O desempenho da frota está associado ao uso de um bom check list de veículos, afinal esse documento é responsável por organizar as rotinas de controle, avaliar os veículos e identificar irregularidades.
Entenda como os checklists são capazes de melhorar os resultados da gestão de frotas, quais itens podem ser incluídos nas verificações e ainda tenha acesso a modelos de check list de veículos para usar dentro do sistema do Produttivo.
Veja também: Modelo de checklist de veículos digital pronto para usar
- O que é um check list de veículos?
- Para que serve um check list de veículos?
- Benefícios do check list veicular
- Tipos de check list de veículos
- Quais itens devem fazer parte do checklist de veículos?
- Exemplos de check list de veículos
- Modelo de check list de veículos
- Como fazer check list de veículos?
- Como fazer uma planilha de manutenção de veículos?
- Aplicativo de check list veicular
O que é um check list de veículos?
O check list de veículos é um documento em formato de lista de verificação que contempla os principais sistemas e componentes dos automóveis. É utilizado para guiar as inspeções veiculares, fazendo com que nenhuma verificação seja negligenciada.
Seu objetivo é verificar o estado de conservação das peças, o funcionamento de itens de segurança, questões estéticas do veículo, documentações e até mesmo o cumprimento dos planos de manutenção.
Os checklists podem ser utilizados para diversos fins: controlar a entrada e saída de veículos, acompanhar o estado de conservação e realizar inspeções e manutenções veiculares.
Ele contribui com a gestão de frotas ao proporcionar uma visão geral dos veículos, facilitando o acompanhamento de partes críticas do automóvel.
Para que serve um check list de veículos?
O check list de veículos é uma ferramenta de controle que auxilia no cumprimento dos cronogramas de manutenção e na conservação dos veículos, identificando não conformidades de forma rápida.
Além disso, os checklists também:
- Ajudam a aumentar a vida útil dos veículos;
- Facilitam a identificação de problemas;
- Aceleram a resolução de irregularidades;
- Aumentam a segurança dos veículos;
- Identificam problemas em fases iniciais, antes de se agravarem.
Benefícios do check list veicular
As vantagens em usar um check list de veículos podem ser observadas de ponta a ponta na operação. Olha só o que o check list é capaz de proporcionar:
- Oferece registros detalhados sobre os veículos, facilitando criação de planos de ações e adoção de medidas estratégicas;
- Melhora a organização e o desempenho da frota;
- Melhora a produtividade;
- Melhora o controle de manutenções preventivas;
- Evita a necessidade de realização de manutenções corretivas emergenciais;
- Reduz custos de manutenções;
- Reduz irregularidades de documentações;
- Torna mais rápido o processo de avaliação e liberação da frota;
- Previne acidentes.
Tipos de check list de veículos
Existem várias formas de montar o check list de veículos: questões dissertativas, múltipla escolha, seleção única. Tudo depende de quais informações você precisa coletar através do formulário.
Separamos os modelos mais comuns abaixo. Confira:
Questionário
Os questionários são formatos de check list em que as respostas são dissertativas, o que pode prejudicar a fluidez do preenchimento quando os formulários forem muito grandes.
Nesse modelo de check list as respostas devem ser curtas, mas também precisam conter algum tipo de informação explicativa. É um bom recurso para que a equipe técnica consiga adicionar suas considerações sobre a análise realizada.
Veja um exemplo abaixo:
Conforme e não conforme
O check list de conformidade é caracterizado por respostas de seleção única em que o objetivo é dizer se o item está em conformidade com os padrões analisados ou não, porque apresenta algum problema. Ainda é possível adicionar uma terceira opção, a N/A, que significa não se aplica.
As questões desse modelo de check list também costumam ser mais breves, apresentando apenas o nome dos itens que devem ser inspecionados, como: freios, luzes, vidros e pneus.
Diário
O check list de veículos diário é feito em um formato diferente. Ao lado de cada item que deve ser inspecionado existe uma caixinha para cada dia do mês, que deve ser marcada no dia em que a inspeção foi feita de acordo com a legenda combinada, que pode ser:
- Sim e não;
- Conforme e não conforme;
- Ok e Não Ok;
- Bom e Insuficiente.
Veja um exemplo:
Outra opção é usar um formulário único para cada dia. Nesses casos é muito importante lembrar de separar um campo para o preenchimento da data de realização da checagem.
Vale lembrar que esse formato de check list é feito para verificações mais simples, portanto não é completo, deixando de verificar itens importantes como suspensão e motor do veículo. Nesses casos, o ideal é optar por um check list mais completo, como os apresentados acima.
Quais itens devem fazer parte do checklist de veículos?
O check list de veículos deve ser criado de acordo com o tipo de veículo que será inspecionado, recomendações de fabricantes e histórico que a empresa já tenha sobre ele.
Existem itens que devem ser verificados todos os dias, outros uma vez por semana ou a cada três meses. Por isso, é importante montar o formulário de acordo com a periodicidade das inspeções.
Entre os itens que podem compor o check list estão:
- Freios e suspensão;
- Filtros e lubrificação;
- Vidros;
- Limpador de para-brisas;
- Água do limpador;
- Retrovisores;
- Sistema elétrico;
- Extintores;
- Cinto de segurança;
- Macaco, chave de roda e triângulo;
- Luz de setas;
- Luz de freios;
- Pressão dos pneus;
- Pneu reserva;
- Cabos e velas;
- Farol alto;
- Bateria;
- Nível de óleo e água;
- Filtro de óleo e filtro de ar;
- Óleo do freio e do motor;
- Combustível;
- Limpeza;
- Carroceria;
- Quilometragem;
- Ruídos;
- Documentação (como validade da CNH, pontos na carteira, licenciamento, seguro e IPVA).
Além disso, o documento precisa apresentar informações gerais da inspeção, como:
- Data em que foi realizada;
- Dados do responsável pela inspeção;
- Dados do veículo (marca, modelo, placa)
- Observações e diagnósticos sobre a inspeção;
- Assinatura do motorista e do responsável pela inspeção.
E caso surja a necessidade também é possível complementar o documento adicionando outros campos e tipos de informação como registros fotográficos, lista de peças e materiais usados durante a inspeção.
Leia também: Controle de manutenção de frota em 8 passos
Exemplos de check list de veículos
O check list de veículos pode ser criado em plataformas como Word ou Excel ou em aplicativos e softwares. Saiba mais sobre cada uma dessas opções:
Check list de veículos Word ou Excel
Os check lists feitos em Word e Excel são práticos e fáceis. Para criá-los você só precisa de acesso a um computador e à internet. Os modelos podem ser criados gratuitamente e de forma ilimitada.
Preparamos alguns modelos de check list em Word que você pode baixar gratuitamente, basta clicar no banner abaixo. Os relatórios já estão formatados e você pode adaptá-los conforme a sua necessidade.
Apesar da praticidade do check list de veículos criado nessas plataformas, para realizar o preenchimento do formulário você ainda precisará imprimir o documento, o que traz alguns desafios ao seu uso, como:
- Dificuldade no armazenamento da papelada;
- Dificuldade na anexação de fotos;
- Dificuldade na coleta de assinaturas;
- Possibilidades de esquecimento de preenchimento, rasuras e extravio do documento;
Essa é uma solução que pode fazer sentido para empresas menores, com frota reduzida e que tenham processos menos complexos e mais organizados. Mas na prática, para a maioria das empresas, o uso desse tipo de check list pode ser um obstáculo a mais para a gestão e produtividade das frotas.
Check list digital
O check list digital emitido através de softwares e aplicativos é uma excelente alternativa aos checklists em papel, porque possui recursos que minimizam os erros humanos, agilizam o preenchimento e colaboram para a segurança das informações apresentadas.
Nos aplicativos também é possível criar modelos ilimitados de check lists e para preencher não é necessário ter acesso à internet, basta ter o aplicativo instalado no celular ou tablet de quem vai realizar a inspeção, o que torna o processo mais simples e rápido.
Através desses sistemas é possível:
- Personalizar o check list do seu jeito (incluindo questões, escolhendo o tipo de resposta do formulário, escolhendo as cores, logos e tamanho de fonte);
- Ter informações preenchidas automaticamente sobre a empresa, clientes e veículos de acordo com os dados que são cadastrados na plataforma, evitando o preenchimento manual;
- Configurar pontuação para as questões do check list e notificar os gestores sempre que uma não conformidade é relatada nos checklists;
- Abrir chamados;
- Acompanhar dados e indicadores da frota com base nos relatórios preenchidos;
- E muito mais!
Modelo de check list de veículos
No Produttivo, os modelos de check list de veículos são criados de forma digital e com vários recursos que deixam a resposta do relatório mais ágil.
Confira alguns modelos que podem ser usados dentro do sistema:
Check list de veículos leves
O check list de veículos leves pode ser utilizado para vários tipos de inspeções: diárias, de manutenção e até entrada e saída de veículos, basta adaptá-lo.
No modelo digital do Produttivo, as questões marcadas como não conformes geram alertas aos gestores que podem criar planos de ação para resolução das não conformidades encontradas. Veja um exemplo:
Use o modelo de check list de veículos digital do Produttivo
Check list de manutenção de veículos
O check list de manutenção de veículos é utilizado para garantir o prolongamento da vida útil dos automóveis, assegurando seu bom funcionamento e a identificação de problemas em fases iniciais, de forma que não se agravem e gerem prejuízos para a empresa.
A manutenção preventiva deve acontecer conforme as periodicidades estabelecidas nos planos de manutenção para que o veículo não fique longos períodos de tempo sem passar por uma revisão.
Nos modelos digitais do Produttivo é possível detalhar quais serviços foram realizados durante a manutenção e quais peças foram trocadas, e o cálculo é realizado automaticamente pelo sistema.
Além disso, nos campos textuais o preenchimento pode ser feito através do comando por voz, assim o técnico não precisa digitar suas considerações e observações, basta falar o que deve ser registrado.
Check list de entrada e saída de veículos
O controle sobre a entrada e saída dos veículos é essencial em qualquer gestão de frota. Através dessas simples inspeções, várias irregularidades podem ser identificadas, ajudando a empresa a economizar tempo e recursos.
Os check lists online auxiliam nesse gerenciamento ao facilitarem a inclusão de fotos no relatório. As imagens já são anexadas durante o preenchimento e saem totalmente configuradas.
Quando as fotos são tiradas na hora pelo aplicativo, elas também saem com uma marcação da data, hora e localização de quando foram tiradas, aumentando a segurança das informações apresentadas.
Veja como relatório sai bem profissional no final:
Check list caminhão
O check list caminhão é uma ótima ferramenta para realização de manutenções preventivas, inspeções periódicas e criação de histórico do ativo.
Ao documentar de forma detalhada tudo sobre o veículo, o check list colabora para a redução de avarias e do desgaste do veículo.
Se você tem uma grande frota, os modelos de checklist digitais podem te ajudar a ganhar mais produtividade nas inspeções. As informações do ativo, como modelo, placa e marca são todas preenchidas automaticamente com base nos cadastros realizados no sistema.
Outra vantagem é que os indicadores sobre as inspeções podem ser acompanhados através de gráficos que evidenciam as não conformidades mais comuns, tempo de serviço, volume de trabalho e mais!
Check list empilhadeira
As empilhadeiras também podem ser consideradas como veículos e assim como outros tipos de transporte ela precisa ser vistoriada para garantir a segurança e o bom funcionamento.
No Produttivo, além de toda a facilidade de realizar os preenchimentos de forma digital, também é possível automatizar a realização das inspeções e manutenções.
Ao definir a periodicidade em que esses serviços devem acontecer, as atividades são criadas sozinhas pelo próprio sistema. Dê adeus aos esquecimentos e perdas de prazos.
E claro, o check list pode ser personalizado do seu jeito, veja um exemplo:
Como fazer check list de veículos?
Quer criar o seu próprio modelo de check list de veículos? Separamos um passo a passo que te ensina por onde começar e quais informações não podem ficar de fora:
1. Escolha o melhor formato de check list para sua empresa
Vimos que existem duas formas principais de montar seu check list de veículos: através de plataformas como Word e Excel ou por meio de aplicativos e softwares.
Cada um tem suas vantagens e desvantagens e você precisa avaliar qual dessas soluções pode trazer mais benefícios no longo prazo para sua empresa.
Para te ajudar fizemos um comparativo entre cada modelo:
| Check list em Word e Excel | Check list digital em aplicativo |
| Vantagens: -Ferramentas gratuitas; – Facilidade na criação dos modelos; – Modelos ilimitados; – Possibilidade de personalização; – Possibilidade de criação de planilhas em Excel para acompanhamento de dados. | Vantagens: – Facilidade na criação dos modelos; – Modelos ilimitados; – Preenchimento feito em aplicativo sem precisar de acesso à internet; – Recursos que aumentam a segurança e confiabilidade das informações; – Recursos que facilitam a identificação e o tratamento de não conformidades; – Armazenamento em nuvem e facilidade na consulta de histórico; – Fotos anexadas na hora e coleta de assinaturas direto do celular. |
| Desvantagens: – Precisa imprimir para preencher; – Não dispõe de muitos recursos e funcionalidades que facilitem o preenchimento e controle; – Acúmulo de papel e dificuldade no armazenamento; – Dificuldade para anexação de fotos e coleta de assinaturas. | Desvantagens: – Ferramenta paga; – Necessidade de integração com outros sistemas para complemento de funcionalidades; – Necessidade de treinamento dos colaboradores para usar a ferramenta. |
2. Defina o que deve ser verificado e com qual frequência
Depois de escolher o melhor formato para a criação do seu check list de veículos é hora de entender a periodicidade de cada checagem, e a partir disso, estruturar check lists diários, semanais, mensais, quinzenais, trimestrais e anuais.
Entenda a frequência ideal para as inspeções através de informações disponíveis nos planos de manutenção, dados do fabricante e histórico dos veículos.
O tipo de inspeção também deve ser ajustado de acordo com o modelo, a frequência de uso, o nível de criticidade e importância do veículo para a frota.
Atente-se também para elementos e sistemas que são indispensáveis para o funcionamento dos automóveis e que devem ser inspecionados frequentemente, como os freios e os pneus.
Se preocupe em montar uma lista de verificação clara e objetiva para que o responsável pelo seu preenchimento consiga fazer as checagens rapidamente, sem qualquer dúvida.
3. Crie um cabeçalho e personalize o check list
O cabeçalho é uma das partes mais importantes do check list porque reúne informações essenciais para a localização do documento. Nele devem conter os seguintes dados:
- Informações da empresa;
- Informações do cliente;
- Informações do veículo;
- Informações do responsável pelo preenchimento do check list;
- Data e hora do começo e fim da inspeção.
Em seguida, personalize o check list separando os elementos que devem ser inspecionados por seções como: parte interna, parte externa, aparência, motor, parte elétrica, entre outros. As seções ajudam a agrupar elementos que fazem parte do mesmo grupo, agilizando a inspeção.
Aproveite para definir qual tipo de resposta o formulário deve conter (Sim e não, conforme e não conforme, OK e NOK).
Não se esqueça de inserir a logo da empresa e deixar campos textuais para observações e registros fotográficos para coleta de evidências.
4. Acompanhe dados e indicadores obtidos através dos check lists
O próximo passo é disponibilizar o check list de veículos para ser preenchido. Mas não acaba por aí, você precisa acompanhar dados e indicadores obtidos através das informações coletadas com esses documentos.
São exemplos o tempo que os técnicos levam para realizar as inspeções, o volume de trabalho que a empresa teve ao longo dos meses e as irregularidades mais comuns encontradas nos veículos.
Todas essas informações servirão de base para a gestão de frotas pensar em novas estratégias, melhorias e planos de ação que otimizem o fluxo de trabalho.
Leia também: Controle de frota: tudo que você precisa saber
Como fazer uma planilha de manutenção de veículos?
A gestão de frotas só será eficiente se além de check list de veículos, tiver um plano de manutenção estruturado especialmente para sua frota.
No plano de manutenção precisam estar descritos todos os tipos de inspeção pelas quais os veículos devem passar junto das suas respectivas periodicidades e datas.
Essas planilhas ajudam a garantir que as manutenções estão sendo feitas no período adequado para que a vida útil dos veículos seja preservada.
Para te ajudar, disponibilizamos uma planilha gratuita para download, que pode ser adaptada de acordo com as suas necessidades.
Para entender como ela pode ser usada basta acessar esse vídeo que preparamos:
Aplicativo de check list veicular
Se os check lists em papel ou Word já não fazem tanto sentido para sua operação, a solução pode ser os aplicativos de check list veicular.
Esses sistemas digitalizam e automatizam processos, eliminando retrabalhos, deixando a produção de relatórios mais rápida e aprimorando a forma como indicadores são acompanhados.
Tudo isso de forma integrada para que gestores tenham uma visão completa da saúde da frota.
O Produttivo é um exemplo de aplicativo de check list veicular, no qual os gestores agendam serviços e controlam dados da operação através de um painel web e a equipe técnica realiza o preenchimento dos relatórios no celular, sem precisar de acesso à internet e com vários recursos que tornam o preenchimento mais ágil.
Veja alguns recursos do Produttivo que melhoram a produção dos check list de veículos:
- Informações da empresa, do cliente, do veículo e de serviços ou peças utilizadas na inspeção preenchidas pelo próprio sistema, com base nos cadastros realizados na plataforma;
- Cálculo automático realizado pelo sistema de serviços, peças e materiais utilizados;
- Questões de check list com pontuação e geração de alerta sempre que uma não conformidade é marcada no check list;
- Preenchimento de data, hora e localização GPS realizados pelo próprio sistema aumentando a segurança das informações;
- Relatórios personalizáveis com mais de 13 opções de campo de resposta (seleção única ou múltipla, texto grande ou pequeno, número, geolocalização, etc);
- Escaneamento de QR Code para preenchimento de informações de ativos;
- Bloqueio de galeria e fotos tiradas na hora com marcação de data, hora e localização de quando foram tiradas;
- Coleta de assinaturas feita na tela do celular ou tablet da equipe técnica;
- E muito mais.
Outra funcionalidade muito importante para o controle de frotas no Produttivo, é a criação de planos de manutenção, que é realizada de forma automática pelo próprio sistema, de acordo com a frequência e periodicidade de realização das inspeções. Assim, os gestores evitam de esquecer os prazos e mantém as inspeções em dia.
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