela foi relatada através da criação do documento.
Por isso, certifique-se de indicar no relatório essas diferenças. Essas informações são muito importantes para que os gestores consigam acompanhar quanto tempo se passou do ocorrido, até a aplicação das medidas corretivas descritas no documento.
Local da ocorrência
Detalhar o local em que a não conformidade foi encontrada é essencial para a identificação e para a criação de uma base de dados completa.
Através da localidade marcada nos relatórios de ocorrências é possível identificar, por exemplo, se existe um setor da empresa que apresenta mais irregularidades do que outro e assim priorizar as ações envolvidas nele.
Em alguns aplicativos, para facilitar a produção de relatórios feitos no local das ocorrências, a geolocalização é preenchida automaticamente pelo próprio sistema com base nas coordenadas geográficas. Isso facilita o reconhecimento dos espaços e confere mais agilidade para quem precisa preencher o relatório.
O Produttivo é um exemplo desses sistemas e você pode testar esse e outros recursos de forma prática, basta fazer seu cadastro na plataforma.
Assunto da ocorrência
A criação de classificações a respeito dos assuntos abordados no relatório pode contribuir para um controle mais preciso e eficiente, visto que o relatório de ocorrência pode ser usado com diferentes objetivos.
Esses agrupamentos de classificações ajudam na rápida identificação do assunto tratado no documento e facilitam a consulta de histórico.
Uma dica é separar os relatórios por tema, como segurança do trabalho e equipamentos, e ir afunilando conforme as necessidades de cada empresa.
Descrição da ocorrência
A descrição da ocorrência deve ser feita em formato de texto, descrevendo com detalhes qual foi a não conformidade encontrada, informações técnicas apuradas e as aparentes causas que levaram a irregularidade a acontecer.
Apesar de incluir detalhes que ajudem a solucionar a irregularidade, o relatório de ocorrências deve ser breve e objetivo.
Soluções aplicadas
Em seguida, devem ser listadas todas as intervenções aplicadas com foco na resolução imediata ou parcial da irregularidade encontrada.
Próximas ações com foco em melhorias
Por fim, inclua no relatório de ocorrências algumas sugestões de melhorias com base nos detalhes observados.
Para sugerir mudanças, você pode utilizar a metodologia do ciclo PDCA, que orienta os gestores a planejarem suas ações, executarem as mudanças pretendidas, coletarem dados checando os resultados obtidos e agirem pensando sempre na melhoria contínua.
Quem deve fazer o relatório de ocorrências?
O responsável pela elaboração do relatório de ocorrências deve ser sempre um profissional qualificado e especializado, que entenda os processos da área e que consiga identificar o que deu errado e o que pode ter causado o problema.
Caso o documento seja emitido por algum colaborador que não tenha conhecimento sobre a área, o registro pode ficar comprometido, assim como a análise de dados que a gestão faz posteriormente.
Quem utiliza o relatório de ocorrências?
O relatório de ocorrência pode ser utilizado para diversos fins, os mais comuns são:
- Controle de segurança do trabalho;
- Análise de riscos ocupacionais;
- Prevenção de acidentes ocupacionais;
- Segurança patrimonial;
- Gestão de ativos;
- Controle de equipamentos;
- Manutenção;
- Defesa civil.
Como fazer um relatório de ocorrência usando um checklist?
A melhor forma de criar um relatório de ocorrências é através do checklist, que é uma lista de verificação que serve para orientar o processo de checagem das não conformidades.
No checklist as questões são colocadas em ordem sequencial, contemplando os critérios que devem ser verificados durante a inspeção. Quando as não conformidades são encontradas, é possível anexar fotos como comprovação.
O checklist serve para evitar erros, garantindo que todos os critérios serão avaliados durante a inspeção, além de dar mais agilidade nas checagens
Para criar seu próprio relatório de ocorrências em formato de checklist basta:
- Mapear quais critérios devem ser avaliados no momento da criação do relatório;
- Ordená-los em formatos de questão, escolhendo os campos de resposta ideais para cada pergunta (checklist de conformidade, múltipla escolha, seleção única, campo textual, etc)
- Incluir campos para registros fotográficos das não conformidades;
- Deixar espaços para coleta das assinaturas.
Veja um exemplo pronto de relatório de ocorrência para checagens de não conformidades relacionadas a segurança do trabalho nas empresas:
Você pode testar esse modelo de forma gratuita no sistema do Produttivo e personalizá-lo como preferir. É possível alterar questões, tipos de resposta, incluir a logo e as cores da sua empresa.
O diferencial desse relatório, é que ele é preenchido diretamente no aplicativo do Produttivo, não precisa de acesso à internet, as fotos tiradas na hora são acompanhadas da marcação da data e horário em que foram tiradas e a assinatura é digital!
Modelo de relatório de ocorrência pronto
Procurando um relatório de ocorrências pronto para usar? Separamos dois modelos, um em formato de checklist em Word que pode ser baixado gratuitamente e outro que pode ser utilizado dentro do sistema do Produttivo, junto a uma série de funcionalidades que facilitam a gestão de serviços.
Relatório de ocorrência Word
O Produttivo preparou um material gratuito que pode ser baixado com diversos tipos de relatórios de ocorrência no formato de checklist.
No kit checklist, você encontra relatórios para:
- Inspeção de ocorrências em frotas;
- Inspeção de ocorrências em maquinários;
- Inspeção de normativas de segurança do trabalho;
- E muito mais!
Os modelos são completos e depois de baixados, podem ser totalmente personalizados, sendo possível alterar informações, incluir fotos e até a identificação da empresa. Veja abaixo um exemplo de relatório de ocorrências baseado nas normativas da NR 12:
Baixe gratuitamente todos os modelos de relatórios presentes no Kit checklist
Relatório de ocorrência PDF
No sistema do Produttivo também é possível criar diversos modelos de relatórios de ocorrências, que são preenchidos pelo aplicativo e já saem prontos para serem enviados aos gestores em formato PDF. Veja só:
Os grandes diferenciais do modelo de relatório de ocorrências em PDF do Produttivo, são:
- Os dados da empresa e dos clientes são preenchidos automaticamente pelo próprio sistema, economizando tempo de preenchimento para a equipe técnica;
- É possível bloquear a inclusão de fotos vindas da galeria do celular dos técnicos, aumentando a confiabilidade das informações apresentadas;
- As fotos tiradas pelo aplicativo são incluídas diretamente no PDF final e têm marcação de data e horário de quando foram feitas;
- O próprio sistema preenche a localização GPS de onde o preenchimento foi realizado;
- Os campos textuais podem ser respondidos utilizando o comando de voz, agilizando ainda mais o preenchimento;
- As assinaturas são coletadas digitalmente na tela do celular ou tablet do técnico;
- É possível escolher entre mais de 13 tipos de campo de resposta na montagem do relatório;
- A empresa pode incluir sua logo e cores no relatório.
Conheça mais sobre a criação de checklists no Produttivo
Como a tecnologia pode facilitar a produção do relatório de ocorrências?
A produção do relatório de ocorrências pode ser otimizada com o uso de alguns sistemas pensados para o trabalho em campo, como é o caso do Produttivo.
No Produttivo, o preenchimento dos relatórios é realizado via aplicativo com uma série de recursos que tornam a produção do relatório muito mais rápida e que substituem totalmente o papel, acabando com esquecimentos, perdas de documentos e dificuldades de arquivamento.
Informações que antes eram preenchidas manualmente, são respondidas de forma automática pelo sistema, as fotos são anexadas ao relatório final no instante em que são tiradas e o comando de voz dispensa a necessidade do técnico digitar qualquer texto.
E não para por aí, no sistema web do Produttivo os gestores podem fazer todo o gerenciamento dos serviços em campo: agendando atividades recorrentes de forma automática, acompanhando indicadores gerados com base nos relatórios e tratando as não conformidades relatadas nos documentos.
Através do Produttivo, os gestores são notificados sempre que uma não conformidade é marcada no relatório pela equipe técnica e podem fazer o agendamento de um serviço como forma corretiva, para solucionar o problema. Do outro lado, os técnicos são sempre notificados dos serviços que precisam realizar, recebendo todas as instruções necessárias.
Que tal testar todas essas funcionalidades? Basta fazer um cadastro no sistema. Produza relatórios de ocorrências de forma mais rápida, aumentando sua produtividade e tenha mais eficiência no gerenciamento de não conformidades. Teste agora o Produttivo!
