O sistema de ordem de serviço permite que os serviços sejam registrados do início ao fim com mais agilidade, direto do celular ou tablet da equipe técnica, eliminando todos os desafios da OS em papel: esquecimentos, rasuras, perdas, dificuldades de armazenamento e alto volume de papel.
Com OS digitais as empresas ganham em economia de tempo, porque os processos ficam automatizados, mais organizados, não existe retrabalho na digitalização de informações e assim que o serviço é finalizado a OS está pronta para ser enviada ao cliente.
Veja como funcionam esses sistemas e como o Produttivo pode te ajudar a gerar OS simples e de forma ágil.
Experimente grátis: Modelo de ordem de serviço digital
- O que é um sistema de ordem de serviço?
- Como funciona um sistema para ordem de serviço?
- Quais são as vantagens de um sistema de ordem de serviço?
- Quando devo usar um sistema de ordem de serviço mais completo?
- Quando devo usar um sistema de ordem de serviço mais simples?
- Sistema Ordem de Serviço Produttivo: OS simples de usar e emitida em um clique
O que é um sistema de ordem de serviço?
Um sistema de ordem de serviço é uma ferramenta que possibilita a emissão de ordens de serviço onlines e digitais, preenchidas diretamente do celular da equipe técnica.
Antes era comum que esse documento fosse feito no papel ou através de planilhas em Excel, o problema é que esse formato mais atrapalhava do que beneficiava as empresas, que precisavam lidar com:
- Alto volume de papel gerado;
- Dificuldades de armazenamento;
- Perda de arquivos;
- Falta de padronização na forma como os técnicos preenchiam o documento;
- Atrasos no envio da OS para o cliente, e consequentemente, atrasos no pagamento;
- Dificuldades em entender a letra dos técnicos;
- Esquecimentos e rasuras;
- Impossibilidade de coletar e analisar dados.
Com o sistema de ordem de serviço, todos esses problemas são solucionados e a forma como a ordem de serviço é emitida muda totalmente.
A OS passa a ser preenchida no celular e não precisa de acesso à internet para isso. As informações são todas armazenadas em nuvem e para consultá-las basta fazer uma simples busca no sistema.
O planejamento e o controle da operação também são transformados. Através dos sistemas é possível acompanhar o andamento dos serviços e obter dados sobre a operação.
Fica mais fácil saber quantidade de ordens de serviço realizadas, clientes que requerem mais serviços, não conformidades mais comuns, tempo de atendimento por serviço e muito mais.
Como funciona um sistema para ordem de serviço?
O sistema de ordem de serviço vem com funcionalidades que enriquecem o documento e que possibilitam o controle de ponta a ponta da operação.
Veja alguns dos principais recursos disponíveis nesses sistemas:
1. Modelos de ordem de serviço personalizados e prontos para preencher no celular
Você pode personalizar a sua ordem de serviço do seu jeito: escolhendo as cores do documento, as questões, os tipos de resposta e incluindo a sua logo e a logo do cliente.
No Produttivo você monta a sua OS escolhendo entre os mais de 13 tipos de campo de resposta:
- Seleção única ou múltipla;
- Número;
- Fotos;
- Texto curto ou longo;
- QR Code;
- Questão de checklist com pontuação;
- Lista de peças e materiais;
- Lista de serviços;
- Data e hora;
- Localização GPS;
- Assinatura.
O preenchimento da OS acontece toda no aplicativo com recursos que tornam esse processo mais ágil, automatizado e menos manual, economizando tempo da equipe técnica:
- Informações da empresa, do cliente e do equipamento são preenchidas automaticamente;
- O comando de voz pode ser usado em campos textuais;
- O próprio sistema calcula valores de peças e materiais;
- Fotos podem ser incluídas da galeria ou tiradas pelo próprio aplicativo com marcação de data, hora e local;
- As questões de checklists têm sistema de pontuação e geram alertas;
- As assinaturas são coletadas na tela do celular
Veja um exemplo de ordem de serviço digital feita no Produttivo:
Experimente grátis: Modelo de ordem de serviço digital
2. Comprovação de serviços em instantes com inclusão de fotos e coleta de assinaturas
A comprovação dos serviços é enriquecida com a inclusão de fotos, que acontece na hora do preenchimento do documento e com a coleta de assinaturas.
Isso faz com que o documento ganhe mais confiabilidade e que o retrabalho de passar informações que antes eram coletadas no papel, para o computador, seja eliminado.
Tudo acontece em campo no momento do serviço, evitando retrabalho para a equipe técnica.
3. Registros detalhados e criação de histórico com dados e indicadores
No sistema de ordem de serviço, os registros feitos através dos documentos ficam salvos na nuvem e colaboram com a criação de histórico.
Com dados em mãos, as empresas conseguem ter uma visão geral sobre a qualidade do serviço prestado, a satisfação dos clientes e o desempenho da equipe técnica, encontrando oportunidades de melhorias e pontos fortes.
Todos esses dados facilitam as tomadas de decisão, que conseguem ser mais assertivas e estratégicas ao estarem baseadas em dados reais.
A identificação de padrões e o comparativo que antes não eram possíveis pelo uso do papel, se tornam rotina nas operações, colaborando para o aprimoramento e crescimento das empresas.
4. Agendamento de serviços e criação de OS automáticas para serviços recorrentes
A empresa tem serviços periódicos que acontecem com recorrência? Então você não precisa ficar agendando e planejando cada uma das tarefas.
É possível automatizar esse processo, fazendo com que o sistema crie as atividades e notifique a equipe técnica na data programada automaticamente.
Assim, a gestão evita investir tempo em atividades manuais e pode focar em outras tarefas que sejam mais estratégicas para o crescimento do negócio.
5. Solicitação de serviço via página de abertura de chamados
Receber solicitações de serviço dos clientes por diferentes canais pode trazer mais trabalho aos gestores, que precisam ficar planejando e repassando para a equipe técnica os detalhes.
No sistema de ordem de serviço, esse serviço também é automatizado para facilitar o dia a dia das equipes e dar mais agilidade na resposta das solicitações.
As solicitações podem ser feitas através de uma página de abertura de chamados, em que os clientes incluem sua demanda, informações de contato e podem até anexar fotos.
Sempre que uma solicitação é feita a equipe em campo já recebe no aplicativo a notificação com todos os detalhes da solicitação, podendo aceitar ou recusar o serviço.
Quais são as vantagens de um sistema de ordem de serviço?
O sistema de ordem de serviço pode ser usado para a comprovação de um trabalho, mas também para organização interna e acompanhamento de indicadores.
Veja abaixo algumas das vantagens, especialmente dos sistemas voltados para serviços de instalação, manutenção, inspeção e auditorias:
Automatização de processos manuais
Se no papel os dados precisam ser preenchidos a cada visita, no sistema de ordem de serviço basta fazer o cadastro de equipamentos e clientes uma única vez e o próprio sistema realiza o preenchimento.
Outras tarefas manuais também são automatizadas, como o cálculo de valores de peças e materiais e o preenchimento de campos textuais, que pode ser feito por comando de voz.
A gestão também sai ganhando porque consegue programar de forma automática os serviços recorrentes, sem se preocupar com esquecimentos ou em perder prazos.
Economia de tempo para gestores e equipe técnica
Além da economia de papel, os sistemas de ordem de serviço contribuem para a economia de tempo.
O preenchimento é mais rápido e a emissão da ordem de serviço é automática, sem o trabalho de repassar informações para Word ou Excel. O documento já pode ser enviado aos clientes assim que o serviço é finalizado.
As fotos não ficam perdidas em conversas de WhatsApp sem identificação, dificultando a comprovação. Já são inseridas na hora do serviço com marcação de data, horário e local.
Ao evitar retrabalhos e minimizar erros, a empresa ganha em agilidade, pois a equipe pode atender mais demandas sem a necessidade de aumentar o quadro de funcionários.
Uma economia de tempo que se traduz em maior rentabilidade para o negócio.
Maior padronização de relatórios e processos
Quando o preenchimento é feito em ordens de serviço em papel é comum a queixa de que cada técnico tem o seu jeito de responder o formulário, o que acarreta falta de padronização e pode resultar em erros.
Já no sistema de ordem de serviço, a criação do relatório e o preenchimento do documento é totalmente padronizado. Todos respondem as mesmas perguntas e utilizando os mesmos recursos.
Para reduzir as chances de alguma informação ficar de fora ainda é possível marcar questões como obrigatórias, assim a OS não pode ser finalizada sem que antes todas as questões marcadas sejam respondidas.
Mais confiabilidade para os clientes
O que causa uma boa impressão no cliente? Uma ordem de serviço em papel em que não é possível identificar o que foi escrito ou uma OS digital, padronizada, com logo e cores da empresa, fotos e outros recursos que comprovam que o trabalho foi executado?
No sistema de ordem de serviço as empresas podem contar com recursos que aumentam a confiabilidade das informações e encantam os clientes, como:
- Fotos com marcação de local, data e hora de quando foram tiradas;
- Marcação de data e hora do início e fim do serviço;
- Cálculo de tempo de atendimento;
- Preenchimento de localização GPS;
- Assinatura digital.
Alta personalização de ordens de serviço
Em sistemas de ordem de serviço, os documentos são totalmente personalizados para ficar com a cara do seu negócio, o que deixa a OS mais profissional e aumenta a lembrança da sua marca perante os seus clientes.
Altere cores, tamanho de fontes, disposição das imagens, questões e tipos de resposta para que o documento fique padronizado, estratégico e mais profissional. Escolha entre a exportação em PDF ou Excel.
Emissão de ordem de serviço de qualquer lugar
Outra vantagem do sistema de ordem de serviço é que a OS pode ser gerada em qualquer lugar e a qualquer momento com apenas 1 clique, mesmo se não estiver conectado à internet.
Compatível com qualquer dispositivo móvel
As ordens de serviço digitais podem ser geradas e visualizadas em computadores, tablets ou smartphones, tanto no sistema Android como no iOS.
Integrações com outros sistemas
Um bom sistema de ordem de serviço permite integrações que tornem a experiência mais completa. O software do Produttivo, por exemplo, pode ser integrado com sistemas de BI, ERP ou CRM, via API ou Zapier.
Histórico fácil e seguro
Todas as OS são arquivadas digitalmente em nuvem com armazenamento seguro das informações e consulta facilitada.
Esse registro é muito importante para a comprovação dos serviços e em casos de auditorias e inspeções na empresa.
Maior controle e organização com cadastro de ativos e clientes
O software de ordem de serviço também permite o cadastro de informações de clientes, equipamentos, maquinários e instalações, facilitando a consulta pela equipe e a criação do relatório.
No aplicativo, escaneando o QR Code cadastrado, a equipe consegue consultar o histórico de visitas e serviços anteriores realizados em um determinado ativo ou cliente.
Comunicação rápida e profissional com os clientes
A comunicação com os clientes fica mais fácil, porque os clientes podem abrir chamados em páginas específicas e receber atualização em tempo real sobre os serviços direto no WhatsApp de forma automática, sem que os gestores precisem ficar fazendo essa ponte.
Quando devo usar um sistema de ordem de serviço mais completo?
Softwares de ordem de serviço mais completos, como é o caso do Produttivo, oferecem o controle de ponta a ponta da operação: desde o recebimento de chamados, até o agendamento dos serviços, comprovação a partir de ordens de serviço e acompanhamento de indicadores.
Esses são sistemas indicados para:
- Serviços voltados a outras empresas, comércios, indústrias e órgãos públicos;
- Serviços que envolvam equipamentos de alto valor, como geradores, máquinas agrícolas, placas solares, veículos pesados e outros;
- Serviços que, caso não sejam executados na periodicidade correta ou dentro dos protocolos, podem causar danos financeiros ou colocar a saúde das pessoas em risco. Alguns exemplos são: manutenções prediais, conservação de barragens, serviços em estações de tratamento de água, manutenções em parques eólicos e torres de telecomunicação;
- Serviços que garantem a segurança dos trabalhadores, da população ou do meio ambiente: inspeção e auditorias de segurança do trabalho, perícias, gestão ambiental, inspeção alimentar e outros;
- Serviços em que tenham riscos físicos e biológicos para os trabalhadores, como trabalhos em altura ou em que existem vários protocolos a serem seguidos e comprovados;
- Para todos os serviços em que há uma necessidade de controle e comprovação do trabalho. Mais importante que saber o que está sendo realizado, você precisa controlar como está sendo realizado.
Nesse caso, o relatório de ordem de serviço serve como uma vitrine para sua empresa, da qualidade do seu trabalho, e também como uma segurança para você e seu cliente.
Também é o formato mais adequado para você que deseja fazer uma gestão estratégica dos seus serviços, pois é um formato que vai lhe fornecer dados, como:
- Tempo de atendimento;
- Indicadores de qualidade de manutenções, inspeções e auditorias;
- Dados sobre a saúde dos equipamentos e máquinas;
- Datas de próximos serviços e lacuna de novas oportunidades.
Quando devo usar um sistema de ordem de serviço mais simples?
Sistema de ordem de serviço mais simples devem ser utilizados em casos de serviços que não exigem comprovação interna ou para o cliente.
Aqui não podem estar envolvidos equipamentos, ativos e serviços de alto valor agregado.
Se a sua demanda é diferente das citadas anteriormente e você precisa de notas de prestação de serviços, os sistemas mais indicados são aqueles voltados ao financeiro.
Sistema Ordem de Serviço Produttivo: OS simples de usar e emitida em um clique
O Produttivo é um sistema e aplicativo pensado para automatizar tarefas manuais e economizar tempo de gestores e técnicos no planejamento, execução e comprovação dos serviços.
Ao possibilitar a transformação digital das empresas, o Produttivo colabora para que os processos sejam mais organizados, padronizados e digitais.
Enquanto o sistema web, acessado pelo computador, é mais voltado para os gestores, que conseguem organizar as demandas do time; o aplicativo é pensado para a equipe técnica emitir relatórios no celular de forma ágil.
Em conjunto, sistema web e aplicativo garantem uma prestação de serviços com mais qualidade de ponta a ponta.
Saiba mais sobre os recursos e funcionalidades do Produttivo:
Sistema de ordem de serviço web
No computador, o sistema de ordem de serviço web do produttivo permite que a gestão:
- Cadastre informações de clientes, equipamentos, serviços, peças e materiais;
- Crie OS, checklists, relatórios e demais formulários de forma ilimitada e personalizada;
- Agende serviços recorrentes de forma automática;
- Receba e gerencie chamados;
- Acompanhe o status de cada ordem de serviço em tempo real;
- Monitore dados e indicadores sobre a operação.
Sistema de ordem de serviço para celular
No aplicativo, o sistema de ordem de serviço para celular do Produttivo, ajuda a equipe técnica a preencher relatórios com mais rapidez e confiabilidade, sendo possível:
- Consultar histórico de serviços anteriores;
- Receber chamados;
- Deixar de preencher informações sobre a empresa, o cliente e os equipamentos, porque o próprio sistema faz isso;
- Deixar de calcular os valores de serviços, peças e materiais que também são feitos automaticamente;
- Preencher campos textuais por comando de voz, no lugar de digitar;
- Anexar fotos com marcação de data, horário e local;
- Responder questões de não conformidade sobre o que foi inspecionado;
- Coletar assinatura na tela do celular ou tablet.
Você pode experimentar todas as funcionalidades do sistema, na prática e de forma gratuita! Basta fazer seu cadastro no sistema e aproveitar os 15 dias de teste grátis.
Se precisar de ajuda, você também pode marcar um horário na agenda dos nossos consultores e eles podem te mostrar mais do sistema e te ajudar a emitir ordens de serviço com a cara da sua empresa e de forma muito mais profissional.
