Auditoria de conformidade: o que é, objetivos e como fazer

A auditoria de conformidade é muito utilizada em empresas de diversos segmentos para verificar se os processos estão sendo seguidos corretamente.

Conheça a importância da auditoria de conformidade, entenda como fazer e veja como a tecnologia pode auxiliar no registro das auditorias por meio de formulários digitais. Boa leitura!

Veja também: Modelo digital de Checklist de Auditoria para inspeções de conformidade

O que é auditoria de conformidade?

A auditoria de conformidade é um processo para avaliar se uma empresa está operando em conformidade com os procedimentos, normas regulamentadoras e outras diretrizes do seu setor.

Essa prática é essencial para garantir que a empresa ou organização esteja atuando dentro das regras estabelecidas, e para identificar e corrigir quaisquer falhas que possam estar ocorrendo nos processos.

Durante uma auditoria de conformidade, os auditores revisam todos os processos, políticas e práticas da empresa para garantir que elas estejam alinhadas com a missão da organização e com a legislação. Isso pode abranger uma variedade de áreas, como conformidade fiscal, ambiental, de segurança, de qualidade, entre outras, dependendo do foco da auditoria.

Os resultados de uma auditoria de conformidade geralmente incluem recomendações para corrigir os problemas identificados e garantir que a empresa esteja atuando conforme os padrões exigidos. Além disso, as auditorias de conformidade também ajudam a melhorar os processos internos e a minimizar os riscos associados a possíveis violações legais.

Quando realizada corretamente, a auditoria de conformidade desempenha um papel fundamental na garantia de que a empresa opere de maneira ética e eficiente.

O que é conformidade?

A conformidade refere-se ao cumprimento de normas ou padrões estabelecidos, seja por uma autoridade ou por critérios da indústria. Quando um departamento, produto ou processo está em conformidade com as expectativas da empresa, isso significa que está agindo de acordo com os requisitos esperados.

Já a não conformidade é o contrário: podemos definir uma não conformidade como o não cumprimento de um requisito ou uma prática que não gera o resultado esperado, como prazos atrasados ou produtos fora do padrão.

Para garantir a conformidade, as empresas geralmente implementam processos e controles internos, como a auditoria, para garantir que suas operações e práticas estejam alinhadas com as normas relevantes.

Manter a conformidade é essencial para o funcionamento ético de uma empresa, garantindo que ela opere de acordo com os padrões estabelecidos, evitando riscos legais, financeiros e de qualidade associados a infrações regulatórias.

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Para que serve a auditoria de conformidade?

A auditoria de conformidade é uma aliada na busca por pontos de melhoria, ajudando com:

• Identificação de não conformidades: ajuda a identificar áreas em que uma empresa pode não estar em conformidade com as leis, regulamentos ou padrões de qualidade aplicáveis;
• Avaliação de riscos: permite avaliar os riscos associados a potenciais violações de conformidade e a implementar medidas preventivas para minimizá-los;
• Garantia de conformidade: assegura que a empresa está operando de acordo com os requisitos legais e regulamentares relevantes, ajudando a evitar multas, sanções e outras questões jurídicas;
• Melhoria de processos: ao identificar áreas de não conformidade, as auditorias ajudam a reconhecer deficiências nos processos internos e a implementar melhorias para garantir a excelência operacional;
• Proteção da reputação: manter a conformidade protege a reputação e a credibilidade da empresa, demonstrando um compromisso com a ética, integridade e responsabilidade social;
• Minimização de riscos: ao identificar e corrigir possíveis não conformidades, as auditorias ajudam a minimizar os riscos financeiros e legais associados a quebras de conformidade.

Em resumo, a auditoria de conformidade desempenha um papel crucial na manutenção da conformidade legal, na melhoria contínua dos processos internos e na proteção da reputação e integridade de uma empresa.

Qual o objetivo da auditoria de conformidade?

O principal objetivo da auditoria de conformidade é garantir que uma empresa esteja operando de acordo com os requisitos pré-estabelecidos, sejam eles legais, de qualidade ou específicos do segmento em questão. Além disso, a auditoria de conformidade tem como objetivos secundários:

Identificar não conformidades e prevenir danos operacionais

A auditoria de conformidade pode identificar e mitigar os riscos associados a possíveis violações de conformidade, o que inclui:

• Descumprimento de leis trabalhistas que ameaçam a saúde e segurança dos colaboradores;
• Falta de padrões de qualidade que comprometem o produto final;
• Violação de regulações ambientais, sujeitando a empresa a multas e danos na sua imagem;
• Entre outros.

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Fornecer um diagnóstico da empresa

A auditoria de conformidade pode ser usada para verificar se a empresa está em conformidade com os regulamentos aplicáveis ao seu setor, garantindo que todas as operações estejam seguindo os requisitos estabelecidos.

Com isso, a auditoria identifica áreas em que a organização possa estar falhando em cumprir as normas, além de apontar possíveis lacunas nos processos internos.

Prepara a empresa para fiscalizações e auditorias oficiais

Em algumas situações, a empresa está sujeita a auditorias externas, como a fiscalização por órgãos oficiais. Nesse caso, a auditoria de conformidade interna se adianta às fiscalizações, permitindo que a empresa corrija os pontos fracos e esteja totalmente em conformidade quando a auditoria oficial ocorrer.

Promove a melhoria dos processos

Outro objetivo da auditoria de conformidade é identificar oportunidades de melhoria nos processos internos da empresa, aprimorando a eficiência operacional e garantindo práticas de trabalho mais eficazes e produtivas.

Aumenta a transparência e melhora a imagem da empresa

A auditoria de conformidade ainda é capaz de promover uma cultura de transparência e responsabilidade dentro da empresa, garantindo que todas as partes interessadas entendam e cumpram suas responsabilidades.

Isso também contribui para o fortalecimento da imagem da empresa perante o mercado, demonstrando ética e responsabilidade.

De maneira geral, o objetivo da auditoria de conformidade é garantir que uma empresa opere dentro dos critérios estabelecidos, reduzindo os riscos associados a possíveis violações e promovendo práticas empresariais sustentáveis e responsáveis.

Quais os tipos de avaliação de conformidade?

Existem vários tipos de avaliação de conformidade que podem ser realizados, dependendo do contexto e dos requisitos específicos da empresa. Vamos conhecer alguns dos tipos mais comuns: 

• Credenciamento: a auditoria de conformidade para credenciamento normalmente é realizada por órgãos reguladores, atestado que a empresa está apta a realizar suas atividades e pode ser credenciada ao órgão em questão;
• Certificações: já a auditoria para certificação é feita em empresas que desejam obter certificados que mostram sua adequação a normas de referência, como a ISO;
• Testes: assim como a certificação, a auditoria de conformidade para testes busca avaliar a capacidade da empresa e a qualidade do produto oferecido. Nesse caso, é feita por laboratórios e institutos, como o INMETRO;
• Inspeções: por fim, a auditoria de inspeção tende a ser mais técnica, avaliando critérios como segurança do trabalho. É o caso da inspeção em extintores de incêndio, por exemplo.

Cada tipo de avaliação de conformidade requer métodos específicos de auditoria e verificação para garantir que a organização esteja aderindo aos requisitos relevantes em sua área de atuação.

O que é necessário para fazer uma auditoria de conformidade?

Para realizar uma auditoria de conformidade eficaz, é necessário seguir alguns passos importantes e estabelecer uma série de requisitos fundamentais. Separamos os principais elementos necessários para conduzir uma auditoria de conformidade:

• Conhecimento das leis e regulamentos: é fundamental ter um entendimento claro das leis, regulamentos e normas que se aplicam à empresa e ao setor em questão, como as normas regulamentadoras que regem o segmento;
• Equipe de auditoria qualificada: conte com uma equipe de auditores qualificados e experientes, com conhecimento específico nas áreas pertinentes da conformidade que serão avaliadas. O ideal é ter uma equipe multidisciplinar, para realizar as auditorias de forma completa em diversos departamentos da empresa;
• Planejamento detalhado: desenvolva um plano de ação abrangente que estabeleça os objetivos, os critérios e as etapas da auditoria de conformidade para que ela seja bem direcionada e efetiva;
• Acesso a informações e documentação relevante: dê acesso à equipe a todos os documentos e relatórios necessários para avaliar a conformidade, incluindo políticas internas, procedimentos operacionais, registros financeiros e outras documentações;
• Ferramentas de auditoria apropriadas: utilize as metodologias e ferramentas de auditoria adequadas para verificar e documentar a conformidade, incluindo checklists, entrevistas, análises de documentos e testes apropriados;
• Comunicação eficaz: estabeleça canais de comunicação claros e eficazes com os principais interessados, incluindo a equipe da empresa, auditores, gestores e partes interessadas externas, como clientes, conforme necessário;
• Relatório abrangente: elabore um relatório de não conformidade abrangente que detalhe os resultados da auditoria, incluindo todas as falhas identificadas, recomendações para melhorias e um modelo de plano de ação para corrigir os problemas;
• Acompanhamento e implementação de recomendações: por fim, monitore o progresso da implementação das recomendações da auditoria e assegure que as não conformidades encontradas sejam corrigidas de maneira rápida e eficaz.

Ao garantir que esses elementos sejam abordados de maneira adequada, uma auditoria de conformidade pode ser conduzida de forma efetiva.

Com qual frequência devo conduzir uma auditoria de conformidade?

A frequência com que uma auditoria de conformidade deve ser realizada pode variar dependendo de vários fatores, como o setor de atuação da empresa, o ambiente regulatório em que ela opera, as mudanças nas leis e a complexidade das operações.

Normalmente, as empresas devem considerar os seguintes pontos ao determinar a frequência das auditorias de conformidade:

• Requisitos legais: se houver regulamentos ou leis que exijam auditorias regulares de conformidade em determinados intervalos, a empresa deve aderir a esses prazos específicos;
• Mudanças nas leis e normas: quando houver mudanças nas leis ou regulamentos que afetem a operação da empresa, uma nova auditoria de conformidade deve ser realizada para garantir que a organização esteja atualizada e em conformidade com os novos requisitos;
• Riscos operacionais: caso sejam identificados riscos operacionais ou legais relevantes, uma auditoria de conformidade deve ser considerada para identificar a causa raiz e buscar soluções;
• Melhores práticas do setor: as melhores práticas do setor e recomendações de órgãos reguladores podem oferecer orientação sobre a frequência ideal para a condução de auditorias de conformidade.

Em geral, muitas empresas realizam auditorias de conformidade anualmente ou a cada dois anos, embora algumas possam optar por auditorias mais frequentes, especialmente se estiverem sujeitas a um ambiente regulatório complexo ou a muitos riscos. É fundamental que a frequência das auditorias seja adaptada às necessidades específicas da empresa.

Como fazer uma auditoria de conformidade?

Realizar uma auditoria de conformidade eficaz envolve a execução de várias etapas e a aplicação de métodos e técnicas de auditoria adequados. Aqui está um passo a passo geral sobre como fazer uma auditoria de conformidade:

Definir escopo da auditoria

Primeiro, é preciso definir o que será avaliado na auditoria de conformidade, como qualidade do serviço ou produto final, padronização dos processos, segurança do trabalho, entre outros.

Para isso, você pode se basear em pontos de melhoria identificados anteriormente ou ainda seguir as instruções de normativas como a ISO 9001.

Testes e verificação

Uma vez que o escopo da auditoria tenha sido definido, é preciso realizar testes de verificação que permitirão identificar falhas e fazer a análise dos resultados.

Para a execução da auditoria em si, sugerimos:

• Fazer entrevistas com funcionários-chave para obter insights sobre os processos e práticas operacionais;
• Realizar uma avaliação detalhada dos processos internos para identificar possíveis não conformidades.
• Solicitar testes e verificações para garantir o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares.

Já para a análise dos resultados, compare os resultados da auditoria com os requisitos legais relevantes e identifique quaisquer não conformidades ou áreas de melhoria que precisem ser abordadas.

Emissão do relatório

Por fim, é preciso documentar os resultados em um relatório de auditoria. Para emissão do relatório, você deve:

• Preparar um documento abrangente que descreva os resultados da auditoria, incluindo as não conformidades identificadas e recomendações para melhorias;
• Apresentar claramente os passos que a empresa precisa tomar para corrigir as não conformidades e garantir a conformidade contínua.

É essencial que a auditoria de conformidade seja realizada de forma objetiva, imparcial e detalhada, garantindo que todos os processos e práticas estejam em conformidade com as leis e regras do setor.

Além disso, a comunicação clara e eficaz com todas as partes interessadas durante todo o processo é essencial para garantir uma abordagem abrangente e colaborativa.

Com o Produttivo, o relatório de auditoria é encaminhado automaticamente para o cliente e para o gestor logo após o preenchimento, facilitando a colaboração entre as partes.

Modelo de relatório para auditoria de conformidade

Como falamos logo acima, a elaboração de um relatório de auditoria de conformidade é muito importante para que a auditoria fique bem documentada e seus resultados possam ser consultados e comparados futuramente, servindo como histórico.

Para te ajudar, separamos alguns modelos de relatório de auditoria de conformidade que já vêm prontos para uso e podem ser preenchidos diretamente pelo software Produttivo. Olha só:

Checklist de Auditoria

O checklist de auditoria é ideal para guiar as inspeções, pois reúne todos os pontos que devem ser verificados durante a vistoria — basta criar o checklist antes da auditoria e orientar o responsável a verificar os itens da lista.

O modelo digital de Checklist de Auditoria do Produttivo já vem pronto para uso e pode ser preenchido diretamente pelo celular do auditor durante a inspeção, assim não é preciso perder tempo digitalizando as informações depois.

Veja como fica o checklist de auditoria digital preenchido e exportado em PDF pelo sistema Produttivo:

Para facilitar ainda mais sua auditoria, o relatório conta com recursos como:

• Cabeçalho preenchido automaticamente com os dados da empresa e do cliente, incluindo geolocalização via GPS;
• Alerta automático das não conformidades encontradas, notificando o gestor;
• Relatório fotográfico com fotos tiradas na hora e marcação de data e horário, ideal para comprovação;
• Assinatura digital dos responsáveis feita na tela do dispositivo;
• E muito mais!

Você pode testar o modelo de checklist de auditoria dentro do Produttivo agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período grátis para experimentar todas as funcionalidades!

Relatório de não conformidade

O relatório de não conformidade é ideal para formalizar os pontos verificados na inspeção, descrevendo as não conformidades detectadas, suas causas, as ações aplicadas e até os serviços realizados.

Vamos ver como fica o modelo digital de Relatório de Não Conformidade do Produttivo:

O modelo ainda conta com campos para cálculo automático dos preços de peças utilizadas e serviços realizados, fotos tiradas na hora para mostrar o “antes e depois”, campo descritivo com opção de textos longos ou curtos com preenchimento por voz, e muitos outros diferenciais.

Que tal fazer um teste grátis e começar a usar o modelo de relatório de não conformidade agora mesmo?

Software para controle de auditorias de conformidade

O Produttivo é um sistema que te ajuda a gerenciar suas operações de forma completa, auxiliando no planejamento, execução e comprovação de serviços como auditorias de conformidade.

Além dos modelos digitais prontos para uso, você também pode criar seu próprio relatório personalizado com mais de 13 tipos de questões, e customizar com as cores e logos da sua empresa.

O Produttivo ainda oferece funcionalidades como:

• Plano de atividades para planejar as auditorias futuras com antecedência e não perder as datas;
• Registro de dados e indicadores em forma de gráfico, mostrando as não conformidades mais comuns e auxiliando na identificação de gargalos;
• Pesquisa de satisfação para empresas que trabalham com clientes externos e querem medir o sucesso do serviço;
• E muito mais!

Você pode começar a usar todas essas funcionalidades agora mesmo, é só se cadastrar e aproveitar o período de teste com todos os recursos liberados!

Se preferir, agende um horário com um consultor para saber mais sobre os diferenciais do Produttivo para suas auditorias de conformidade.