O modelo de relatório fotográfico é ideal para visitas técnicas que precisam de comprovação ou de “antes e depois”. Veja como fazer!
Para quem trabalha com manutenção, o modelo de relatório fotográfico permite comprovar a realização do serviço e até mostrar o “antes e depois” do ativo.
Veja qual a importância do relatório fotográfico, como fazer e conheça um modelo de relatório fotográfico digital pronto para usar!
Veja também: Modelo de relatório fotográfico digital pronto para uso
O que é modelo de relatório fotográfico?
O modelo de relatório fotográfico é um tipo de documento usado para comprovar a realização de um serviço, como manutenção ou inspeção de equipamentos.
Esse tipo de relatório pode ser utilizado em várias áreas, como inspeções de segurança, avaliações de riscos, perícias, pesquisas, entre outros, para descrever e analisar imagens tiradas em um determinado contexto ou situação.
O relatório fotográfico pode incluir detalhes sobre as condições do ambiente capturado nas imagens, identificação de equipamentos ou peças presentes, análises de falhas ou incidentes, e qualquer outra informação relevante associada às fotos. A estrutura do relatório pode variar com base no propósito específico para o qual as fotografias foram tiradas.
Um relatório de visita técnica, por exemplo, pode incluir o relatório fotográfico para mostrar de forma visual a situação encontrada pelo técnico, bem como eventuais ações realizadas.
Para que serve o modelo de relatório fotográfico?
O modelo de relatório fotográfico é o mais indicado para serviços em que a comprovação das atividades é necessária, como para comprovar que uma determinada peça foi trocada.
Além disso, o relatório fotográfico é ideal para serviços que mostram o “antes e depois” de um ativo. Por isso, ele é muito utilizado como parte de um checklist de limpeza, mostrando a situação do espaço antes de receber a limpeza e após a conclusão da atividade, comprovando a efetividade do serviço.
Qual a importância do modelo de relatório fotográfico?
Ideal para situações em que o uso de imagens é importante, o modelo de relatório fotográfico tem várias finalidades e serve como uma ferramenta valiosa em muitos contextos. Vamos entender melhor sua importância:
Documentação visual
O relatório fotográfico é uma maneira eficaz de documentar visualmente uma situação, condição ou equipamento. As fotos fornecem um registro confiável e detalhado do que foi observado e ações tomadas.
Inspeções e avaliações
Esse tipo de relatório é frequentemente utilizado em inspeções, visitas técnicas e auditorias, em que o registro visual é essencial para identificar problemas, anomalias ou áreas de preocupação.
Evidência em perícias e investigação
Em contextos legais, como investigações criminais, acidentes ou disputas, o relatório fotográfico serve como evidência visual que pode ser usada para suportar análises periciais e apresentar informações de maneira clara e objetiva.
Por isso, ele pode ser usado para comprovação de acidentes de trabalho, mostrando as condições de insalubridade e periculosidade do ambiente.
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Pesquisas científicas
Em pesquisas acadêmicas e científicas, o relatório fotográfico é usado para documentar experimentos, observações e descobertas. Ele pode ser incorporado em artigos, teses ou relatórios para enriquecer a apresentação de resultados.
Treinamento e educação
No contexto educacional e de treinamento, o modelo de relatório fotográfico pode ser utilizado para ensinar habilidades práticas, ajudar na aprendizagem visual e fornecer exemplos práticos de conceitos teóricos.
Acompanhamento de projetos
Em projetos de construção, urbanismo, ou desenvolvimento, o relatório fotográfico é utilizado para acompanhar o progresso ao longo do tempo, registrar marcos importantes e identificar possíveis desafios ou problemas.
Nesse segmento, o relatório fotográfico é incluído no Relatório Diário de Obra (RDO), que registra o progresso da obra a cada dia. Olha só:
Experimente o modelo digital de Relatório Diário de Obra
Comunicação clara
O relatório fotográfico é uma ferramenta de comunicação poderosa. As imagens podem transmitir informações de maneira mais eficaz do que o texto sozinho, facilitando a compreensão por parte de várias partes interessadas.
Tomada de decisões
Ainda, o modelo de relatório fotográfico fornece uma base objetiva para a tomada de decisões, pois as informações visuais podem ser fundamentais para entender a situação, avaliar riscos e determinar ações apropriadas.
Em resumo, o modelo de relatório fotográfico serve para exibir, organizar e comunicar informações visuais de maneira estruturada, facilitando a análise, a tomada de decisões e o compartilhamento de dados.
Como fazer um modelo de relatório fotográfico?
Seu modelo de relatório fotográfico deve ser elaborado com cuidado para que ele atenda às necessidades da empresa. Por isso, separamos algumas dicas para te ajudar a criar seu próprio relatório fotográfico, olha só:
Decida o propósito
O primeiro passo para a criação do modelo de relatório fotográfico é definir qual será o propósito do documento. Ainda que o relatório fotográfico seja indicado para várias situações, é preciso avaliar se ele será usado para comprovação de serviço, para uma proposta comercial ou até como ordem de serviço.
Então, decida qual será o propósito do seu relatório fotográfico — é o que guiará o restante do preenchimento.
Identifique sua audiência
Além de definir o propósito do documento, precisamos também identificar qual será a audiência do seu relatório fotográfico. Afinal, um público leigo pode não entender imagens ou termos técnicos, enquanto outros profissionais da área podem preferir um relatório mais complexo.
Conheça seu tópico
Lembre-se que o relatório fotográfico é um relatório técnico, por isso é essencial que a pessoa responsável pelo preenchimento esteja apta a falar do assunto em questão.
Além disso, o modelo de relatório fotográfico deve ser o mais completo possível, embasado em fatos e na opinião profissional do técnico responsável, se for o caso.
Delineie o relatório
Antes de começar o preenchimento do relatório fotográfico, organize suas informações em um esboço que delineie o relatório final como você quer. Assim, o preenchimento final será mais fácil e os dados ficarão mais organizados, seguindo uma linha de raciocínio concreta.
Escreva, edite, corrija e termine
Agora chegou a hora de preencher seu modelo de relatório fotográfico! Seguindo as informações do esboço que mencionamos logo acima, estruture o relatório de modo que ele tenha uma ordem lógica e contenha todas as informações necessárias.
Insira as fotos, coloque legenda e deixe suas observações para que não haja margem para dúvidas.
Ah, seu modelo de relatório fotográfico não vai ficar perfeito logo na primeira tentativa! Portanto, priorize modelos digitais que permitem corrigir erros de preenchimento e editar as informações como necessário.
Com o Produttivo, é possível salvar o relatório mesmo incompleto e finalizar ou corrigir o preenchimento depois.
Seu relatório fotográfico está satisfatório? Então é só assinar e entregar!
Quais informações o modelo de relatório fotográfico deve conter?
O modelo de relatório fotográfico escolhido deve atender às necessidades da sua empresa, mas algumas informações que não podem faltar são:
- Cabeçalho: descreve o contexto em que as fotos foram tiradas, como o endereço, o cliente, a empresa prestadora do serviço, informações de contato, entre outras;
- Informações gerais: detalhes sobre a data, hora e local das visita que gerou o relatório, além de outras informações relevantes;
- Legenda das fotos: no relatório fotográfico, cada foto é identificada e numerada por meio de uma legenda. Pode-se incluir uma descrição breve de seu conteúdo;
- Análise detalhada: use o campo de texto para fazer uma análise mais aprofundada das fotos, explicando os elementos-chave presentes nelas, suas relações e significados. No Produttivo, é possível fazer o preenchimento por voz, economizando tempo;
- Conclusões: acrescente conclusões derivadas da análise das fotos. Pode incluir recomendações ou ações sugeridas com base nas observações;
- Anexos: se necessário, podem ser incluídos documentos adicionais, gráficos, diagramas ou informações complementares para apoiar as conclusões do relatório.
Seguindo o padrão acima, seu modelo de relatório fotográfico deve ficar assim:
Lembre-se que a criação de um modelo de relatório fotográfico pode ser adaptada de acordo com a finalidade específica e os requisitos do relatório em questão.
Como funciona um modelo de relatório fotográfico no celular?
O modelo de relatório fotográfico no celular funciona de uma forma parecida com a que você já conhece, porém com muito mais recursos, facilidade e agilidade.
Na forma tradicional, aquela em papel, funciona assim: munido de um formulário e uma câmera fotográfica ou um celular, o técnico realiza a inspeção ou manutenção. Ele escreve observações e registra as fotos, fazendo tudo de forma manual.
Depois, as informações e imagens são levadas até o escritório e repassadas para o computador para gerar o relatório final com as fotos tiradas.
Já com o auxílio da tecnologia, funciona dessa forma: em vez de usar o papel, o técnico faz todo o preenchimento pelo aplicativo no celular através de um checklist ou relatório, tirando fotos com o próprio aparelho e registrando as outras informações da visita.
Assim, o relatório é gerado na hora e não é preciso se deslocar ao escritório e digitalizar as informações para que o formulário seja repassado ao cliente ou ao gestor.
Muito mais prático, né?
Quais são os benefícios do modelo de relatório fotográfico digital?
O modelo de relatório fotográfico pode ser digital ou analógico. As versões em papel são as menos indicadas, pois estão sujeitas a perda, rasuras, retrabalho na digitalização das informações e ainda ocupam muito espaço.
Por isso, recomendamos optar pelos modelos digitais, que podem ser feitos em Word ou em sistemas próprios para isso, como o Produttivo. Vamos conhecer alguns benefícios do modelo de relatório fotográfico digital:
Relatórios personalizáveis
As ferramentas digitais permitem personalizar os relatórios como preferir.
Você pode personalizar seu próprio padrão de relatório, indicando quais informações você deseja que apareçam, quantidade de fotos, em quais cores, se as questões são obrigatórias e em qual disposição. Também dá para criar diferentes padrões dependendo do tipo de serviço ou cliente.
Com o Produttivo, ainda é possível personalizar o relatório com as cores e logo da sua empresa ou do cliente, facilitando a identificação e o fortalecimento da sua marca.
Configurando uma única vez, todos os relatórios saem automaticamente no padrão pré-definido. Mas não se preocupe, você pode mudar as configurações quando quiser!
Segurança das informações
Outro benefício do modelo de relatório fotográfico digital são as várias opções para garantir a segurança das suas informações, como marcação de data, hora e localização nas fotos, cálculo automático do tempo de duração do atendimento, QR Code para consultar o histórico do equipamento, questões obrigatórias e muito mais.
Essa é mais uma maneira de garantir a veracidade das informações recolhidas em campo pelo técnico.
Outro ponto importante é que, como as fotos são tiradas no aplicativo e já anexadas no relatório na mesma hora, não há problema de perder imagens na câmera fotográfica ou encher a memória do celular com muitas fotos pois, no Produttivo, todas são armazenadas e salvas na nuvem.
Agilidade e padronização
Ao eliminar os processos manuais, como o uso de papel e planilhas, você economiza muitas horas e passa a entregar seus relatórios em segundos, o que impacta diretamente na satisfação dos seus clientes.
O Produttivo ainda permite ao gestor acompanhar em tempo real a execução do serviço, planejar atividades futuras, conferir históricos com facilidade, analisar indicadores de serviço, gerenciar informações de clientes, técnicos e equipamentos e vários outros diferenciais.
Isso garante o alinhamento das demandas e a rapidez em todas as etapas do serviço.
Indicadores de serviços
Todas as informações coletadas nos relatórios geram automaticamente gráficos e indicadores dos trabalhos realizados, como tempo de atendimento, qualidade dos serviços e vários outros.
Assim, é possível identificar gargalos e tomar decisões baseadas em dados, priorizando a gestão da qualidade e a melhoria contínua.
Satisfação do cliente
Com o ganho na agilidade e as informações concretas registradas no modelo de relatório fotográfico, seu cliente também fica satisfeito.
A satisfação do cliente gera, além da fidelização, uma reputação positiva no mercado, o que traz ainda mais contratos, aumentando assim a sua lucratividade.
Veja também: Pesquisa de satisfação online integrada ao sistema Produttivo
Modelo de relatório fotográfico pronto para usar
Agora que você já conhece a importância do modelo de relatório fotográfico, que tal conhecer um modelo digital pronto para usar?
Com o Modelo de Relatório Fotográfico digital do Produttivo, o técnico faz o preenchimento pelo celular ou tablet durante a visita técnica. Após a visita, o relatório pode ser exportado em PDF e enviado para o cliente na hora por WhatsApp.
Olha só como fica o relatório fotográfico preenchido e exportado:
As fotos podem ser anexadas da galeria ou tiradas na hora, com marcação de data e horário. Além disso, os relatórios digitais do Produttivo ainda oferecem recursos como:
- Preenchimento automático do cabeçalho com base nos cadastros do sistema;
- Geolocalização do local do serviço;
- Tempo total de execução do serviço, com marcação do horário de início e término;
- Lista de peças e serviços com cálculo automático de preços;
- Campos com mais de 13 opções de resposta, como textos curtos, longos, números, questões de seleção única ou múltipla escolha, e muito mais;
- Assinatura digital.
Além do modelo de relatório fotográfico pronto para usar, você também pode criar seu próprio formulário para atender às necessidades do seu negócio.
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Se preferir, agende uma demonstração com um dos nossos consultores para entender como criar e preencher o relatório fotográfico dentro do sistema Produttivo.
