Quando os veículos saem do pátio da empresa, estão sujeitos a uma série de avarias, por isso o controle de entrada e saída de veículos é tão importante para a gestão de frotas. É ele quem monitora a saúde dos automóveis e contribui para a segurança dos motoristas.
Entenda como criar um modelo de controle de entrada e saída de veículos mais eficiente, tenha acesso a modelos prontos para serem usados na sua operação e ainda conheça algumas tecnologias que podem facilitar esse gerenciamento.
Veja também: Modelo digital de checklist para controle de entrada e saída de veículos
- O que é um controle de entrada e saída de veículos?
- Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?
- Quais informações um controle de entrada e saída de veículos deve apresentar?
- Como fazer um controle de entrada e saída de veículos?
- Qual a importância de realizar o controle de entrada e saída de veículos nas frotas?
- Como a tecnologia pode ajudar no controle de entrada e saída de veículos?
- Vantagens em utilizar um sistema de controle de entrada e saída de veículos
- Modelo de check list de entrada e saída de veículos
- Sistema para controle de entrada e saída de veículos
O que é um controle de entrada e saída de veículos?
O controle de entrada e saída de veículos é um monitoramento diário sobre a movimentação da frota, que pode ser feito através de registros em papel, planilhas ou sistemas digitais de gestão de frotas.
Sua função é controlar o uso dos veículos, identificando o tempo em que eles levaram para realizar o trajeto, quantos quilômetros foram percorridos, qual foi o motorista responsável pela condução e as condições de funcionamento dos automóveis.
O registro desses dados auxiliam a gestão na percepção de melhorias e na adoção de estratégias que aprimorem os resultados e a eficiência operacional da empresa.
Através do controle de entrada e saída de veículos é possível saber, por exemplo, se algum veículo está demorando demais para realizar a carga ou descarga e a partir disso identificar os motivos que levaram a essa demora, resolvendo a causa raiz do problema.
O monitoramento da saúde da frota também é facilitado pelo controle de entrada e saída de veículos, porque permite a verificação de diversos itens e sistemas importantes para o funcionamento dos automóveis.
Exemplo de ficha de entrada e saída de veículos
É comum que para realizar o controle da frota, seja utilizada uma ficha de entrada e saída de veículos. Ela reúne questões sobre os motoristas, documentações e sobre o próprio veículo.
Através dela é possível identificar irregularidades nas documentações dos condutores e o desgaste das peças, o que ajuda os gestores a identificarem os melhores momentos para a realização de manutenções planejadas.
Veja um exemplo de ficha de entrada e saída de veículos criada pelo Produttivo e que pode ser baixada gratuitamente:
Baixe aqui o modelo de ficha de entrada e saída de veículos em formato de checklist
Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?
O controle de entrada e saída de veículos é utilizado principalmente para reunir informações sobre a frota e a partir disso entender pontos de melhoria e ter maior embasamento para a tomada de decisões.
Através desse monitoramento é possível:
- Entender o desgaste da frota;
- Identificar se todo o potencial da frota está sendo utilizado nos processos;
- Acompanhar indicadores de frota;
- Assegurar que as manutenções preventivas estão sendo realizadas na periodicidade correta;
- Avaliar os custos envolvidos no processo;
- Realizar o controle de quilometragem;
- Ter maior controle sobre frequência e tipos de avarias e não conformidades encontradas nos veículos;
- Identificar os condutores responsáveis por multas;
- Identificar gargalos no processo logístico.
Leia também: Sistema de gestão de frotas: o que é e como escolher
Quais informações um controle de entrada e saída de veículos deve apresentar?
O controle de entrada e saída de veículos deve reunir o máximo de informações possíveis sobre a frota inspecionada, porque quanto mais detalhes forem apresentados, mais recursos os gestores têm para avaliar o desempenho da frota.
Entram na lista, informações como:
- Data e hora de coleta das informações: Através desses dados os gestores conseguem entender sobre qual período o relatório se refere, melhorando a consulta sobre as informações;
- Informações sobre o veículo: Não podem faltar dados como modelo, cor, placa, ano, número de série ou qualquer outra informação que ajude a identificar e diferenciar os automóveis da frota;
- Informações sobre o condutor: São necessários dados como nome, idade, tempo de contribuição e número de CNH;
- Data e hora da saída e da entrada do veículo: São informações importantes para entender o tempo que o veículo levou para realizar o trajeto;
- Quilometragem de saída e de entrada: Importante para identificar quantos km o veículo fez durante o percurso estabelecido. Além disso, a quilometragem deve ser acompanhada porque impacta no desgaste das peças e nos gastos com combustível.
Como fazer um controle de entrada e saída de veículos?
É possível realizar o controle da entrada e saída de veículos de diversas formas, através de registros em papel, planilhas ou o mais comum de todos, usando checklists de conformidade.
Abaixo te mostramos como fazer passo a passo:
1. Crie um cabeçalho com a identificação da empresa
As informações do cabeçalho ajudam a dar mais profissionalismo ao relatório e contribuem para melhorar a organização e o processo de consulta das informações.
No cabeçalho você deve incluir os seguintes dados:
- Logo da empresa;
- Nome do formulário;
- Informações da empresa (Nome, razão social, CNPJ, endereço, e-mail e telefone);
- Identificação do tipo de checklist (se é um checklist de entrada ou saída de veículo);
- Informações do veículo (Tipo, marca, modelo, cor, placa e ano);
- Informações do condutor (Nome, idade, tempo de empresa e número de CNH);
- Informações da inspeção (Data e hora de realização e quilometragem do veículo).
2. Reúna as informações que devem compor o controle
Depois de ter as informações básicas que precisam compor o cabeçalho você deve pensar em quais itens são importantes de serem verificados, tanto na saída, quanto na entrada do veículo.
Reúna informações sobre a documentação do motorista e da carga transportada, além do estado de peças, itens e sistemas da frota.
São exemplos de questões que o seu controle pode abordar:
- Conformidade do Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV);
- Conformidade da Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
- Nota fiscal da carga transportada;
- Funcionamento do rastreador;
- Condições da cortina do baú;
- Condições do cinto de segurança;
- Condições do para-brisa;
- Condições do extintor;
- Condições do macaco;
- Condições dos pneus;
- Condições dos freios;
- Entre outros.
3. Disponha as informações em formato de checklist de conformidade
Em seguida liste o que deve ser inspecionado, incluindo três opções de resposta: Conforme, Não conforme e Não se aplica.
Ao utilizar o formato de checklist de conformidade, fica muito mais fácil orientar a pessoa responsável por fazer as verificações e reconhecer mais rapidamente quais são os itens que apresentaram alguma irregularidade. Veja um exemplo:
4. Inclua campos para apresentação de evidências
Para que o controle seja completo, é importante que o checklist de entrada e saída de veículos apresente também campos de evidências fotográficas, que comprovem o que foi marcado no relatório.
Instrua os responsáveis pela verificação a sempre incluírem fotos quando algum item não estiver em conformidade. Assim fica mais fácil entender o estado de degradação das peças, quando a irregularidade for com o veículo.
5. Colete as assinaturas necessárias
Finalize o controle de entrada e saída de veículos coletando as assinaturas, tanto do responsável pela inspeção, quanto do condutor ou demais responsáveis envolvidos.
Qual a importância de realizar o controle de entrada e saída de veículos nas frotas?
Quando as empresas realizam um controle de entrada e saída de veículos organizado e eficaz, os resultados são percebidos em produtividade, excelência operacional e economia de custos.
Além disso, o controle também é importante porque:
- Oferece mais visibilidade sobre tudo que acontece na operação;
- Assegura uma gestão de frotas mais eficaz e assertiva;
- Aumenta a segurança do veículo e dos condutores;
- Aumenta a satisfação dos condutores e dos clientes;
- Possibilita maior prevenção de danos;
- Garante o cumprimento de manutenções preventivas e corretivas;
- Oferece um histórico de operações da frota.
Como a tecnologia pode ajudar no controle de entrada e saída de veículos?
Com foco na melhoria de processos do controle de entrada e saída de veículos algumas tecnologias foram criadas. Conheça as principais e como elas podem te ajudar a tornar a gestão de frotas mais eficiente.
Checklists digitais
Os checklists digitais são uma ótima alternativa aos checklists em papel, porque resolvem problemas comuns do controle manual: esquecimentos, rasuras, perdas de informação, dificuldades de arquivamento, criação de histórico e centralização das informações.
Nos checklists online o preenchimento é feito em aplicativo, sem a necessidade de acesso à internet. Além disso, os checklists dispõem de recursos que poupam tempo de preenchimento e melhoram a confiabilidade das informações apresentadas, como:
- Preenchimento de informações da empresa, do cliente e dos veículos feitas pelo próprio sistema, de forma automática;
- Possibilidade de preenchimento por voz em campos de texto;
- As fotos são tiradas na hora e anexadas ao relatório final com marcação de data e horário.
A gestão também se beneficia porque é notificada sempre que uma não conformidade é apontada em um checklist, podendo agendar imediatamente uma atividade corretiva. E o melhor é que todas as informações coletadas pelo checklist estão integradas a um sistema de gestão de serviços, que permite gerenciamento completo da operação.
Conheça como funciona o sistema de checklist de gestão de frotas do Produttivo
LCR – Least Cost Routing
O Least Cost Routing (LCR) ou roteamento de menor custo é um sistema que ajuda os gestores a encontrarem a melhor rota para a frota percorrer, considerando a distância e os custos envolvidos no processo.
Ao oferecer o melhor caminho o LCR promove economia para empresa e agilidade nas cargas e descargas.
LPR – License Plate Recognition
O LPR (License Plate Recognition) é uma câmera inteligente que ajuda no controle de entrada e saída de veículos ao realizar a leitura da placa dos veículos, permitindo inclusive o acesso automático dos veículos à sede da empresa.
Esse sistema também pode ser integrado a outras ferramentas de controle, permitindo que o acompanhamento da chegada dos veículos seja automático.
RFID – Radio Frequency Identification
A RFID (Radio Frequency Identification) é uma tecnologia que funciona por radiofrequência e serve para monitorar a movimentação da frota em tempo real, reportando dados aos gestores.
Essa ferramenta elimina o trabalho manual de realizar a atualização sobre a frota, permite o rastreamento de cargas, fretes e muito mais.
QR Code
O QR Code é outra tecnologia que pode ser utilizada para controlar a entrada e saída dos veículos. Ao criar um QR Code para cada veículo, a entrada na sede da empresa e outros locais é facilitada, bastando que o motorista escaneie o código para ter seu acesso autorizado.
Rastreamento e monitoramento veicular
O rastreamento veicular acontece através de um equipamento instalado nos veículos. Esse equipamento passa informações através do GPS ou radiofrequência, permitindo que os gestores saibam exatamente a localização do veículo e a rota que percorreram.
Essas informações ajudam os gestores a entenderem se os motoristas estão respeitando o tempo de descanso e seguindo o limite de velocidade, por exemplo.
Telemetria
A telemetria é um recurso tecnológico que permite o levantamento de dados sobre uma série de itens importantes para o funcionamento do veículo. Seu funcionamento pode ser através de sensores ou softwares.
Através dela são obtidas informações como: temperatura do sistema mecânico dos veículos, consumo de combustível, rotações por minuto do motor, nível de água e óleo, desgaste das peças, comportamento dos condutores e desempenho da frota.
Leia também: O que é roteirizador e quais os benefícios para a frota
Iscas de carga
Por sua vez, a isca de carga é um sistema utilizado para proteger as cargas de roubo e auxiliar na sua recuperação.
Existem vários tipos e modelos de dispositivos e seu uso vai depender do tipo de carga a ser protegida.
Vantagens em utilizar um sistema de controle de entrada e saída de veículos
É muito comum que empresas de frota realizem o controle de entrada e saída de veículos através de registros em papel ou planilhas digitais. Mas essa é uma prática que contribui para que aconteçam erros humanos, esquecimentos, perdas de documentos e retrabalhos.
Para resolver todos esses problemas, existem soluções digitais que permitem a criação de checklists de conformidade, acompanhamento de indicadores e gerenciamento rápido de irregularidades encontradas na frota.
Veja algumas das vantagens em usar esses tipos de sistemas:
Redução de custos
Ao registrar as informações sobre a entrada e saída de veículos em um software de frotas, fica muito mais fácil saber quais veículos estão em operação e a quilometragem percorrida, o que oferece à gestão um panorama completo sobre os gastos envolvidos em cada deslocamento e o que pode ser otimizado para reduzir custos.
Automatização de processos
Os sistemas de controle de entrada e saída de veículos também tornam os processos automáticos, acabando com a burocracia. As informações são centralizadas e dados recorrentes podem ser preenchidos de maneira automática pelo próprio sistema.
Outro ponto positivo é que em alguns sistemas o agendamento das manutenções dos veículos também podem ser realizadas de forma automática pelo próprio sistema, com base na periodicidade em que devem ocorrer.
Veja também: Planilha de manutenção de veículos [Modelo em Excel grátis]
Aumento de produtividade
A equipe técnica ganha em produtividade porque não precisa preencher informações recorrentes como dados de identificação da empresa, dos clientes ou dos veículos. O sistema de comando por voz elimina a necessidade de digitação dos textos e as fotos são anexadas ao relatório final de forma padronizada, assim que são tiradas.
Maior controle sobre manutenções
Ao realizar o controle de entrada e saída de veículos por sistemas digitais, as empresas conseguem ter uma visão mais aprofundada sobre a performance das manutenções, tendo mais controle sobre quando devem ser realizadas.
Além disso, é possível agendar as inspeções no próprio sistema e de forma automática, assim as empresas não se esquecem dos prazos e os veículos se mantêm conservados.
Experimente: Software de manutenção de frota para controle automático das inspeções
Aumento da disponibilidade da frota
Ao ter um controle diário da situação de cada veículo, entendendo como está o estado das peças e sistemas importantes para o funcionamento da frota, a empresa consegue identificar rapidamente quando existe alguma falha ou necessidade de reparo, resolvendo o problema quando ainda está no começo, o que colabora para o aumento da disponibilidade da frota.
Gestão de frota mais eficiente e completa
O controle da gestão de frotas também se torna mais eficaz e confiável, uma vez que as falhas são identificadas com facilidade, existe uma integração entre os processos e as informações sobre os veículos são centralizadas, servindo como base de dados para as decisões da gestão.
Através dos softwares de frotas é possível ter informações sobre quais veículos apresentam mais problemas, quais são as não conformidades mais recorrentes e a gravidade de cada situação, por exemplo.
Modelo de check list de entrada e saída de veículos
O checklist é a melhor forma de realizar o controle de entrada e saída de veículos, porque permite a conferência de itens da frota, o registro de imagens e de dados sobre o momento das entradas e saídas.
Preparamos dois modelos que você pode utilizar na sua operação. Um em formato de Word que pode ser baixado gratuitamente e outro em PDF para ser gerado no sistema de gestão de frotas do Produttivo. Confira os diferenciais de cada um:
Controle de entrada e saída de veículos Word
O modelo de checklist em Word para controle de entrada e saída de veículos feito pelo Produttivo, faz parte do Kit Checklist e pode ser baixado gratuitamente.
No Kit você terá acesso a modelos de checklist para diversos segmentos. Veja os modelos exclusivos para gestão de frotas presentes no Kit:
- Checklist entrada e saída de veículos: São 34 questões de conformidade sobre a situação e aparência do veículo, além de dados para identificação da inspeção e do veículo inspecionado. O modelo ainda tem campo para registro de assinatura e inclusão de imagens. Confira:
Baixe o modelo de checklist de entrada e saída de veículos
- Checklist Caminhão: Reúne questões sobre documentação e o estado do caminhão e assim como o checklist anterior, também dispõe de campos para registro de assinatura e anexação de imagens. Olha só:
Baixe o modelo de entrada e saída de caminhão
Os dois modelos podem ser baixados e editados, incluindo ou alterando as questões do checklist. O grande diferencial do modelo é que ele pode ser impresso em papel para ser utilizado pela equipe técnica em campo.
Você pode baixar os modelos clicando no banner abaixo:
Controle de entrada e saída de veículos PDF
No Produttivo, o checklist de entrada e saída de veículos é criado no sistema e preenchido diretamente do celular da equipe técnica, pelo aplicativo. Ao final da checagem o relatório já sai pronto e configurado em PDF e os dados ficam armazenados no sistema.
É possível criar inúmeros modelos de checklist na plataforma ou editar algum dos modelos prontos que são disponibilizados. Veja um exemplo abaixo:
Entre os diferenciais de fazer o controle de entrada e saída de veículos através do Produttivo estão:
- Personalização dos formulários com mais de 13 tipos de campo de resposta e possibilidade inclusão das cores e logo da empresa;
- Preenchimento de campos textuais por comando de voz;
- Envio de alerta aos gestores, sempre que uma não conformidade é marcada no relatório;
- Preenchimento automático de dados de identificação sobre a empresa, o cliente e o veículo inspecionado;
- Fotos tiradas na hora com marcação de data e horário e anexadas diretamente ao relatório final;
- Questões de checklist com pontuação de conformidade;
- Assinatura coletada digitalmente;
- E muito mais!
Você pode testar o controle de entrada e saída de veículos do Produttivo de forma gratuita, para isso basta fazer seu cadastro e aproveitar todas as funcionalidades que o sistema oferece!
Sistema para controle de entrada e saída de veículos
Os sistemas para controle de entrada e saída de veículos simplificam a forma como o gerenciamento da frota é realizado, automatizando processos e tornando as informações apresentadas muito mais confiáveis.
Um exemplo é o Produttivo, um sistema de gestão de serviços composto por um painel administrativo acessado pelo computador para controle dos gestores e um aplicativo para a equipe técnica realizar o preenchimento dos relatórios.
Na plataforma é possível:
- Agendar serviços de forma manual ou automática;
- Criar checklists, ordens de serviço e relatórios de controle;
- Receber solicitações de abertura de chamados;
- Gerenciar não conformidades, criando atividades para sua resolução;
- Acompanhar indicadores de operação;
- E muito mais!
Que tal conhecer o sistema na prática? Faça seu cadastro de forma gratuita e teste todas as funcionalidades do Produttivo para uma gestão de frotas ainda mais eficiente!
