Ao digitalizar e automatizar a elaboração dos documentos, a ordem de serviço digital oferece mais agilidade no preenchimento, mais eficiência na comprovação dos serviços prestados e maior controle para a gestão.
Entenda como as empresas podem se beneficiar ao substituir a ordem de serviço em papel pelo modelo digital, descubra como criar sua própria OS online e tenha acesso a modelos prontos para serem baixados ou usados no sistema do Produttivo.
Veja também: Ordem de serviço digital pronta para usar
- O que é uma ordem de serviço digital?
- Quais informações uma ordem de serviço deve apresentar?
- Qual a importância da ordem de serviço digital?
- Tipos de ordem de serviço digital
- Exemplos de ordem de serviço digital
- Por que usar uma ordem de serviço digital?
- Como fazer uma ordem de serviço digital?
- Como o software de ordem de serviço digital do Produttivo pode te ajudar?
O que é uma ordem de serviço digital?
A ordem de serviço digital (OS) é um documento criado em sistemas e aplicativos para digitalizar a forma como a equipe técnica preenche o relatório, para automatizar processos e também facilitar o armazenamento dos dados.
O modelo digital tem a mesma função das tradicionais ordens de serviço em papel, que servem para controlar e comprovar a realização de serviços.
No documento são registrados os trabalhos a serem executados, a quantidade de materiais utilizados na visita, os valores cobrados, o tempo de atendimento e demais informações importantes para a execução da atividade e para os clientes. Veja um exemplo:
A diferença em usar um modelo digital é que o preenchimento se torna muito mais rápido, porque as OS digitais dispõem de recursos que facilitam e automatizam o preenchimento.
Informações da empresa, do cliente e dos ativos, por exemplo, são preenchidas pelo próprio sistema. As fotos já saem anexadas no relatório final e as assinaturas podem ser coletadas direto da tela de um dispositivo móvel.
Além disso, a gestão baseada em dados também se beneficia, porque os próprios sistemas trazem indicadores sobre a operação, tornando a gestão de ordens de serviço mais simples e automática.
Qual a diferença da ordem de serviço digital e da ordem de serviço em papel?
A principal diferença entre a ordem de serviço digital e a ordem de serviço em papel são os inúmeros recursos que as OS digitais têm e que deixam o preenchimento mais rápido, aumentam a segurança das informações e eliminam problemas e retrabalhos comuns às OS de papel. Entenda um pouco melhor:
Ordem de serviço em papel
A criação da OS em papel começa com a impressão do documento e a entrega à equipe externa.
Ao receber o documento, o colaborador precisa levá-lo junto à visita técnica, realizar o preenchimento, coletar as assinaturas necessárias e voltar com o papel em perfeito estado para ser armazenado em caixas ou gavetas.
Caso o gestor precise do documento no formato digital ainda é preciso que a OS passe por um processo de digitalização. O que acaba demandando tempo e um funcionário só para isso, além de ser um processo inviável se a ordem de serviço tem muitas páginas.
Além disso, a ordem de serviço em papel traz vários outros desafios:
- Dificuldade para anexação de registros fotográficos;
- Esquecimentos de preenchimento;
- Rasuras;
- Perdas de documento;
- Dificuldade de padronização.
Ordem de serviço digital
Por outro lado, a ordem de serviço digital é criada direto no sistema pelo gestor e a equipe técnica têm acesso a ela diretamente do dispositivo móvel no qual o preenchimento será feito.
Para preenchê-la os colaboradores só precisam de acesso a um celular ou tablet e mesmo sem acesso à internet todas as informações são salvas. As fotos são anexadas já na hora da visita e saem prontas no relatório final. As assinaturas também são digitais e todo o histórico da OS é armazenado em nuvens.
E logo ao final da visita a ordem de serviço digital já está pronta em PDF para ser enviada aos gestores ou aos clientes. Além disso, a OS digital conta com uma série de recursos que resolvem problemas comuns das OS em papel:
- Marcação de questões como obrigatórias, para que nenhuma informação deixe de ser preenchida;
- Preenchimento automático de informações da empresa, do cliente e do ativo, conferindo mais agilidade ao preenchimento;
- Leitura de QRCode para escanear todas as informações do equipamento ou ativo;
- Questões de checklist com pontuação e geração de alerta para não conformidades detectadas;
- Fotos tiradas na hora com marcação de data, hora e localização GPS;
- Informações de data, hora e localização preenchidas pelo próprio sistema para maior confiabilidade;
- Indicadores gerados com base nas informações do relatório para acompanhamento;
- Consulta a histórico em poucos cliques e com várias possibilidades de filtros.
- E muito mais!
Essas são todas funcionalidades disponíveis no sistema do Produttivo. Quer saber mais sobre o sistema? Marque um horário com a gente!
Quais informações uma ordem de serviço deve apresentar?
O formato e as informações de uma ordem de serviço podem variar de acordo com a empresa e tipo de segmento que atende, mas de modo geral uma ordem de serviço precisa conter:
- Número da OS;
- Dados da empresa e do cliente;
- Dados do equipamento (se houver);
- Dados do responsável pela execução do serviço;
- Data e hora de realização do serviço;
- Descrição do serviço;
- Listagem de peças e materiais usados no serviço.
Lembre-se que a ordem de serviço pode ser personalizada para se adaptar às suas necessidades, sendo possível incluir outras informações como registros fotográficos ou checklist de não conformidade.
Qual a importância da ordem de serviço digital?
Ao automatizar processos, a ordem de serviço digital poupa tempo de atendimento da equipe técnica, aumenta a capacidade de atendimento da empresa e possibilita uma gestão baseada em dados, tudo de maneira simples.
Além disso, outros benefícios em adotar o uso de ordens de serviço online são:
- Mais confiabilidade nas informações apresentadas;
- Mais rapidez no compartilhamento dos relatórios com os clientes;
- Melhor organização dos fluxos de trabalho;
- Maior previsão de demandas de peças e materiais;
- Melhor acompanhamento no andamento dos serviços;
- Menos tempo do gestor investido em atividades burocráticas e mais tempo em atividades estratégicas.
Tipos de ordem de serviço digital
Conheça mais sobre os principais tipos de ordem de serviço digital e suas vantagens:
Ordem de serviço em Word
Apesar de ser reconhecida como um modelo digital, a ordem de serviço Word costuma ser impressa para que o preenchimento possa ser realizado, o que faz com que ela não seja a melhor opção para empresas que desejam acabar com problemas que o papel pode trazer à operação.
A criação de ordens de serviço em Word é rápida e simples e para realizá-la você só precisa de acesso à internet e um computador. Além disso, o uso do sistema é gratuito e um número ilimitado de modelos pode ser emitido.
É um modelo indicado para empresas menores, com operações menos complexas e para aqueles que têm disponibilidade de voltar ao escritório para finalizar o preenchimento ou não precisam coletar assinaturas.
Você pode testar o modelo na prática baixando o Kit Ordem de Serviço criado pelo Produttivo. O material te dá acesso a 7 modelos de OS e uma planilha para controle de ordem de serviço. Baixe grátis!
Ordem de serviço digital em aplicativo
As ordens de serviço digitais em aplicativo são integradas a uma série de outras funcionalidades que proporcionam melhor controle sobre os serviços e uma gestão mais eficiente, como:
- Agendamento de atividades e serviços, automatizando aqueles que são frequentes;
- Recebimento de solicitações de serviço via abertura de chamados, gerenciando tudo através de um painel de controle de atividades;
- Cadastro e impressão de QR Code para equipamentos, facilitando a gestão de ativos e o preenchimento de informações;
- Envio de pesquisas de satisfação sempre que um atendimento é finalizado;
- Atualização por WhatsApp aos clientes sobre o status de execução do serviço.
Além disso, na OS digital é possível:
- Personalizar cores, logo e tamanho de fonte dos relatórios;
- Escolher quais informações devem aparecer na OS;
- Usar diferentes tipos de campos de resposta (texto grande e curto, números, fotos, seleção única ou múltipla escolha e mais)
- Utilizar cálculo automático de peças, materiais e serviços;
- Preencher campos de texto com comando de voz;
- Utilizar recursos de preenchimento automático do próprio sistema para informações previamente cadastradas;
- Utilizar recursos antifraude;
- E muito mais.
Exemplos de ordem de serviço digital
Confira quais são os tipos de ordens de serviço mais utilizadas, suas particularidades e tenha acesso aos modelos apresentados para testar grátis no sistema do Produttivo.
Ordem de serviço digital manutenção
A ordem de serviço digital de manutenção pode ser utilizada para diversos fins: manutenções preventivas, corretivas ou preditivas; realização de reparos, substituições e até inspeções.
É possível incluir registros fotográficos no modelo, como forma de evidência para comprovar ao cliente a realização do serviço. Veja só:
Experimente a ordem de serviço de manutenção digital do Produttivo
No Produttivo as fotos são anexadas durante o preenchimento da OS e já saem configuradas no relatório final. Além disso, o cálculo dos valores de serviço, peças e materiais é feito de forma automática pelo sistema, de acordo com os valores cadastrados.
Ordem de serviço digital segurança do trabalho
A ordem de serviço segurança do trabalho digital é utilizada tanto para orientar a equipe técnica na realização do serviço, quanto para realizar inspeções de segurança.
Para tornar a ordem de serviço mais completa é comum que as empresas utilizem checklists de conformidade, que identifiquem a existência de irregularidades que representem riscos aos trabalhadores.
Abaixo separamos um modelo de ordem de serviço em formato de checklist, criado para fiscalizar o cumprimento de medidas de segurança da empresa:
Experimente o modelo de OS de segurança do trabalho digital
O sistema do Produttivo ajuda na rápida identificação de não conformidades, ao gerar pontuação por seções e notificar os gestores sempre que uma não conformidade é relatada na OS.
Ordem de serviço digital NR 1
A ordem de serviço NR 1 deve ser emitida sempre que um novo colaborador é contratado ou muda de função, porque serve para informar sobre os riscos da ocupação e as medidas preventivas que devem ser adotadas.
Veja um exemplo gerado no Produttivo:
Experimente o modelo de ordem de serviço digital NR 1 do Produttivo
No sistema a coleta de assinatura é digital, realizada na tela de tablets ou celulares, o que facilita ainda mais a emissão e armazenamento das OS, que não precisam ser impressas para serem assinadas.
Por que usar uma ordem de serviço digital?
Em dúvida sobre o uso da ordem de serviço digital e sobre os benefícios que ela pode trazer à sua empresa? Confira algumas das vantagens em utilizar esse tipo de tecnologia:
1. Organiza e padroniza processos
Ao escolher uma boa ferramenta para a emissão de ordens de serviço digitais, o fluxo de trabalho se torna mais organizado.
As OS são personalizadas, as visitas são agendadas e a equipe externa é notificada sempre que um novo serviço é atribuído. Tudo isso de forma automática e em instantes, sem depender de trabalho manual.
Até o processo de arquivamento é automático, o que colabora para um histórico de informações mais ordenado.
2. Melhora a comunicação entre gestores e equipe externa
A comunicação entre gestão e equipe técnica pode ser um desafio, mas ao optar por um sistema de ordem de serviço digital, ela é centralizada em uma única ferramenta.
Assim a gestão consegue acompanhar o status de realização de cada serviço e os dados obtidos a partir dos relatórios finalizados, tudo em tempo real.
3. Elimina o retrabalho
Você já passou por alguma dessas situações usando a ordem de serviço em papel?
- Perda de documentos;
- Rasuras;
- Esquecimentos;
- Falta de dados;
- OS mal preenchida;
- Letra ilegível.
Se sim, certamente sabe que essas situações geram retrabalho e perda de tempo ao tentar recuperar ou entender informações apresentadas, o que impacta na perda de recursos. Algumas vezes a OS precisa até mesmo ser refeita.
Todos esses problemas são facilmente solucionados com a ordem de serviço digital, porque o texto digitado não dá margem para outras interpretações e o recurso de marcação de questões como obrigatórias não permite que o formulário seja finalizado sem que todas as informações sejam preenchidas.
4. Reduz custos e aumenta a produtividade
Usar ordens de serviço digitais permite que o tempo das equipes externas seja otimizado, principalmente porque elas não precisam se preocupar com o preenchimento de determinadas informações que o sistema realiza, nem com a adequação do relatório e a anexação de fotos para a entrega final ao cliente.
Com isso, as empresas também conseguem poupar uma série de recursos que antes seriam destinados à impressão de OS em papel, reposição de perda de documentos e extravios, armazenamento físico da papelada e também em hora homem por atendimento.
Assim, a economia gerada pode ser utilizada para investir em soluções mais estratégicas para a empresa.
5. Oferece mais profissionalismo à empresa
Ordens de serviço digitais garantem mais profissionalismo e confiabilidade às empresas, porque:
- A OS pode ser entregue ao cliente logo que o atendimento é finalizado;
- Vem acompanhada de uma pesquisa de satisfação para entender o nível de satisfação com o serviço realizado;
- Podem ser personalizadas com a logo da empresa e do cliente;
- O próprio sistema preenche dados como data e hora de ínicio e fim da atividade, tempo de atendimento e geolocalização de onde o preenchimento foi realizado;
- As fotos tiradas na hora saem com a marcação da data e hora em que foram tiradas.
6. Aumenta a segurança das informações
A ordem de serviço digital tem recursos antifraudes, que evitam que as informações apresentadas no relatório sejam adulteradas, porque o próprio sistema realiza o preenchimento, como data e hora de início e finalização do serviço e de quando uma foto foi tirada.
Até mesmo o campo de assinatura colabora para atestar que as informações apresentadas são verídicas.
Os acessos e registros às OS e informações do sistema também ficam mais seguros, porque só podem ser acessados mediante apresentação de login e senha. E os documentos não são mais extraviados, porque todas as informações são armazenadas em nuvens.
7. Deixa os clientes mais satisfeitos
Ordem de serviço digital é sinônimo de um atendimento mais ágil e de comprovação da qualidade do serviço através da apresentação de evidências como registros fotográficos.
Após a finalização do serviço, o cliente também consegue avaliar como foi o desempenho da equipe técnica e a qualidade do serviço, o que serve de base para os gestores identificarem pontos de melhoria, aperfeiçoando cada vez mais os serviços.
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8. Facilita o armazenamento e localização de OS
A consulta do histórico de OS é facilitada ao utilizar um sistema de ordem de serviço digital, porque a pesquisa pode ser realizada em poucos cliques e com ajuda de filtros, sendo possível filtrar a OS pelo responsável pelo seu preenchimento, data, cliente ou algum termo específico utilizado na criação da atividade.
Como fazer uma ordem de serviço digital?
Aqui estão algumas dicas que vão te ajudar a criar sua ordem de serviço digital do zero, sem esquecer das informações mais importantes.
1. Crie um cabeçalho para identificar a OS
O cabeçalho é apresentação da OS, por isso deve reunir todas as informações importantes sobre o serviço, como:
- Dados da empresa (Nome, telefone, endereço, e-mail, CNPJ);
- Dados do cliente (Nome, razão social, telefone, endereço, e-mail, CNPJ);
- Número da OS;
- Dados do serviço (horário planejado, horário realizado, tempo de execução, tempo de início do atendimento, tempo de finalização do atendimento);
- Dados do equipamento (Nome, marca, modelo, patrimônio ou número de série)
- Identificação do responsável pela execução do serviço.
No Produttivo você cadastra locais, clientes, ativos e as informações da própria empresa, para que o preenchimento da OS seja automático.
2. Descreva serviços ou instruções
Na descrição devem ser estipulados os serviços realizados, os materiais usados e um diagnóstico do atendimento, como no exemplo abaixo:
Também é possível incluir procedimentos recomendados, como em casos de ordens de serviço de segurança do trabalho, em que são descritos EPIs e outras orientações para que a atividade seja desenvolvida sem representar riscos aos colaboradores.
Ao usar o sistema de ordem de serviço digital do Produttivo, as informações textuais podem ser preenchidas através de comando de voz, agilizando a produção dos relatórios.
3. Incremente a OS com checklists e registros fotográficos
Para conferir mais peso à ordem de serviço digital, você pode incrementá-la com outros elementos que ajudam no controle e na comprovação dos serviços.
Alguns exemplos são os registros fotográficos para evidência do serviço prestados e questões de checklist para identificação de não conformidades.
As fotos podem ser tiradas e anexadas ao relatório no momento do preenchimento, de forma descomplicada, dispensando o trabalho de tirar as fotos com o celular e anexar ao relatório posteriormente, no escritório. É um ótimo recurso para evitar conflitos sobre os serviços prestados e para ganhar mais confiança dos clientes.
As questões em formato de checklist servem para garantir que um processo de verificação está sendo seguido e que a equipe técnica não vai esquecer de seguir nenhum procedimento na execução do serviço. Também é ideal para identificar, documentar e apresentar irregularidades ao cliente.
No Produttivo também é possível incluir a listagem de serviços, peças e materiais utilizados e o próprio sistema realiza o cálculo, que sai prontinho no relatório final.
4. Colete as assinaturas
Por fim, colete as assinaturas através do touch de dispositivos móveis. Para assinar a OS digital basta escrever com os dedos a assinatura na tela do dispositivo, no campo selecionado.
Devem constar as assinaturas dos responsáveis pelo serviço e do cliente. Veja um exemplo:
Como o software de ordem de serviço digital do Produttivo pode te ajudar?
O Produttivo é um sistema de emissão e controle de ordens de serviço, com funcionalidades que colaboram para uma gestão de serviços mais eficiente e completa.
Confira o que é possível fazer através do sistema:
1. OS personalizáveis de forma simples
Crie sua ordem de serviço digital do zero ou use modelos prontos, que podem ser adaptados de acordo com a sua necessidade.
Escolha entre mais de 13 opções de campo de resposta (texto, número, checklist, seleção única, fotos, QR Code, lista de peças e materiais, entre outros), incluindo quantos campos forem necessários e criando seções para uma melhor organização do relatório.
Você também pode adaptar a aparência da OS, escolhendo:
- Quais informações devem aparecer no relatório final;
- Quais cores e logos o relatório deve conter;
- Tamanho de fonte das questões;
- Tamanho das fotos;
- Tamanho da assinatura.
A criação do formulário é rápida e intuitiva. Veja:
E após o preenchimento, o relatório já sai configurado conforme as seleções realizadas no sistema, podendo ser enviado por e-mail ou Whatsapp para gestores ou clientes.
2. Preenchimento automático de informações
No sistema você pode realizar o cadastro de informações da empresa, de clientes, de ativos, locais, peças, materiais e até de serviços para que o próprio sistema realize o preenchimento das informações de forma automática.
Assim, ao selecionar a qual cliente, local ou ativo o serviço se destina o relatório já sai com todas as informações prontas, sem que a equipe técnica precise preencher manualmente.
3. Cálculo automático de serviços, peças e materiais
No sistema de ordem de serviço digital do Produttivo, o cálculo de serviços, peças e materiais também é automático.
Para isso, basta fazer o cadastro dos valores no sistema e a equipe técnica terá acesso a todos os itens cadastrados para selecionar durante o preenchimento.
No final, a ordem de serviço já sai com o cálculo automático, confira:
4. Fotos anexadas automaticamente à OS
As fotos são anexadas à ordem de serviço digital no momento do preenchimento, poupando tempo da equipe técnica, que não precisa fazer qualquer adequação ao relatório antes de poder enviar ao cliente.
Os registros podem ser feitos na hora ou importados da galeria do celular. Caso seja necessário, também é possível habilitar um recurso que bloqueia o uso da galeria e só permite fotos tiradas na hora!
Você também pode configurar para que todas as fotos que sejam tiradas na hora do preenchimento, saiam com marcação de data, hora e localização de onde foram tiradas, garantindo mais confiabilidade para a OS.
5. Assinatura digital
A assinatura digital é muito prática e pode ser realizada na tela do celular ou tablet da equipe técnica, com o próprio dedo. Veja como ela fica no aplicativo:
É possível inclusive, apagá-la e começar novamente, sem problemas!
6. Acompanhamento em tempo real
O acompanhamento em tempo real da realização dos serviços pode ser realizado através do painel web, que evidencia quais serviços estão planejados, em andamento, finalizados ou atrasados.
Já os clientes também ficam por dentro do que está acontecendo, porque são notificados via WhatsApp sobre o andamento do status de realização dos serviços.
7. Gestão baseada em dados
A ordem de serviço digital serve como base para um painel de indicadores, que apresenta dados de forma bem visual, através de gráficos.
Os gestores podem filtrar quais informações precisam analisar. É possível acompanhar dados como:
- Tempo de atendimento (por técnico, por mês, de acordo com o tipo de formulário ou cliente);
- Volume de trabalho (por mês, por formulário, por técnico, por cliente e por local);
- Satisfação dos clientes;
- Não conformidades mais comuns;
- E muito mais!
Com todas essas informações em mãos os gestores conseguem ser mais assertivos em suas estratégias, identificando oportunidades de melhorias e pontos de atenção para a operação.
8. Histórico disponível em poucos cliques
E claro, ao usar o sistema de ordem de serviço digital do Produttivo você tem acesso a todo o histórico de preenchimento de OS e demais relatórios.
É possível contar com uma série de filtros que facilitam a busca, como data, técnico responsável e nome do formulário ou da atividade.
Que tal avaliar na prática se o sistema é viável para sua empresa? Te convidamos a testar o Produttivo de forma gratuita.
E caso queira conhecer mais do sistema, é só falar com a gente!
