Um modelo de ordem de serviço formaliza a prestação de serviços com o cliente, mas seus benefícios vão muito além de um simples registro.
Também chamada de OS, a ordem de serviço pode ser usada por empresas de diversos segmentos, otimizando os processos e trazendo mais eficiência e produtividade para o dia a dia.
Veja a seguir como fazer uma ordem de serviço e aproveite 7 modelos gratuitos para baixar e usar já.
Veja também: Modelo de ordem de serviço digital no aplicativo
O que é modelo de ordem de serviço?
Um modelo de ordem de serviço é um documento que ajuda a padronizar o preenchimento das informações, garantindo que todos os atendimentos sejam registrados da mesma maneira.
A ordem de serviço normalmente contém dados do cliente, do prestador de serviço e também detalhes das atividades a serem realizadas, como diagnóstico do problema, solução sugerida, peças utilizadas e preço cobrado por cada tarefa.
Veja um exemplo de modelo de ordem de serviço:
No exemplo acima, podemos ver que a OS contém espaço para todas as informações relevantes do cliente, como endereço do atendimento e telefone de contato, mas também dados que ajudam a identificar o equipamento a receber o serviço.
Além disso, a ordem de serviço inclui uma descrição do que foi realizado, a data do serviço e a assinatura do responsável. Continue lendo para conhecer os benefícios de usar um modelo de OS.
Por que é importante ter um modelo de ordem de serviço?
A ordem de serviço é essencial para documentar o serviço prestado e atuar como comprovante tanto para o cliente quanto para o técnico. Porém, quando o preenchimento não é padronizado, é comum que haja desencontro de informações e até mal-entendidos.
Veja como um modelo de serviço pode auxiliar o dia a dia da sua empresa:
Registro
Quando as informações são documentadas e armazenadas, é mais fácil de acompanhar e comprovar a realização do serviço, sem depender apenas do acordo verbal para saber as responsabilidades de cada parte.
Caso seja necessário tirar uma dúvida ou atestar o que foi feito, pode-se conferir todos os dados na ordem de serviço. Além disso, é possível usar a OS para consultar o histórico do equipamento e assim ter uma visão mais ampla da situação do cliente.
Organização
Outra vantagem do modelo de ordem de serviço é que ele facilita a organização das informações, ajudando no planejamento. É possível usar a OS para planejar a rotina da equipe e passar todos os dados relevantes para o profissional encarregado.
Padronização
Com um modelo de ordem de serviço, as informações preenchidas seguem um padrão, independentemente de quem seja o responsável pelo preenchimento.
Desse modo, o gestor pode listar quais dados precisam ser preenchidos obrigatoriamente, facilitando o histórico e a gestão de dados, e garantindo que não haja tratamento diferente entre os clientes.
Gestão estratégica
As ordens de serviços podem ser uma rica fonte de informação para o crescimento do negócio, atuando como histórico. É possível medir e avaliar quantos chamados foram atendidos no mês, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram trocadas, e outras variáveis. Com esses dados, sua empresa pode tomar decisões mais assertivas.
Satisfação do cliente
Uma OS detalhada, padronizada e clara deixa seu negócio mais transparente e é uma aliada na gestão da qualidade. O documento ainda pode ser usado ao final do atendimento como forma de comprovação, para que o cliente saiba do cumprimento do que foi acordado previamente.
Como se faz uma ordem de serviço?
A ordem de serviço pode ser usada para diferentes trabalhos, como reparos, instalações, manutenções e inspeções. O primeiro passo antes criar um modelo é entender que, por conta dessas diferentes aplicações, as ordens de serviço devem ser personalizadas para cada tipo de negócio e cliente.
Separamos abaixo algumas dicas para que você possa criar e personalizar suas ordens de serviço e fazer delas um diferencial competitivo para seu negócio:
Busque sair do básico
Quando falamos em ordem de serviço, muitas pessoas pensam em um documento técnico e com poucas informações, como data, local, número do chamado, nome do cliente, motivo do atendimento e serviço realizado.
Mas é possível ir além do que já é praticado no mercado e tornar a sua ordem de serviço completa e diferenciada — o primeiro passo é construir um modelo detalhado.
Você pode inserir diversos campos que ajudem no acompanhamento e execução da atividade, com informações importantes para a sua administração. Inclua um espaço para as peças e materiais usados, os procedimentos para realizar o serviço, o responsável, o prazo de conclusão e qualquer outra informação que possa impactar na execução do trabalho.
Acompanhe e comprove
Outra dica fundamental é colocar informações sobre a execução do serviço. Isso pode ser feito de duas maneiras: através de um campo de status que possa ser atualizado conforme o trabalho é feito, ou por meio de um campo de “antes e depois”.
O antes e depois ainda é uma prática pouco explorada e que tem um grande potencial de deixar a sua ordem de serviço mais completa e confiável, já que mostra claramente o que foi feito e exibe o resultado final.
Se você recebeu um chamado para trocar determinada peça de um equipamento, por exemplo, e ao chegar no local seu técnico verificou que o problema não corresponde ao citado pelo cliente, é possível comprovar através de descrição e fotos exatamente o que aconteceu e a solução para o problema.
Leia também: O que é Relatório Fotográfico e por que é importante?
Valorize a sua marca
Ter a sua identidade visual presente no modelo de ordem de serviço também é importante para diferenciar seus serviços dos demais e trazer ainda mais profissionalismo para seu trabalho. É possível chegar a esse resultado de algumas formas.
Você pode criar cabeçalhos e rodapés com a sua logomarca e as cores que diferenciam sua empresa das correntes. Essa estratégia ajuda a reforçar a presença da sua marca no dia a dia dos clientes.
Outra dica é personalizar a sua ordem de serviço para cada cliente, principalmente se você atende pessoas jurídicas ou possui contratos de serviço. Você pode fazer isso colocando a marca da empresa atendida e outras informações pertinentes a ela.
Mantenha um processo
Como qualquer inovação, aderir a um modelo de ordem de serviço deve ser um processo contínuo. Começar com o procedimento e não ser 100% fiel a ele ou desistir depois de alguns dias não vai ser efetivo e pode até gerar retrabalho.
Portanto, se você deseja ter resultado com o uso das ordens de serviço, continue testando qual é a melhor opção para o seu negócio, mantenha o andamento do processo, busque melhorias para ele e também oriente toda a equipe sobre a importância dessa atividade para a operação.
Siga um padrão
O ideal é que sua ordem de serviço siga um modelo padrão, ou uma versão adaptada ao serviço em questão. Por isso, alguns tópicos sempre devem estar presentes na sua OS:
- Dados do cliente: as informações básicas, como nome, telefone e endereço, não podem faltar;
- Tipo de serviço: pode ser manutenção, limpeza, inspeção… especificar o tipo de serviço facilita a organização e agiliza o trabalho do técnico;
- Descrição dos serviços realizados: esse é um espaço para o técnico detalhar tudo que foi feito. Se o serviço foi manutenção corretiva, aqui podem entrar limpeza dos filtros, troca de peças, lubrificação e outras informações descritivas;
- Materiais e ferramentas utilizados: caso o serviço envolva troca de peças e uso de materiais, especifique tudo que foi utilizado (e cobrado);
- Horas trabalhadas: é possível colocar o tempo total, ou os horários de início e fim do serviço. Essa informação ajuda na organização interna e também na cobrança, caso seja feita por horas-homem;
- Conclusão do serviço: deixe esse campo para o técnico explicar o que foi e o que não foi feito em relação ao problema;
- Recomendações: caso seja preciso uma nova visita, ou técnico recomende algum serviço adicional, liste essas recomendações para que o cliente saiba de suas responsabilidades;
- Assinaturas: a assinatura é uma formalidade que valida o documento, já que atesta que todas as partes reconhecem que o serviço foi realizado conforme consta na ordem de serviço.
Com essas informações, seu modelo de ordem de serviço será padrão para todos os atendimentos, trazendo os benefícios que citamos anteriormente.
Modelos de ordem de serviço para baixar
Para facilitar sua jornada na busca pelo melhor modelo de ordem de serviço, separamos 7 modelos no Word ou Excel para você. Baixe gratuitamente e aproveite todos os benefícios para a sua empresa!
Modelo Ordem de Serviço Word Simples
Esse modelo é simples e prático, com campos para os dados do cliente, descrição do problema e solução.
Faça o download desse modelo de ordem de serviço.
Modelo de Ordem de Serviço Word com Fotos
A versão do modelo de ordem de serviço com campo para fotos permite mostrar o antes e depois do trabalho e é ideal para segmentos que precisam de comprovação.
Você pode acessar o modelo de ordem de serviço Word com fotos aqui.
Modelo de OS Word – Relatório Fotográfico
O diferencial do modelo de ordem de serviço relatório fotográfico é que ele oferece ainda mais espaço para fotos, perfeito para empresas que dependem desse recurso.
Comece a usar o modelo de OS Word — Relatório Fotográfico.
Modelo de OS Word com Checklist
Nosso modelo de ordem de serviço com check list conta com questões de não conformidade que auxiliam em inspeções e manutenções.
Baixe grátis o modelo de OS Word com Checklist aqui.
Modelo de Ordem de Serviço Word com Foto e Checklist
Já o modelo de ordem de serviço com foto e checklist é indicado para quem precisa de uma OS ainda mais completa e detalhada, como no caso da manutenção preventiva.
Aproveite o modelo de ordem de serviço Word com foto e checklist gratuitamente.
Modelo de Ordem de Serviço Excel com Pontuação
O modelo de ordem de serviço Excel é perfeito para empresas que usam a pontuação para medir as não conformidades.
Download do Modelo de Ordem de Serviço Excel com Pontuação aqui.
Modelo de Ordem de Serviço Excel com Foto e Checklist
Para quem prefere a ordem de serviço Excel, esse modelo conta com estrutura fácil de preencher e espaço para fotos.
Baixe agora esse e outros modelos de ordem de serviço no link.
Bônus: Planilha para controle de Ordem de Serviço
Na planilha de controle de Ordem de Serviço você preenche opções como:
- Código do serviço;
- Tipo do serviço;
- Cliente;
- Equipamento;
- Data e hora da solicitação de serviço;
- Responsável técnico;
- Entre outros.
A planilha ainda conta com duas opções de gráficos, que vão te mostrar o status dos serviços, os tipos de serviços realizados e o tempo médio da equipe.
Olha como fica na prática:
Gostou? Comece a usar a planilha de controle de ordem de serviço agora mesmo!
Para ver como preencher os modelos na prática, assista o vídeo abaixo:
Modelo de ordem de serviço no aplicativo
Para quem prefere automatizar a operação, uma opção é o modelo de ordem de serviço no aplicativo. A versão do Produttivo disponibiliza recursos com QR Code, cálculo automático, preenchimento por voz e muitas outras funcionalidades.
Veja um exemplo de ordem de serviço no aplicativo:
Além disso, as informações são armazenadas em nuvem e você pode enviar um relatório automático ao cliente após a finalização do serviço. Nada de pilhas de papel nem retrabalho!
Comece a testar gratuitamente nosso modelo de ordem de serviço online!
