Um modelo de ordem de serviço formaliza o acordo da empresa com o cliente e documenta a prestação de serviços, mas seus benefícios vão muito além de um simples registro.
Também chamada de OS, a ordem de serviço pode ser usada por empresas de diversos segmentos, servindo como um guia para o técnico do que ser feito e assim trazendo mais eficiência e produtividade para o dia a dia.
No artigo a seguir, veja como fazer uma ordem de serviço, entenda sua importância e aproveite 7 modelos gratuitos para baixar e usar já!
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- O que é uma ordem de serviço?
- Para que serve um modelo de ordem de serviço?
- Modelos de ordem de serviço grátis em Word e Excel
- Qual é a importância de usar um modelo de ordem de serviço?
- Como fazer um modelo de ordem de serviço?
- O que deve constar em um modelo de ordem de serviço?
- Como fazer um modelo de ordem de serviço digital em aplicativo?
O que é uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço (OS) é um documento formal que autoriza, organiza e registra a execução de um serviço, seja por uma empresa ou um prestador de serviços autônomo. Esse documento é muito utilizado em diversos setores, como manutenção, assistência técnica, construção civil, TI e atendimento ao cliente.
A ordem de serviço ajuda a manter o processo organizado, profissional e transparente, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas quanto ao trabalho a ser realizado.
Por isso, ela pode ser usada como orçamento de serviços, mostrando ao cliente quais são os serviços oferecidos e o preço a ser cobrado por eles, e até como comprovante do que foi realizado, uma vez que o serviço tenha sido concluído.
Para que serve um modelo de ordem de serviço?
Um modelo de ordem de serviço é um documento que ajuda a padronizar o preenchimento das informações referentes ao serviço, garantindo que todos os atendimentos sejam registrados da mesma maneira.
A ordem de serviço normalmente contém dados do cliente, do prestador de serviço e também detalhes das atividades a serem realizadas, como diagnóstico do problema, solução sugerida, peças utilizadas e preço cobrado por cada tarefa.
Dessa forma, pode ser usada antes do serviço para que o cliente saiba o que será feito e para guiar o trabalho do técnico, ou após sua conclusão, documento tudo que foi realizado.
Modelos de ordem de serviço grátis em Word e Excel
Para te ajudar na elaboração de um modelo de ordem de serviço, o Produttivo criou um material gratuito com sete modelos de OS prontos para baixar. São cinco modelos em Word e dois modelos em Excel, além de uma planilha exclusiva para auxiliar no controle das ordens de serviço.
Veja só:
Modelo de ordem de serviço Word simples
O modelo de ordem de serviço em Word é uma opção fácil de usar, ideal para quem ainda não utiliza OS no dia a dia, mas quer começar.
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Modelo de ordem de serviço Word com fotos
Já o modelo de ordem de serviço com fotos é indicado para atividades em que a comprovação é importante, contendo espaço para imagens mostrando o “antes e depois” do serviço.
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Modelo de ordem de serviço Word relatório fotográfico
Outra opção para os serviços que precisam de comprovação por fotos é o modelo de ordem de serviço com relatório fotográfico, que proporciona registros completos.
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Modelo de ordem de serviço Word com checklist
O checklist, ou lista de verificação, pode ser um documento separado ou ainda complementar a ordem de serviço, facilitando a marcação de quais tarefas foram feitas.
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Modelo de ordem de serviço Word com fotos e checklist
Para quem busca um modelo de ordem de serviço completo, a versão com fotos e checklist é ideal, permitindo acompanhar os detalhes da realização do serviço e ainda anexar imagens.
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Modelo de ordem de serviço Excel com pontuação
Já o modelo de ordem de serviço em Excel com pontuação é perfeito para serviços que envolvem o registro de não conformidades, documentando quais foram os problemas encontrados durante a visita técnica.
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Modelo de ordem de serviço Excel com fotos
Também em Excel, o modelo de ordem de serviço com fotos traz praticidade no registro do serviço, com campos para inclusão de imagens e valores. Por isso, é indicado para servir como orçamento de serviço.
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Bônus: Planilha para controle de Ordem de Serviço
Além dos modelos de ordem de serviço, o Kit OS do Produttivo conta com uma planilha exclusiva para controle das suas ordens de serviço, com status e indicadores dos atendimentos.
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Qual é a importância de usar um modelo de ordem de serviço?
A ordem de serviço é essencial para documentar o serviço prestado e atuar como comprovante tanto para o cliente quanto para o técnico. Porém, quando o preenchimento não é padronizado, é comum que haja desencontro de informações e até mal-entendidos.
Veja como um modelo de serviço pode auxiliar o dia a dia da sua empresa:
Registro
Quando as informações são documentadas e armazenadas, é mais fácil de acompanhar e comprovar a realização do serviço, sem depender apenas do acordo verbal para saber as responsabilidades de cada parte.
Caso seja necessário tirar uma dúvida ou atestar o que foi feito, pode-se conferir todos os dados na ordem de serviço. Além disso, é possível usar a OS para consultar o histórico do equipamento e assim ter uma visão mais ampla da situação do cliente.
Organização
Outra vantagem do modelo de ordem de serviço é que ele facilita a organização das informações, ajudando no planejamento. É possível usar a OS para planejar a rotina da equipe e passar todos os dados relevantes para o profissional encarregado.
Padronização
Com um modelo de ordem de serviço, as informações preenchidas seguem um padrão, independentemente de quem seja o responsável pelo preenchimento.
Desse modo, o gestor pode listar quais dados precisam ser preenchidos obrigatoriamente, facilitando o histórico e a gestão de dados, e garantindo que não haja tratamento diferente entre os clientes.
Gestão estratégica
As ordens de serviços podem ser uma rica fonte de informação para o crescimento do negócio, atuando como histórico. É possível medir e avaliar quantos chamados foram atendidos no mês, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram trocadas e outras variáveis. Com esses dados, sua empresa pode tomar decisões mais assertivas.
Satisfação do cliente
Uma OS detalhada, padronizada e clara deixa seu negócio mais transparente e é uma aliada na gestão da qualidade. O documento ainda pode ser usado ao final do atendimento como forma de comprovação, para que o cliente saiba do cumprimento do que foi acordado previamente.
Como fazer um modelo de ordem de serviço?
A ordem de serviço pode ser usada para diferentes trabalhos, como reparos, instalações, manutenções e inspeções. O primeiro passo antes criar um modelo é entender que, por conta dessas diferentes aplicações, as ordens de serviço devem ser personalizadas para cada tipo de negócio e cliente.
Separamos abaixo algumas dicas para que você possa criar e personalizar suas ordens de serviço e fazer delas um diferencial competitivo para seu negócio:
Busque sair do básico
Quando falamos em ordem de serviço, muitas pessoas pensam em um documento técnico e com poucas informações, como data, local, número do chamado, nome do cliente, motivo do atendimento e serviço realizado.
Mas é possível ir além do que já é praticado no mercado e tornar a sua ordem de serviço completa e diferenciada — o primeiro passo é construir um modelo detalhado.
Você pode inserir diversos campos que ajudem no acompanhamento e execução da atividade, com informações importantes para a sua administração. Inclua um espaço para as peças e materiais usados, os procedimentos para realizar o serviço, o responsável, o prazo de conclusão e qualquer outra informação que possa impactar na execução do trabalho.
Acompanhe e comprove
Outra dica fundamental é colocar informações sobre a execução do serviço. Isso pode ser feito de duas maneiras: através de um campo de status que possa ser atualizado conforme o trabalho é feito, ou por meio de um campo de “antes e depois”.
O antes e depois ainda é uma prática pouco explorada e que tem um grande potencial de deixar a sua ordem de serviço mais completa e confiável, já que mostra claramente o que foi feito e exibe o resultado final.
Se você recebeu um chamado para trocar determinada peça de um equipamento, por exemplo, e ao chegar no local seu técnico verificou que o problema não corresponde ao citado pelo cliente, é possível comprovar através de descrição e fotos exatamente o que aconteceu e a solução para o problema.
Valorize a sua marca
Ter a sua identidade visual presente no modelo de ordem de serviço também é importante para diferenciar seus serviços dos demais e trazer ainda mais profissionalismo para seu trabalho. É possível chegar a esse resultado de algumas formas.
Você pode criar cabeçalhos e rodapés com a sua logomarca e as cores que diferenciam sua empresa das correntes. Essa estratégia ajuda a reforçar a presença da sua marca no dia a dia dos clientes.
Outra dica é personalizar a sua ordem de serviço para cada cliente, principalmente se você atende pessoas jurídicas ou possui contratos de serviço. Você pode fazer isso colocando a marca da empresa atendida e outras informações pertinentes a ela.
Mantenha um processo
Como qualquer inovação, aderir a um modelo de ordem de serviço deve ser um processo contínuo. Começar com o procedimento e não ser 100% fiel a ele ou desistir depois de alguns dias não vai ser efetivo e pode até gerar retrabalho.
Portanto, se você deseja ter resultado com o uso das ordens de serviço, continue testando qual é a melhor opção para o seu negócio, mantenha o andamento do processo, busque melhorias para ele e também oriente toda a equipe sobre a importância dessa atividade para a operação.
O que deve constar em um modelo de ordem de serviço?
O ideal é que sua ordem de serviço siga um modelo padrão, ou uma versão adaptada ao serviço em questão. Por isso, alguns tópicos sempre devem estar presentes na sua OS:
- Número de identificação da OS: é importante ter um sistema de organização das ordens de serviço, como números de identificação;
- Dados do cliente: as informações básicas, como nome, telefone e endereço, não podem faltar;
- Tipo de serviço: pode ser manutenção, limpeza, inspeção… especificar o tipo de serviço facilita a organização e agiliza o trabalho do técnico;
- Descrição dos serviços realizados: esse é um espaço para o técnico detalhar tudo que foi feito. Se o serviço foi manutenção corretiva, aqui podem entrar limpeza dos filtros, troca de peças, lubrificação e outras informações descritivas;
- Materiais e ferramentas utilizados: caso o serviço envolva troca de peças e uso de materiais, especifique tudo que foi utilizado (e cobrado);
- Horas trabalhadas: é possível colocar o tempo total, ou os horários de início e fim do serviço. Essa informação ajuda na organização interna e também na cobrança, caso seja feita por horas-homem;
- Conclusão do serviço: deixe esse campo para o técnico explicar o que foi e o que não foi feito em relação ao problema;
- Recomendações: caso seja preciso uma nova visita, ou técnico recomende algum serviço adicional, liste essas recomendações para que o cliente saiba de suas responsabilidades;
- Preço: no caso de serviços cobrados, é importante declarar qual o valor a ser cobrado, discriminando entre o preço das peças trocadas (se aplicável) e do serviço em si;
- Assinaturas: a assinatura é uma formalidade que valida o documento, já que atesta que todas as partes reconhecem que o serviço foi realizado conforme consta na ordem de serviço.
Com essas informações, seu modelo de ordem de serviço será padrão para todos os atendimentos, trazendo os benefícios que citamos anteriormente.
Como fazer um modelo de ordem de serviço digital em aplicativo?
Existem diferentes tipos de ordem de serviço: o documento pode ser elaborado em papel, em programas de computador como Word, e até em aplicativos específicos para isso. É o caso do Produttivo, um sistema para criação, preenchimento e gestão de ordens de serviço digitais.
Olha só como é fácil preencher uma ordem de serviço dentro do sistema:
Com o Produttivo, todas as etapas do serviço são administradas dentro do próprio sistema: da abertura da solicitação pelo cliente até o envio da ordem de serviço preenchida.
Veja como fica um modelo de ordem e serviço preenchido via Produttivo e exportado em PDF:
Experimente grátis: Modelo de ordem de serviço digital em aplicativo
Por meio do app no celular ou tablet, o técnico recebe as informações sobre o serviço e faz o preenchimento da OS durante a visita técnica, sem precisar retornar ao escritório. Também não é preciso ter acesso a internet para fazer o preenchimento.
Após a conclusão do serviço, a ordem de serviço pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp ao cliente, e ainda fica armazenada em nuvem, disponível para consulta sempre que necessário.
Saiba mais sobre a criação e preenchimento de ordens de serviço pelo Produttivo:
Você pode experimentar o modelo de ordem de serviço digital do Produttivo agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste!
