A ordem de serviço online surgiu para substituir o papel, oferecendo mais agilidade no preenchimento do documento e mais produtividade para a equipe de campo.
Ao escolher as OS digitais, as empresas reduzem custos, aprimoram, padronizam e automatizam processos. Veja as vantagens de usar esse tipo de ordem de serviço e entenda como emitir uma, usando modelos prontos em aplicativo.
Veja também: App ordem de serviço completo e com modelos prontos para personalizar de acordo com o seu segmento.
- O que é uma ordem de serviço online?
- Tipos de ordem de serviço online
- Qual a importância de usar uma ordem de serviço online?
- Como funciona um sistema de ordem de serviço online?
- Como criar ordem de serviço online?
- Quais são os benefícios da ordem de serviço online?
- Software ordem de serviço online Produttivo
O que é uma ordem de serviço online?
A ordem de serviço online (OS) é um documento digital, geralmente emitido através de softwares ou aplicativos, e que serve para formalizar um serviço realizado a um cliente.
Em empresas prestadoras de serviço, todo trabalho deve começar com a emissão de uma OS, porque o documento servirá de base para todos os serviços executados.
A ordem de serviço online deve conter informações da própria empresa; do cliente que solicitou o serviço e dos trabalhos executados, incluindo a descrição dos serviços, materiais e peças utilizadas e valores cobrados.
Além de ser uma forma de comprovar a realização dos serviços para os clientes, a ordem de serviço online também é muito utilizada para controle interno, uma vez que os sistemas que geram esse tipo de documento permitem o controle total da operação.
Assim, além de emitir a OS online, os gestores conseguem acompanhar o andamento dos serviços, entender a satisfação dos clientes e monitorar indicadores como tempo de atendimento e volume de trabalho.
Apesar das ordens de serviço online emitidas em sistemas serem mais completas, também é possível criar OS digitais usando recursos como o Word. Veja a diferença entre cada tipo:
Programa de ordem de serviço online
Os programas de geração de ordem de serviço online possuem recursos que vão muito além da emissão deste documento.
A partir deles é possível realizar toda a gestão de serviços, com funcionalidades que ajudam a equipe técnica a otimizar o tempo de atendimento e os gestores a tomarem decisões estratégicas baseadas em dados das operações.
Um exemplo de sistema é o software do Produttivo, nele é possível criar diferentes tipos de ordens de serviço online, aprimorando o documento com:
- Cabeçalho profissional e personalizado, incluindo logo e cores da empresa;
- Preenchimento automático de informações sobre a empresa, cliente, serviço e ativos com base nos cadastros realizados dentro do sistema;
- Cálculo automático de valores de serviços, peças e materiais utilizados;
- Checklists de não conformidade;
- Registros fotográficos acompanhados de marcação de data, hora e localização GPS;
- Inclusão de textos, observações e comentários através do preenchimento por comando de voz;
- Assinatura digital.
Sem falar que assim que o documento é preenchido, ele já pode ser exportado em PDF para ser enviado ao cliente ou ao gestor.
Para complementar a gestão de serviços no Produttivo também é possível:
- Criar e emitir ordens de serviço, checklists, laudos e relatórios.
- Agendar serviços de forma manual ou automática atribuindo quem deverá realizar cada atividade;
- Receber solicitações de serviço através de uma página de abertura de chamados exclusiva;
- Imprimir QR Codes para cada equipamento, facilitando o preenchimento de informações na OS e a localização do técnicos;
- Enviar pesquisas de satisfação assim que um serviço é concluído;
- Atualizar os clientes por e-mail automaticamente sobre as etapas de execução dos serviços solicitados;
- Acompanhar em gráficos indicadores e dados gerados a partir dos relatórios.
Ordem de serviço online para download
Outro tipo de ordem de serviço online a ser utilizada, são as emitidas através do Word. Existem uma série de modelos para serem baixados, como os do Kit Ordem de Serviço elaborado pelo Produttivo.
As OS do tipo Word podem ser criadas de forma rápida, mas ainda dependem de um preenchimento manual, porque apesar de serem online não contam com recursos que automatizam os processos.
Apesar do modelo em Word também permitir a inclusão de questões de checklists, fotos e campos para assinatura, a forma como o preenchimento é realizado apresenta algumas desvantagens, como:
- As informações gerais sobre a empresa, cliente, serviço e ativos precisam ser preenchidas manualmente a cada nova OS gerada;
- Em casos de visitas técnicas as fotos só podem ser inseridas depois do técnico voltar ao escritório e fazer a inclusão no relatório;
- As assinaturas precisam ser coletadas em papel e muitas vezes o modelo é impresso.
Ou seja, apesar do Word ser um modelo online, muitas vezes para ser usado ele precisa ser impresso, o que acaba trazendo alguns prejuízos à operação, como: acúmulo de papel e esquecimento do preenchimento de informações.
Tipos de ordem de serviço online
Existem vários tipos de ordem de serviço online, confira quais são os principais e veja alguns exemplos de modelos de ordem de serviço gerados no sistema do Produttivo e que você pode testar grátis.
Ordem de serviço manutenção online
A ordem de serviço online de manutenção serve para todos os tipos de serviços: instalações, inspeções, reparos e substituições. É utilizada também em momentos de paradas não planejadas para realização de manutenções corretivas.
Sua função é documentar as ações tomadas, tendo um histórico de todos os serviços que foram realizados ao longo do tempo em um ativo.
Pela manutenção preventiva ser um serviço recorrente as OS precisam ser emitidas periodicamente. Nesse caso um sistema como o do Produttivo, que permite a criação de planos de atividade automáticos, ajuda a agilizar o trabalho.
Veja um exemplo de OS online de manutenção gerado pelo Produttivo:
Clique aqui para usar o modelo no sistema!
Ordem de serviço NR 1 online
A ordem de serviço online de NR 1 serve para esclarecer e informar os colaboradores sobre os riscos de sua função, as medidas preventivas que devem ser adotadas, proibições e possíveis aplicações de punições caso as orientações da OS não sejam cumpridas.
Cada colaborador deve receber a sua própria OS, considerando os riscos e medidas preventivas de acordo com as funções que desempenha em seu dia a dia. Veja um exemplo emitido no Produttivo:
Clique aqui para usar o modelo no sistema!
Ordem de serviço segurança online
A ordem de serviço de segurança pode ser uma ordem que tem como objetivo instruir os colaboradores sobre os cuidados na realização do serviço para evitar acidentes, assim como para a realização de inspeções de segurança, garantindo que os sistemas e equipamentos averiguados estão de fato seguros e cumprindo as exigências de normas regulamentadoras.
Um exemplo é a ordem de serviço NR 12 que trata da segurança de máquinas e equipamentos. Veja como ela fica configurada e utilizando os recursos de segurança do Produttivo:
Clique aqui para usar o modelo no sistema!
Ordem de serviço inspeção online
A ordem de serviço online para inspeção pode ser utilizada para diversos fins: verificar a adequação da empresa às normas regulamentadoras, averiguar as condições de equipamentos, inspecionar processos e procedimentos e até analisar a qualidade do trabalho prestado por empresas terceirizadas.
Abaixo temos um modelo de OS em formato de checklist gerado no Produttivo para inspeção visual de SPDA:
Clique aqui para usar o modelo no sistema!
Qual a importância de usar uma ordem de serviço online?
A ordem de serviço online é a alternativa para eliminar problemas causados pelo uso do papel, como falta de padronização, erros constantes na realização dos serviços e insatisfação dos clientes.
Ao implementar o modelo de ordem de serviço digital as empresas logo veem resultados:
- Fluxos de trabalho mais organizados;
- Maior cumprimento dos prazos de entrega;
- Aumento na capacidade de atendimento da equipe externa;
- Maior previsão de demandas de peças e materiais;
- Criação de histórico de informações com fácil consulta;
- Melhor acompanhamento do andamento dos serviços;
- Redução de processos burocráticos;
- Maior tempo do gestor investido em atividades estratégicas.
Como funciona um sistema de ordem de serviço online?
O sistema de ordem de serviço online em aplicativo ou software, emite todas as OS de forma digital, automatizando processos e digitalizando a operação.
Os formulários são criados em plataformas, como a do Produttivo, e podem ser configurados da forma que você quiser, incluindo campos de resposta de checklist, seleção múltipla, seleção única, texto e número.
Através do sistema é possível criar um número ilimitado de ordens de serviços, incluindo logo e cores da empresa e deixando a OS muito mais profissional e prática, porque basta a equipe externa preencher as informações do relatório no app e com um clique o documento é gerado padronizado e contendo as informações que foram configuradas para aparecerem no relatório final.
No aplicativo os técnicos fazem o preenchimento e contam com vários recursos que agilizam seu trabalho: informações gerais das empresas e dos ativos preenchidas automaticamente com base nos cadastros do sistema; cálculo automático de materiais, peças e serviços realizados; questões obrigatórias que só ao serem respondidas permitem que o relatório seja exportado e muito mais.
Ao final do serviço o documento já está pronto para ser enviado ao gestor ou cliente por e-mail ou WhatsApp em um documento PDF.
Como criar ordem de serviço online?
Veja algumas dicas de informações que não podem faltar quando você estiver criando sua ordem de serviço online:
1. Opte por um sistema que automatize e digitalize a produção das suas OS
Os sistemas de ordem de serviço online ajudam a:
- Ter OS padronizadas;
- Acompanhar o histórico de OS;
- Poupar tempo no preenchimento;
- Acabar com o acúmulo de papel;
- Acabar com esquecimentos, rasuras e perdas de informações;
- Prestar serviços mais rápidos, aumentando a capacidade de atendimento;
- Ser mais profissional com documentos padronizados e personalizados.
Por esse motivo, é importante escolher um bom sistema de OS online, que transforme sua operação de ponta a ponta, oferecendo recursos que melhorem tanto o trabalho da equipe técnica, quanto dos gestores.
Nossa dica é que você avalie os seguintes pontos na hora de decidir qual sistema escolher:
- O sistema tem preenchimento automático de informações que poupam o tempo dos técnicos?
- O sistema é versátil com funcionalidades que vão além da produção de ordens de serviço online, impactando em todas as etapas de prestação de serviço?
- O sistema ajuda a ter controle sobre OS atrasadas, em andamento e realizadas?
- O sistema permite personalizar as OS do jeito que você deseja?
- O sistema permite o envio das OS totalmente configuradas e profissionais assim que o serviço é finalizado?
- O sistema possui recursos que deixam o preenchimento mais seguro e confiável?
- É possível incluir fotos na OS na hora em que o preenchimento é realizado?
- Através do sistema é possível fazer um acompanhamento dos indicadores de operação para tomar decisões mais estratégicas?
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2. Configure suas OS dentro do sistema escolhido
O segundo passo é configurar suas ordens de serviço online dentro do sistema escolhido.
Certifique-se de que não existem limites de criação de OS e que é possível adaptar o modelo que você já utiliza, dentro do sistema.
No Produttivo, por exemplo, é possível criar formulários com as seguintes opções de respostas a serem marcadas pelo técnico na hora do preenchimento:
- Texto
- Texto grande;
- Questão de checklist;
- Lista de peças e materiais;
- Lista de serviços;
- Número;
- Data e hora;
- Opções para seleção única;
- Opções para seleção múltipla;
- Fotos;
- Localização GPS;
- Assinatura;
- QR Code / Código de barras;
- Data;
- Hora.
Saiba mais sobre as ordens de serviço online feitas no Produttivo através do vídeo abaixo:
3. Certifique-se de que a OS apresenta dados gerais sobre empresa e serviço realizado
Toda ordem de serviço precisa conter algumas informações padrões, são elas:
- Data;
- Horário;
- Nome do cliente;
- Nome do responsável pelo serviço;
- Endereço e telefone de onde o serviço será realizado;
- Objetivo e identificação do serviço realizado;
- Materiais e equipamentos utilizados;
- Assinatura do cliente.
4. Liste peças, materiais e serviços realizados
A ordem de serviço online precisa apresentar tudo que foi desenvolvido durante o serviço, incluindo a listagem de peças, materiais e trabalhos realizados. Além das descrições, inclua quantidade e valores.
No Produttivo o cálculo é feito de forma automática, basta apenas o técnico selecionar, durante o preenchimento, quais materiais foram utilizados, junto com suas quantidades. Veja um exemplo de como essa informação fica na OS final enviada ao cliente:
5. Ganhe mais credibilidade adicionando registros fotográficos
Outra coisa que não pode faltar em uma ordem de serviço online, porque ajuda a comprovar a realização do serviço, a aumentar a credibilidade da empresa e a aumentar a satisfação dos clientes é o registro fotográfico.
Quando possível inclua fotos de “antes e depois” que evidenciem a qualidade do serviço prestado.
Veja um exemplo de como o registro fotográfico fica no Produttivo:
6. Inclua o diagnóstico do serviço realizado
No diagnóstico devem ser abordados os problemas encontrados, as soluções aplicadas, recomendações e demais observações importantes para a realização do serviço.
7. Finalize colhendo as assinaturas
A assinatura é a garantia de que o serviço foi prestado, por isso não deixe de incluir campos para a assinatura do responsável pela realização do serviço e também para a assinatura do cliente.
Em um software as assinaturas podem ser colhidas digitalmente na hora do preenchimento, direto da tela do celular ou do tablet das equipes de campo.
Quais são os benefícios da ordem de serviço online?
Ao adotar um sistema de ordem de serviço online os benefícios podem ser vistos em toda a operação. Os principais são:
- Facilidade de comunicação sobre o serviço que deve ser realizado;
- Melhoria na organização de processos;
- Criação de histórico e de base de dados que auxiliam a gestão;
- Facilidade na localização dos documentos;
- Acompanhamento de indicadores com base nos preenchimentos;
- Melhoria na qualidade do atendimento e do serviço;
- Melhoria na comunicação com o cliente;
- Redução de erros que causam insatisfação dos clientes;
- Facilidade na emissão do relatório e entrega ao cliente;
- Melhoria no acompanhamento do andamento das OS;
- Garantia do cumprimento das entregas dentro do prazo;
- Redução de custos administrativos;
- Possibilidade de integração entre o sistema de ordem de serviço digital e outros sistemas usados pela empresa como ERP e CRM.
Software ordem de serviço online Produttivo
O software de ordem de serviço online do Produttivo te ajuda a fazer uma gestão de serviços mais assertiva e eficiente com recursos que melhoram o controle de serviços por parte da gestão e tornam o trabalho de preenchimento das OS e outros relatórios menos burocrática e automática para a equipe de campo.
No Produttivo é possível:
- Agendar serviços de forma manual ou automática;
- Acompanhar o status de realização dos serviço;
- Receber solicitações de serviço via página de abertura de chamados;
- Emitir OS, checklists, laudos, relatórios fotográficos e muito mais!
- Criar orçamentos;
- Acompanhar indicadores;
- Enviar pesquisa de satisfação para os clientes assim que o serviço é finalizado.
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