É através do plano de ação, que um planejamento estratégico pode ser colocado em prática, atingindo bons resultados para a companhia, resolvendo falhas de processos e alcançando qualidade de serviços.
Neste artigo te mostramos como o plano de ação colabora para a excelência operacional, como desenvolver um e quais são as ferramentas que auxiliam na sua execução.
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O que é plano de ação
O plano de ação consiste em um planejamento das ações necessárias para alcançar um objetivo ou meta. Alguns exemplos são planos de ação para aumentar a lucratividade de uma empresa, reduzir custos ou solucionar falhas.
Esse documento diz o que fazer e como fazer, detalhando atividades, prazos, responsáveis, recursos orçamentários e planos de prevenção de riscos, antecipando problemas que possam atrapalhar o desenvolvimento do projeto.
Todo plano de ação deve apresentar:
- Diagnóstico com um histórico de informações importantes para o desenvolvimento do plano de ação;
- Meta ou objetivo a ser alcançado;
- Objetivo de cada ação para cada fase do projeto;
- Quais atividades serão realizadas para chegar nesse objetivo;
- Quanto tempo o projeto vai durar com as respectivas datas de começo e fim;
- Prazos de execução das atividades;
- Orçamento necessário a cada fase do projeto;
- Quem serão os responsáveis;
- Possíveis riscos encontrados na execução do projeto.
- Quais gargalos e não conformidades foram identificados;
- Hipóteses de possíveis soluções;
- Feedbacks e aprendizados.
Qual é o objetivo de um plano de ação?
A função principal de um plano de ação é orientar o desenvolvimento das atividades para o cumprimento de uma meta. Mas conforme é colocado em prática, o plano de ação acaba ganhando outras funções e alcançando resultados que impactam em todo o processo produtivo da empresa, tais como:
- Resolução de problemas;
- Melhora na organização de tarefas;
- Otimização de tempo;
- Aumento da produtividade;
- Controle de atividades;
- Facilidade na identificação de problemas e soluções.
Ao criar um cronograma bem definido, estabelecendo objetivos e hierarquizando as ações, o plano de ação acaba sendo responsável por estruturar os processos da empresa.
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Ferramentas para a criação de um plano de ação:
Existem algumas ferramentas que facilitam a criação de plano de ação com etapas a serem seguidas.. São elas:
5W2H
Todas as perguntas que um plano de ação precisa responder podem ser encontradas no 5W2H, que além de otimizar a fase de planejamento também orienta como as ações devem ser executadas.
Para isso, é muito simples, você só precisará construir um checklist com as seguintes perguntas:
| WHAT: O que? | WHY: Por quê? | WHERE: Onde? | WHEN: Quando? | WHO: Quem? | HOW: Como? | HOW MUCH: Quanto? |
| O que será feito para solucionar o problema encontrado. | Motivos que levam a ação a ser desenvolvida. | Local em que a ação será realizada. | Prazos. | Quem será o responsável pela ação. | Como a ação será desenvolvida. | Qual será o investimento para a implementação da ação. |
Ao responder essas 7 perguntas, as dúvidas sobre o processo são eliminadas e fica mais fácil entender quais ações devem ser tomadas e o que deve ser feito.
O 5W2H pode ser utilizado para diversas finalidades, como por exemplo, para o planejamento de manutenção de equipamentos, ajustes de processos, gestão de não conformidades e para a resolução de falhas.
A metodologia pode ser feita através de planilhas ou infográficos.
Diagrama de Ishikawa
Também conhecido como diagrama de causa e efeito ou diagrama espinha de peixe, essa ferramenta é responsável por construir relações de causa e efeito com a construção de hipóteses e, a partir delas, identificar a causa raiz dos problemas observados.
Por exemplo, vamos imaginar que houve baixa eficiência de produção, cuja causa pode estar relacionada a problemas com os maquinários, que podem ter sido ocasionados pela falta de manutenções preventivas.
É o diagrama de ishikawa quem garante o aprimoramento de processos e o controle de qualidade de serviços para entender os motivos dos problemas. Para desenvolvê-lo você deve:
- 1º Definir o problema;
- 2º Analisar possíveis causas;
- 3º Destacar a causa principal;
- 4º Pensar em planos de ação.
Abaixo destacamos um exemplo que ajuda melhor na visualização:
Ciclo PDCA
O foco do ciclo PDCA é a melhoria contínua de processos. É uma metodologia que demonstra como o plano de ação deve ser criado, passo a passo. Cada fase é representada por uma palavra:
Plan → Planejar: É a fase em que são definidos as metas, objetivos, hipóteses principais e quais serão os planos de ação
Do → Fazer: É aqui em que as ações são executadas, monitoradas e a coleta de dados é realizada.
Check → Checar: A checagem é feita através dos dados coletados sobre as execuções, de modo a reconhecer se o objetivo foi alcançado.
AT → Agir: Após a análise dos dados é hora de agir, pensando em novos planos de ação e melhorias percebidas a partir dos aprendizados.
As duas últimas fases são as mais importantes para o plano de ação, já que é nelas em que os resultados são identificados, servindo para que o ciclo recomece novamente, com novas hipóteses e planos de melhoria.
Como incluir o plano de ação na gestão
O plano de ação pode ser implementado de várias formas no dia a dia de uma organização. Tudo dependerá dos objetivos que a empresa busca alcançar a partir dele.
Separamos aqui algumas aplicações comuns do plano de ação:
Resolução de não conformidades em manutenções e inspeções
O plano de ação deve ser utilizado sempre que uma não conformidade aparece nas rotinas de checagem de manutenções ou inspeções.
Através de um relatório de acompanhamento que pode ser um checklist de verificação da situação dos ativos, é possível identificar quais são os principais problemas relatados e montar planos de ação para a sua resolução.
Nesse caso, o plano de ação ajudará a identificar a causa raiz da não conformidade, medidas corretivas que devem ser implementadas e os impactos que a não conformidade gerou.
Após a execução do plano de ação, ainda é possível acompanhar indicadores identificando se o problema relatado é recorrente, se existe um ativo que apresenta mais problemas em relação a outros e, a partir disso, otimizar a gestão.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico está intrinsecamente ligado ao plano de ação. Afinal, o plano de ação é a execução das estratégias pensadas na fase de planejamento.
Assim, o plano de ação é usado como uma forma de acompanhamento da execução das ideias e ações pensadas na fase de planejamento.
Gestão de Projetos
O plano de ação também pode ser usado na gestão de projetos para acompanhar as fases, identificando problemas e possíveis soluções e acompanhando os resultados.
Acompanhamento de equipes
O plano de ação não precisa ser desenvolvido só para questões complexas, no dia a dia de trabalho e nas rotinas produtivas de cada equipe também é possível incluir planos de ação. Eles vão ajudar com melhorias, correções de problemas e com a execução de novas iniciativas.
Dessa forma, o gestor pode acompanhar o andamento de um time ou departamento, identificando os desafios do trabalho e também as metas alcançadas.
Gestão orçamentária
Na gestão orçamentária o plano de ação auxilia na criação de cenários orçamentários, que podem ser positivos ou negativos e na prevenção de riscos econômicos. É através do plano de ação que projeções e análises são desenvolvidas, antecipando as empresas frente aos possíveis problemas e oferecendo soluções previamente já estabelecidas.
Isso acontece porque a prevenção de riscos é um dos pilares de um plano de ação. Isso dá rapidez à empresa que estará sempre à frente do erro.
Como elaborar um plano de ação?
Elaborar um plano de ação é uma tarefa simples e que pode ser executada para empresas, empreendedores e até para uso pessoal.
Para que você saiba quais são as boas práticas de execução, separamos um passo a passo do que deve conter em um plano de ação.
1. Defina claramente seus objetivos
A definição dos objetivos é o primeiro e mais importante passo para criação de um plano de ação, porque são as metas que irão guiar todas as atividades executadas.
Para definir o objetivo é necessário entender o que é mais importante para a empresa e aonde ela quer chegar, afinal cada objetivo precisa de uma ação diferente.
Caso a empresa decida que é mais importante crescer a base de clientes, as ações planejadas deverão ser diferentes do que se ela optar por focar em aumentar a satisfação dos clientes, por exemplo.
2. Torne suas metas mensuráveis
Junto da definição de objetivo do plano de ação está a definição de metas. Elas serão centrais para identificar se esse objetivo foi alcançado ou não.
Para ter essa mensuração é necessário que haja um acompanhamento. Ele ajudará no ajuste de percurso, na identificação de problemas e no desenvolvimento de novos planos de ação, caso sejam necessários.
Assim, todas as metas precisam ser mensuráveis e estratégicas. O conceito SMART reforça que as metas precisam ser:
- Specific → Específicas
- Measurable → Mensuráveis
- Attainable → Alcançáveis
- Relevant → Relevantes
- Time-bound → Temporais
É possível usar tanto os indicadores chaves (KPIs) como o desdobramento de metas (OKRs).
3. Liste as ações e atividades que serão desenvolvidas
Agora é preciso pensar em quais ações serão necessárias para, ao mesmo tempo, cumprir as metas e alcançar o objetivo geral estabelecido.
Por exemplo, se nas fases anteriores foi decidido que um dos objetivos da organização é aumentar a satisfação dos clientes, nessa fase ações como diminuir o tempo de resposta, fazer pesquisas de satisfação e aumentar o NPS podem ser algumas das atividades escolhidas para serem executadas.
As ações precisam ser detalhadas, acompanhadas de prazos, responsáveis e recursos que serão utilizados, sejam eles humanos, materiais ou monetários. Nessa fase podem ser utilizadas algumas das ferramentas e metodologias apresentadas anteriormente como o PDCA, o 5W2H ou um checklist contendo as principais ações.
Esse planejamento mais descritivo auxilia no entendimento de cada um sobre quais são suas obrigações e responsabilidades.
4. Estipule prazos
Para a definição de prazos é essencial a criação de um cronograma contendo os responsáveis por cada atividade, as ações que serão realizadas em cada fase e como e quando as análises de dados e indicadores serão feitas.
É importante que os prazos estabelecidos sejam reais e possíveis de serem cumpridos. Afinal o controle vai ajudar na verificação das metas, na identificação de melhorias e problemas e na visão macro do que deve ser priorizado.
Além disso, os prazos auxiliam num melhor planejamento do colaborador, na comunicação e no acompanhamento de produtividade. Sem contar que ao não estabelecer um prazo, as atividades podem ficar de lado e se estenderem para além do que seria ideal.
5. Faça uma distribuição de tarefas
Centralizar todas as tarefas em um único colaborador pode não ser a melhor escolha, porque é comum que os serviços fiquem engargalados enquanto outros colaboradores ficam ociosos.
Assim, a dica é repartir grandes ações em atividades menores, para que as entregas sejam mais rápidas e possam ser gerenciadas, o que facilita no acompanhamento e na identificação de problemas, que podem ser rapidamente resolvidos.
6. Torne o plano de ação visual
A representação visual do plano de ação é essencial para que ele seja melhor compreendido e executado com excelência.
Ao tornar lúdico a designação de cada atividade, o engajamento do time pode melhorar, assim como entendimento da responsabilidade de cada um no processo de melhoria.
A representação pode ser através de planilhas, dashboards, mapas conceituais, infográficos ou checklists. O importante é manter o plano de ação disponibilizado para consultas sempre que necessário a todos os colaboradores.
7. Elabore planos de prevenção de riscos
Acontecimentos, sejam eles internos ou externos, podem impactar no plano de ação desenvolvido, para que isso não atrapalhe o objetivo final é indispensável pensar na prevenção e gestão de riscos.
Nessa fase é necessário que todos os cenários sejam analisados, a fim de pensar em soluções e prever os problemas que podem vir a acontecer. São exemplos de riscos à organização a inflação, os acidentes de trabalho e os acidentes naturais.
8. Acompanhe e monitore o plano de ação
O acompanhamento do plano de ação pode ser realizado de várias formas. Uma delas é através da entrega de relatórios e reuniões periódicas, que permitem identificar se a meta está próxima de ser alcançada e se existe algum problema ou desafio no caminho.
Outra meio de fazer o monitoramento é através dos indicadores chaves, acompanhando dados como volume de trabalho, pesquisa de satisfação, produtividade, principais não conformidades e custos operacionais.
É a partir desse acompanhamento que é possível reconhecer erros, imprevistos e desvios que impactem negativamente no processo e, ao mesmo tempo, pensar rapidamente em maneiras de superação desses obstáculos.
Para isso é fundamental que o monitoramento seja constante e documentado com todos os aprendizados e resultados alcançados. Isso porque os dados serão essenciais na elaboração de próximos planos de ação.
Nessa fase é importante que as seguintes perguntas sejam feitas:
- Quais foram os avanços?
- Quais metas não foram alcançadas? Por quê?
- Quais metas foram alcançadas? Por quê?
- O que poderia ter sido diferente?
- O que vale a pena ser repetido?
- Quais foram os erros e os acertos?
Leia também: Gestão de equipes externas: 9 práticas importantes
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