A produtividade de uma empresa está diretamente ligada ao controle de atividades da sua equipe. Um bom controle ajuda a manter as tarefas em dia, auxilia na avaliação de desempenho dos funcionários e identifica pontos de melhoria nos processos internos.
Independentemente do tamanho da equipe, o controle de atividades também reflete na percepção que o cliente tem sobre a empresa, pois ela se torna muito mais organizada, ágil e com melhor comunicação.
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O que é controle de atividades?
O controle de atividades faz parte das quatro funções primárias da gestão, junto com planejamento, organização e liderança. Não é apenas saber quais são as atividades de cada funcionário, mas criar procedimentos, regras e melhores práticas que guiam o trabalho da equipe ou departamento, padronizando os resultados.
No dia a dia, o controle de atividades é realizado através de planilhas ou sistemas, que acompanham o status de cada atividade, dando ao gestor uma visão sobre o cumprimento de prazos e andamento de projetos.
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Importância do controle de atividades
O controle de atividades é importante porque oferece aos gestores visibilidade sobre as demandas e, aos funcionários, entendimento sobre o que precisa ser feito. Entre outros pontos, vale reforçar:
Clareza em relação à produtividade
O que não é medido, não é gerenciado, diria a frase célebre do estatístico William Edwards Deming. Por isso, o controle de atividades não significa microgerenciar tarefas, mas medir a capacidade produtiva da equipe e da empresa como um todo, evitando atrasos e corrigindo gargalos na operação.
A partir do controle de atividades, o gestor sabe quanto tempo leva determinado serviço, etapa ou tarefa. Isso também contribui para uma melhor precificação dos serviços e produtos.
Criação de planejamentos mais assertivos
Ao conhecer a capacidade produtiva da equipe, bem como o tempo para realização das tarefas, os planejamentos têm maiores chances de serem bem-sucedidos. Quando existe mais de um setor envolvido, o controle de atividades ajuda a criar cronogramas reais, sem que uma área impacte o trabalho da outra.
Entendimento dos funcionários sobre seus papéis
Outro fator positivo é que os funcionários seguem processos pré-estabelecidos e funções claras, evitando retrabalho e acúmulo de funções. Como os gestores também sabem o tempo de execução de atividades, o funcionário não trabalha com prazos apertados, que podem comprometer o resultado final ou o contrário, que é a ociosidade.
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Vantagens do controle de atividades
Além da otimização dos processos, o controle de atividades é vantajoso, porque administra um dos recursos mais valiosos das empresas: o tempo. Assim, as principais vantagens são:
Produtividade
Com funções claras e processos definidos, o trabalho se torna mais ágil e a equipe mais produtiva. Erros são minimizados e corrigidos rapidamente, porque a empresa possui planos de ação e de contingência pré-definidos: o foco não é em falhas, mas em soluções práticas.
Organização
Vale reforçar novamente que a padronização dos processos de trabalho resultam em uma melhor organização. A tecnologia ajuda muito nesse quesito, com sistemas que controlam o recebimento de demandas, a execução, comprovação e, principalmente, a comunicação entre o time.
Desempenho
É imprescindível que gestores avaliem o desempenho coletivo e individual de seus times, para que possam reconhecer líderes, especialistas e detectar dificuldades dos funcionários, para ajudá-los a se desenvolver.
Quando não há uma avaliação, um funcionário pode se sentir desmotivado ou perdido. A estagnação também pode levar a uma alta rotatividade de pessoas, o que custa caro para as empresas.
Como fazer o controle de atividades?
Chegou a hora de entender na prática como realizar o controle de atividades. Este trabalho pode começar de forma simples, com um plano. Confira as etapas a seguir:
Seja específico com as tarefas
Ter clareza sobre suas funções ajuda os funcionários a focar seus esforços no que é importante. Isso também contribui para que o gestor saiba o que acompanhar e cobrar de cada membro da equipe.
O gestor pode utilizar metodologias como o 5W2H para detalhar tarefas, especificando: qual é a tarefa, quem são os responsáveis, o motivo, qual é o prazo, setor ou área envolvida, como eles devem executar e qual o custo — sejam valores ou tempo.
A distribuição de tarefas pode ser diária ou semanal, com reuniões para alinhamento e para tirar dúvidas da equipe, colocando metas individuais e coletivas.
Tenha indicadores de performance
Quando um funcionário não sabe se seu trabalho está bom ou quais pontos precisam ser melhorados, o engajamento tende a diminuir. Ou seja, o profissional se torna desmotivado, impactando negativamente na qualidade do trabalho entregue.
O gestor pode criar indicadores para avaliar o desempenho individual e coletivo da equipe e isso vai depender do tipo de trabalho executado. Pode ser desde agilidade para entregas, respeito aos prazos, aumento nas vendas
Os indicadores de performance da empresa também devem ser estabelecidos, como: indicadores de satisfação, através de pesquisa com o cliente; avaliar a efetividade do trabalho, que é a relação entre a eficácia dos processos e a eficiência dos colaboradores,
Existem muitos outros indicadores que podem ser utilizados e serão definidos no planejamento estratégico da empresa, de acordo com a meta estabelecida.
Estabeleça prazos
É comum dentro de um planejamento a definição de prazos para reduzir atrasos e oferecer maior tranquilidade aos colaboradores para desenvolver os trabalhos. Os prazos precisam estar dentro do realismo em relação às exigências dos gestores, respeitando o tempo real de produção de um funcionário.
Os prazos ajudam a evitar a assimetria na divisão de tarefas. Neste cenário, existe ociosidade de um lado e funcionários sobrecarregados do outro. Se não existem projetos em andamento, a comunicação faz toda a diferença: os funcionários podem elencar suas tarefas e os prazos negociados.
Faça acompanhamentos constantes
Os prazos funcionam adequadamente quando existe um acompanhamento contínuo durante toda a execução de uma tarefa, por isso, é comum ocorrer entregas pontuais que servem como milestones, ou seja, marcos ao longo de um projeto que ajudam a estimar se a entrega ocorrerá dentro do cronograma.
Valorize a comunicação interna
Uma característica de equipes motivadas e produtivas é a comunicação interna. Não são, necessariamente, reuniões longas, mas encontros curtos para saber da equipe quais são as atividades e em quais tarefas ou projetos gostariam de se envolver.
A comunicação interna é positiva em muitos outros aspectos, como troca de experiências, envolver o time nas metas da empresa e organizar os processos.
Conte com o apoio da tecnologia
O controle de atividades possui muitas camadas, desde a gestão dos funcionários como a comunicação. Já existem softwares no mercado, como o Produttivo, que organizam e padronizam os processos de trabalho, desde o recebimento de demandas, distribuição e comprovação dos serviços.
Isso otimiza o tempo do gestor, evitando controle manual de atividades e reduz o tempo entre a chegada, execução e finalização das tarefas.
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Aplicativo de gerenciamento de tarefas
Se você deseja iniciar ou quer aprimorar o controle de atividades da sua equipe, confira algumas ferramentas que vão automatizar alguns processos e tornar a gestão mais eficiente.
Google Agenda
O Google Agenda é uma ferramenta gratuita do Google com calendário, que permite a criação de eventos, reuniões e outros compromissos. Basta ter uma conta Google para iniciar. As agendas podem ser compartilhadas com equipes e o gestor tem visibilidade sobre a agenda da sua equipe.
Trello
O Trello é uma ferramenta visual para gestão de projetos e atividades. Ele possui planos gratuitos e serve para atividades individuais e coletivas, independentemente do tamanho da equipe. Possui recursos de checklists, upload de arquivos multimídia em cartões interativos, distribuídos em colunas de acordo com o tipo de projeto e atividade.
Por exemplo, podem ser criadas colunas sobre o andamento de um projeto e as tarefas distribuídas em cada uma.
Pipefy
Assim como o Trello, o Pipefy também é uma plataforma para gestão de projetos, mas um pouco mais robusta. Ele oferece painéis com indicadores de performance da equipe e integrações interessantes para agilizar a comunicação entre empresas, funcionários e clientes: troca de e-mails de forma manual ou automática, integração de serviços de SMS, entre outros.
Runrun.it
O Runrun.it é uma plataforma para gestão de atividades que, por meio de inteligência artificial, calcula as horas dedicadas em cada projeto ou atividade. O gestor pode criar fluxos de trabalho para as equipes e configurar métricas para ter dados sobre tempo de realização das tarefas, projetos em andamento, finalizados, atrasados, entre outros.
Produttivo
O Produttivo é um software e aplicativo focado em prestadores de serviços, eliminando o uso de papel nos serviços. O serviço em campo é realizado através do aplicativo, preenchendo ordens de serviço, checklists e muitos outros formulários.
O técnico possui uma agenda dos serviços que precisam ser realizados, diretamente no aplicativo.
Os formulários digitais possuem recursos de preenchimento, como questões de conformidade e não conformidade, comandos por voz, inserção de fotos com marcação de data, hora e local. Após a realização do serviço, um relatório é gerado automaticamente, em um modelo pronto para ser compartilhado com cliente ou gestor.
Planilha de Controle de Atividades
O controle de atividades pode ser realizado através de planilhas no Excel, embora ainda exija a disciplina de todos os funcionários para preenchê-la. Veja abaixo o modelo com exemplos.
| Nº | Atividade | Responsável | Estado atual | Início | Previsão de término | Situação |
| 01 | Elaborar relatório de vendas | Victor | Iniciada | 27/09/22 | 30/09/22 | Em dia |
| 02 | Preparar plano de contas | Carlos | Adiada | 25/09/22 | 10/10/22 | Atrasado |
| 03 | Encerrar balanço | Ana | Encerrada | 10/09/22 | 30/09/22 | Adiantada |
Você pode inserir mais colunas, caso seja necessário para o planejamento. No Excel, é possível inserir filtros nas colunas, para saber o status das tarefas. Pode também utilizar as fórmulas da planilha para automatizar a contagem de tarefas e até o tempo gasto na execução de cada uma.
Sistema de controle de atividades
O controle de atividades feito de forma manual ou através de planilhas ainda exige tempo do gestor para extrair dados sobre o andamento de toda a operação. Experimente o sistema do Produttivo e conheça os benefícios:
- Portal de abertura de chamados para o cliente;
- Cadastro de clientes, equipamentos e ativos, gerando QR Code para cada um, facilitando o início de execução de serviços;
- Painel para controle das atividades, onde o gestor tem visão sobre quais tarefas estão em aberto, finalizadas, revisadas, prazos e responsáveis.
- Os formulários de serviços podem ser personalizados de acordo com o tipo de serviço a ser executado;
- A exportação de relatórios pode ser detalhada ou consolidada, agrupando vários relatórios em um único documento e facilitando a comprovação.
Você pode experimentar o software e o aplicativo gratuitamente. Clique no banner abaixo!
