O Procedimento Operacional Padrão, também chamado de POP, é um documento que detalha todos os processos e fluxos de trabalho para garantir padronização, produtividade e qualidade dos produtos e serviços prestados.
Neste artigo te mostramos os principais tipos de POP, ensinamos como elaborar um e qual a importância desse documento.
Veja também: Modelos de checklists digitais para usar
O que é Procedimento Operacional Padrão POP?
O procedimento operacional padrão (POP) é um documento que reúne descrições sobre as atividades e rotinas de uma empresa. Pode ser entendido como um manual de instruções que dita o passo a passo de uma tarefa para assegurar qualidade, padronização e previsibilidade de processos e resultados.
Uma das principais características do Procedimento Operacional Padrão é justamente o detalhamento. Por esse motivo, o documento deve conter informações como: ordem de procedimentos, materiais utilizados e parâmetros que envolvam o trabalho (temperatura e tempo de funcionamento de um maquinário, por exemplo).
Assim, o POP evidencia as tarefas que devem acontecer, em qual ordem, por quanto tempo e quais atitudes devem ser tomadas caso problemas aconteçam. Por isso, é muito utilizado em atividades como manutenção e procedimentos de segurança.
Abaixo separamos um modelo de POP para trabalho em altura disponibilizado pela Universidade de São Paulo:
Vale ressaltar que para cada tarefa dentro da empresa, um novo Procedimento Operacional Padrão deve ser criado e o idealizador do POP deverá ser alguém que esteja envolvido no processo ao qual ele se refere.
Além disso, as informações precisam ser claras a ponto de não restarem dúvidas sobre o que deve ser feito e que os colaboradores possam executar o que está no POP sem supervisão.
Qual o objetivo do POP?
O objetivo do POP é padronizar processos, minimizar retrabalhos e eliminar desperdícios, mantendo uma rotina de operação eficiente e estimulando a gestão da qualidade dentro da empresa, com foco na melhoria contínua.
Com um Procedimento Operacional Padrão, toda a equipe poupa tempo na execução de tarefas, podendo se dedicar a outras atividades. Além disso, manutenções, laudos e inspeções tornam-se menos suscetíveis a erros, aumentando consequentemente a satisfação do cliente.
O gestor também se beneficia: pode focar em atividades estratégicas, se preocupando menos com riscos nas operações. Consegue sair de férias sabendo que toda a sua equipe está bem instruída.
Assim, o POP pode ser usado para:
- Controle de qualidade;
- Garantia da segurança do trabalho;
- Processos de manutenções preventivas e preditivas;
- Procedimentos de limpeza;
- Gestão de estoque;
- Entre outros.
Importância do POP
O POP é importante porque traz excelência operacional através de vários fatores, como:
- Melhora na comunicação: as falhas de comunicação reduzem porque todo o processo estará detalhado, da forma como precisa acontecer. Então não restam dúvidas das ações a serem empregadas e da ordem em que devem acontecer.
- Melhora o direcionamento da equipe: através do POP as tarefas podem ser executadas sem depender de supervisão e da orientação dos gestores;
- Treinamento de equipe: o POP facilita capacitações e treinamento dos colaboradores;
- Previsibilidade dos resultados: por ter todos os processos estabelecidos, a empresa tem maior visão sobre entregas, resultados e tempo de execução das atividades;
- Papéis claros e definidos: o trabalho flui de forma mais eficaz quando cada pessoa do time sabe qual é a sua função, evitando sobrecargas e queda de rendimentos.
- Reduz os acidentes de trabalho: com a padronização de processos, os erros são evitados e os riscos à saúde dos colaboradores por execuções errôneas de trabalho diminuem;
- Aumenta a competitividade: ao exercer uma política de controle de qualidade a empresa ganhará um diferencial competitivo frente aos concorrentes;
- Melhora da produtividade: com um padrão estabelecido os colaboradores conseguem otimizar seu trabalho e melhorar a gestão de tempo.
Tipos de procedimento operacional padrão
Existem vários tipos de procedimentos operacionais padrão, cada um deles tem um objetivo diferente. Abaixo listamos os principais para que você entenda qual é o mais aderente à sua realidade:
Qualidade
Esse tipo de POP serve para controlar a qualidade de produção de uma empresa. Para alcançar esse objetivo o POP precisa descrever com detalhe os procedimentos a serem padronizados. Indicando parâmetros como quantidade, temperatura e como cada ação deve ser desenvolvida.
Através do POP de qualidade, peças defeituosas, erros de produção, desperdícios e retrabalhos são minimizados.
Veja um exemplo do Hospital Universitário Lauro Wanderley:
Segurança
A segurança diz respeito aos procedimentos necessários à garantia da saúde dos trabalhadores. Nesse sentido, o procedimento operacional padrão auxilia na criação de um documento com as principais regras a serem seguidas pelos trabalhadores, como uso de EPI e EPC. E ainda indica quais medidas devem ser tomadas em emergências.
Esse modelo de procedimento operacional padrão também é utilizado como comprovação em caso de auditorias de processos, atestando que normas técnicas estão sendo cumpridas e que os funcionários têm conhecimento sobre sua aplicação.
Abaixo temos um exemplo das descrições dos usos de EPI para serviços de eletricidade em um POP produzido pela Universidade de São Paulo:
Armazenamento
Esse POP abrange questões relacionadas ao armazenamento correto de produtos, indicando como, onde e de qual forma cada tipo de produto deve ser alocado.
Ao instruir os colaboradores sobre métodos de armazenagem, informações de segurança, periculosidade, temperatura e prazos de armazenamento, o POP garante que o processo está dentro das normas e que prejuízos, como perda de produtos por má alocação, não vão acontecer.
Como um exemplo, compartilhamos a seguir um POP de recebimento e armazenamento de alimentos semi perecíveis do Hospital Universitário de Santa Catarina:
Metódicos
Os Procedimentos Operacionais Padrão metódicos estão mais alinhados à prevenção de problemas, porque estipulam uma série de ações a serem desenvolvidas mediante a aparição de um problema.
Um exemplo é a criação de um POP para quando determinado equipamento apresenta falhas. Nesse POP deverá conter como o problema deve ser tratado e quais dados devem ser colhidos e acompanhados.
Outro exemplo de aplicação de um procedimento operacional padrão metódico está relacionado a uma série de instruções para evitar que algum acidente de trabalho ocorra. Nesse caso um exemplo pode ser a recomendação de sempre desligar a energia quando uma manutenção for realizada.
O Hospital Universitário Ana Bezerra, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, tem um POP de manutenção preventiva do aparelho de anestesia que contempla os testes e verificações que devem ser feitas:
Produção
Para garantir qualidade de um produto e evitar falhas é que o POP de produção existe. Ele é o principal responsável por detalhar dos mais simples aos mais complexos processos produtivos para assegurar a adequação dos produtos às normas de comercialização, e consequentemente, a segurança do cliente final.
É muito utilizado em casos de serviços rotativos, em que um time substitui o outro. Ao ter um POP, por mais que haja sempre uma troca de funcionários a padronização é garantida.
A seguir compartilhamos um exemplo de POP sobre o processo de produção de produtos saneantes:
Arquivamento
Também existem procedimentos operacionais padrões voltados ao arquivamento de documentos, importante quando a empresa passa por auditoria ou fiscalização.
Nesses casos o POP tem o objetivo de organizar o arquivamento de documentos, para que sejam facilmente achados mediante alguma solicitação. Assim, são estipulados o local, forma e tempo de armazenagem. São exemplos de documentos a serem arquivados relatórios, ordens de serviço, ARTs e demais arquivos importantes para a organização.
A título de exemplo temos o POP que a HUPAA da Universidade Federal de Alagoas usa para o arquivamento dos documentos físicos que faz uso:
Como fazer um POP – Procedimento Operacional Padrão?
A criação do POP deve seguir alguns passos fundamentais para que sua implementação seja eficaz. Separamos cada um, de forma detalhada, para que você consiga criar um bom POP, independentemente do seu objetivo:
1º Faça um planejamento do documento
O planejamento de um procedimento operacional padrão começa com a definição de um objetivo. Como vimos no tópico anterior, alguns exemplos são aumentar a qualidade das suas produções e melhorar a segurança dos colaboradores.
É importante que o objetivo fique claro, porque o POP deverá ser elaborado exclusivamente para esse processo. Então se a meta é melhorar a segurança dos trabalhadores e reduzir o número de acidentes, por exemplo, o seu POP deve se preocupar com essas questões.
É essencial também pensar para quem o POP está sendo escritor. Afinal, de nada adianta construir um documento com todas as etapas se o colaborador não entender os jargões ou conceitos utilizados.
Para orientar o processo de escrita do POP, tente responder perguntas como:
- O seu público conseguirá entender o que foi proposto?
- Ele conhece os conceitos abordados?
- Antes da aplicação do POP, será necessário fazer algum treinamento?
- O POP se destina a todos os colaboradores ou apenas aos responsáveis pelas atividades?
2º Escolha o formato de POP a ser utilizado
No segundo passo é hora de decidir o formato de POP a ser utilizado. Existem três tipos muito comuns: o passo a passo, o checklist e o fluxograma, que podem ser usados inclusive de forma conjunta. Descubra em quais casos cada método é o mais indicado:
Pop em Passo a Passo:
É um documento que reúne um passo a passo das etapas e rotinas de um processo, mas com descritivos breves. É o mais indicado para quem precisa de um detalhamento de tarefas.
Como exemplo veja esse modelo de procedimento operacional padrão disponibilizado pela UNIFAP:
Pop em Checklist:
É uma lista de verificação em que o colaborador dá um check em todas as tarefas que foram realizadas. É construído de forma rápida e fácil e as perguntas são objetivas.
Pode ser usado em vários setores e processos como: controle de uso de EPI, cumprimentos das NRs, controle de frotas, manutenções preventivas e para limpeza. Abaixo separamos alguns exemplos do seu uso:
Você pode baixar esses e mais 14 outros modelos de forma gratuita.
Confira também modelos de checklist digital
Pop em Fluxograma
Os fluxogramas permitem a criação do fluxo de atividades de um processo de forma visual, fazendo uso de símbolos que indicam quando uma tarefa inicia, quando termina e quais são os possíveis caminhos a serem seguidos.
Esse modelo é muito indicado para tarefas que dependem de uma decisão, porque mostram quais são as opções e os próximos passos depois que aquela ação foi executada.
Para conseguir entender o fluxograma você deverá saber o que significa cada símbolo. Abaixo separamos o que cada um representa:
Veja como o fluxograma fica em uma aplicação prática:
3º Estruture o POP e preencha-o
Essa é a fase de montar o escopo do procedimento operacional padrão, reunindo todas as informações. É preciso descrever todas as atividades, seus responsáveis, quais são os pontos críticos de cada uma, quais outros processos estão envolvidos na atividade e quais ações devem ser executadas caso um dos passos não possa ser realizado ou caso ocorram falha.
O time responsável pelas atividades daquele processo precisa estar envolvido nessa tarefa para garantir que todos os pontos foram considerados e que a descrição corresponde exatamente com a prática. Nesta etapa é possível que sugestões de melhoria e mudança apareçam.
Em seguida monte o documento. Lembre-se de incluir todas essas informações:
- Título, número de identificação, data de criação ou da revisão e objetivo do POP;
- Nome da organização ou área a qual o procedimento se aplica;
- Descrição de conceitos, áreas críticas e avisos de segurança;
- Glossário com siglas e jargões utilizados no POP;
- Instruções de utilização do POP;
- Assinatura dos responsáveis que aprovaram o POP;
- Índice de cada ponto para ajudar na localização;
- Descritivo das atividades realizadas e das entradas e saídas dentro de cada tarefa;
- Passo a passo das atividades;
- O que não pode ser feito em cada atividade;
- Descrição dos responsáveis por cada tarefa;
- Pontos críticos e planos de ação para cada um;
- Listagem de equipamentos, ferramentas e demais itens necessários para a execução das atividades e indicação da localização de cada um;
- Instrução do uso de equipamentos e demais materiais;
- Seção com perguntas e respostas contemplando as dúvidas mais comuns;
- Fluxograma das atividades (se houver);
- Checklists utilizados (se houver).
4º Aprove e implemente o procedimento operacional padrão
Depois de elaborado, o POP deve ser aprovado pela equipe responsável pela atividade. Essa fase garante que o time esteja alinhado aos procedimentos que serão exigidos a partir de então.
Uma dica para testar se o POP está pronto para a implementação é pedir para que alguém de algum outro setor tente desenvolver aquela tarefa documentada, apenas com as instruções contidas no POP. Caso a tarefa seja executada de forma correta ou as instruções sejam entendidas, o POP estará pronto para ser executado.
Caso seja necessário, ajustes podem ser feitos no procedimento operacional padrão. O grande objetivo é garantir a aderência do papel ao dia a dia do setor.
Em seguida o POP pode ser implementado. A implementação deve acontecer de forma gradual, para que todos os colaboradores sejam treinados e possam se acostumar com a nova realidade, caso mudanças tenham sido realizadas.
5º Disponibilize o POP para que todos tenham acesso
O POP deve ser disponibilizado para que sempre que haja alguma dúvida ou um novo colaborador entre para a equipe, ele possa ser consultado, de forma fácil. Para isso, a empresa deve padronizar a sua organização, indicando em qual local ele será armazenado.
Caso a empresa tenha muitos POPs é importante também investir em uma listagem de todos os procedimentos operacionais padrões, seguido de informações como data, autor, título, status, departamento e demais informações que facilitem a sua localização.
Além de disponibilizar o documento para consultas, é preciso que o POP passe por processos de revisão, incluindo novas etapas ou excluindo ações antigas que já não são realizadas dentro do setor.
A revisão do POP vai depender de cada caso e empresa, mas pode ser feita tanto semestralmente quanto anualmente.
6º Acompanhe os resultados do POP
Como todo processo, a implementação do POP deve ser avaliada: ela foi positiva? que impactos trouxe para a organização? Para medir essas informações, acompanhe indicadores que demonstrem se a qualidade do produto melhorou e se a produtividade aumentou, por exemplo.
Não deixe de checar se as etapas estão sendo realizadas como foram documentadas no POP e avalie de perto novos desafios que estão surgindo, pensando em planos de ação para resolução.
Nessa etapa os checklists podem ajudar muito. Em aplicativos digitais, por exemplo, você pode acompanhar indicadores a partir do preenchimento dos checklists como: volume de trabalho, tempo de atendimento e não conformidades mais comuns.
POP Procedimento Operacional Padrão Exemplo
O POP pode ser usado em diversos segmentos e para as mais variadas áreas. Trouxemos aqui alguns exemplos:
POP Segurança do Trabalho
O POP de segurança do trabalho é usado para diminuir os riscos de acidentes de trabalho e para prevenir as doenças ocupacionais, assim como orientar quais ações devem ser desenvolvidas em casos de urgência.
Por isso, o POP se preocupa em comprovar que os EPIs estão sendo usados de forma correta pelos colaboradores e que as medidas de segurança, estipuladas pelas NRs, estão sendo implementadas.
O controle é realizado através de checklists que precisam ser preenchidos sempre que o colaborador veste um equipamento de EPI, ou em casos de inspeção dos cumprimentos das NRs, um exemplo são as sinalizações de segurança que um canteiro de obras precisa seguir.
Também deve existir um POP de como agir em casos de acidente. Nessas situações é comum que o documento apresente uma lista de telefone úteis, como corpo de bombeiros e samu e o passo a passo de ações para acidentes atípicos, de trajeto, doenças ocupacionais, entre outros.
Abaixo compartilhamos um exemplo de checklist de segurança do trabalho feito em aplicativo. Nele é possível marcar opções como obrigatórias para que quem responde não se esqueça de nenhum item e ainda anexar fotos que comprovam a conformidade:
Saiba mais sobre os checklists digitais
POP Limpeza
O POP de limpeza é uma exigência da vigilância sanitária, que prevê o uso de procedimentos operacionais padrões para assegurar a higienização correta, criando regras e critérios para a limpeza dos ambientes.
Esse tipo de POP deve reunir informações como locais higienizados, métodos de higienização e materiais utilizados, além de protocolos para higienização de mãos, limpeza terminal, desinfecção, usos de EPI, coleta do lixo, entre outros.
Abaixo temos um exemplo de checklist de limpeza, disponibilizado em nosso Kit Checklist, que você pode baixar de forma gratuita:
POP Indústrias e fábricas
O POP de indústria e fábricas é usado para assegurar qualidade na linha de produção, aumento de produtividade, atestar segurança aos colaboradores e melhorar a satisfação dos clientes. Além disso, é muito comum o uso de POPs focados na manutenção de equipamentos.
Um POP de manutenção, por exemplo, deve ter documentado o inventário dos ativos (com suas localizações e números de série), o cronograma dos planos de manutenção a serem seguidos e os checklists de verificação de não conformidades.
Abaixo temos um exemplo de checklist de manutenção preventiva que pode ser utilizado no POP de manutenção:
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