Os equipamentos apresentam falhas regularmente e a gestão é pega desprevenida por paradas não programadas? Então talvez seja hora de criar um cronograma de manutenção personalizado para a sua operação e ter mais controle sobre quando e como os serviços de rotina são executados.
O cronograma de manutenção organiza as inspeções, garante que os serviços aconteçam no prazo, antecipa e evita falhas. Veja como pode ser simples criar um do zero e aproveite nossa planilha de Excel gratuita para começar a otimizar sua operação.
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O que é um cronograma de manutenção?
O cronograma de manutenção é um documento que organiza as rotinas de inspeções em máquinas e equipamentos para garantir que o desempenho e vida útil serão preservados e que as operações não serão prejudicadas por paradas inesperadas.
Esse documento reúne o planejamento das intervenções, incluindo informações como:
- Tipo de manutenção que será realizada;
- Descritivo dos serviços e checagens;
- Profissionais envolvidos;
- Periodicidades e datas exatas em que as manutenções devem ocorrer.
Também é possível incluir dados sobre o nível de criticidade dos ativos, o tempo estimado para a realização do serviço e um campo para acompanhamento do status da atividade, identificando se ela foi realizada ou se está atrasada.
O objetivo do cronograma de manutenção é assegurar que as manutenções sejam realizadas regularmente, dentro dos prazos ideais, de forma a identificar mais rapidamente falhas em estágios iniciais e resolvê-las sem que elas prejudiquem o equipamento ou o processo produtivo.
Ou seja, com o cronograma de manutenção, você tem maior organização e controle das rotinas de manutenção e serviços, facilitando a gestão dos equipamentos e também das atividades da equipe.
Planilha cronograma de manutenção excel
Veja um exemplo de cronograma de manutenção preventiva em Excel, produzido pelo time do Produttivo e que você pode baixar gratuitamente para utilizar na sua operação:
Baixe grátis: Cronograma de manutenção em Excel
Neste modelo é possível incluir informações sobre o tipo de equipamento/sistema que será inspecionado, o que deve ser checado em cada um, a periodicidade em que a manutenção será realizada e a data em que está agendada.
Saiba como usar a planilha com este passo a passo no Youtube que o nosso time preparou e veja também algumas dicas para otimizar ainda mais o controle das suas manutenções!
Como criar um modelo de cronograma de manutenção?
Não existe um modelo único de cronograma de manutenção, cada empresa pode e deve adaptar o calendário de inspeções de acordo com suas particularidades.
Apesar dessa personalização ser importante, existem alguns passos e itens que são obrigatórios em qualquer cronograma de manutenção para que o documento cumpra com seu objetivo, veja quais são eles:
1. Mapeie todos os equipamentos e crie um inventário
O primeiro passo é registrar todos os equipamentos que precisam passar por manutenção em um inventário.
Quanto mais informações o técnico tiver em mãos, mais ágil e correta será a inspeção realizada.
Reúna em um documento detalhado, informações como:
- Identificação única do equipamento (Nome, Número de série, QR Code, etc)
- Ano de fabricação e fabricante;
- Modelo;
- Especificação;
- Local de instalação;
- Demais observações e especificações técnicas necessárias.
Você pode utilizar gratuitamente o modelo de inventário de equipamentos abaixo feito pelo time do Produttivo, é só baixar. Veja como ele é:
Baixe grátis: Modelo de inventário de equipamentos
2. Defina os procedimentos e serviços necessários para cada equipamento
Depois você deve estudar e analisar os ativos separadamente, registrando quais procedimentos e tipos de intervenções eles devem receber durante as rotinas de inspeções, como lubrificação, limpeza, reparos preventivos e substituição de peças desgastadas.
Para tornar esse processo mais simples, você pode usar um checklist ou lista de verificação para cada equipamento, contendo tudo que deve ser avaliado durante a manutenção.
Isso vai ajudar a guiar o técnico na execução do serviço e garantir que nenhum item ficou de fora. Veja um exemplo de checklist online gerado no Produttivo:
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Dica extra: No Produttivo os checklists são preenchidos no celular, sem precisar de acesso à internet, e é possível incluir fotos para comprovação do serviço, calcular o tempo de atendimento de forma automática, coletar assinaturas digitais e gerar alertas para não conformidades detectadas.
Você pode experimentar todas as facilidades dos check lists e relatórios digitais no Produttivo de forma gratuita enquanto durar o período de teste!
3. Estabeleça prioridades
Este item é fundamental para o cronograma de manutenção porque ele é o norte de “por onde começar”.
Aqui precisamos identificar quais ativos necessitam de maiores reparos ou inspeções com maior frequência e os considerados mais críticos, ou seja, aqueles que se apresentarem problemas param tudo, impactando a operação como um todo.
A priorização é essencial porque é o que vai ajudar a equilibrar os custos de manutenção, os riscos e a performance do ativo.
Para ajudá-lo a definir quais são os itens prioritários, vale a pena fazer algumas reflexões, como:
- Quais são os equipamentos mais críticos para a operação?
- Quais equipamentos têm apresentado mais falhas ao longo do tempo?
Outra técnica muito utilizada é a análise de criticidade que ajuda a identificar os equipamentos críticos com base em alguns critérios como: tempo médio de reparo, impacto da falha na segurança dos colaboradores, entre outros.
Neste artigo sobre análise de criticidade te mostramos como implementar ela na criação do seu cronograma de manutenção.
A partir daí, será mais fácil entender quais são os itens que precisam ter atenção redobrada da equipe.
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4. Determine a periodicidade de cada serviço
A periodicidade é o intervalo de tempo definido entre um serviço e outro e depende de diferentes fatores, como:
- Características e tipo do equipamento;
- Estado de conservação;
- Nível de criticidade;
- Intensidade de uso;
- Desgaste das peças;
- Recomendação do fabricante;
- Informações de histórico.
As manutenções podem ser diárias, semanais, mensais, quinzenais, trimestrais, semestrais ou anuais.
Ao analisarmos as condições do equipamento, vamos entender quais deles requerem um número de manutenções mais frequentes e quais necessitam de um espaçamento maior de tempo entre as inspeções.
Assim, equipamentos que são mais utilizados e sofrem desgastes com mais frequência devem passar por manutenções mais recorrentes.
5. Determine os recursos necessários
O cronograma de manutenção também pode determinar quais serão os recursos necessários para a realização de cada tipo de serviço, contribuindo para que os técnicos tenham em mãos tudo que precisam, sem prejudicar ou atrasar o serviço.
É possível informar ferramentas, peças, instrumentos de medição e de acompanhamento que sejam necessários, além do tempo estimado para cada manutenção.
6. Adicione prazos, datas e horários
Na hora de construir o cronograma de manutenção preventiva, também é fundamental adicionar os prazos, com datas e horários estimados para a realização das inspeções.
Isso vai facilitar a identificação de atrasos e permitir que o cronograma seja revisto com mais agilidade, sem que os serviços sejam esquecidos e impactem a performance do ativo ao longo do tempo.
Em alguns casos, o equipamento precisa estar parado para que a manutenção seja feita. Por isso, a programação deve ser feita considerando o melhor momento para a realização da intervenção, que pode ser em horários fora do expediente ou épocas de baixa demanda, por exemplo.
7. Defina os profissionais responsáveis pelas tarefas
Escolha os profissionais que serão responsáveis por cada área. Dessa forma, em caso de problemas, os gestores já saberão quem procurar.
Além disso, dentro da equipe sempre há alguém especializado em determinada atividade, e essa escolha acaba sendo mais assertiva nesse quesito também.
Aqui as ordens de serviço e os checklists podem te ajudar e guiar a comprovação do trabalho.
8. Faça uma descrição detalhada das atividades
Você deve documentar tudo que foi realizado e analisado durante as manutenções. Fotos, responsáveis pelo serviço, diagnósticos feitos pela equipe técnica, não conformidades detectadas, tempo que o serviço levou, tudo deve ser registrado.
Além de ajudar a criar um histórico sobre os equipamentos, esses documentos colaboram com a criação de um cronograma de manutenção mais eficiente, apontando quando ajustes devem ser feitos para adequar o intervalo entre as inspeções, por exemplo.
Nesta etapa as ordens de serviços, checklists e relatórios de manutenção vão ser excelentes aliados.
Neles é possível registrar o tempo que o serviço levou, as não conformidades encontradas, diagnósticos e recomendações da equipe técnica e fotos que comprovem antes e depois. Veja um exemplo:
Experimente grátis: Modelo de checklist de máquinas e equipamentos
Esse é um modelo de relatório de manutenção digital, preenchido no celular pelo aplicativo do Produttivo. Ele possui recursos que agilizam o preenchimento do documento e economizam tempo da equipe técnica, que não precisa passar as informações do papel para o digital.
Tudo é feito no celular:
- Informações de identificação da empresa, do cliente e do equipamento são preenchidas automaticamente pelo próprio sistema;
- O cálculo de tempo de atendimento e de valores de peças, materiais e serviços também é feito de forma automática;
- As imagens são anexadas na hora ao relatório final e possuem marcação de data, horário e localização que aumentam a confiabilidade do documento;
- A localização GPS também é preenchida automaticamente;
- O checklist de não conformidade gera alertas e pontuações que facilitam o acompanhamento de irregularidades;
- Assinaturas são coletadas na tela do celular;
- Ao escanear o QR Code dos equipamentos, o técnico tem acesso ao histórico de inspeções anteriores e todas as informações de identificação do ativo;
- O técnico recebe no celular chamados e solicitações de clientes sobre os equipamentos.
Você pode experimentar todos esses recursos de forma gratuita durante o período de teste, baixando o aplicativo do Produttivo ou fazendo um cadastro no sistema.
Como acompanhar e controlar o cronograma de manutenção preventiva?
O cronograma de manutenção deve ser revisado constantemente para contemplar a reprogramação de atividades, ajustes nas periodicidades das inspeções e inclusão de novos equipamentos.
Veja algumas formas de realizar esse acompanhamento de perto e de forma constante:
1. Fique atento às datas da execução dos serviços
O cronograma de manutenção oferece uma visão geral dos dias e horários reservados para as visitas, mas é importante fazer um acompanhamento constante para garantir que os serviços estão sendo executados dentro das datas programadas.
Esse acompanhamento evita que as manutenções fiquem no esquecimento e venham a prejudicar o equipamento no longo prazo, e que remarcações gerem conflitos com a agenda dos técnicos.
Por isso, fique de olho não só nas datas, como se as periodicidades estabelecidas estão sendo cumpridas e no tempo médio de reparo das manutenções.
2. Use ordens de serviço e checklists para registrar as manutenções
Sabe a OS que o técnico preenche no papel (ou, de maneira mais tecnológica, em aplicativos como o Produttivo) durante as inspeções?
Ali ele descreve o estado de conservação dos equipamentos, o que foi feito durante o serviço (se foi trocada alguma peça, por exemplo), deixa observações para outros profissionais e recolhe a assinatura do cliente.
O checklist é a mesma coisa, podendo ser preenchido com conformidades e não conformidades, sendo o norte para o técnico, para o gestor e também para o cliente entenderem tudo o que foi checado.
Além de uma fonte riquíssima de informações, esses documentos são a comprovação da qualidade e agilidade do seu trabalho. Eles também ajudam a reduzir erros durante a manutenção e garantir que a checagem seja feita da forma correta.
Na OS e no checklist é possível incluir informações como:
- Dados da empresa, do cliente e do equipamento;
- Data e horário de início e de finalização do serviço;
- Profissional responsável;
- Lista com valores de serviços realizados e peças utilizadas;
- Checklist de conformidade com as checagens que precisam ser feitas;
- Evidências fotográficas;
- Assinaturas.
Veja um exemplo de checklist de manutenção gerado no sistema do Produttivo abaixo:
Use o modelo digital de checklist de manutenção preventiva no sistema do Produttivo
Outra vantagem em usar esses documentos como forma de registro é que eles reúnem informações importantes para embasar as decisões da gestão. Através deles é possível saber qual equipamento apresenta mais falhas e identificar, a partir disso, a causa raiz, por exemplo.
3. Analise os dados coletados e acompanhe indicadores
A partir das ordens de serviço e dos checklists preenchidos, você terá acesso a uma série de informações e dados valiosos, que vão ajudar na tomada de decisões e entender a eficiência do cronograma de manutenção.
Você pode acompanhar e analisar dados como:
- Tempo médio entre falhas;
- Volume e tipo de não conformidades;
- Custos de manutenção;
- Tempo médio de atendimento;
- Volume de trabalho;
- Demais indicadores de equipamentos.
Manualmente, extrair esses dados e indicadores pode ser uma tarefa complicada e demorada, mas com a ajuda da tecnologia, como o Produttivo, é possível ter tudo isso em segundos, já com gráficos e alertas de pontuação.
Veja este exemplo de relatório de volume de trabalho gerado no sistema e aplicativo do Produttivo:
Os planos de ação feitos a partir dessas informações são muito mais precisos, porque com eles você pode avaliar soluções, novas contratações (caso necessário), além de impressionar o seu cliente com a organização e a confiabilidade necessárias.
Imagine você apresentando os números, argumentando seus pontos com embasamento e até sugerindo novos serviços com esse relatório em mãos, as chances de você fechar novos negócios ou ser indicado são enormes.
O mercado procura por profissionais que estão cada vez mais envolvidos com dados e informação!
Quais são os benefícios do cronograma de manutenção?
Ao desenvolver um planejamento eficiente, os processos da empresa começam a funcionar corretamente e o mais interessante é que todos os setores ganham com essa metodologia.
Veja como o cronograma de manutenção pode melhorar os resultados de uma empresa:
Aumenta a vida útil e desempenho dos equipamentos
Quando as manutenções são realizadas periodicamente, as falhas nos equipamentos podem ser encontradas quando ainda são simples de resolver e antes de causarem danos graves aos equipamentos.
Isso contribui para o prolongamento da vida útil dos ativos e aumento de performance. Outra vantagem é que os ativos ficam sempre disponíveis para uso, aumentando também sua disponibilidade e confiabilidade.
Reduz o tempo de inatividade e paradas inesperadas
Com as manutenções corretas os equipamentos param de falhar de forma inesperada, prejudicando todo o processo produtivo.
As intervenções conseguem ser planejadas e agendadas para o melhor momento, e a solução pode ser aplicada antes que o equipamento pare completamente de funcionar, reduzindo o tempo de inatividade.
Reduz custos com manutenções corretivas
Os custos com manutenções corretivas tendem a ser bem mais altos do que os de manutenções preventivas.
Isso acontece porque a manutenção corretiva é realizada de forma emergencial, quando muitas vezes o problema já é muito maior e no lugar de um simples reparo que poderia ser solucionado com uma preventivas, peças inteiras precisam ser substituídas.
Além disso, como o objetivo é fazer o equipamento voltar a funcionar o quanto antes, não existe uma preocupação em obter o melhor custo-benefício com as peças.
Sem falar na parada do processo produtivo em si que já pode representar um alto custo para as empresas.
Por isso, o cronograma de manutenção ajuda a eliminar esses custos ao programar intervenções que identificam os problemas logo no início, proporcionando um melhor controle financeiro.
Aumenta a segurança no ambiente de trabalho
No cronograma de manutenção consta tudo que deve ser verificado nas rotinas de inspeções e os dispositivos de segurança dos equipamentos são partes fundamentais das checagens.
Como eles são avaliados constantemente, a segurança no ambiente de trabalho aumenta e os riscos de acidentes de trabalho diminuem.
Garante o cumprimento de normas e legislações
Existem algumas normas regulamentadoras e legislações que estabelecem regras e diretrizes sobre os equipamentos, incluindo algumas recomendações sobre as rotinas de manutenções.
Ao considerar essas exigências na elaboração do cronograma de manutenção, a empresa fica em conformidade com a lei e evita multas e penalidades que as possam prejudicar.
Sistema e app para cronograma de manutenção
Um sistema e aplicativo para cronograma de manutenção torna o processo de criação e controle das inspeções muito mais simples e prático.
No lugar do papel, as empresas contam com um sistema digital, que agenda automaticamente os serviços, notifica a equipe técnica e permite a criação de relatórios digitais em PDF direto do celular, além de acompanhar dados em tempo real, sem esforço.
Veja como o sistema e aplicativo do Produttivo podem fazer você economizar tempo, ter mais dados sobre a sua operação e encantar seus clientes:
1. Agendamento de serviços automático
No Produttivo você cadastra o plano de manutenção dos equipamentos uma única vez e o próprio sistema faz o agendamento recorrente dos serviços de forma automática, com base na periodicidade informada. É simples e prático. Veja só:
No dia do serviço ou alguns dias antes, como você preferir, a equipe técnica é notificada no celular com todas as instruções necessárias.
2. Visão calendário dos serviços agendados
Com a visão calendário é só bater o olho para entender a agenda da equipe, identificando rapidamente quais serviços estão atrasados, podendo remanejar para outro dia.
Serviços sem datas planejadas ficam em evidência e é muito fácil encaixar urgências e solicitações dos clientes, filtrando o calendário por técnico e agendando para a próxima data livre.
No aplicativo a equipe técnica também consegue ver seu cronograma com os serviços previstos para cada dia, entendendo quais devem ser iniciados e quais estão com atraso.
3. Recebimento de chamados e emergências direto no celular
Os clientes abrem chamados e fazem suas solicitações via link exclusivo ou escaneando o QR Code dos equipamentos.
A página pode ser personalizada com a logo e cores da empresa e os clientes podem anexar fotos, descrever a solicitação ou problema e definir o grau de urgência.
Em tempo real, a equipe técnica recebe no aplicativo a notificação e já pode agilizar o atendimento.
4. Relatórios e checklists personalizados para preencher no aplicativo
No aplicativo, a equipe técnica também consegue preencher ordens de serviço, checklists e relatórios em instantes e assim que o serviço é finalizado, os documentos já estão prontos para serem enviados em PDF por e-mail ou WhatsApp. Veja só:
Experimente grátis: Modelos de checklist, OS e relatórios para todo tipo de segmento
A equipe técnica ganha tempo com os recursos digitais, que automatizam e facilitam o preenchimento, como:
- Preenchimento automático de Informações de identificação da empresa, do cliente e do equipamento;
- Cálculo automático de tempo de atendimento e de valores de peças, materiais e serviços;
- Localização GPS;
- Imagens tiradas na hora com marcação de data, horário e local anexadas direto ao relatório final;
- Checklist de não conformidade com alertas e pontuações;
- Comando de voz para preenchimento de campos textuais;
- Assinaturas coletadas na tela do celular.
5. Comunicação em tempo real com o cliente
Os clientes recebem atualizações constantes sobre o serviço no WhatsApp e de forma automática, sempre que o status de realização muda. Dá só uma olhada:
6. Acompanhamento de dados e indicadores
As informações preenchidas nos checklists, OS e relatórios ficam todas salvas em nuvem e atualizam em tempo real um dashboard com gráficos e indicadores sobre a operação.
Através desses dados é possível saber:
- Volume de trabalho;
- Tempo de atendimento;
- Volume e tipo de não conformidades recorrentes;
- E mais!
Os dados são bem visuais e fáceis de analisar.
Se interessou? Você pode tornar seu cronograma de manutenção ainda mais eficiente com a ajuda do Produttivo.
Faça seu cadastro no sistema e teste grátis todas essas funcionalidades enquanto durar o período de teste.
Ficou com alguma dúvida? Você pode marcar um horário na agenda dos nossos consultores para eles te apresentarem o sistema em detalhes!
