Por promover uma avaliação periódica sobre as condições de funcionamento dos equipamentos, a manutenção hospitalar evita uma série de problemas: desgastes acelerados de componentes, necessidade de aquisição de novos maquinários e até agravamento de saúde de pacientes ocasionados por mau funcionamento dos ativos.
Neste artigo você entende como a manutenção hospitalar deve ser realizada passo a passo, quais sistemas devem ser vistoriados e como realizar o acompanhamento do resultado das inspeções de forma assertiva. Confira!
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- O que é manutenção hospitalar?
- Para que serve a manutenção hospitalar?
- Onde a manutenção hospitalar se aplica?
- O que deve ser verificado na manutenção hospitalar?
- Como fazer manutenção hospitalar?
- Plano de manutenção hospitalar pronto em Excel para download
- Quais são os principais tipos de manutenção hospitalar?
- Como definir o tipo de manutenção ideal para cada equipamento?
- Quais são as vantagens da manutenção hospitalar?
- Quais são as normas para manutenção de equipamentos hospitalares?
- Quais são os indicadores de manutenção hospitalar?
- Modelo digital de checklist de manutenção hospitalar
O que é manutenção hospitalar?
A manutenção hospitalar pode ser entendida como uma série de técnicas e estratégias de manutenção empregadas para garantir a conservação do desempenho, performance e vida útil dos ativos.
Através das rotinas de manutenção hospitalar, problemas presentes em equipamentos e sistemas são identificados quando ainda estão no começo, de forma que conseguem ser resolvidos antes de levarem os ativos à falha ou quebra total, prejudicando assim os pacientes.
Todas as ações de manutenção hospitalar sempre são programadas de forma a realizar intervenções em momentos que não atrapalhem o uso dos ativos, muito menos representem riscos à saúde dos pacientes.
Durante a manutenção hospitalar são avaliadas desde a estrutura física dos hospitais, até equipamentos de refrigeração e geradores de energia.
Para que serve a manutenção hospitalar?
Se um equipamento falha, pode colocar a vida de um paciente em risco. Da mesma forma, se os geradores não têm energia, podem provocar óbitos e impossibilitar todo o trabalho realizado nos hospitais. Por isso a manutenção hospitalar se faz tão importante.
Seu principal objetivo é garantir o correto funcionamento de equipamentos, de forma a prevenir a ocorrência de desgastes e falhas em equipamentos médicos, eliminando riscos e aumentando a segurança de todos os envolvidos no processo.
Onde a manutenção hospitalar se aplica?
A manutenção hospitalar vai muito além do acompanhamento das condições de máquinas e equipamentos médicos, ela também é responsável por vistoriar:
- Fiações elétricas;
- Encanamentos;
- Sistema de gás;
- Equipamentos de laboratório;
- Equipamentos de combate contra incêndio;
- Geradores de energia;
- Caldeiras;
- Sistema de refrigeração e climatização;
- Condições de armazenamento de medicamentos, vacinas e outras substâncias;
- Pintura e conservação de paredes, piso, teto, portas e janelas;
- Móveis;
- Computadores, monitores, notebooks e tablets;
- Aparelhos e sistemas de segurança;
- Entre outros.
Modelo pronto: Checklist de manutenção preventiva digital para registro e controle das inspeções
O que deve ser verificado na manutenção hospitalar?
Separamos alguns dos principais sistemas que obrigatoriamente devem ser inspecionados durante a manutenção hospitalar:
Sistemas hidráulicos
Assim como toda estrutura predial, os hospitais também devem ter seus sistemas hidráulicos inspecionados de tempos em tempos. Devem ser verificados a situação de:
- Encanamentos;
- Caixa d’água;
- Hidrantes;
- Banheiros;
- Torneiras;
- Chuveiros;
- Vasos sanitários;
- Bebedouros;
- Entre outros.
Modelo pronto e digital: Checklist de manutenção hidráulica para verificação dos principais sistemas e componentes
Sistemas elétricos
As inspeções da parte elétrica, por sua vez, devem avaliar:
- Fiações elétricas;
- Disjuntores;
- Isolamento de cabos;
- Interruptores;
- Lâmpadas;
- Contatos das chaves;
- Fusíveis;
- Sistema SPDA;
- E mais.
Essas vistorias ajudam a evitar graves problemas elétricos como curto-circuitos, choque-elétricos, explosões e até incêndios.
Modelo pronto e digital: Checklist de manutenção elétrica com questões sobre os principais itens a serem inspecionados
Sistemas prediais
A manutenção de sistemas prediais reúne todo o tipo de verificação sobre a estrutura dos hospitais, como:
- Áreas comuns;
- Sistemas de segurança;
- Elevadores;
- Instalações de gás,
- Integridade e limpeza da fachada;
- Sinalizações de segurança;
- Revestimentos e pisos;
- Manutenções de áreas verdes e jardinagem.
Modelo pronto e digital: Checklist de manutenção predial com fotos de antes e depois
Ar-condicionado
A manutenção hospitalar deve verificar ainda a condição do ar condicionado, porque a falta de limpeza, demora na troca dos filtros e acúmulo de sujeiras são favoráveis para o desenvolvimento de microrganismos que podem agravar o estado de saúde dos pacientes.
Devem fazer parte das checagens itens como:
- Conservação geral do equipamento;
- Limpeza de filtros;
- Limpeza da serpentina;
- Limpeza do gabinete do evaporador;
- Limpeza do ventilador;
- Limpeza da evaporadora;
- Limpeza da bandeja;
- Limpeza do condensador;
- Tensão elétrica;
- Corrente elétrica;
- Cabos e conexões;
- Compressor;
- Rotação;
- Fluído refrigerante.
Modelo pronto: PMOC digital para preenchimento em aplicativo
Energia
Os geradores são equipamentos essenciais para os hospitais, porque eles não permitem que o abastecimento de energia seja cessado em casos que a energia elétrica é afetada.
É pelos geradores que os hospitais se mantêm em funcionamento, com segurança, de forma a não trazer riscos para os pacientes.
Por isso a avaliação desse equipamento deve compreender:
- Testes de carga;
- Troca de filtros;
- Inspeções nas baterias;
- Avaliação de níveis de fluídos;
- Limpeza de conexões e componentes;
- Leituras e indicadores dos painéis de controle;
- Remoção ou troca de peças;
- Atualização dos componentes.
Modelo pronto e digital: Checklist de manutenção de geradores com questões de não conformidade
Como fazer manutenção hospitalar?
Para ser eficaz, a manutenção hospitalar precisa seguir cinco passos fundamentais que tratam sobre o planejamento, registro e acompanhamento das inspeções.
Veja o que deve ser executado em cada etapa:
1. Crie um inventário de equipamentos
A manutenção hospitalar começa com a criação de um inventário de equipamentos que reúne o máximo de informações sobre cada ativo.
Esses dados reunidos, ajudam a criar um histórico de informações robusto, que contribui para a definição das periodicidades de cada manutenção e também para a identificação dos ativos mais críticos e acompanhamento de performance e índices de falhas.
Para começar o mapeamento dos equipamentos, você pode baixar gratuitamente a planilha em Excel de inventário de máquinas e equipamentos criada pelo Produttivo. Veja como ela é:
É possível incluir informações como nome, número ID do equipamento, número de série, setor, localização, marca, modelo, fabricante, ano de fabricação, QR Code de identificação, sistemas de segurança, pontos de risco, conformidades com as normas regulamentadoras do setor e descrições gerais.
Após baixar o arquivo também é possível incluir outras informações que sejam importantes para a organização, criar colunas e linhas e mudar as cores e logos da planilha. Baixe grátis clicando no banner abaixo!
2. Crie um plano de manutenção programando as paradas
Em seguida deve ser criado um plano de manutenção para os equipamentos, que nada mais é do que um calendário contendo a periodicidade em que as inspeções devem ser realizadas para cada ativo, o que deve ser verificado, quem serão os responsáveis e para qual data elas estão programadas.
Veja um modelo plano de manutenção preventiva em Excel que também pode ser baixado gratuitamente e aplicado a sua operação:
Baixe grátis: Plano de manutenção hospitalar em Excel
O plano de manutenção hospitalar vai servir para garantir que o cronograma de manutenção será respeitado, que os equipamentos não vão ficar muito tempo sem inspeção e que eles estarão em boas condições de uso.
A definição da periodicidade deve levar em conta uma série de critérios que variam de acordo com cada equipamento ou sistema inspecionado. Os profissionais devem considerar:
- Nível de criticidade dos equipamentos;
- Nível de risco de cada ativo;
- Quantidade de horas que um equipamento permanece em operação;
- Recomendações dos fabricantes;
- Melhores momentos para realizar a parada dos equipamentos;
- Histórico de funcionamento.
3. Mapeie o que deve ser inspecionado
A definição do que será avaliado em cada tipo de inspeção, também faz parte da criação do plano de manutenção hospitalar.
Para isso, os profissionais devem avaliar quais componentes devem ser verificados a cada visita técnica, assim como os testes e medições a serem feitos.
As definições devem levar em conta o histórico de funcionamento dos ativos, bem como conhecimentos profissionais e recomendações de fabricantes.
É essencial que sejam identificados os modos de falha e tendências de degradação de peças e componentes, para que as avaliações sejam realizadas no tempo certo, de forma a aumentar a disponibilidade dos ativos.
4. Padronize checklists para registro das inspeções
A manutenção hospitalar precisa ser documentada, para que a equipe técnica tenha meios para avaliar o desempenho dos ativos, possa realizar comparações e ainda entender se as periodicidades das inspeções que foram definidas estão corretas.
A melhor forma de realizar essa documentação é por meio de checklists, eles organizam e orientam as inspeções, porque trazem em formato de questões todos os pontos que devem ser checados. Isso padroniza a checagem que a equipe técnica deve realizar e evita que pontos importantes sejam esquecidos.
Além disso, ao utilizar checklists digitais, a identificação das não conformidades é realizada com mais rapidez, porque gera pontuações e notificações para os gestores. O preenchimento das informações também se torna mais rápido com recursos como anexação de fotos, preenchimento por voz, cálculo automático de valores e assinatura digital.
Veja um exemplo de checklist de manutenção hospitalar digital que pode ser utilizado no sistema do Produttivo:
Experimente: Modelo de checklist de manutenção hospitalar digital
O checklist é preenchido em aplicativo, sem precisar de acesso à internet e as questões podem ser marcadas como obrigatórias, o que evita que os relatórios sejam gerados sem que a equipe técnica responda às questões marcadas.
5. Acompanhe e analise os resultados
O que vai dizer se a manutenção hospitalar está no caminho certo são os dados e resultados obtidos através das inspeções. Por isso, eles devem ser acompanhados constantemente.
Os dados podem oferecer respostas para diversas perguntas, como:
- Tempo de atendimento por tipo de serviço;
- Não conformidades mais recorrentes;
- Volume de não conformidades por tempo;
- Ativos que apresentam maiores problemas;
- Tempo médio entre falhas;
- Entre outros.
Plano de manutenção hospitalar pronto em Excel para download
Em busca de uma planilha para começar a implementar seu plano de manutenção hospitalar? O Produttivo preparou uma material gratuito em Excel que pode ser baixado de graça. Veja como ele é:
O material está dividido por periodicidade das inspeções (diários, mensais, semanais, etc). Nele também é possível incluir dados sobre a empresa e logo, os sistemas que serão verificados a cada inspeção e os respectivos procedimentos.
Aprenda a usar a planilha assistindo ao vídeo no Youtube que preparamos com dicas sobre o material.
Quais são os principais tipos de manutenção hospitalar?
Conheça quais são os principais tipos de manutenção empregados e as diferenças entre cada um:
Manutenção hospitalar corretiva
A manutenção hospitalar corretiva é aquele tipo de manutenção que acontece de forma emergencial, como resposta a um problema inesperado. Seu objetivo é corrigir o problema o quanto antes, por isso acaba sendo o tipo de manutenção mais cara e que deve ser evitada.
Como as paradas para esse tipo de intervenção não são programadas, isso pode gerar riscos e grandes impactos no orçamento e na oferta de serviços dos hospitais.
Modelo pronto e digital: Relatório Técnico de Manutenção Corretiva
Manutenção hospitalar preventiva
Por outro lado, a manutenção hospitalar preventiva é previamente programada para acontecer de acordo com a rotina dos hospitais e de forma a não prejudicar as operações.
Seu objetivo é identificar os problemas quando eles ainda estão em estágios iniciais, corrigindo-os o quanto antes para que não se agravem e levem os equipamentos à falha ou quebra total.
Para isso as manutenções preventivas devem acontecer conforme estabelecido nos planos de manutenção, realizando reparos e trocas que aumentem a disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos.
Modelo pronto e digital: Checklist de Manutenção Preventiva
Manutenção hospitalar preditiva
A manutenção hospitalar preditiva também busca antever falhas, mas diferente da preventiva ela faz uso de tecnologias que permitem o monitoramento dos equipamentos.
Assim, é possível estabelecer padrões de funcionamento e entender em qual momento o ativo vai falhar.
São exemplos de técnicas utilizadas na manutenção preditiva a IoT (Internet of Things), que a partir de sensores consegue acompanhar dados dos equipamentos como eficiência energética, temperatura, vibração, entre outros.
Modelo pronto e digital: Checklist de Manutenção Preditiva
Como definir o tipo de manutenção ideal para cada equipamento?
Para definir o tipo de manutenção hospitalar ideal para cada equipamento, é necessário levar alguns pontos em consideração, veja quais são eles:
Analisando a criticidade dos ativos
A criticidade dos ativos, significa o quanto eles são importantes para a operação, ou seja, se eles falharem podem trazer sérios problemas para as organizações.
Um exemplo são aqueles ativos de suporte à vida, por serem fundamentais para os pacientes que os utilizam, eles precisam passar por manutenções mais frequentes e rigorosas do que outros tipos de equipamentos.
O nível de criticidade dos ativos pode ser obtido através de diferentes estratégias, como: matriz de criticidade, curva de análise ABC, curva de análise XYZ e até a matriz GUT.
Avaliando custos de manutenção
Os custos envolvidos em cada tipo de manutenção também devem ser avaliados. No curto prazo uma manutenção corretiva até pode parecer mais vantajosa, mas no médio e longo prazo pode resultar em custos elevados.
A manutenção preditiva é outra técnica que deve ser avaliada com atenção, porque demanda um investimento maior pela tecnologia utilizada e sensores que devem ser instalados nos equipamentos. É comum que seja realizada uma análise e ela seja implementada apenas em ativos realmente críticos para a operação.
Acompanhamento da disponibilidade dos equipamentos
A disponibilidade dos equipamentos significa o quanto eles estão disponíveis para operar. Ela é um indicador de manutenção importante e que também auxilia na definição do melhor tipo de manutenção a ser empregada.
Para saber a disponibilidade de um ativo é necessário utilizar a seguinte fórmula:
% Disponibilidade = (MTBF / MTBF + MTTR) x 100
Na qual:
MTBF
É o tempo médio entre falhas e pode ser calculado assim:
MTBF = (TD – TM) / P
Suas variáveis são:
- TD (Tempo Real de Disponibilidade): tempo em que o ativo funciona sem precisar de nenhuma interrupção para reparo;
- TM (Tempo Total de Manutenção): tempo em que o equipamento ficou parado por conta de manutenção ou falhas;
- P (Paradas): quantidade de vezes que o ativo ficou ocioso em razão do reparo.
MTTR
Pode ser calculado dessa forma:
MTTR = Tempo Total de Manutenção / Número de Reparos
Consultando exigências de normas e legislações
Existem algumas normas de segurança e legislações que definem diretrizes para a manutenção hospitalar. Elas também podem ser consultadas para a definição do melhor tipo de manutenção e da periodicidade em que as intervenções devem ocorrer.
Quais são as vantagens da manutenção hospitalar?
A manutenção hospitalar traz benefícios para todos: pacientes, colaboradores e hospitais. Veja mais sobre cada um desses benefícios:
Melhora na disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos
Estar em dia com a manutenção hospitalar faz com que os ativos permaneçam disponíveis por mais tempo, sem a existência de falhas e ainda aumentem sua confiabilidade, podendo serem usados com tranquilidade e segurança pela equipe.
Aumento da vida útil dos equipamentos
As inspeções também diminuem a necessidade de troca ou substituição dos equipamentos, porque conservam os ativos na medida em que realizam pequenos reparos ao longo do tempo, o que contribui para uma melhoria de performance e desempenho.
Redução de imprevistos e necessidade de paradas não programadas
As paradas não programadas devem ser evitadas em equipamentos hospitalares, porque colocam a vida de pacientes em risco e prejudicam a oferta de serviços.
A vantagem da manutenção hospitalar nesse caso, é que ela programa todas as intervenções para que aconteçam no melhor momento e nas periodicidades adequadas, o que evita imprevistos e a necessidade de realização de corretivas emergenciais.
Mais segurança
Se os equipamentos estão funcionando de forma adequada, seus desgastes são corrigidos e eles passam por testes regulares, isso representa maior segurança para quem opera o maquinário, para os pacientes que fazem uso dele e para a organização que está dentro das exigências da lei.
Quais são as normas para manutenção de equipamentos hospitalares?
A principal norma que defende a manutenção hospitalar é a RDC n.º 2/2010, estabelecida pelo Ministério da Saúde e pela Anvisa.
Em seu texto, a norma reforça a importância dos hospitais apresentarem um plano de gerenciamento para equipamentos hospitalares e demais itens.
Quais são os indicadores de manutenção hospitalar?
Já vimos anteriormente alguns indicadores de manutenção hospitalar que podem auxiliar na identificação do tipo de manutenção a ser empregada em cada ativo. Agora vamos conhecê-los de forma mais aprofundada:
MTBF
O MTBF (Mean Time Between Failures), é uma métrica que ajuda as organizações a identificarem se o processo de manutenção hospitalar está eficiente e também a prever quando novas falhas acontecerão.
Ele faz isso a partir da medição do tempo médio entre as falhas, considerando o tempo que decorre entre a apresentação da primeira falha, a volta ao funcionamento após a realização da manutenção e a apresentação de uma nova falha.
Já vimos anteriormente a fórmula do MTBF, mas vamos relembrá-la:
MTBF = (TD – TM) / P
As variáveis da conta podem ser entendidas da seguinte forma:
- TD (Tempo Real de Disponibilidade): tempo em que o ativo funciona sem precisar de nenhuma interrupção para reparo;
- TM (Tempo Total de Manutenção): tempo em que o equipamento ficou parado por conta de manutenção ou falhas;
- P (Paradas): quantidade de vezes que o ativo ficou ocioso em razão do reparo.
MTTR
Por sua vez, o MTTR (Mean Time to Repair) diz respeito ao tempo médio de reparo e a partir dele é possível acompanhar a eficiência da equipe de manutenção na realização do reparo.
Por isso, quanto menor o MTTR significa que mais rápida é a equipe para realizar os reparos necessários.
Em sua conta, O MTTR considera o tempo que a manutenção leva e o número de reparos, sendo calculado dessa maneira:
MTTR = Tempo Total de Manutenção / Número de Reparos
Disponibilidade
Como vimos, a disponibilidade é calculada a partir do MTBF e do MTTR. Seu cálculo e acompanhamento é importante porque demonstra a frequência em que os equipamentos se encontram disponíveis para serem utilizados pela equipe médica.
Veja a fórmula utilizada para chegar a esse dado:
% Disponibilidade = (MTBF / MTBF + MTTR) x 100
Assim quanto mais alta a disponibilidade, mais eficiente é o processo.
Custos de manutenção
Os custos de manutenção também devem ser acompanhados, porque indicam se o tipo de manutenção está adequada, se as intervenções estão sendo realizadas na frequência certa e se a quantidade de manutenções corretivas foi diminuída.
É possível, por exemplo, calcular o custo de manutenção sobre faturamento (CMF), o que oferece uma visão geral sobre saudabilidade das operações. Veja a fórmula a ser utilizada:
CMF = Custo Total de Manutenção / Faturamento Bruto x 100
De outra forma, a avaliação do custo de manutenção sobre valor de reposição (CPMV) ajuda a organização a identificar se é mais vantajoso manter ou comprar um novo ativo. A fórmula para essa análise é a seguinte:
CPMV = Custo Total de Manutenção / Valor de Compra de Um Novo Ativo x 100
Modelo digital de checklist de manutenção hospitalar
Os modelos de checklist digitais são ótimas ferramentas para otimizar a manutenção hospitalar, porque padronizam os documentos, tornam o preenchimento mais rápido, armazenam as informações em nuvem e oferecem dados sobre a operação para análise da gestão.
No Produttivo os checklists podem ser personalizados do seu jeito, alterando questões, campos de resposta e até a aparência visual do documento. O preenchimento acontece no aplicativo, sem a necessidade de internet.
Os formulários também contam recursos que são grandes diferenciais para economia de tempo e aumento de segurança das informações:
- Preenchimento automático de informações, que dispensam preenchimento manual;
- Anexação de fotos vindas da galeria ou tiradas direto no aplicativo com marcação de data, hora e localização, aumentando a confiabilidade das informações;
- Localização preenchida pelo próprio sistema, evitando fraudes;
- Cálculo automático de início e finalização do preenchimento do relatório, para controle de indicadores;
- Questões de checklist com pontuação e geração de alertas;
- Cálculo automático de valores de peças, materiais e serviços;
- Assinatura digital;
- E muito mais!
Você pode criar o seu próprio modelo no sistema ou usar um modelo pronto, personalizando do seu jeito.
Veja um checklist de manutenção hospitalar pronto para ser utilizado no sistema do Produttivo:
Experimente: Modelo de checklist de manutenção hospitalar digital
No Produttivo não é só possível criar relatórios digitais como também:
- Agendar serviços de forma automática, evitando esquecimentos e aumentando o cumprimento de prazos;
- Notificar a equipe técnica em tempo real sobre os serviços, com instruções do que deve ser feito;
- Acompanhar o status das atividades, identificando serviços atrasados ou finalizados;
- Receber e gerenciar chamados feitos pelos clientes;
- Notificar clientes de forma automática sobre o andamento dos serviços;
- Acompanhar indicadores;
- Medir o nível de satisfação dos clientes.
Otimize a manutenção hospitalar com o software de manutenção do Produttivo: agende planos de manutenção de forma automática, notifique a equipe técnica sobre serviços em instantes, acompanhe a execução das atividades e indicadores e registre tudo através de checklists e relatórios digitais.
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