Um sistema de agendamento de serviços ajuda as empresas a terem mais controle e organização, principalmente em casos em que a equipe técnica precisa se deslocar até o cliente. Assim, fica muito mais fácil receber solicitações de serviço e agendá-las conforme a disponibilidade da equipe de campo e urgência do problema relatado.
Conheça as vantagens de usar um sistema desses, saiba o que é possível fazer a partir deles e como os recursos disponíveis podem economizar tempo, automatizar processos e melhorar a eficiência da prestação de serviços com funcionalidades completas e integradas.
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- O que é um sistema de agendamento de serviços?
- Quem pode utilizar o sistema de agendamento de serviços?
- Para que serve o sistema de agendamento de serviços?
- Vantagens de utilizar um sistema de agendamento de serviços
- Como funciona um sistema de agendamento de serviços de campo?
- Sistema de agendamento de serviços do Produttivo
O que é um sistema de agendamento de serviços?
O sistema de agendamento de serviços é uma espécie de software que automatiza o agendamento de atividades para a equipe técnica, de forma a otimizar o uso da equipe e garantir que nenhum serviço acordado seja esquecido ou deixado de lado.
Através do sistema de agendamento de serviços as empresas ganham eficiência e produtividade, uma vez que os processos se tornam digitais e totalmente controláveis.
Assim que as solicitações são feitas pelos clientes, a equipe técnica já é notificada em tempo real sobre o serviço e consegue se preparar melhor, o que contribui para mais agilidade nas atividades e qualidade nos serviço ofertados.
Além de fazer agendamentos com mais rapidez, esse tipo de sistema também colabora para o monitoramento do serviço prestado, com a produção de relatórios, acompanhamento em tempo real do status de cada atividade e de indicadores como tempo de atendimento e nível de satisfação dos clientes.
Quem pode utilizar o sistema de agendamento de serviços?
Prestadores de serviço de todos os tipos se beneficiam do agendamento de serviços, principalmente equipes externas que realizam serviços como manutenções, inspeções e auditorias.
Para que serve o sistema de agendamento de serviços?
O sistema de agendamento de serviços serve principalmente para melhorar a organização e o controle das empresas sobre solicitações de clientes, agenda da equipe técnica e capacidade de atendimento.
Além disso, o agendamento de serviços também contribui para:
- Criação de planejamentos com antecedência;
- Tomadas de decisões baseadas em dados;
- Gerenciamento remoto da equipe externa;
- Simplificação e automatização do agendamento de serviços;
- Realização de agendamento de serviços que acontecem com recorrência, feitos de de forma automática;
- Cumprimento de prazos.
Vantagens de utilizar um sistema de agendamento de serviços
Optar por utilizar um sistema de agendamento de serviços, para organizar as rotinas de equipes externas, traz melhorias de ponta a ponta na operação. Ainda mais se o sistema possui outras funcionalidades integradas que colaborem para um controle completo por parte da gestão.
Alguns exemplos de vantagens do uso desses sistemas são:
- Otimização das rotas e tempo de deslocamento da equipe externa;
- Acompanhamento em tempo real do status de execução de cada serviço;
- Visão ampla sobre todo o processo, entendendo quais são os pontos fortes e de melhoria que podem ser trabalhados;
- Recebimento e gerenciamento de abertura de chamados feitos pelos clientes;
- Envio de alertas para que gestores e técnicos não se esqueçam da realização de um serviço;
- Envio de instruções para a equipe técnica sobre o serviço a ser realizado, de forma automática;
- Redução de atrasos, esquecimentos e erros;
- Digitalização e automatização dos processos;
- Acompanhamento da qualidade do serviço prestado;
- Aumento no nível de satisfação dos clientes;
- Mais controle para toda a operação.
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Como funciona um sistema de agendamento de serviços de campo?
Entenda como funciona um sistema de agendamento de serviços completo para equipes externas, conhecendo as principais funcionalidades;
1. Agendamento de serviços feito de forma automática
Nesses sistemas o agendamento de serviços acontece de forma automática, o que facilita serviços que acontecem com recorrência (toda semana, a cada dois meses, a cada três meses, anualmente, etc).
Assim, basta o responsável indicar a periodicidade em que o serviço deve acontecer. No Produttivo, isso é feito por meio da criação de um plano de atividades, que deve conter as seguintes informações:
- Nome: deve ser escolhido de forma a ajudar os responsáveis a identificar do que se trata, por exemplo: Plano de manutenção – Cliente HS Serviços;
- Tipo de ação que o sistema deve fazer: as opções são gerar a atividade automaticamente na data programada, notificando a equipe técnica ou apenas emitir um alerta para que os gestores mesmos façam a criação das atividades de forma manual;
- Cliente: a qual cliente cadastrado no sistema o plano de atividades se destina;
- Formulário: o tipo de relatório, ordem de serviço, checklist ou laudo que a equipe técnica deve responder para comprovar o serviço prestado;
- Frequência: a periodicidade em que o serviço acontece, podendo ser: diária, semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral, anual ou um período personalizado estipulado pelos gestores;
- Criação da atividade: estipular quando a atividade será criada no sistema e a equipe técnica notificada: no dia da execução do serviço, um dia antes, uma semana antes ou em um período que também pode ser personalizado pelos gestores;
- Data de início e de fim do plano: a data pode ser selecionada de acordo com a solicitação do cliente e também com o contrato firmado, ou seja se o período de vigência do contrato é de um ano, é possível colocar a data inicial em janeiro e a final em dezembro, por exemplo;
- Hora de início planejada: é um recurso que facilita quando os serviços precisam ser realizados sempre no mesmo horário, por exemplo, sempre às 8h;
- Tempo de execução: diz respeito a quantos minutos a gestão tem como estimativa para a realização daquele determinado serviço, depois ele poderá ser comparado com o tempo de execução que de fato aconteceu.
Veja só um exemplo de como fica o plano de atividades para o agendamento de serviços automático:
Além da criação do plano automático feito pelo sistema para serviços recorrentes, no Produttivo os gestores também conseguem agendar serviços de forma manual de acordo com solicitações pontuais feitas pelos clientes ou através da abertura de um chamado, como veremos mais adiante.
Veja como ficam as atividades agendadas no painel web para acompanhamento dos gestores:
2. Lembretes automatizados para planejamento de serviços
Uma das possibilidades é deixar o agendamento de serviços para depois, mas para que o gestor se lembre dessa tarefa, o sistema ainda oferece a possibilidade de enviar uma notificação lembrando do que precisa ser feito.
Essa funcionalidade pode ser adaptada para que outros lembretes sejam enviados aos gestores, como a renovação de um contrato por exemplo.
Veja como esse lembrete acontece no Produttivo:
3. Recebimento de solicitação de serviços dos clientes via abertura de chamados
Os clientes podem fazer a solicitação dos serviços escaneando um QR Code que é gerado exclusivamente para cliente, local ou ativo, ou através de um link também exclusivo que direciona o acesso para a página de abertura de chamados da empresa.
Ao acessar a página, algumas informações sobre o cliente ou o ativo em questão já vêm preenchidas automaticamente, o que facilita a identificação de quem está realizando o chamado.
Ainda é possível incluir as seguintes informações:
- Assunto;
- Nome do solicitante;
- E-mail do solicitante;
- Telefone/WhatsApp do solicitante;
- Descrição do chamado;
- Nível de prioridade;
- Imagens.
Veja como fica a página de abertura de chamados que pode ser totalmente personalizada com cores e logo da empresa:
Assim que o chamado é aberto, o gestor recebe a notificação no painel web e já pode criar uma atividade para a equipe técnica, olha só:
Os clientes também são notificados sobre o status de realização do serviço, podendo acompanhar quando o chamado é planejado, iniciado e finalizado.
4. Notificação da equipe técnica com instruções sobre os serviços a serem realizados
Sempre que uma nova atividade é criada, o responsável pelo serviço recebe a notificação no celular, pelo aplicativo. Veja um exemplo:
Os gestores ainda conseguem incluir instruções completas sobre o serviço a ser realizado, facilitando a comunicação, como: formulário de registro a ser utilizado para comprovação da execução do serviço, data e hora em que a atividade deve ser executada e qual é o cliente. Confira:
Além disso, as informações do cliente já vêm preenchidas de forma automática pelo próprio sistema, que indica à equipe técnica o nome, o endereço, o telefone e o e-mail do responsável.
5. Consulta de histórico dos clientes por QR Code
Ao chegar ao local definido para a realização do serviço, a equipe técnica ainda consegue consultar o histórico de serviços anteriores realizados naquele cliente, direto do aplicativo.
Para isso basta escanear o QR Code de identificação do ativo ou do cliente que deve receber o serviço, ou apenas realizar uma busca manual na barra lateral. Olha só:
E pronto, todas as informações relatadas em inspeções anteriores estão na palma da mão da equipe técnica, que pode identificar não conformidades antigas, sugestões de adequação e demais informações que ajudem a ter um diagnóstico completo, contribuindo para um serviço de mais qualidade.
6. Preenchimento de checklists, relatórios e ordens de serviço feito em aplicativo
Além do agendamento de serviços, o sistema do Produttivo também permite a comprovação do serviço por meio de emissão de relatórios.
No momento em que os gestores estão realizando o agendamento dos serviços eles já indicam qual tipo de formulário deve ser respondido. Podem ser criados inúmeros tipos de formulários, por tipo de serviço, por cliente ou qualquer outra divisão que faça mais sentido para a empresa.
Além disso, é possível escolher entre mais de 13 tipos de campos de resposta para facilitar o preenchimento da equipe técnica, como textos longos ou curtos que podem ser preenchidos por comando de voz, lista de peças e materiais que têm os valores calculados automaticamente, fotos, questões de checklist com pontuação, assinatura digital e muito mais!
A aparência do documento também pode ser personalizada, incluindo cores e logos da empresa. Veja um exemplo de relatório gerado em PDF logo após a finalização do serviço:
7. Acompanhamento de indicadores de atendimento
Depois dos relatórios preenchidos e exportados, é possível também acompanhar indicadores sobre a operação, como:
- Principais não conformidades;
- Volume de trabalho;
- Tempo de atendimento.
Os dados são apresentados no sistema de forma bem bem visual, em gráficos, para facilitar as análises. Confira:
Monitorar essas informações faz com que os gestores estejam bem informados sobre o andamento dos serviços e a qualidade de atendimento, o que permite identificar pontos fortes e fracos e aplicar melhorias, além de tomar decisões informadas.
Através dos dados é possível, por exemplo, identificar sazonalidades no negócio e se preparar para elas, reconhecer os equipamentos mais críticos e que demandam mais investimento, saber se os serviços estão corretamente precificados conforme o tempo de atendimento de cada atividade e a mão de obra empregada, entre outros.
8. Monitoramento do nível de satisfação dos clientes
Por fim, o sistema de agendamento de serviços do Produttivo permite monitorar o nível de satisfação dos clientes.
A cada serviço finalizado, uma pesquisa de satisfação é enviada, de forma manual ou automática e os dados são monitorados através de gráficos.
As perguntas abordadas na pesquisa podem ser totalmente personalizadas. Veja um exemplo:
E as respostas podem ser acompanhadas em um dashboard que mostra quantas pesquisas foram enviadas, quantas foram respondidas, média geral e índice de satisfação.
Sistema de agendamento de serviços do Produttivo
O Produttivo é muito mais do que um sistema de agendamentos de serviços, além de organizar a agenda da equipe técnica, é possível comprovar as atividades executadas para o cliente, monitorar indicadores sobre a operação e ter uma gestão de serviços muito mais completa e eficiente.
No Produttivo você pode:
- Fazer o agendamento de serviços recorrentes de forma automática;
- Acompanhar em tempo real o status de cada atividade;
- Receber e gerenciar chamados;
- Emitir relatórios, checklists, OS e laudos totalmente digitais e personalizáveis;
- Receber alertas sobre não conformidades apontadas nos relatórios e criar planos de ação para sua resolução;
- Comunicar os clientes por WhatsApp sobre o andamento dos serviços;
- Acompanhar indicadores de operação.
É controle de ponta a ponta, com funcionalidades pensadas para agilizar o trabalho da equipe em campo e tornar mais estratégico o trabalho dos gestores.
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