O modelo de orçamento para prestação de serviços ajuda na padronização dos orçamentos apresentados por sua empresa aos clientes, transmitindo profissionalismo e melhorando a confiança.
O orçamento não é um documento complexo de fazer, mas é preciso prestar atenção a alguns detalhes. Veja a seguir o que não pode faltar em um orçamento e ainda tenha acesso a um modelo de orçamento para prestação de serviços totalmente gratuito em Excel!
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O que é um modelo de orçamento?
O modelo de orçamento de serviço é um documento emitido pela empresa para o cliente, detalhando quais são os serviços prestados (manutenção, instalação, entre outros), o preço a ser cobrado e outras informações importantes para a realização do trabalho.
Como cada empresa trabalha de um jeito, esse material organiza os dados de maneira clara e padronizada para todos os colaboradores, evitando mal-entendidos em relação a cobranças e serviços incluídos. Além disso, também permite que o cliente entenda com facilidade o que será feito e o valor a ser pago.
É possível fazer modelos de orçamento em papel, usando ferramentas gratuitas, como Word e Excel, ou ainda usar softwares específicos para elaboração de documentos, como o Produttivo.
Modelo de orçamento grátis
O Produttivo criou um modelo de orçamento em Excel totalmente gratuito que já vem pronto para usar, é só fazer o download. Veja só:
Para usar, basta acessar o link abaixo, baixar o documento e substituir as informações de exemplo com os dados da sua empresa. Aproveite, é grátis!
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Para que serve um modelo de orçamento?
O modelo de orçamento serve para padronizar as estimativas de custo que são repassadas aos clientes, assegurando que não haja diferenças entre os orçamentos emitidos. Assim, todos os clientes recebem orçamentos padronizados, seguindo o mesmo modelo.
Além disso, o uso de um modelo pronto facilita a criação rápida de orçamentos, uma vez que a estrutura básica já está pronta. Basta preencher as informações específicas de cada projeto ou cliente. Isso também reduz a chance de omissões ou erros, como esquecer de incluir custos importantes ou descrições de serviços.
Um modelo padronizado ainda organiza as informações de forma clara, facilitando a compreensão pelo cliente. Itens como serviços oferecidos, custos, prazos e condições ficam bem definidos e assegura-se o cumprimento de políticas internas da empresa.
Para empresas que usam o orçamento para controle interno, o modelo pronto ajuda a manter um registro organizado de todos os orçamentos emitidos, o que é útil para a contabilidade e planejamento financeiro.
Qual importância de um orçamento para a prestação de serviços?
Diferente do orçamento de produtos, que informa o preço dos itens à venda, um orçamento de serviços documenta o que foi ou será realizado. É possível incluir o valor a ser pago por cada serviço, mas também mais detalhes sobre o trabalho para que tanto o cliente quanto os colaboradores entendam o que está sendo cobrado.
Dessa forma, o orçamento detalha:
- Quanto será cobrado por cada serviço;
- Quais são os serviços a serem realizados;
- Quais atividades não terão custo;
- O valor das peças (caso haja);
- Eventuais descontos;
- Formas de pagamento;
- E outras informações que trarão mais clareza para todas as partes envolvidas.
Um bom orçamento de serviço vai servir também como comprovação para o cliente, trazendo mais credibilidade para a empresa. Um exemplo: após a realização do serviço, seja ele um reparo ou uma instalação, o cliente pode assinar o orçamento, reconhecendo que aquela tarefa foi executada.
Por isso, o orçamento de serviços pode atuar como um tipo de contrato ou recibo, em que ambas as partes confirmam o que foi realizado.
O que um modelo de orçamento precisa informar?
Para que um modelo de orçamento seja funcional e prático, ele deve conter algumas informações obrigatórias que facilitem seu entendimento. Vamos ver quais são elas:
Dados da empresa
É recomendado que o modelo de orçamento tenha um cabeçalho com as informações da sua empresa. Insira o nome fantasia e, de preferência, inclua o CNPJ.
Vale também incluir dados de contato, como o telefone ou e-mail, para o consumidor poder se comunicar com a equipe. Se possível, coloque ambas as informações e ainda um endereço. Outra dica é inserir o logo da sua empresa com a sua identidade visual.
Com o Produttivo, você pode personalizar seu orçamento com a sua logo e as cores que desejar.
Dados do cliente
Em seguida das informações da sua empresa, é importante colocar os dados do seu cliente, como telefone ou e-mail. Para prestar um serviço ainda melhor, peça ao cliente o contato direto da pessoa que vai lidar com o orçamento.
É preciso também um campo para o endereço do cliente, a fim de que o técnico se dirija ao local certo, nos casos de atendimentos externos. Peça ao cliente que forneça a informação mais completa possível, com número, complemento, sala e o que mais for necessário.
Detalhes do serviço
Aqui o técnico vai detalhar o que precisa ser feito. Não basta colocar apenas ‘manutenção’; oriente sua equipe a escrever exatamente qual é a manutenção a ser realizada, como ‘troca do termostato’.
Podem ser necessárias várias ações em um mesmo orçamento, então certifique-se de que haja linhas suficientes para cada uma das atividades relacionadas àquele chamado. Por exemplo:
- Detalhamento da falha: transcreva o que foi detectado como falha na visita técnica ou qual é a reclamação do cliente;
- Procedimentos adotados: vale descrever as ações corretivas imediatas ou de contenção do problema, se for o caso;
- Cronograma: prazos são importantes para corrigir falhas de alta criticidade e também para que o técnico tenha uma agenda organizada. Essa etapa vai depender do tipo de serviço que você realize. Adapte-a de forma que melhor se encaixe na sua operação.
Investimento
Essa é a quantia a ser paga pelo cliente, levando em consideração o trabalho do técnico, custos com deslocamento, peças utilizadas, entre outros gastos. Portanto, deve ser o preço total daquele serviço. Caso haja mais de um serviço para executar, coloque o preço de cada um deles separadamente e também o valor total a ser cobrado.
Campos adicionais
Qualquer informação que não tenha sido inserida ainda deve entrar nessa etapa, tais como:
- Peças trocadas: muitas empresas se responsabilizam pela compra da peça, além do serviço em si. Portanto, descreva com precisão quais as peças que deverão ser trocadas, incluindo modelo e marca. Se seu orçamento não incluir substituição de peças, pode deixar esse campo em branco;
- Data: a data, com dia, mês e ano, é uma garantia tanto para você quanto para seu cliente de que aquelas informações estão atualizadas;
- Prazo: junto ao campo da data, inclua também o prazo para o qual aquele orçamento é válido;
- Fotos: em modelos de orçamento digitais, é possível incluir um campo para imagens que o técnico pode utilizar para mostrar o antes e depois ou outros tipos de comprovação;
- Tempo médio de atendimento: quando o gestor possui mais informações sobre o tempo gasto em cada visita, consegue gerir melhor a agenda dos técnicos e tornar os serviços mais ágeis. No Produttivo, o tempo é calculado e registrado automaticamente no formulário;
- Assinaturas: esse é um campo imprescindível para sua empresa e seus clientes, porque é um reconhecimento de todas as partes de que aquela informação está correta.
Lembre-se que quanto mais claro e fácil de entender for o orçamento, melhor será para todas as partes.
Proposta comercial
Ter um modelo de orçamento para prestação de serviços agiliza a produção da proposta comercial. Se for um contrato a longo prazo, vale a pena ter uma proposta pronta e adequada para seu nicho de mercado.
A proposta pode incluir um pacote de serviços ou um plano de manutenção de longo prazo, complementando as informações do orçamento. Não se esqueça de acrescentar informações adicionais, como eventuais custos adicionais (multas por atraso no pagamento, por exemplo), descontos, condições especiais, entre outras.
Se o serviço incluir um retorno sem custo para o cliente, coloque essa informação para que o técnico responsável saiba que não deverá cobrar a visita. O contrário também é válido: se visitas posteriores serão cobradas, informe o cliente com antecedência para que ele possa se preparar.
Como criar um modelo de orçamento?
Você pode criar um modelo de orçamento em diferentes formatos, desde as versões em papel até as totalmente digitais. Separamos algumas dicas para ajudar na elaboração do seu orçamento, olha só:
Defina a ferramenta utilizada
Sabemos que muitos orçamentos ainda são feitos no papel. Mas existem desvantagens no formato, como o acúmulo de documentos, a sujeição a perdas ou rasuras, e o retrabalho de passar todas as informações para o computador. Por isso, vale a pena tornar esse documento digital.
Você pode elaborar seu orçamento em programas como Excel e Word, que são mais práticos que o papel, mas ainda têm limitações, como dificuldade no compartilhamento, impossibilidade de anexar fotos e assinaturas, entre outras.
Outra opção são os sistemas para prestadores de serviços. No orçamento digital, o técnico preenche o documento pelo celular ou tablet e envia na hora para aprovação do cliente. Com o orçamento aprovado, o gestor pode agendar o atendimento em instantes.
Inclua todas as informações necessárias
Um modelo de orçamento completo vai orientar o técnico e servir como guia das atividades a serem feitas, garantindo que nenhum ponto importante fique de fora. O orçamento não precisa ficar longo, mas sim direto ao ponto e com os campos relevantes para ajudar a equipe e o cliente.
Estipule prazos para cada etapa
Se a empresa for prestar mais de um serviço para o mesmo cliente, colocar prazos ajuda na organização da agenda dos técnicos e passa mais tranquilidade ao cliente, que tem previsão de quando cada serviço será finalizado.
Entenda o que o seu cliente precisa
Antes mesmo de elaborar o orçamento, ouvir o cliente faz a diferença para entender com clareza qual é a necessidade e evitar erros ou retrabalhos que comprometem a agilidade do serviço.
Seja claro quanto à precificação
Quando o orçamento traz campos para cálculo de atividades, materiais e tempo, o gestor consegue um cálculo mais exato e justo sobre o serviço, valorizando a mão de obra e facilitando o entendimento do cliente quanto ao que está sendo cobrado.
Modelo de orçamento digital
Agora que você já sabe a importância do orçamento digital, que tal conhecer um modelo de orçamento em software pronto para uso?
O Produttivo é um sistema e aplicativo desenvolvido para auxiliar na gestão de serviços e da equipe em campo. Por meio do software, o cliente pode acessar um portal exclusivo para abertura de chamados, em que é possível incluir informações detalhadas sobre o serviço solicitado.
O gestor recebe a solicitação na hora e, com apenas alguns cliques, pode designar um técnico para atender a demanda. O profissional recebe as informações do serviço via aplicativo e já pode seguir para a visita, sem necessidade de retornar ao escritório para orientações.
O sistema ainda conta com modelos de orçamento, ordem de serviço, relatório de visita técnica, checklist e muitos outros formulários totalmente digitais para serem preenchidos durante a visita técnica. Assim, o orçamento do serviço é emitido na hora.
Todo o atendimento é realizado via aplicativo, ou seja, o técnico não precisa levar computador ou prancheta a campo, apenas o smartphone ou tablet. Ele faz o preenchimento do orçamento na hora, compartilhando com o cliente por WhatsApp ou e-mail um modelo completo e confiável.
Veja abaixo um Modelo de Orçamento de Serviços gerado através do Produttivo:
Ainda é possível personalizar o orçamento com a sua logo ou do cliente e as cores que desejar. Se preferir, você pode criar seus modelos totalmente personalizados do zero e customizar como preferir.
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