O controle de ferramentas é um processo necessário para empresas que trabalham com equipamentos e materiais, já que ajuda a manter um acompanhamento do inventário.
No artigo a seguir, vamos te mostrar a importância do controle de ferramentas, dicas para fazer o gerenciamento com sucesso e ainda uma planilha totalmente gratuita para te ajudar com a organização dos materiais.
Veja também: Modelo de inventário de máquinas e equipamentos digital para controle
O que é o controle de ferramentas?
O controle de ferramentas, ou gestão de ferramentas, refere-se ao processo de gerenciar e supervisionar o uso, a distribuição, a manutenção e a segurança das ferramentas em um ambiente de trabalho.
Ele pode ser utilizado em oficinas, plantas industriais, canteiros de obras ou quaisquer outros locais onde ferramentas são utilizadas. O principal objetivo do controle de ferramentas é garantir que elas estejam disponíveis quando necessário, em boas condições de funcionamento e sejam utilizadas com segurança.
O controle pode ser feito na forma de inventário, listando todas as informações disponíveis, as quantidades de cada uma, quando foi feita a última limpeza, local de armazenamento e com quem está cada item, no caso de trabalhos em campo.
Assim, o gestor sabe exatamente a situação de qual ferramenta com base no inventário, e pode se planejar para programar limpezas e outros cuidados quando necessário.
Por que fazer o controle de ferramentas?
Fazer o controle de ferramentas é uma prática essencial em diversos ambientes de trabalho por uma série de razões importantes:
- Segurança: o controle de ferramentas ajuda a garantir que as ferramentas sejam usadas com segurança. Isso envolve a manutenção adequada, o treinamento dos funcionários, a disponibilização dos EPIs necessários e a garantia de que as ferramentas danificadas ou inadequadas sejam retiradas de circulação, reduzindo o risco de acidentes e lesões;
- Eficiência operacional: quando as ferramentas estão bem gerenciadas, elas estão disponíveis quando necessário, evitando atrasos e interrupções no trabalho e contribuindo para uma operação mais eficiente, já que a equipe não precisa gastar tempo procurando ferramentas ou esperando por reparos;
- Economia de custos: o controle adequado de ferramentas pode resultar em economia de custos a longo prazo por meio da manutenção preventiva, que ajuda a prolongar a vida útil das ferramentas, bem como a redução de perdas de ferramentas. Substituir ferramentas perdidas ou extraviadas pode ser dispendioso;
- Gestão de ativos: as ferramentas são ativos valiosos para muitas empresas. Um sistema de controle de ferramentas permite que as empresas acompanhem seus ativos, saibam onde estão localizados e determinem seu valor. Isso é importante para fins contábeis e de gestão;
- Qualidade do trabalho: ferramentas em boas condições de funcionamento contribuem para a qualidade do trabalho. Um trabalhador que utiliza ferramentas adequadas e bem cuidadas é mais propenso a produzir resultados de alta qualidade;
- Conformidade regulatória: em algumas indústrias, existem regulamentações específicas que exigem registros detalhados sobre o uso e a manutenção de ferramentas. O controle de ferramentas ajuda a garantir a conformidade com essas normas;
- Responsabilidade: um sistema de controle de ferramentas atribui responsabilidades claras aos funcionários que utilizam as ferramentas, de modo que os funcionários são encarregados de devolver as ferramentas em boas condições e relatar qualquer dano ou problema;
- Prevenção de roubo e perdas: o controle de ferramentas ajuda a reduzir o risco de roubo de ferramentas e perdas inexplicáveis. Isso pode incluir medidas como registro de entrada e saída de ferramentas, armazenamento seguro e monitoramento;
- Programação de manutenção: com o controle de ferramentas, é mais fácil programar a manutenção preventiva das ferramentas, evitando quebras inesperadas e reduzindo o tempo de inatividade;
- Melhoria da gestão: um sistema de controle de ferramentas eficaz fornece dados e indicadores que podem ser usados para aprimorar a gestão de ativos e tomar decisões informadas sobre compras, manutenção e alocação de recursos.
O controle de ferramentas é particularmente importante em setores como a construção civil, a indústria manufatureira e a manutenção de equipamentos, em que o uso de ferramentas é essencial para a realização das tarefas diárias.
Ter um sistema adequado de controle de ferramentas ajuda a melhorar a segurança, reduzir os custos de manutenção e prolongar a vida útil das ferramentas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais eficiente e seguro.
Como fazer o controle de ferramentas e equipamentos?
O controle de ferramentas e equipamentos passa por várias etapas, da compra até o planejamento da manutenção. Vamos entender melhor como fazer o controle de ferramentas:
- Aquisição: envolve a compra de ferramentas necessárias para as operações da empresa, desde a seleção de ferramentas apropriadas até a negociação de preços e a aquisição final;
- Distribuição: as ferramentas adquiridas precisam ser distribuídas para os funcionários ou equipes que as utilizarão. Para isso, você pode usar sistemas de registro para acompanhar quem recebeu qual ferramenta;
- Manutenção: as ferramentas devem passar por inspeção, limpeza e reparos sempre que necessário. A manutenção preventiva dos itens é essencial para garantir que funcionem de maneira eficiente e segura;
- Segurança: garantir que os funcionários saibam como usar as ferramentas de forma segura é fundamental para evitar acidentes e lesões no local de trabalho. Isso pode incluir treinamentos em segurança e o fornecimento de equipamentos de proteção individual (EPI) adequados;
- Rastreamento: como falamos acima, o controle de ferramentas pode envolver o uso de sistemas de registro para acompanhar quais ferramentas estão em uso, quem as está utilizando e onde estão localizadas, ajudando a evitar perdas e extravio;
- Substituição e descarte: à medida que as ferramentas sofrerem depreciação ou se tornam obsoletas, é importante substituí-las por novas. Além disso, as ferramentas danificadas devem ser descartadas de maneira apropriada e segura.
Cada empresa vai ter diferentes necessidades em relação ao controle de ferramentas, mas os passos acima podem te ajudar a saber por onde começar.
Dicas para fazer o controle de ferramentas
Agora que você já sabe a importância do controle de ferramentas, conheça algumas dicas práticas para implementar esse acompanhamento na sua empresa:
Faça treinamentos com a equipe
O controle de ferramentas não é responsabilidade somente da gestão, e sim de toda a equipe. Para que todos saibam como realizar o controle, invista em treinamentos para ensinar como registrar as informações e como acompanhar o inventário, de modo que os colaboradores não dependam dos gestores para saber mais sobre as ferramentas.
Também é importante reforçar com a equipe a importância das medidas de segurança do trabalho, o manuseio correto de cada ferramenta, orientações de limpeza e armazenamento, e outras informações que tornem o controle de ferramentas mais eficiente.
Use um quadro de ferramentas
O quadro de ferramentas é um espaço indicado para armazenar esses itens, de modo que fiquem visíveis para toda a equipe. O quadro também mantém as ferramentas organizadas e em local fácil de acessar.
Caso sua empresa utilize muitas ferramentas no dia a dia, você pode usar diferentes quadros conforme a indicação de uso dos materiais, ou ainda manter um quadro por setor, dependendo de como for a divisão.
Invista em armários e gavetas
Além do quadro de ferramentas, armários e gavetas são essenciais para armazenar os materiais com segurança e evitar perdas, danos ou acidentes.
Os armários são ideais para empresas que utilizam uma grande quantidade de ferramentas ou ferramentas potencialmente perigosas, enquanto as gavetas são indicadas para guardar itens pequenos, como parafusos.
Lembre-se que tanto o quadro quanto os armários e gavetas devem estar sempre organizados e que as ferramentas precisam ser higienizadas antes de serem guardadas. As ferramentas também devem passar por limpeza e manutenção mesmo que não estejam em uso.
O inventário para controle de ferramentas pode te ajudar nesse processo, indicando quando a última vistoria foi feita e quais devem ser as ações a serem tomadas no futuro.
Como funciona uma planilha de controle de ferramentas?
O uso de uma planilha de controle de ferramentas é indicado para quem quer automatizar esse acompanhamento e registrar as informações de maneira confiável.
Com a planilha, é possível documentar informações como:
- Localização das ferramentas, incluindo setor que cada uma está alocada;
- ID e número de série de cada uma, facilitando a identificação;
- QR Code, para facilitar a abertura de chamados quando necessário;
- Descrição da ferramenta;
- Conformidade do item com as normas regulamentadoras;
- E outros dados pertinentes à empresa e ao serviço prestado.
Veja quais são as informações que você pode colocar usando a planilha do Kit Inventário de Máquinas do Produttivo:
Uma das principais vantagens da planilha é que ela dispensa o papel, facilitando o preenchimento e o armazenamento das informações. As versões online ainda podem ser acessadas de qualquer lugar, de modo que toda a equipe pode visualizar o conteúdo para acompanhar o controle de ferramentas.
Além da planilha, o kit ainda vem com uma opção em Word, que pode ser impressa para preenchimento manual, ou ainda utilizada diretamente no computador. Olha só:
A Planilha Inventário de Máquinas já vem pronta para uso e é totalmente gratuita, é só clicar aqui ou no banner abaixo para acessar e começar a usar!
Se você prefere digitalizar e automatizar totalmente o controle de ferramentas, que tal um software para controle de ativos?
O Produttivo é um sistema para planejar, executar e comprovar serviços que conta com recursos como:
- Cadastro de ferramentas, equipamentos, clientes, peças e locais;
- QR Code exclusivo para ser anexado ao equipamento;
- Página para abertura de chamados integrada aos ativos cadastrados;
- Gerenciamento da equipe em tempo real;
- Plano de atividades para agendar serviços e não perder contratos;
- Modelos digitais de checklists, ordens de serviço e relatórios.
Por meio do sistema, é possível fazer o acompanhamento das ferramentas e equipamentos, criar e direcionar atividades a serem realizadas, e ter total controle da operação através do painel web.
Além disso, os modelos digitais vêm prontos para uso e ainda podem ser personalizados com questões pertinentes à sua operação e até com logo e cores da sua empresa.
Vamos dar uma olhada no modelo digital de Inventário de Equipamentos do Produttivo:
O preenchimento é feito diretamente pelo celular ou tablet do técnico durante a vistoria, e o relatório pode ser exportado em Excel ou PDF e enviado ao cliente para comprovação. O gestor acompanha cada status do serviço.
Você pode começar a usar o modelo de Inventário de Equipamentos agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o teste grátis!
