Ao comprar um produto, o consumidor não imagina por quantos processos ele precisa passar antes de chegar ao endereço de entrega. Fabricação, transporte, armazenamento, registro no sistema, embalagem e envio são apenas algumas das atividades importantes que devem ser realizadas por uma empresa para que seus clientes recebam compras em ótimo estado e dentro do prazo.
Neste artigo, você vai ler sobre a importância da gestão de armazenagem, como realizar cada um dos processos e dicas para que sua empresa se destaque nessa área. Boa leitura!
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O que é gestão de armazenagem?
A gestão de armazenagem é um conjunto de processos que precisa ser feito em todos os comércios que vendem produtos. Ele consiste no acompanhamento de mercadorias desde o momento em que elas chegam no comércio ou são fabricadas (no caso de produção própria) até o momento em que são recebidas pelo consumidor final.
Os procedimentos vão muito além da simples armazenagem dos produtos. Vamos conferir quais aspectos devem ser observados na jornada de gestão de armazenagem?
- Recebimento e conferência dos produtos logo após a chegada no estoque;
- Identificação por meio de códigos únicos para cada tipo de item;
- Organização do estoque de maneira intuitiva;
- Embalagem dos produtos para envio;
- Envio para o consumidor final;
- Acompanhamento da experiência do cliente.
Qual a importância de fazer uma boa gestão de armazenagem?
Uma boa gestão de armazenagem apresenta inúmeras vantagens para a empresa. Vamos conhecer algumas?
- Economiza tempo – a equipe já sabe exatamente onde cada produto está localizado, qual o código de cada item e quais são os processos até a entrega;
- Evita o retrabalho – itens são organizados de maneira intuitiva, tarefas são bem definidas e cada um sabe qual função deve cumprir;
- Garante a qualidade dos produtos – produtos perecíveis e feitos de materiais frágeis são armazenados da maneira correta;
- Fideliza clientes – os consumidores finais recebem produtos em bom estado, em embalagens adequadas e em tempo hábil;
- Economiza dinheiro – um estoque organizado e com registro de vendas possibilita entender qual o momento de comprar novos lotes e qual é a quantidade ideal.
Quais são as 5 etapas da gestão de armazenagem?
Para uma gestão de armazenagem eficiente, existem 5 passos que devem ser seguidos. Vamos conferir detalhes de cada um deles?
Recebimento e conferência
Ao receber os produtos, é necessário observar as notas fiscais, fazer a contagem de itens e averiguar se existem divergências entre o pedido e o envio.
Além de quantidades, é preciso conferir o estado dos itens, certificando-se de que não foram entregues produtos fora da data de validade, com especificações (cores, tamanhos, lotes) errados ou que apresentem defeitos.
Identificação
Após assegurar-se que todos os itens estão dentro dos conformes, é importante identificar esses itens num sistema de gestão interna. Na maioria dos casos, quando os itens são comprados já prontos para o consumidor final, eles já vêm marcados com um código de barras único que os identifica. Nesse caso, basta contabilizar quantos produtos de cada código estão sendo armazenados.
No caso de produtos de fabricação própria ou artesanal, em que os códigos de barra não são previamente colocados, é recomendado gerar uma combinação numérica para cada produto e fazer um inventário, especificando as características de cada um.
Armazenagem
A armazenagem e movimentação dos produtos pode seguir algumas estratégias. Trouxemos as principais para você conhecer:
- First in, first out (FIFO) – Essa estratégia consiste em vender primeiro o lote que foi adquirido primeiro. Vamos usar como exemplo uma loja de móveis que recebeu um lote de 50 cadeiras no dia 20 de janeiro e outra remessa com a mesma quantidade do mesmo produto no dia 20 de junho. Um cliente que encomendou 5 cadeiras no dia 20 de agosto ainda receberá as cadeiras que chegaram ao estoque em janeiro, se elas estiverem disponíveis. Essa estratégia é útil principalmente para reajustar os preços para o consumidor final de acordo com os preços pagos em cada lote, mantendo o lucro estável.
- First expire, first out (FEFO) – Mais utilizado para comércios que lidam com produtos perecíveis, como alimentos, produtos químicos e cosméticos, esse método consiste em priorizar a venda de produtos que estão mais próximos da data de validade. Por exemplo, um mercado coloca nas prateleiras os produtos que vencem antes, e deixam no estoque os que vão demorar mais para expirar.
- Last in, first out (LIFO) – É a estratégia menos utilizada entre as três. Significa que o último produto que entra em estoque é o primeiro a sair. Só pode ser feita com produtos não perecíveis e é, normalmente, utilizada apenas com artigos que estão “na moda”. Roupas, calçados e smartphones que acabaram de ser lançados podem ser vendidos por preços mais altos do que itens mais antigos, e com o tempo também são financeiramente desvalorizados. Vale a pena, nesses casos, priorizar a venda de lotes recém adquiridos.
Packing
O packing é o processo de deixar o produto pronto para ser enviado ao cliente. É importante, neste momento, pensar na experiência do cliente, praticidade, segurança do item e sustentabilidade. Essas coisas podem ser o grande diferencial entre o seu negócio e os concorrentes. Vamos conferir como cada um desses itens pode ser aplicado?
- Experiência do cliente – Uma embalagem visualmente interessante, com informações sobre o produto ou sobre a loja ajuda a tornar a experiência do cliente melhor. Uma estratégia utilizada para fidelizar clientes é apostar em adicionais na compra, seja na forma de cupons de desconto ou de brindes simples, como amostras de outros itens vendidos na loja e doces.
- Praticidade – Esse item interfere na experiência do cliente. Afinal de contas, quem gosta de lidar com o excesso de fita adesiva ou caixas difíceis de abrir? O ideal é escolher embalagens intuitivas e práticas.
- Segurança do item – A garantia da segurança do item depende dos cuidados necessários para ele. Espelhos precisam de um tipo de embalagem diferente de smartphones, por exemplo, ainda que os dois itens sejam frágeis e precisem de cuidados especiais.
- Sustentabilidade – O cuidado com o meio ambiente, cada vez mais, tem sido um tópico que preocupa consumidores. Isso significa que, se sua marca se preocupa em embalar produtos com embalagens biodegradáveis e evita a poluição, você já tem uma grande vantagem em relação à concorrência. Prefira substituir o plástico por papel, papelão e outros materiais biodegradáveis. Outra opção é investir em embalagens resistentes que podem ser reutilizadas para outros propósitos pelos clientes.
Expedição
Quando os produtos estão devidamente embalados, é hora de enviá-los para o consumidor final. Nesse momento, é necessário tomar cuidado com alguns aspectos:
- Endereço – É primordial certificar-se que o pedido está sendo enviado ao endereço correto. Uma dica para evitar confusões é inserir as informações do pedido na embalagem logo depois do packing.
- Envio – Se o envio é feito pela própria empresa, é necessário garantir que a rota de entrega é eficiente e os prazos estão sendo cumpridos. Caso uma empresa terceirizada fique responsável por esse serviço, é importante certificar-se de que existe cuidado com os produtos e prazos.
- Pós-venda – É importante que o consumidor sinta que sua empresa se importa em saber como foi a experiência dele com a compra. É interessante enviar uma mensagem no celular ou email do comprador para que ele relate quais foram os aspectos positivos e negativos. Essa ação fideliza clientes, permite a identificação de gargalos e evita má reputação.
Quais são os tipos de armazém?
Existem vários tipos de armazém. Vamos saber mais sobre como cada um deles funciona?
- Armazém próprio – O armazém próprio é organizado e administrado pela própria empresa, podendo ser um espaço comprado ou alugado. Isso não significa que o local precisa ficar, obrigatoriamente, no mesmo lugar da sede da empresa.
- Armazém terceirizado – Ao contratar um armazém terceirizado, o negócio delega as responsabilidades de logística, espaço e funcionários para a empresa contratada.
Além dessas divisões, existe outra maneira de classificar os armazéns, independentemente se eles são próprios ou terceirizados.
Estruturas diretas
Em negócios que utilizam estruturas diretas, a mercadoria sai diretamente dos armazéns para o destino do consumidor final. É um processo bastante simples, mas pode se tornar caro para a empresa, especialmente se o valor do transporte não for parcialmente ou totalmente pago pelo comprador.
Estruturas escalonadas
Nas estruturas escalonadas, a empresa não depende de um armazém fixo. O objetivo é poupar custos com armazenamento e garantir que os produtos cheguem a mais lugares com mais agilidade. Vamos conferir as estruturas escalonadas mais utilizadas?
Transit point
No transit point, as mercadorias passam por armazéns, programados para esse tipo de serviço, de maneira breve. Pouco tempo depois de chegarem, os produtos já são despachados para o destino final ou para outro transit point, dependendo da distância.
Cross-docking
No cross-docking, as mercadorias saem direto da fábrica para meios de transporte que o conduzirão para ser transferido entre transportes até o destino final. Não existem armazenamentos prolongados.
Dicas para a gestão de armazenagem
Na gestão de armazenagem, algumas dicas simples podem ser grandes diferenciais. Vamos conferir quais são elas?
Mapear os processos
É importante que todas as atividades sejam muito bem mapeadas. Cada processo deve ser projetado de maneira estratégica para que não haja retrabalho e o tempo e espaço sejam aproveitados da melhor maneira possível.
Um negócio organizado, que apresenta operações da gestão de armazenagem bem definidas, tende a trazer resultados mais satisfatórios para os clientes, economizar dinheiro e estar mais atualizado sobre as tendências do mercado.
Organizar o layout do armazém
É importantíssimo que o armazém seja organizado de maneira que respeite as condições impostas pelos fabricantes de todos os produtos. Seguir as diretrizes de armazenamento garante a integridade dos produtos e a segurança operacional.
Alguns itens, por exemplo, não podem ser armazenados em locais com sol e calor. Outros, têm um limite de quantidade que pode ser empilhada. Existem também os que exigem temperaturas controladas ou umidade específica, como alimentos e produtos químicos.
Além disso, também é interessante colocar os produtos que vendem mais em lugares de fácil acesso. Levar em conta a rotatividade dos itens, utilizando técnicas como a classificação por demanda, otimiza o espaço e melhora a eficiência. Manter um layout bem planejado não só economiza tempo, mas também reduz o risco de erros durante o processo de packing e expedição.
Treinar a equipe
Uma equipe que conhece os processos da empresa e entende qual a importância de cada passo é um passo fundamental para uma boa gestão de armazenagem. Quando uma parte da equipe não realiza sua função como deveria, o restante da produção é prejudicada.
Invista em treinamentos para a sua equipe, para que todos entendam o que é esperado e como estarão ajudando a empresa como um todo. A valorização do capital humano é essencial para que o produto chegue às mãos do cliente com agilidade e excelência.
Como a tecnologia é útil na gestão de armazenagem?
A tecnologia pode ser uma grande aliada para garantir que a gestão de armazenagem esteja sendo realizada da melhor forma. O Produttivo é um software de gestão de serviços e apresenta várias funcionalidades que podem garantir que o serviço está sendo realizado adequadamente em todos os âmbitos. Vamos conferir quais são elas?
Planos de atividades com visão de calendário
Para uma gestão de armazenagem eficiente, é necessário que cada etapa seja cumprida dentro do prazo estabelecido. Para isso, o Produttivo conta com um plano de atividades que facilita o trabalho de organização do gestor e também garante que os trabalhadores tenham uma visão clara e intuitiva de quais serão suas atividades ao longo dos dias.
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Checklists
O Produttivo permite a criação de checklists com questões de conformidade, registros fotográficos, GPS e funcionamento offline. Você pode criar quantos modelos quiser para as suas equipes, e assim garantir que o trabalho seja realizado de maneira adequada em todos os detalhes. Além disso, disponibilizamos dezenas de modelos prontos para você escolher e se inspirar.
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Relatórios inteligentes
Depois do preenchimento das checklists, os relatórios são criados automaticamente em segundos. Você pode personalizá-los como preferir, utilizando as cores e logotipo da sua empresa, e enviá-los por Whatsapp ou email.
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Dados e indicadores
Após a realização das atividades, o Produttivo disponibiliza dados e indicadores como tempo de atendimento, volume de trabalho e alerta de não conformidades. Assim, é possível identificar e resolver gargalos com mais facilidade e fazer uma gestão baseada em dados.
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