Resolver os problemas conforme eles vão aparecendo, interrompendo tarefas que não estão finalizadas é o maior erro que você pode cometer no seu negócio. A matriz GUT é uma ferramenta que te ajuda a entender qual problema deve ser priorizado por meio de um sistema de notas que avaliam a gravidade, urgência e tendência de cada situação.
Neste artigo te mostramos com exemplos práticos como ela funciona e como você pode fazer esse cálculo e aplicar para tudo no seu negócio.
Veja também: Relatórios digitais de não conformidade, ordens de serviços, checklists de manutenções e de segurança do trabalho
O que é matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização de demandas, através de um cálculo que leva em conta três critérios: a gravidade, a urgência e a tendência de um problema piorar.
A matriz GUT nada mais é do que uma tabela em que os problemas são enumerados e ao lado de cada um é estabelecido uma nota de 1 a 5 para os critérios acima citados. O resultado é um indicador que diz o que deve ser priorizado.
Ao construir a matriz GUT os problemas ficam mais visíveis, facilitando a organização e o entendimento de quais situações podem impactar mais o seu negócio se não forem resolvidos com prioridade.
Essa é uma ferramenta muito utilizada para melhorar a qualidade das operações e processos de trabalho e tem como objetivos definir o grau de importância das demandas, melhorar a organização da empresa e agilizar as tomadas de decisões.
Para que serve a matriz GUT?
Como vimos, a matriz GUT é muito necessária para identificação de prioridades e do grau de importância de cada demanda. Ela pode ser utilizada em qualquer área e para qualquer situação. Veja em quais casos ela é mais utilizada:
Priorização de problemas
Ao priorizar uma demanda sobre outra, a matriz GUT busca evidenciar quais problemas trarão os maiores impactos no seu negócio, evitando possíveis prejuízos
Priorização de processos
A aplicação da matriz GUT também auxilia na priorização de processos, garantindo que as operações sejam simplificadas, que fiquem mais dinâmicas e que os processos priorizados sejam aqueles que vão trazer os maiores resultados à empresa.
Priorização de riscos
O uso da matriz GUT para priorização de riscos é muito comum nos setores de segurança do trabalho, em que os planos de ação devem focar nos problemas que vão trazer maiores riscos aos trabalhadores e à empresa. Nesse caso, a matriz ajuda a evidenciar quais são os riscos mais graves para o setor.
Priorização de não conformidades
Algumas empresas trabalham com altos volumes de não conformidades para serem tratadas. Nessas situações, a matriz GUT é a responsável por definir critérios que ajudam a identificar qual deve ser a ordem de resolução. Assim, a troca de uma peça que pode gerar problemas elétricos é mais importante do que realizar a limpeza de um filtro, por exemplo.
Matriz GUT conceito
A matriz GUT é criada a partir de uma pontuação de 1 a 5 que visa demonstrar quais as prioridades de acordo com os critérios que estabelece. Abaixo vamos entender melhor sobre cada um deles:
Gravidade (G)
Como o próprio nome diz, esse critério evidencia o nível da gravidade do problema analisado de acordo com os impactos que podem trazer ao negócio.
Para analisar a gravidade de qualquer problema você deve se perguntar quais efeitos a longo prazo o não solucionamento do problema pode trazer para a empresa? Isso mostrará o nível de gravidade que pode ser:
- Sem gravidade: Adicione 1 ponto;
- Pouco grave: Adicione 2 pontos;
- Grave: Adicione 3 pontos;
- Muito grave: Adicione 4 pontos;
- Extremamente grave: Adicione 5 pontos.
Urgência (U)
A urgência está relacionada ao tempo necessário para que a situação seja resolvida. Assim, um problema que demanda uma rápida resolução deve ser priorizado sob outro que admite maiores prazos e que se não for priorizado não vai causar tantos impactos.
São exemplos de processos que devem ser priorizados aqueles que têm prazos estipulados em legislação e que caso não sejam cumpridos, podem ocasionar multas e penalizações para as empresas.
Para definir a urgência de alguma situação se pergunte quanto tempo ela pode esperar até ser solucionada, sendo que a escala de resposta deve ser:
- Pode esperar: Adicione 1 ponto;
- Pouco urgente: Adicione 2 pontos;
- Urgente, merece atenção no curto prazo: Adicione 3 pontos;
- Muito urgente: Adicione 4 pontos;
- Necessidade de ação imediata: Adicione 5 pontos.
Tendência (T)
A análise de tendência identifica problemas que se não resolvidos podem se agravar com o passar do tempo. Assim, as situações que podem se agravar devem receber uma pontuação maior do que aquelas que apesar de serem urgentes, no longo prazo, não representam um risco para a empresa.
A pergunta para basear a distribuição da pontuação deve ser: Se eu não resolver o problema hoje, com qual intensidade ele vai piorar? E as respostas devem ser:
- Não mudará: Adicione 1 ponto;
- Vai piorar em longo prazo: Adicione 2 pontos;
- Vai piorar em médio prazo: Adicione 3 pontos;
- Vai piorar em curto prazo: Adicione 4 pontos;
- Vai piorar rapidamente: Adicione 5 pontos.
Matriz GUT exemplo
Para exemplificar melhor como a distribuição de pontos entre gravidade, urgência e tendência acontece, trouxemos um exemplo de aplicação da matriz GUT em um setor de manutenção que tem que resolver o seguintes problemas:
- Falta de capacitação da equipe técnica;
- NPS abaixo da meta estipulada;
- A empresa não possui um software de gestão da manutenção e o trabalho é todo manual;
- Altos custos de manutenções corretivas.
Na classificação a empresa decidiu que as notas seriam:
- Falta de capacitação da equipe técnica: 03 de gravidade; 02 urgência; 01 tendência;
- NPS têm ficado abaixo da meta estipulada: 06 de gravidade; 03 de urgência; 02 de tendência;
- A empresa não possui um software de gestão de manutenções e o trabalho é todo manual: 05 de gravidade; 05 de urgência; 04 de tendência;
- Altos custos de manutenções corretivas: 05 de gravidade, 04 de urgência; 03 de tendência;
No próximo passo a empresa deve fazer a multiplicação dos valores escolhidos:
Gravidade x Urgência x Tendência
O que tiver maior resultado deve ser priorizado. No nosso exemplo temos que:
- Falta de capacitação da equipe técnica: 3x2x1 = 6
- O NPS têm ficado abaixo da meta estipulada: 6x3x2 = 36
- A empresa não possui um software de gestão de manutenções e o trabalho é todo manual: 5x5x4 = 100
- Altos custos de manutenções corretivas: 5x4x3 = 60
Nesse caso a ordem de resolução dos problemas deveria ser:
- A empresa não possui um software de gestão de manutenções e o trabalho é todo manual = 100
- Altos custos de manutenções corretivas = 60
- O NPS têm ficado abaixo da meta estipulada = 36
- Falta de capacitação da equipe técnica = 6
Matriz GUT como fazer
A matriz GUT é uma ferramenta muito simples e você pode aplicá-la em 4 passos:
1. Liste projetos e problemas
A primeira fase para a construção da matriz GUT é a listagem de problemas, riscos e situações que demandam uma resolução e que vem afetando os resultados da empresa.
Crie uma tabela preenchendo as linhas com todos os problemas identificados. São exemplos de problemas que você pode incluir na listagem:
- Time insuficiente para dar conta das demandas;
- Número de não conformidades encontradas em um setor;
- Frequência de quebra de máquinas e equipamentos;
- Defeitos de produção;
- Atraso nas entregas;
- Falta de controle de frotas;
- Falta de controle de materiais e peças;
- Falta de controle de estoque.
2. Defina prioridades
A próxima etapa é a classificação das notas de acordo com a gravidade, urgência e tendência dos problemas.
A classificação e distribuição das notas vai depender de quanto cada critério é impactado pelo problema analisado. Por exemplo, se um ativo é mais crítico do que outros e ele vem quebrando muito e trazendo muitos prejuízos à empresa, talvez a urgência deve ser marcada como 5.
Esse deve ser um processo realizado em conjunto com as equipes que estão envolvidas nos processos escolhidos, porque o conhecimento pode ajudar na distribuição das notas.
Usando um exemplo a definição de prioridades ficaria assim:
- Time insuficiente para dar conta das demandas: 5 de gravidade; 5 de urgência; 5 de tendência;
- Número de não conformidades encontradas em um setor: 3 de gravidade; 2 de urgência; 3 de tendência;
- Frequência de quebra de máquinas e equipamentos: 4 de gravidade, 3 de urgência, 4 de tendência;
3. Realize o cálculo GUT
Depois das notas distribuídas é hora de fazer o cálculo da matriz GUT, que nada mais é do que multiplicar os valores estipulados para gravidade, urgência e tendência respectivamente. O problema que deve ser priorizado é aquele que atingir o maior valor.
No caso do nosso exemplo o cálculo de matriz GUT ficaria assim:
- Time insuficiente para dar conta das demandas: 5 x 5 x 5 = 125
- Número de não conformidades encontradas em um setor: 3 x 2 x 3 = 18
- Frequência de quebra de máquinas e equipamentos: 4 x 3 x 4 = 48
E o ranking de priorização dos problemas ficaria assim:
- 1º Time insuficiente para dar conta das demandas;
- 2º Frequência de quebra de máquinas e equipamentos;
- 3º Número de não conformidades encontradas em um setor;
A pontuação ajuda na percepção de prioridade. Muitas vezes os problemas parecem ter o mesmo grau de importância e quando aplicamos a matriz GUT conseguimos ver as diferenças de cada situação.
Em casos em que mais de um problema receba a mesma pontuação você pode recorrer a outras ferramentas de qualidade que vão te ajudar a identificar a prioridade de resolução a partir de outras perspectivas.
Um exemplo é a análise SWOT que analisa os problemas levando em conta uma perspectiva estratégica. Para aplicá-la você deve criar quatro quadrantes, um destinado para força, outro para fraquezas, outro para oportunidades e último para ameaças. Ao distribuir os problemas nos quadrantes você consegue identificar aqueles que são mais estratégicos para o resultado que a empresa almeja alcançar.
4. Crie planos de ação para matriz GUT
O último passo de execução da matriz GUT é a criação dos planos de ação destinados a resolver os problemas mais críticos encontrados na análise. É importante que a prioridade sempre seja a situação que recebeu a maior nota.
No plano de ação você deve colocar informações como: o que você deseja alcançar, quais ações vai implementar para resolver o problema, prazos de execução e responsáveis.
Um método muito utilizado é o plano de ação 5w2h que consiste em algumas perguntas que você precisa responder:
- What? Nessa pergunta você deve responder qual o problema ou ações que serão tomadas para sua resolução;
- Why? Para essas pergunta você deve responder o porquê determinada ação foi escolhida;
- Where? Aqui você deve responder onde a ação será desenvolvida;
- When? É o momento de definir quando a ação vai ser realizada? Qual será o prazo?
- Who? Defina quem serão os responsáveis pela ação;
- How? Descreva como o objetivo da ação será alcançado, quais atividades serão executadas e até os obstáculos que podem surgir;
- How Much? Avalie quanto será o investimento necessário para a resolução do problema.
Assim, levando em conta o nosso exemplo anterior em que definimos que o principal problema é o time insuficiente para dar conta das demandas, o nosso modelo de plano de ação 5w2h poderia ficar assim:
| What? (O que? | Why (Por quê?) | Where (Onde?) | When (Quando?) | Who (Quem?) | How (Como?) | How Much(Quanto?) |
| Aumentar o quadro do time de técnicos | Não conseguimos dar conta dos atendimentos com o quadro atual | O plano de ação será destinado ao setor de manutenção industrial | O prazo para contratação de novos técnicos será de dois meses | O gestor do setor será responsável pelas entrevistas e contratações | Vamos abrir vagas em sites como Vagas, Indeed, Catho e divulgar no LinkedIn | Sem custo adicional, apenas o tempo dos gestores destinados às entrevistas |
Qual a principal vantagem da matriz GUT?
Além de ser simples, fácil de ser aplicado e um método que pode ser usado em todos os setores, independente do tamanho da empresa, a matriz gut traz benefícios como:
- Auxílio para tomadas de decisões estratégicas e mais assertivas;
- Estímulo a melhoria contínua nas empresas;
- Eliminação ou redução de problemas críticos;
- Eliminação de erros relacionados a priorização de demandas;
- Auxílio na melhor alocação de recursos, evitando desperdícios;
- Otimização do tempo dos colaboradores;
- Melhoria na organização de processos.
Desvantagens da matriz GUT
Como toda ferramenta, a matriz GUT tem seus limites. O foco do seu uso é a priorização dos problemas que surgem em uma empresa, logo a ferramenta não dá conta de estratégias para a resolução desses problemas e essa é a principal desvantagem do seu uso, você certamente terá que recorrer a outras metodologias para solucionar os problemas.
Você pode usar ferramentas como análise SWOT, análise de causa raiz, diagrama de pareto, diagrama de Ishikawa e ciclo PDCA. Assim sua análise ficará muito mais completa.
Modelo matriz GUT
Separamos dois modelos de matriz GUT para você adaptar e usar independentemente do seu segmento:
Matriz GUT manutenção
Os chamados não param de aparecer, muitas manutenções preventivas para realizar, sem falar nos problemas comuns a todo negócio. É justamente para priorizar as ações que são mais críticas que a matriz GUT pode ser utilizada.
Ela vai te ajudar a pensar nas melhores estratégias de manutenção: quais ativos são mais críticos e devem ser priorizados; como alocar melhor os recursos da manutenção; como melhorar o gerenciamento do tempo dos técnicos e quais inspeções priorizar, a partir de um ranking de importância.
Por exemplo, você conseguirá identificar se é melhor priorizar a lubrificação de um motor ou o balanceamento de um compressor.
Veja um exemplo de aplicação da matriz GUT na manutenção. Lembre-se que as notas atribuídas podem ser:
| Nota | Gravidade (G) | Urgência (U) | Tendência (T) |
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não vai mudar |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Vai piorar no longo prazo |
| 3 | Grave | Urgente, merece atenção no curto prazo | Vai piorar no médio prazo |
| 4 | Muito grave | Muito Urgente | Vai piorar no curto prazo |
| 5 | Extremamente grave | Necessita de ação imediata | Vai piorar rapidamente |
No exemplo abaixo você pode ver que a empresa decidiu que o problema mais crítico era o trabalho manual e o controle em papel, que não permitia que os gestores pudessem ter controle sobre indicadores, principais não conformidades encontradas pelos técnicos e que o fato de não ter esse controle digitalizado poderia estar impactando o aumento de manutenções corretivas, já que não existe uma forma de acompanhar a execução das manutenção preventivas conforme os prazos estipulados.
| Problema | Nota Gravidade (G) | Nota Urgência (U) | Nota Tendência (T) | G x U x T |
| Capacitação dos técnicos | 3 | 1 | 2 | 3x1x2 = 6 |
| Alto número de manutenções corretivas | 5 | 4 | 4 | 5x4x4 = 80 |
| A empresa não possui um software de gestão de manutenções e o trabalho é todo manual | 5 | 5 | 5 | 5x5x5 = 125 |
Ao usar a matriz GUT na manutenção o setor terá maior segurança, aumentando a confiabilidade dos ativos e prevenindo prejuízos à empresa.
Veja também: Sistema de manutenção: o que é, para que serve e qual o melhor?
Matriz GUT segurança do trabalho
A matriz GUT na segurança do trabalho é imprescindível para a adoção de medidas estratégicas para reduzir riscos graves, que poderiam provocar acidentes de trabalho e até mesmo ocasionar óbitos.
Assim, ao adotar a matriz GUT o setor de segurança do trabalho consegue identificar quais medidas de segurança devem ser trabalhadas primeiro.
Enquanto nos critérios de gravidade e tendência é possível identificar os riscos de acidentes mais sérios, na urgência o setor consegue identificar ações que precisam ser tomadas de acordo com legislações e normas regulamentadoras e que tem um prazo para sua execução.
Levando em conta a mesma tabela de atribuição de notas apresentada no tópico acima, podemos tomar um exemplo de matriz GUT aplicada à Segurança do Trabalho na construção civil. Veja:
| Problema | Nota Gravidade (G) | Nota Urgência (U) | Nota Tendência (T) | G x U x T |
| Choques elétricos causados por gambiarras e mal uso de equipamentos | 5 | 5 | 5 | 5x5x5 = 125 |
| Quedas de materiais | 4 | 4 | 3 | 4x4x3 = 48 |
| Intoxicação de trabalhadores | 3 | 2 | 2 | 3x2x2 = 12 |
No exemplo o fator que deve ser priorizado de acordo com as distribuições das notas são os choques elétricos causados por gambiarras e mau uso de equipamentos.
Leia também: Check list segurança do Trabalho: 5 Modelos para Download
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