Gerenciamento de frota: o que é, como funciona e como gerenciar

O gerenciamento de frota reúne uma série de atividades de controle que colaboram para a máxima eficiência e aproveitamento dos veículos. Através do acompanhamento de dados essa gestão fica muito mais assertiva, com planejamentos e estratégias bem definidas. 

Entenda como funciona o gerenciamento de frota, que tipo de atividades ele envolve e veja como a tecnologia pode facilitar e automatizar esse processo.

Experimente: Software de manutenção para um controle muito mais assertivo da frota

O que é gerenciamento de frota?

O gerenciamento de frota é um processo que envolve a gestão dos veículos utilizados por uma empresa, seja para transporte, coleta de produtos ou para prestação de serviços.  

O gerenciamento envolve várias atividades que são necessárias para garantir o correto funcionamento e a máxima conservação dos veículos. Entre elas estão: 

• Planejamento das melhores rotas;
• Monitoramento do uso do combustível;
• Acompanhamento das manutenções preventivas;
• Realização de treinamentos com os condutores;
• Controle de entradas e saídas de veículos;
• Monitoramento de indicadores de frota. 

Ou seja, o gerenciamento de frota envolve todas as atividades que permitam controlar os custos envolvidos na operação e aumentar a eficiência dos veículos.

Qual o objetivo do gerenciamento de frota? 

O objetivo do gerenciamento de frota é fazer a administração dos veículos da empresa, de forma que os custos estejam bem controlados, as legislações em vigor sejam respeitadas, a vida útil dos automóveis seja prolongada e os serviços sejam realizados com máxima produtividade. 

Por isso, um grande aliado da gestão de frotas são os dados coletados sobre a operação. A partir deles é possível entender quais são os gargalos do setor, quais são as oportunidades de melhoria e se as mudanças aplicadas trouxeram alguma mudança significativa.

Assim, os gestores conseguem comprovar que os recursos estão sendo utilizados da maneira correta e focar na melhoria contínua do negócio, traçando metas e melhorando o monitoramento dos veículos. 

Como funciona o gerenciamento de frota?

Para ser eficaz, o gerenciamento de frota precisa acompanhar alguns pontos fundamentais para que a frota esteja sempre em boas condições e que os recursos sejam otimizados. São eles:

1. Criação de planejamento e otimização de rotas 

Traçar boas rotas focadas na redução do tempo de viagem, pode trazer mais economia de recursos, melhorar a produtividade dos condutores e a satisfação dos clientes. Por isso essa deve ser a preocupação número um do gerenciamento de frota. 

Para isso é preciso que o responsável desenvolva rotas personalizadas de acordo com o serviço, considerando o trajeto mais rápido. É necessário ainda avaliar a necessidade de paradas no meio do caminho para descanso dos condutores, colocando-as em pontos estratégicos da rota. 

Mesmo depois que o serviço é completado, o trabalho da roteirização não acaba. Ainda é preciso analisar o horário que foi planejado para o trajeto e o que foi executado de fato e a duração das paradas. Esses dados ajudam a aprimorar cada vez mais o planejamento. 

2. Gerenciamento de equipe 

O responsável pelo gerenciamento de frota também deve fazer a administração da equipe, afinal o sucesso e a eficiência dos serviços dependem em boa parte dos condutores. 

É preciso que seja acompanhada a validade das carteiras de motorista, a existência de multas, possíveis atrasos em entregas, a conformidade com legislações e, principalmente, o comportamento dos condutores no trânsito. 

De tempos em tempos também é recomendada a realização de treinamentos e capacitações,para relembrar regras e legislações e garantir que o uso dos veículos está sendo feito da melhor forma. 

3. Organização das manutenções dos veículos

As condições dos veículos só podem ser preservadas mediante a realização de manutenções periódicas, que avaliem todos os sistemas e componentes dos veículos, identificando se existem não conformidades. 

Cabe ao gerenciamento de frota garantir que os planos de manutenção estão sendo cumpridos nas datas marcadas e que as não conformidades relatadas nas inspeções serão resolvidas o quanto antes, para evitar que se tornem problemas mais graves, levando até mesmo a parada não planejada do veículo. 

Experimente: Checklist digital de veículo para controle de manutenção 

4. Adequação à normas e legislações 

Também deve ser uma preocupação para o gerenciamento de frotas a garantia da conformidade com legislações, normas de segurança, normas de trânsito e demais diretrizes do setor. 

Devem ser checadas e renovadas periodicamente documentações, licenças, procedimentos e padrões de segurança.

5. Realização de treinamentos 

O treinamento de condutores é essencial para garantir a segurança no trânsito, por isso o gerenciamento deve tornar essa uma ação recorrente. 

Devem ser abordados temas como: 

• Segurança no trânsito;
• Eficiência de combustível;
• Políticas da empresa;
• Procedimentos padrão;
• Direção defensiva;
• Prevenção à acidentes;
• Legislação de trânsito;
• Cuidados com o transporte de mercadorias; 
• Conferência de documentos fiscais e dos veículos;
• Comunicação de problemas. 

6. Gestão de contratos 

Fazem parte dessa atribuição o acompanhamento e a renovação de contratos de:

• Compra ou negociação de novos veículos; 
• Previsão de substituição dos veículos;
• Peças e reparos;
• Prestadores de serviço ou condutores;
• Manutenção. 

7. Controle de custos 

O controle de custos envolve todos os gastos relacionados a frota, como:

• Diferentes tipos de combustível (gasolina, gás natural, energia elétrica);
• Manutenções preventivas e procedimentos de reparos;
• Manutenções corretivas emergenciais;
• Multas;
• Depreciação dos veículos ao longo do tempo;
• Sistemas e softwares utilizados na gestão de frotas;
• Salário dos condutores;
• Seguros;
• Licenciamento e IPVA;
• Pedágios;
• Pneus. 

Quais são os tipos de gestão de frota?

Existem diferentes tipos de frota e a sua definição depende do seu objetivo de negócio. Conheça as principais: 

• Frota comercial: atende a todas as demandas da empresa de forma geral, seja transporte de produtos ou de colaboradores;
• Frota de caminhão: destinada a transporte de produtos, que podem ser de uma categoria específica, como produtos alimentícios;
• Frota de entrega: geralmente feita com veículos de pequeno porte, para distribuir produtos do centro de distribuição até o destino final;
• Frota de aluguel de carro: utilizada no formato de locação e geralmente está em aeroportos e centros turísticos;
• Carsharing: acontece por meio de aluguel de carros particulares que estão sem uso. 

Planilha de gerenciamento de frota

Um dos cuidados do gerenciamento de frota deve ser com a manutenção dos veículos. Para facilitar o controle e acompanhamento das inspeções, o Produttivo criou uma planilha em Excel contendo um cronograma pronto, veja como ele é: 

Baixe o plano de manutenção em Excel de graça aqui!

É possível personalizar totalmente o plano de manutenção, incluindo nome e logo da empresa, os veículos que precisam ser vistoriados, a periodicidade em que a manutenção deve acontecer (diariamente, mensalmente, trimestralmente, etc) e a data exata em que deve ocorrer. 

Aproveite e comece a controlar as manutenções da sua frota com essa planilha de controle em Excel que você pode baixar gratuitamente neste link! 

Veja o passo a passo de como usar e personalizar sua planilha através desse vídeo que preparamos no Youtube. 

Por que o gerenciamento de frotas é importante?

O gerenciamento de frota proporciona inúmeras mudanças na operação que trazem aumento de produtividade e economia. Conheça os principais benefícios: 

Proporciona decisões mais estratégicas

Ao acompanhar todos os processos que envolvem os veículos e documentar cada informação, o gerenciamento de frota consegue melhorar a coleta de dados, o que oferece uma visão geral de todo o negócio.

A partir disso é possível saber quais veículos têm apresentado mais problemas, quais são as não conformidades mais comuns encontradas nas manutenções, como os motoristas estão dirigindo, quais rotas estão sendo seguidas e a quantidade de combustível gasto. 

Tudo isso faz com que seja muito mais fácil identificar problemas, tomar as melhores decisões e consertar as irregularidades de forma rápida, economizando recursos. 

Melhora o controle sobre as manutenções 

Para que os veículos tenham sua vida útil preservada é fundamental que as manutenções sejam realizadas dentro do prazo previsto. Ao estabelecer um cronograma, o gerenciamento de frotas pode acompanhar de perto o andamento das inspeções. 

O registro das manutenções também ajuda a trazer dados que traçam um histórico sobre cada automóvel, facilitando o entendimento dos materiais e peças mais demandados e das irregularidades mais comuns. 

Colabora para o aumento da vida útil dos veículos 

Sabendo que as manutenções estão em dia, que os veículos são utilizados da forma correta pelos condutores e como está a performance dos sistemas e componentes de cada automóvel, fica muito mais fácil prolongar a vida útil da frota. 

Além disso, os erros e falhas são detectados nas manutenções preventivas quando ainda estão em estágios iniciais, podendo ser facilmente resolvidos e evitando que se agravem de forma a prejudicar o veículo e a operação. 

Os padrões de desgaste também ficam mais claros, o que faz com que as medidas preventivas sejam adotadas corretamente.

Melhora o controle sobre os custos 

Os dados que o gerenciamento de frotas reúne também melhoram o controle de custos, porque tudo está muito bem documentado. Assim, fica muito mais claro saber quando algum processo está muito caro, pouco eficiente e se o potencial da frota está sendo aproveitado como deveria. 

Previne acidentes 

O gerenciamento de frotas investe na capacitação e no treinamento dos condutores, além de realizar um monitoramento dos serviços, o que garante que os motoristas tenham conhecimento sobre as melhores práticas de trânsito. 

Esse fator aliado a correta realização das manutenções preventivas é o que faz com que a incidência de acidentes seja reduzida. 

Diminui o consumo de combustível

Se o gerenciamento de frota acompanha, analisa e prevê os gastos de toda operação, não seria diferente com o combustível que é um item muito sensível e importante de ser controlado.

Os dados do trajeto, que mostram quantos quilômetros foram percorridos e o tempo gasto, além da própria roteirização do caminho, que escolhe sempre os trajetos mais rápidos, são todas estratégias adotadas pela gestão que ajudam a reduzir o consumo de combustível. 

Reduz o desgaste dos pneus

Por fim, o histórico sobre o veículo ajuda a entender o melhor momento de trocar os pneus e evitar desgastes.

Na hora de fazer a troca, a gestão leva em consideração uma série de dados e questões como quilometragem rodada, modelo, marca e o rodízio dos pneus. 

Como fazer gerenciamento de frota?

Mas você deve estar se perguntando: por onde começar a fazer o gerenciamento de frota? Preparamos um passo a passo que te mostra o que deve ser feito, confira: 

1. Mapeie todos os veículos da frota 

A primeira ação que deve ser tomada é o mapeamento das condições da frota. Esse mapeamento vai ajudar a ter uma visão geral, objetiva e completa dos veículos e processos. 

Para começar, siga o seguinte passo:

1. Crie um inventário contendo todos os veículos da empresa: você pode baixar gratuitamente a planilha de inventário de máquinas e equipamentos criada pelo Produttivo e substituir as informações de exemplo pelos veículos da sua frota. É importante ter dados sobre marca, modelo e ano do veículo;
2. Faça um diagnóstico sobre cada veículo: inclua no documento informação sobre a condição dos automóveis: se eles estão conservados, se precisam de conserto, a data da última inspeção e demais informações que te ajudem a identificar o nível de desgaste da frota; 
3. Mapeie informações sobre a operação dos veículos: estime quantos quilômetros os veículos rodam vs quantos quilômetros poderiam rodar, verifique a média de consumo de combustível, qual a periodicidade de realização das manutenções, quanto custam, qual o salário dos condutores, entre outras informações;
4. Analise a performance dos condutores: verifique se eles estão dirigindo defensivamente, se necessitam de treinamentos e se existem pontos a serem melhorados. 

Depois de reunir essas informações, certamente você terá encontrado gargalos e caminhos de melhorias que poderão ser implementadas. Esse passo vai te ajudar a identificar os problemas ou prevê-los, além de pensar em soluções. 

2. Crie uma política de frota com regras e diretrizes 

A política de frota nada mais é do que um documento contendo diretrizes, regras, normas e procedimentos operacionais padrões que devem ser seguidos. 

Elaborar esse documento é importante porque garante o alinhamento entre todos os envolvidos. 

Você pode incluir na política de frotas informações como: 

• Finalidade do uso dos veículos;
• Velocidade máxima permitida;
• Horário e locais para utilização dos veículos da frota;
• Formas e locais de abastecimentos permitidos;
• Controle de validade e regularização da CNH;
• Intervalo adequado das manutenções;
• Entre outras informações. 

Lembre-se que o documento serve como uma garantia de que os condutores estão comprometidos em utilizar os veículos da forma adequada, promovendo sempre a economia de recursos. 

Através dele você poderá otimizar a produtividade da frota e prevenir o acontecimento de ocorrências. 

3. Crie planos de manutenção para a frota

A próxima etapa é criar um plano de manutenção que contenha a listagem de todos os veículos da frota, ordenados pela periodicidade em que devem passar por inspeção (diariamente, semanalmente, bimestralmente, trimestralmente, mensalmente, quinzenalmente ou anualmente). 

Também devem constar o dia e mês exato de realização da manutenção, o que deve ser verificado em cada veículo e os responsáveis pelo serviço. 

Veja um exemplo de plano de manutenção pronto que pode ser baixado gratuitamente:

Baixe o plano de manutenção em Excel de graça aqui!

Para utilizá-lo basta apenas substituir as informações de exemplo, pelas informações da frota, adequando a periodicidade e datas das revisões. 

Existem alguns sistemas que automatizam a criação do plano de manutenção, agendando automaticamente os serviços com base na periodicidade em que devem ocorrer. É o caso do Produttivo, um software em que é possível realizar todo o controle das inspeções. 

No Produttivo os relatórios são digitais e a comprovação do serviço conta com diferentes recursos que melhoram a segurança e confiabilidade das informações. O preenchimento acontece no aplicativo e os relatórios alimentam um dashboard de indicadores atualizados em tempo real. 

Saiba mais sobre o software de manutenção do Produttivo 

4. Administre entradas e saídas de veículos 

O controle de entradas e saídas de veículos serve para ter uma visão completa da frota, avaliando os desgastes, os custos e a quilometragem rodada. 

Além disso, esse gerenciamento também ajuda a: 

• Reconhecer se o potencial da frota está sendo devidamente utilizado;
• Acompanhar indicadores de frota;
• Verificar de forma prática se as manutenções preventivas estão sendo realizadas corretamente;
• Controlar melhor perdas, irregularidades e avarias nos veículos;
• Identificar gargalos e oportunidades de melhoria na logística;
• Identificar condutores responsáveis por multas. 

Para realizar o controle de entrada e saída de veículos, basta aplicar checklists, com questões de verificação que ajudem a avaliar a saúde da frota, direcionando a inspeção dos principais sistemas como pneus, freios, óleo do motor, nível de água, ruído e situação geral do veículo. 

Veja um modelo pronto de checklist para controle de entrada e saída de veículos, que pode ser testado gratuitamente no sistema do Produttivo: 

Experimente o modelo pronto de checklist de entrada e saída de veículos

Além de questões para inspecionar os principais componentes e sistemas dos veículos, o modelo vem com campos para inclusão de dados sobre a quilometragem inicial e final, dados do veículo, informações sobre o condutor, data e hora de entrada e saída. 

5. Planeje as melhores rotas 

As rotas sempre devem ser planejadas para considerar o melhor e mais rápido caminho. Também é importante levar em conta os momentos de parada e os melhores locais para que elas aconteçam. 

O trajeto mais rápido faz com que menos recursos sejam gastos, como o combustível, reduz a possibilidade do transporte ficar parado no trânsito e garante a entrega do produto dentro dos prazos estipulados, aumentando a satisfação do cliente.

A roteirização pode ser realizada através de ferramentas como GPS e sistemas de telemetria, que ajuda a medir os dados à distância.

6. Monitore dados sobre a operação e crie planos de ação a partir deles  

Um bom gerenciamento de frota só é possível se existem registros, informações e dados que permitam uma análise profunda para identificar os pontos fortes do negócio e o que ainda pode ser melhorado. 

Por isso, a gestão deve acompanhar de perto os seguintes indicadores:

Combustível

Acompanhar métricas relacionadas ao consumo de combustível ajuda a melhorar a eficiência energética e a promover a economia de recursos. 

O principal indicador a ser monitorado é o de consumo de combustível por quilômetro rodado, mas também é interessante ficar de olho no: 

• Custo total da frota;
• Custo por quilômetro rodado;
• Consumo de combustível por veículo;
• Consumo de combustível por motorista;
• Tipo de combustível utilizado;
• Veículos que consomem combustível acima da média;
• Fatores que levam ao abastecimento indevido.

Multas

Analisar as multas faz com que a gestão consiga compreender o melhor momento para aplicar treinamentos, conhecer as infrações mais comuns, identificar padrões de comportamento e pensar em formas de solucioná-los.  

Fique atento aos seguintes dados: 

• Quantidade de multas por veículos;
• Quantidade de multas por condutor;
• Frequência de multas por veículos; 
• Frequência de multas por condutor;
• Valores médios gastos com multas.

Manutenção de frota

O gerenciamento de frota também deve se preocupar com os indicadores relacionados à manutenções, como: 

• Frequência de realização de manutenções preventivas nos veículos; 
• Custos de manutenções preventivas;
• Custos de manutenções corretivas;
• Quantidade de veículos que passam por manutenção;
• Custo por veículo;
• Custo por manutenção;
• Disponibilidade da frota;
• Quilometragem rodada por veículo;
• Idade média da frota;
• Nível de depreciação e desgaste das peças;
• Número de manutenções por motorista.

Sinistralidade

Quanto à sinistralidade o gerenciamento de frota deve considerar: 

• Número de acidentes;
• Número de tombamentos;
• Número de furtos;
• Sinistralidades ocasionadas por desastres naturais;
• Entre outros.

Produtividade

A produtividade da frota deve ser avaliada pela ótica de quão eficiente os veículos estão, considerando seu funcionamento e os desgastes aos quais estão expostos.

Por isso não deixe de monitorar:

• Dados que demonstrem a capacidade dos veículos da frota;
• Quantidade de viagens realizadas por período;
• Tempo médio necessário para a conclusão do serviço;
• Satisfação dos clientes.

Esses dados contribuem para melhorar a roteirização e até entender se a periodicidade das manutenções estão corretas. 

Movimentação e armazenamento de materiais

Ao acompanhar dados sobre o armazenamento de materiais, o gerenciamento de frota pode identificar claramente quais são as falhas, onde acontecem, a recorrência de avarias nos produtos e se existe a necessidade de realizar ajustes no processo de transporte e movimentação das mercadorias. 

Para isso o gerenciamento de frota deve considerar: 

• Índice de avarias e extravios;
• Dados presentes no inventário;
• Qualidade da separação dos produtos; 
• Atrasos nas entregas;
• Porcentagem de erros sobre o número total de entregas;
• Número de entregas realizadas sem nenhum problema vs as que tiveram algum problema;
• Nível de satisfação dos clientes.

Gestão de estoque

Não é só a roteirização que melhora o tempo de transporte e entrega dos produtos, realizar uma boa gestão de estoque também contribui para essa economia de tempo na medida em que garante mais assertividade na procura dos itens, no carregamento e descarregamento. 

Assim, cabe ao gerenciamento de frota analisar: 

• Tempo de reposição;
• Perdas no estoque;
• Produtos disponíveis para comercialização;
• On Shelf Availability (OSA)
• Sazonalidade de pedidos;
• Capacidade de estoque;
• Custos de retenção. 

Logística reversa

Os indicadores de logística reversa indicam ao gerenciamento de frotas quais são as possibilidades de realizar reaproveitamentos e reciclagens que poupem tempo e dinheiro da empresa. 

Um exemplo é colocar cargas em caminhões que antes voltariam vazios para a empresa, aproveitando melhor os recursos da organização e otimizando o uso dos veículos. Mas também existem outros pontos a serem avaliados, como: 

• Uso de combustíveis biodegradáveis; 
• Descarte adequado da bateria dos veículos;
• Reciclagem de pneus;
• Descarte adequado ou refino de óleos lubrificantes.

Percentual da capacidade de caminhão

Esse indicador está relacionado a quanto da capacidade do veículo está sendo utilizada, ou seja, existem espaços sobrando que ainda podem ser ocupados? 

Garantir que todos os espaços foram bem aproveitados faz com que a empresa assegure que todo o potencial da frota está sendo explorado e que os veículos estão sendo utilizados com sua máxima eficiência.

Taxa de disponibilidade de veículo

A disponibilidade mede quantos veículos estão disponíveis para uso em comparação com toda a frota. 

Ter esse dado em mãos oferece recursos para o gerenciamento de frota identificar problemas de manutenção que levaram a indisponibilidade do veículo, por exemplo. 

Além disso, saber quando os veículos estão disponíveis serve para negociar prazos com clientes e garantir que não ocorram atrasos, aumentando seu nível de satisfação. 

Nível das entregas

Outro indicador que reflete no nível de satisfação dos clientes com a empresa e, por isso deve ser acompanhado de perto, é o nível de entregas. 

Para ter esse dado acompanhe: 

• Pontualidade das entregas;
• Tempo de ciclo do pedido;
• Índice de ocorrências;
• Tempo de atraso das entregas;
• Nível de satisfação dos clientes considerando especificamente as entregas. 

Índice de reclamação dos clientes

Por último, o gerenciamento de frota também deve monitorar o índice de reclamação de clientes. Isso pode ser feito através da aplicação de pesquisas de satisfação. 

A mais conhecida é o Net Promoter Score (NPS) que usa uma classificação que vai de 0 à 10 e dependendo da nota atribuída pelo cliente, assim ele é classificado,  entenda a escala:

• 0 a 6 – Detratores: aqueles clientes que não recomendam o serviço e não indicariam a empresa, podendo inclusive divulgar a empresa de forma negativa;
• 7 ou 8 – Passivos/Neutros: são clientes que não promovem a marca, mas ao mesmo tempo não reclamam dos serviços, podem estar satisfeitos no momento, mas não comprariam novamente;
• 9 ou 10 – Promotores: são os clientes responsáveis por promover a marca, indicando para outras pessoas e aqueles que estão realmente satisfeitos com o serviço entregue. 

A conta para chegar a essa classificação, entendendo o NPS geral da empresa é a seguinte: 

%PROMOTORES – %DETRATORES = NET PROMOTER SCORE

7. Implemente ações para controle de custos

O controle de custos deve ser uma prioridade do gerenciamento de frota, porque reflete em diferentes etapas da operação. 

Algumas ações podem ser implementadas com foco na redução desses custos e na economia de recursos, destacamos principalmente:  

• Garantir e acompanhar a realização de manutenções preventivas nos prazos corretos: as manutenções preventivas vão garantir que os veículos estão em boas condições de uso, o que aumenta a disponibilidade da frota e reduz a necessidade de manutenções corretivas, que por acontecerem de forma emergencial acabam sendo bem mais caras e ainda prejudicam a operação por não serem planejadas;
• Avaliar os gastos relacionados aos combustíveis: gastos com combustíveis representam uma fatia importante do orçamento da frota, por isso acompanhe de perto se os abastecimentos estão sendo realizados da forma correta, se os motoristas não estão tendo comportamentos que aumentam o consumo dos combustíveis e avalie a diferença de preços nas regiões;
• Planejar bem as rotas: considere no planejamento a distância entre o ponto de partida e de chegada, a existência de pedágios, as condições da estrada, o prazo de entrega, as paradas de descanso, a velocidade máxima e o trânsito da via; 
• Mapear a disponibilidade da frota: quando veículos estragam ou precisam ser recolhidos para passar por manutenções e essas paradas não estão previstas para acontecerem no melhor momento, acabam afetando toda a operação e aumentando os custos. Por isso é preciso que o gerenciamento de frota reduza ao máximo a indisponibilidade dos veículos;
• Promover a qualificação da mão de obra: para que os recursos sejam economizados, os condutores devem estar comprometidos a seguirem a política da empresa, tendo uma direção defensiva e reportando problemas quando identificados. Para isso é preciso que aconteçam treinamentos recorrentes com a equipe, de modo a engajar os motoristas. 
• Controlar a aquisição de peças e realizações de serviços: todos os gastos relacionados a peças e serviços devem estar na ponta do lápis, de modo que os recursos não sejam desperdiçados com coisas desnecessárias;
• Alocar os veículos corretamente de acordo com o tipo de serviço: É preciso levar em conta os produtos e quantidades a serem transportadas para garantir que o veículo certo foi destinado ao serviço. Evite enviar volumes pequenos em grandes veículos ou cargas pesadas em automóveis de pequeno porte;
• Reduzir o número de multas: o gerenciamento de frota precisa ficar atento às legislações e reduzir as multas, principalmente aquelas relacionadas a documentos desatualizados, atrasos no pagamento de impostos ou taxas obrigatórias e até má conservação do veículo. 

8. Utilize sistemas de gerenciamento de frota

Os sistemas de gerenciamento de frotas permitem que boa parte das demandas seja digitalizada e automatizada. 

Já pensou em ser notificado automaticamente pelo sistema para lembrar da realização das manutenções, renovação de contratos ou outras demandas que acontecem com recorrência? Isso é mais do que possível ao utilizar alguns dos sistemas disponíveis no mercado. 

Outra funcionalidade que otimiza muito o trabalho de gerenciamento de frota é a criação de checklists digitais tanto para acompanhar a realização das manutenções quanto para controlar as entradas e saídas de veículos ou realizar inspeções na frota. 

Sem falar no acompanhamento de dados em tempo real, que atualiza os gestores sobre dados importantes da operação com gráficos que facilitam a visualização e interpretação dos dados. 

Um exemplo de ferramenta assim é o Produttivo, um sistema de gestão de serviços de campo que ajuda a agendar serviços, acompanhar o status de realização, controlar e comprovar a execução das atividades com mais confiabilidade, além de monitorar indicadores da operação. 

Conheça mais sobre todas as funcionalidades do sistema do Produttivo 

Diferenças entre frota própria e frota terceirizada 

Uma frota própria, como o próprio nome sugere é uma frota adquirida pela própria empresa para a realização dos seus serviços. Ela é muito utilizada quando as empresas precisam centralizar a logística e preferem realizar elas mesmas o controle sobre seus ativos.  

Já a frota terceirizada é uma frota alugada de outra empresa, o que faz com que ela não tenha muito controle sobre a gestão e a realização de manutenções, por exemplo.

Ambos os modelos tem suas vantagens e desvantagens. Preparamos um quadro explicativo que te ajuda entender melhor o que vale mais à pena, considerando os pontos que são cruciais para a sua empresa, confira: 

	Vantagens	Desvantagens
Frota própria	– Centralização da gestão na própria empresa; – Mais confiabilidade na gestão da frota por ser realizada internamente; – Maior controle sobre o fluxo de caixa; – Maior flexibilidade nas entregas; – Possibilidade de incluir publicidades da empresa nos veículos da frota.	– Custos elevados no início das operações; – Custos com encargos trabalhistas; – Muito tempo e recursos envolvidos no processo de gerenciamento de frota; – Flexibilidade menor para implementar melhorias e mudanças nos veículos; – Necessidade de uma estrutura física para alocar os veículos.
Frota terceirizada	– Possibilidade de alocar recursos conforme a demanda; – Não demanda um alto capital para dar início às operações; – Preço fixo estabelecido em contrato de prestação de serviço; – Mais tempo e recursos disponíveis para fazer melhorias nos produtos e serviços oferecidos pela empresa.	– Controle limitado sobre a operação; – Locadores podem ter dificuldades de lidar com sazonalidades;  – Limite de cargas; – Dificuldades na comunicação; – Veículos sem personalização e propaganda da empresa; – Problemas com monitoramento de carga.

6 dicas para gerenciamento de frotas

Deseja aumentar a eficiência da frota? Aqui estão seis dicas que preparamos para você colocar em prática agora mesmo e começar a ver os resultados. 

1. Não descuide das manutenções 

A manutenção é o principal processo para garantir a eficiência e a saúde da sua frota. Mas ela só vai funcionar se for seguida à risco, conforme estabelecido nos planos de manutenção. 

A periodicidade correta para a realização das inspeções, varia conforme alguns critérios como: quilometragem rodada, nível de desgaste dos veículos, recomendação dos fabricantes, nível de criticidade e importância para operação.

Uma dica para garantir que as inspeções estejam sempre em dia é apostar em softwares e sistemas que automatizam processos, agendando serviços de forma automática, avisando à gestão quando as manutenções devem acontecer e notificando sempre que uma não conformidade é relatada pelos técnicos. 

Essa automação não só garante que nenhum serviço seja esquecido, como que haja uma padronização na forma como os dados são coletados, sendo muito mais fácil identificar padrões entre os veículos. 

Ao ter mais informações de histórico, os desgastes da frota são evitados com mais assertividade, sem falar na redução da necessidade de manutenções corretivas com trocas, consertos e substituições emergenciais. 

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2. Realize inspeções diárias nos veículos 

As inspeções diárias têm o objetivo de melhorar a eficiência dos veículos, ao encontrar os problemas em fases iniciais, além de garantir que a frota esteja em boas condições de uso após retornar da viagem. 

As inspeções podem ser otimizadas com a ajuda de checklists de verificação digitais contendo, em formato de questões, os principais sistemas e componentes a serem avaliados. Ainda é importante que o relatório traga a descrição do veículo, dados do motorista, data e hora em que foram realizadas. 

Existem softwares, como é o caso do Produttivo que permitem a criação de formulários personalizados com uma série de recursos que poupam tempo de preenchimento e melhoram a confiabilidade das informações apresentadas, como: 

• Preenchimento automático de informações sobre a empresa e o veículo, realizadas com base nos cadastros feitos no sistema;
• Possibilidade de bloqueio de fotos vindas da galeria; 
• Fotos tiradas na hora pelo aplicativo com marcação de data, horário e localização; 
• Questões de checklist com pontuação para facilitar a identificação de não conformidades;
• Emissão de alertas aos gestores à cada não conformidade relata no formulário;
• Assinatura digital;
• E muito mais!

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3. Se atente às condições dos veículos nas entradas e saídas 

Assim como nas inspeções diárias, o controle de entrada e saída de veículos também pode fazer uso dos checklists para registrar se existem desgastes e se é necessário que o veículo passe por manutenção. 

Para criar um checklist de controle adequado você deve seguir os passos abaixo:

1. Crie um cabeçalho que traga informações sobre a empresa, o veículo e o motorista;
2. Selecione o que deve se verificado;
3. Disponha os itens em formato de checklist de conformidade, em que as respostas para as perguntas devem ser “Conforme”, “Não conforme” ou “Não se aplica”;
4. Deixe campos para a inclusão de fotos que evidenciem a situação do veículo;
5. Finalize com um campo de coleta de assinaturas. 

4. Monitore o uso do combustível 

O uso do combustível deve ser monitorado e várias ações podem ser tomadas, afinal existem muitas variáveis que impactam no seu consumo. 

A principal delas é avaliar o comportamento dos condutores. Garantir que os motoristas praticam a direção defensiva, evitando acelerações e frenagens bruscas, pode representar uma boa economia para a empresa. 

Acompanhe também os gastos médios de combustível e tente identificar se existem tipos de veículos ou motoristas que consomem mais. Em seguida busque saber a causa raiz que tem feito o consumo se intensificar e crie planos de ação para sua resolução. 

5. Escolha os modelos dos veículos baseados em critérios

A aquisição ou troca dos veículos deve ser muito bem pensada para que contribua com a operação. Por isso certifique-se de avaliar:

• Espaço destinado ao transporte de carga;
• Quantidade de lugares para transporte de pessoas;
• Consumo médio de combustível do modelo;
• Volume do tanque;
• Comparação entre os custos de manutenção por modelo.

6. Invista em telemetria e monitoramento de frota 

A telemetria é uma tecnologia que ajuda o gerenciamento de frotas a entender o desempenho dos veículos, através de dados que são enviados em tempo real pelas ferramentas. 

Assim, os gestores passam a ter conhecimento sobre: 

• Média de velocidade em que o veículo rodou;
• Gasto de combustível;
• Previsão de chegada no destino final;
• RPM (rotações por minuto do motor);
• Temperatura do motor;
• Nível de óleo, água e combustível;
• Desgaste das peças; 
• Acelerações;
• Freadas;
• Curvas em alta velocidade. 

Ao reunir todos esses dados, o gerenciamento de frotas consegue acompanhar o funcionamento dos veículos, assegurando o prolongamento da vida útil e melhor planejamento das manutenções. 

As decisões passam a ser baseadas na própria operação e se tornam mais inteligentes e efetivas.

Curso de gerenciamento de frota

Quer se especializar na área? Preparamos algumas indicações de cursos que podem te interessar. Não se esqueça de conferir junto às instituições os prazos de ingresso nos cursos. Confira: 

• Curso Gestão do transporte e da frota (SEST SENAT): Com carga horária de 30 horas, este curso tem aulas online e é gratuito. Nele você vai aprender sobre roteirização de veículos, transporte de mercadorias, transporte multimodal e condução econômica.
• Curso Gestão de Frotas (SENAC-SP): Com duração de 24 horas, esse curso traz em sua grade curricular assuntos como cálculo de custos relacionados à gestão de frotas, organização e documentação de processos, ferramentas de gestão de frotas, aplicação de normas técnicas e muito mais!
• MBA Gestão de Frotas (PUC-Minas): Esse é um curso de graduação para quem busca se especializar na área. A carga horária é de 432 horas/aula e a grade traz disciplinas como introdução ao transporte, ciência de dados aplicada ao transporte, roteirização e programação de frota, pensamento estratégico, entre outras. 

Software para gerenciamento de frotas

Os softwares para gerenciamento de frotas servem para promover automatização de processos, facilitando o dia a dia da gestão e da operação. 

Um exemplo é o Produttivo, que permite uma gestão de serviços completa, com agendamento automático de atividades, possibilidade de acompanhamento em tempo real sobre a execução dos serviços, criação de checklists para controle de frota e acesso a um painel com gráficos contendo indicadores da operação.

No Produttivo, os gestores são avisados sobre os dias das manutenções para não se esquecerem, recebem chamados e também alertas sobre as não conformidades marcadas nos relatórios, tendo uma visão completa da frota. 

O controle continua com o painel de indicadores, que mostra dados como nível de conformidade, nível de satisfação dos clientes e volume de trabalho. Dá só uma olhada:

Já os formulários podem ser preenchidos mais rapidamente pela equipe técnica porque contam com recursos de fotos, localização em tempo real, pontuação de não conformidades, assinatura digital e muito mais. Assim, os relatórios passam a descrever o desempenho da operação de forma muito mais confiável e segura. 

Aproveite todas as funcionalidades liberadas gratuitamente durante o período de teste. Faça seu cadastro, sem precisar de cartão de crédito agora mesmo!

Garanta um gerenciamento de frota mais eficaz e decisões mais estratégicas com a ajuda do software do Produttivo.