Na gestão de equipes externas, muito além de controlar a jornada de trabalho do colaborador, os gestores precisam garantir que os serviços estão sendo executados com qualidade.
Mas, para que isso ocorra, é necessário superar uma série de dificuldades ocasionadas pelas particularidades do trabalho em campo, como: distância de deslocamento, tempo de atendimento, alta demanda e coordenação de múltiplas equipes.
Neste artigo separamos dicas que vão te ajudar a fazer uma gestão de equipes externas eficiente e fundamentada em práticas de sucesso no ramo da prestação de serviços.
O que é uma equipe externa?
A equipe externa é aquela que trabalha fora do escritório e, muitas vezes, é a que tem maior contato com o cliente.
Geralmente as equipes externas podem ser compostas pelos seguintes times:
- Vendas: É quem vai vender seu produto como uma solução para os clientes. Por isso, precisa ter pleno conhecimento sobre a empresa e o produto. Treinamentos recorrentes são necessários.
- Técnicos: Estão na linha de frente para solucionar ou evitar problemas. Geralmente fazem manutenções preventivas e corretivas.
- Promotores de Vendas: Está nos pontos de vendas, revisando o estoque e posicionando produtos.
É a equipe externa que vai garantir a melhor comunicação com o cliente, trazendo feedbacks.
Além disso, a equipe externa poderá trazer dados importantes para a gestão estratégica da empresa, fazendo com que planos de ação e melhorias possam ser implementadas, a fim de garantir produtividade no trabalho e qualidade de entrega do serviço.
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O que é gestão de equipes externas?
A gestão de equipes externas nada mais é do que a coordenação de colaboradores que trabalham fora da sede da empresa, fazendo um acompanhamento e garantindo uma visão macro de todos os processos empresariais.
O objetivo principal é assegurar produtividade dos funcionários, certificar a qualidade do trabalho e acompanhar rotinas de produção.
É também através da gestão de equipes externas que alguns problemas podem ser mapeados e melhorias implementadas, como:
- Correção de falhas recorrentes;
- Melhor uso de tempo das equipes externas;
- Aumento no nível de satisfação dos clientes com o serviço entregue;
- Aumento de produtividade dos técnicos;
- Controle e previsão de gastos.
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Principais desafios e soluções da gestão de equipes externas
![Sistema para controle e gestão de equipes externas](https://b2678692.smushcdn.com/2678692/wp-content/uploads/2022/06/Sistema-para-controle-e-gestao-de-equipes-externas.jpg?lossy=0&strip=1&webp=1)
Apesar de trazer inúmeros benefícios, a gestão de equipes externas é repleta de obstáculos. E, nem sempre, esse acompanhamento tende a ser feito de forma eficiente.
Abaixo separamos não só os principais desafios da gestão de equipes externas, mas como superá-los.
1. Dificuldade no acompanhamento da equipe em campo e comprovação do serviço prestado
Como acompanhar se cada atividade realizada pela equipe externa foi desempenhada como o planejado? Como verificar se algum atendimento está em atraso? Como criar planos de ação assertivos e de forma rápida, logo após a visita dos técnicos? E, principalmente, como comprovar que o atendimento foi concluído com qualidade?
Criar processos, como planilhas de controle e documentos com procedimentos padrão, é o primeiro passo. Mas ainda assim os gargalos aparecem. Afinal, esse controle manual de preencher planilhas e documentos leva tempo e requer muita organização. Fato que desgasta os gestores e, muitas vezes, se torna humanamente inviável, já que são muitas questões para resolver e se preocupar além da própria gestão da equipe.
Dessa forma, a coordenação de atividades sem um sistema para controle e gestão de equipes externas pode ficar prejudicada. A tecnologia entra para integrar os processos e ter um controle mais fácil e automático.
Leia também: Termo de prestação de serviço: o que é e como fazer
2. Falta de comunicação e padronização dos serviços prestados
A falta de comunicação entre gestores e técnicos é preocupante porque deixa dados, informações e alertas passarem despercebidos.
É comum, inclusive, que essa comunicação nem ocorra da forma que deveria, já que o gestor está no ambiente corporativo, preocupado com suas demandas e o técnico em deslocamento entre uma visita e outra.
Junto às falhas de comunicação, soma-se a falta de padronização dos serviços, que tende a colaborar para que mais ruídos atrapalhem a mensagem. Um exemplo é o preenchimento de checklists. Uma dor de cabeça para os gestores é garantir que as informações estão sendo coletadas adequadamente no mesmo padrão, sem erros ou falta de informação.
Recursos que ajudam na superação desse impasse são: planejamentos de atividades, relatórios padronizados e treinamentos constantes com a equipe de campo.
Nos aplicativos de gestão de equipes externas é possível criar um modelo de relatório digital padrão, com campos de preenchimento obrigatórios, recurso para para inclusão de fotos tiradas na hora, campos de texto e criação de alertas com base em não conformidades. Além disso, o gestor acompanha a distância em tempo real todas as informações que estão sendo coletadas.
3. Planejamento de rotinas de trabalho e roteiros de visitas
Estabelecer uma rotina de trabalho e planejar os próximos passos é uma medida indispensável para qualquer gestão.
O planejamento ajuda a ter maior produtividade, otimizar deslocamento de equipes externas, pensar em planos de ação e até mesmo coletar dados importantes para próximos serviços, como quanto tempo em média é usado para cada tipo de serviço.
Para equipes técnicas é fundamental ter um cronograma de visitas, que estipule informações importantes como: objetivo da visita, frequência e localização.
A partir disso é muito fácil criar um calendário e deixar atividades agendadas.
4. Alinhamento de discurso e garantia de serviço de qualidade
Na gestão de equipes externas é muito complexo garantir que o discurso sobre o serviço ofertado está sendo abordado de maneira correta e que o trabalho é entregue com qualidade.
Para suprir essa necessidade, uma dica é apostar em treinamentos constantes, que aproximem a equipe de campo, da empresa e de novidades no ramo.
Além da capacitação, a pesquisa de satisfação é vital para entender como o cliente final vê a entrega do seu trabalho.
Unindo esses dois recursos sua gestão será ainda mais eficiente.
![Kit pesquisa de satisfação para baixar](https://b2678692.smushcdn.com/2678692/wp-content/uploads/2022/06/pesquisa-de-satisfacao-1024x535.png?lossy=0&strip=1&webp=1)
Como fazer uma gestão de equipe externa eficiente?
São muitos os desafios de uma gestão de equipes externas. Mas afinal, como torná-la mais eficiente? Para isso é preciso ficar atento a três aspectos:
- Como é o controle das atividades em campo?
- Como a gestão do trabalhador é feita?
- Como a gestão de dados é feita?
Para uma gestão de atividades em campo eficaz, os gestores precisam investir em tecnologias que permitam a criação de planejamentos de atividades, acompanhamento em tempo real dos serviços prestados e emissão de relatórios automáticos.
Na gestão do trabalhador é essencial que haja uma supervisão quanto a jornada de trabalho, uso de EPIs e comprovação do trabalho prestado por meio de fotos, localização de GPS, data e hora do atendimento.
Já a gestão de dados será a responsável por acompanhar indicadores, monitorar métricas e, a partir disso, exercer tomadas de decisão estratégicas!
Preparamos um Infográfico que te ensina na prática o benefício de cada uma dessas ações!
![Infográfico de como fazer a gestão de equipes externas](https://b2678692.smushcdn.com/2678692/wp-content/uploads/2022/06/Como-fazer-a-gestao-de-equipes-externas-1024x525.png?lossy=0&strip=1&webp=1)
9 práticas importantes para a gestão de equipes externas
Aprimore a sua gestão de equipes com base nas dicas que temos para otimizar sua coordenação e entregar melhores resultados.
1. Invista em ferramentas que otimizem o processo de gestão
Não é novidade que em todos os setores a tecnologia veio para acelerar processos e trazer maiores resultados. Na gestão de equipes externas não é diferente.
O Produttivo é a principal ferramenta para execução de serviços e gerenciamento de equipes de campo.
O sistema garante centralidade de informações, produtividade através da melhoria de processos, planejamento de atividades, acompanhamento de visitas técnicas e de indicadores.
Conheça os diferenciais deste software:
- Planejamento de atividades manual e automático;
- Modelos prontos e personalizados de ordens de serviço e checklists digitais;
- Recursos que aumentam a confiabilidade e agilizam a coleta de informações, como fotos, localização GPS, fotos tiradas na hora e outros;
- Relatórios de visita técnica gerados automaticamente;
- Abertura de chamados;
- Cadastro de materiais, peças, equipamentos e ativos;
- Indicadores de volume de trabalho, não conformidades, tempo de atendimento e outros
- Envio de pesquisa de satisfação para os clientes.
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2. Incentive a pontualidade e crie indicadores de tempo
A pontualidade deve ser seguida em qualquer área de atuação.
Mas na gestão de equipes externas é preciso ter um cuidado a mais com atrasos, que podem estar relacionados ao trânsito, acidentes e engarrafamentos.
Os aplicativos de ponto online também podem ajudar. Através dos dados coletados é possível entender melhor quanto tempo será necessário para cada serviço e, então, fazer previsões para que não haja atrasos e o cliente não fique insatisfeito.
3. Exerça a liderança
A gestão de equipes externas demanda uma liderança que organize os processos, acompanhe os trabalhos desenvolvidos e monitore os dados coletados.
É de responsabilidade dessa liderança a constante análise e sugestões de melhorias de processos, que podem ser feitas através de diversas técnicas, como: SIPOC, PDCA e 5W2H.
Veja também: Como melhorar a gestão de serviços em sua empresa?
4. Ofereça desenvolvimento e espaços de crescimento para a equipe
Existem decisões que precisam ser tomadas de forma rápida. E, para isso, é necessário ter em campo uma liderança que conheça os processos da empresa, que saiba se comunicar e usar as ferramentas necessárias.
Ter alguém de referência é também uma ótima forma de motivar o time e segurar bons resultados.
Afinal, é a equipe externa quem tem contato direto com o cliente e pode trazer sugestões que vão melhorar a prestação do serviço e o nível de satisfação.
5. Aposte em comunicação e transparência
Em um processo de trabalho que envolve várias equipes, decisões e fluxos de informação é necessário que todos saibam o que acontece na empresa.
Por isso, na gestão de equipes externas não pode faltar comunicação e muito menos transparência. Assim, eles conseguem entender a relevância do negócio, sua identidade em relação ao público e aumenta a integração entre as equipes, que terão maior clareza sobre os objetivos a serem alcançados.
É indispensável que haja um canal de comunicação aberto que permita divulgar informações importantes ao trabalho externo, e que assim, todos consigam produzir sem surpresas ou erros.
6. Mapeie e padronize processos
Já destacamos anteriormente o quanto os padrões otimizam o trabalho.
Mas destacamos aqui algumas vantagens que a padronização oferece para a gestão de equipes externas:
- Cria-se uma rotina de trabalho;
- O acompanhamento das atividades fica mais fácil;
- As prioridades se tornam mais evidentes;
- A qualidade nas entregas é estimulada;
- Atrasos são identificados de forma rápida;
- A incidência de erros diminui.
A partir de um planejamento claro fica mais fácil para os colaboradores saberem o que precisam executar e de que forma.
Para um bom planejamento não se esqueça de detalhar rotinas de processo, pensar em como melhorar, deixar objetivos bem definidos, estabelecer metas e definir prazos.
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7. Conheça e acompanhe a jornada de trabalho
Não basta criar um padrão de processos, é preciso verificar como as rotinas de trabalho acontecem em campo!
O acompanhamento pode identificar gargalos, melhorias e até eliminar etapas desnecessárias.
Acompanhar a jornada de trabalho das equipes de campo ajuda a identificar e gerir mudanças que sejam benéficas para a empresa.
8. Acompanhe o deslocamento
Junto ao acompanhamento da rotina de trabalho, acompanhe o deslocamento dos times de campo.
O rastreamento pode ser feito através de aplicativos que ofereçam mecanismos de mapeamento como: controle de data e hora das visitas e localização de GPS.
Através desses dados é possível garantir que o serviço aconteceu no horário estipulado e saber quanto tempo durou.
Com isso o Produttivo pode te ajudar. Abaixo separamos um vídeo que mostra mais sobre os recursos do sistema.
9. Treine o time constantemente
Se você busca melhorar a gestão de equipes externas, a capacitação dos profissionais em campo é crucial.
Os treinamentos costumam atualizar os colaboradores acerca de melhores práticas de trabalho, como aumentar desempenho, como ser mais produtivo e como desenvolver novas habilidades.
Para isso estabeleça rotinas de cursos e treinamentos que desenvolvam habilidades práticas, mas também emocionais.
Leia também: Software para gestão de equipes externas: qual escolher?
Indicadores de desempenho para uma boa gestão de equipes externas
![Software para gestão de equipes externas](https://b2678692.smushcdn.com/2678692/wp-content/uploads/2022/06/Software-para-gestao-de-equipes-externas.jpg?lossy=0&strip=1&webp=1)
Monitorar os Indicadores de Desempenho (KPIs) é o melhor jeito de identificar problemas e projetar melhorias.
Para a gestão de equipes externas separamos alguns dos principais indicadores, que buscam melhorar os resultados:
- Tempo de atendimento
- Volume de trabalho
- Ociosidade de equipes
- Satisfação dos clientes
- Alerta de não conformidades
- Equipamentos/ativos que estão dando mais problemas
- Tipos de serviços mais realizados
Com esses dados em mãos é possível ter acesso a um histórico do que acontece em cada operação, e com isso, criar planos de ação que melhorem as entregas.