As ordens de serviço são ótimas ferramentas para fazer o acompanhamento dos serviços, mas como fazer a sua gestão e controle?
Com uma planilha ordem de serviço, fica mais fácil visualizar as demandas, identificar atrasos ou backlog, e ter maior controle sobre as atividades da empresa.
No artigo a seguir, entenda a importância da planilha ordem de serviço para as empresas e tenha acesso a um modelo gratuito em Excel. Boa leitura!
Veja também: Software de manutenção para emissão e controle de ordens de serviço
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço, ou OS, é um documento que ajuda a formalizar e comprovar um serviço prestado por uma empresa ou profissional autônomo.
Ela é essencial para o gerenciamento dos serviços, mostrando tudo o que foi feito e recomendações futuras. Por isso, ela é uma garantia tanto para o prestador de serviço quanto para o cliente.
Além disso, a ordem de serviço pode ser emitida antes da realização do serviço, exibindo a solicitação do cliente para que o técnico saiba tudo que precisa ser feito. Após a conclusão do serviço, ela pode ser usada como comprovação e também para controle interno da empresa prestadora.
Como organizar as ordens de serviço?
Existem diferentes formas de organizar as ordens de serviço emitidas pela empresa. O ideal, porém, é que a organização comece já no preenchimento: invista em modelos padronizados de ordem de serviço, contendo informações-chave como:
- Número da ordem de serviço: essa informação é muito importante para controle interno das atividades exercidas pela empresa;
- Título: ao dar um título para a sua ordem de serviço, fica mais fácil separar por cliente ou segmento e identificar rapidamente em uma busca;
- Dados do cliente: nome, CPF ou CNPJ, endereço e telefone;
- Dados da empresa prestadora de serviço: nome, CNPJ, endereço e telefone;
- Data e hora: para saber exatamente quando aquele serviço foi realizado e a OS foi emitida.
Veja um exemplo de ordem de serviço contendo essas informações básicas:
Experimente grátis: Modelo de ordem de serviço digital em aplicativo
Ao registrar essas informações, ficará mais fácil acompanhar a emissão das ordens de serviço e o controle das atividades da empresa. Além disso, você pode investir em algumas ferramentas para organizar as ordens de serviço, veja só:
Planilha ordem de serviço
A planilha ordem de serviço é uma ferramenta muito utilizada entre empresas que fazem prestação de serviço para realizar a gestão, organização, padronização e distribuição de chamados que são solicitados pelo cliente.
Todas as ordens de serviço emitidas são registradas na planilha, assim o gestor pode acompanhar toda a operação em um único documento.
Veja um exemplo de planilha ordem de serviço criada pelo Produttivo para auxiliar na organização das OS:
Baixe grátis: Kit Ordem de Serviço com modelos de OS em Word + planilha de controle
Software ordem de serviço
Já um software ordem de serviço é uma versão mais completa da planilha. Por meio de sistemas específicos, é possível emitir, preencher e compartilhar as ordens de serviço com apenas alguns cliques.
Em softwares como o Produttivo, o cliente abre o chamado via link ou QR Code, o gestor recebe a solicitação e já encaminha para o técnico, designando também um modelo de ordem de serviço para ser usado.
Durante a visita técnica, o técnico preenche a OS pelo celular ou tablet com todas as informações sobre o serviço, e pode exportar e enviar na hora.
Por meio do painel web, o gestor pode ir acompanhando o status do serviço em tempo real, controlando todas as atividades da empresa e as ordens de serviço emitidas.
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O que é uma planilha ordem de serviço?
A planilha ordem de serviço é uma ferramenta prática e gratuita que permite o controle das ordens de serviço emitidas pela empresa. Através da planilha, a empresa pode acompanhar suas demandas e identificar pontos de melhoria, como atrasos, tempo de inatividade ou excesso de atividades em backlog.
Tendo uma visão clara do que foi realizado, dos serviços agendados e suas periodicidades, o gestor e o time garantem com que o trabalho saia conforme o planejado e podem se programar melhor para chamados futuros.
Além disso, preenchendo a planilha de ordem de serviço, você cria um histórico de serviço que pode ser apresentado para o seu cliente como uma fonte de confiabilidade.
Ainda, a planilha pode concentrar todas as informações preenchidas nas OS, transformando-as em gráficos para uma visualização ainda mais certeira dos indicadores da empresa.
Planilha ordem de serviço para download grátis
O Produttivo criou uma planilha ordem de serviço para download totalmente gratuita: ela faz parte do Kit Ordem de Serviço, um material sem custo que vem com sete modelos de OS prontos para usar e uma planilha para controle.
Olha só como funciona:
Você pode baixar a planilha sem custo nenhum, é só clicar na imagem abaixo e aproveitar os materiais!
Para que serve a planilha ordem de serviço?
A planilha ordem de serviço permite visualizar todas as ordens de serviço da empresa de forma prática e concentrada, facilitando na hora de pesquisar um serviço específico ou consultar informações.
Entre as funções da planilha ordem de serviço estão:
- Documentar as solicitações de serviços dos clientes recebidas pela empresa;
- Registrar informações detalhadas sobre cada trabalho, criando um histórico de atividades contendo descrição do serviço, materiais necessários, mão de obra envolvida, prazos e custos estimados;
- Acompanhar o progresso e assim garantir que todas as etapas do processo sejam cumpridas, sem atrasos ou esquecimento;
- Auxiliar na alocação eficiente de recursos, como equipe, ferramentas e materiais, garantindo que estejam disponíveis quando necessários.
Dessa forma, a planilha ordem de serviço é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente dos serviços, ajudando a melhorar a organização, a comunicação e o controle de processos dentro da empresa.
Como fazer uma planilha ordem de serviço?
A planilha ordem de serviço não precisa ser complexa — o ideal é que ela contenha todas as informações necessárias para facilitar o controle dos serviços, mas ao mesmo tempo seja clara para entender e simples de usar.
Pensando nisso, listamos alguns campos que não podem faltar na sua planilha, olha só:
- Número ou código: auxilia na organização e no controle da quantidade de ordens de serviço emitidas;
- Dados do chamado: informações sobre a situação que levou à solicitação por parte do cliente;
- Tipo de serviço: caso sua empresa preste diferentes tipos de serviço (como orçamento, instalação e manutenção), separe-os em uma lista e especifique em cada chamado. Isso facilitará na hora de criar gráficos e filtrar por tipo de serviço;
- Cliente: outra informação que facilita muito na identificação e controle da ordem de serviço são os dados do cliente;
- Data e hora da solicitação: quando o chamado foi recebido pela empresa;
- Data e hora do serviço: para quando a visita técnica foi marcada;
- Status do serviço: é a situação em que o serviço se encontra. Recomendamos usar categorias fáceis, como “em aberto” ou “concluído”;
- Responsável: insira também o nome do técnico responsável pelo serviço para saber a quem perguntar em caso de dúvidas.
Essas são apenas algumas das informações que sua planilha ordem de serviço pode conter. Você pode acrescentar outros campos conforme necessário.
Após a estruturação dos campos, não se esqueça da formatação: ajuste o tamanho das linhas e colunas, arrume a fonte escolhida e, se desejar, utilize cores para facilitar a visualização.
Também é interessante investir em recursos da própria planilha, como lista de itens, fórmulas e filtros.
Antes de compartilhar com a planilha ordem de serviço com a equipe, faça uma cópia como back-up e, se for o caso, limite quem pode acessar e editar a planilha. Isso evita modificações acidentais.
Por fim, faça o compartilhamento da planilha com a equipe. Prefira os formatos armazenados em nuvem, que podem ser acessados de qualquer lugar e são atualizados em tempo real conforme as mudanças forem feitas.
Existem diferentes opções de formato, como a planilha ordem de serviço em Excel ou Google Sheets, que é feita no computador, ou as planilhas elaboradas em softwares específicos para esse tipo de controle.
Software para controle de ordem de serviço
O Produttivo é um sistema para emissão e controle de ordens de serviço, relatórios, checklists e outros formulários. O software oferece vários recursos para te ajudar no controle da sua operação de ponta a ponta, como:
- Modelos de formulários digitais prontos para usar;
- Possibilidade de criação e personalização da ordem de serviço como preferir;
- Portal de abertura de chamados que direciona a solicitação do cliente para a empresa na hora;
- Painel web que pode ser acessado de qualquer lugar e mostra todas as atividades da empresa, inclusive as que estão pendentes ou atrasadas, ideal para controle das ordens de serviço;
- Dashboard de indicadores que reúne todos os dados coletados em formato de gráficos, facilitando a análise de pontos de melhoria;
- Distribuição de serviços à equipe com apenas alguns cliques. Assim que receber o chamado, o gestor pode encaminhá-lo ao técnico, que recebe as instruções por aplicativo na mesma hora;
- Plano de atividades para planejar serviços recorrentes com antecedência, receber alertas e não perder nenhum prazo;
- E muitos outros recursos para controle das atividades e das ordens de serviço!
Veja só como fica uma ordem de serviço digital preenchida e exportada pelo Produttivo:
O preenchimento é feito pelo técnico durante a visita técnica, via aplicativo no celular ou tablet. Após o preenchimento, a ordem de serviço pode ser exportada e enviada na hora, e ainda fica armazenada em nuvem, podendo ser consultada pelo gestor sempre que necessário.
Além disso, o aplicativo não precisa de internet para ser utilizado, já que seu funcionamento é offline.
E para facilitar o controle de ordem serviço, o painel web mostra todas as atividades da equipe, substituindo a planilha ordem de serviço de maneira prática e automatizada. Veja só como fica:
Assim, o controle da operação fica mais fácil e pode ser feito de onde você estiver, a apenas um clique de distância.
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