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Gestão de frotas: o que é e como criar um gerenciamento eficiente

A gestão de frotas é indispensável às empresas que desejam ter controle sobre a frota garantindo aumento da vida útil dos veículos, diminuição das avarias, acompanhamento das principais não conformidades encontradas e acesso a inovações tecnológicas que facilitem o monitoramento e a verificação das condições dos veículos.

Neste artigo você entende tudo sobre gestão de frotas: as principais atividades que uma boa gestão precisa desenvolver, os problemas mais comuns e como enfrentá-los. 

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O que é uma frota?

A frota é representada por um conjunto de veículos a serviço de uma empresa, como caminhões, carros, ônibus, vans e motocicletas. Geralmente esses veículos estão envolvidos com o transporte, seja de pessoas ou mercadorias, coleta ou diretamente na prestação de serviços. 

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É importante destacar que para ser considerado uma frota, a empresa não precisa dispor de inúmeros veículos. 

Existem cinco principais tipos de frota, são elas:

  • Frotas comerciais: tem como objetivo atender os setores de uma empresa a partir de entrega de produtos, transporte de trabalhadores, entre outros. 
  • Frotas de entrega: responsáveis pela entrega de produtos, são exemplos: motocicletas e veículos de pequeno porte. 
  • Frotas de caminhões: utilizadas para um transporte de mercadorias por longas distâncias.
  • Frotas de aluguel de carros: veículos disponíveis para aluguel, geralmente localizados em aeroportos para auxiliar quem está viajando.
  • Frotas de serviços públicos: Como exemplos temos as viaturas policiais, as ambulâncias e demais veículos usados pelo Estado. 

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos que compõem a frota da empresa. Em sua administração a gestão precisa acompanhar informações importantes ao funcionamento dos veículos, como: andamento das manutenções, consumo de combustível, quilometragem rodada e rotas percorridas. 

A gestão de frotas também precisa se preocupar com questões legislativas, de compliance e histórico de registros sobre as condições das frotas. 

O objetivo principal desse tipo de gestão é trazer bons resultados para a empresa, como redução de custos e aumento da vida útil dos veículos. Para isso, a gestão de frotas demanda planejamento e controle de frotas, mapeando não só como o veículo está, mas como os motoristas estão. 

Fazem parte da gestão de frotas outros três tipos de gestão: 

  • Gestão de ativos: é o gerenciamento dos veículos que compõem a frota (são exemplos de atividades desenvolvidas a criação de inventários e cronogramas de manutenção)
  • Gestão de insumos: é a administração de recursos que são necessários ao funcionamento da frota, como o combustível. 
  • Gestão de pessoas: é o acompanhamento dado aos motoristas e demais integrantes da equipe, com o objetivo de alcançar os resultados estabelecidos pela empresa. (são exemplos a inclusão de treinamentos e o monitoramento dos condutores enquanto estão em viagem)

Qual a importância da gestão de frotas?

Veículo parado é sinônimo de prejuízo, certo? É justamente para eliminar paradas desnecessárias e ociosidades de veículos e equipes que a gestão de frotas existe e se faz necessária. 

Além disso, a gestão de frotas permite a rápida identificação de processos caros, ineficientes, não conformidades e a avaliação da utilização total do potencial da frota. 

Podemos destacar que os principais benefícios que a gestão de frotas traz à empresa se dividem em quatro grandes blocos: 

  • Controle sobre os ativos: ou seja, controle sobre os veículos através de informações como: tempo de vida útil, periodicidade de manutenções preventivas e sua duração; 
  • Controle sobre os custos: necessário para a sobrevivência do negócio, nesse acompanhamento entram ações como distribuição de recursos e redução de gastos; 
  • Prevenção de acidentes: alcançada através de recursos tecnológicos que mostram se o motorista está cumprindo os prazos de pausa e se está fazendo uma direção segura e defensiva. 
  • Segurança jurídica: atenção às legislações trabalhistas que ditam regras sobre a  jornada de trabalho dos motoristas, por exemplo. 
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É a eficiência dos processos que faz a gestão de frotas ser tão importante para as empresas. Depois de contar com processos padronizados, bem estruturados, planejados e acompanhados é possível ter uma série de benefícios, como:

  • Redução de gastos com manutenções corretivas;
  • Aumento da vida útil dos veículos; 
  • Maior segurança à frota e ao motorista; 
  • Aumento da satisfação dos clientes;
  • Redução de desgastes, desperdícios e perdas;
  • Diferenciação no mercado;
  • Tomadas de decisão mais assertivas; 
  • Criação de planos de ação mais ágeis;
  • Identificação e resolução rápida de problemas;
  • Comprimento de prazos e entregas mais agéis;
  • Aumento da produtividade da equipe.

Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e vantagens para a gestão de frotas

Na frota terceirizada a empresa contrata os veículos por um período determinado de tempo, estipulado em contrato, ou seja, funciona como um aluguel. Já na frota própria os veículos são de posse da empresa que os comprou. 

Preparamos um quadro comparativo que te ajuda a entender qual pode ser a melhor escolha para a sua empresa: 

Frota própria Frota terceirizada 
Vantagens Centralização de processos;
Controle completo da frota;
Flexibilidade nas entregas;
Possibilidade de uso de publicidade nos veículos; 
Comunicação mais rápida e eficaz com a equipe. 
Ajuda a empresa a manter o foco nas decisões estratégicas;
Não existem gastos com renovação e desgastes dos veículos; 
Previsibilidade dos custos; 
Inovações recentes e troca mais rápida de veículos. 
Desvantagens Maior tempo destinado à gestão das frotas;
A troca de veículos pode ser mais demorada;
Custos com manutenção;
Limite de cargas;
Falta de comunicação; 
Veículos não podem ser personalizados com alguma publicidade da empresa;
Dificuldades no monitoramento de carga

Quais são as tarefas da gestão de frotas em uma empresa

O gestor de frotas é quem coordena esse setor, entre suas atribuições estão:

  • Gerenciar o licenciamento, IPVA e emplacamento de veículos;
  • Administrar o planejamento e os fluxos de processo da gestão;
  • Elaborar treinamentos; 
  • Acompanhar a performance dos veículos e condutores;
  • Administrar a gestão de custos, reduzindo despesas;
  • Garantir que os motoristas estão seguindos as diretrizes para uma direção defensiva e segura; 
  • Garantir que os motoristas estão com a CNH válida e têm os cursos necessários para o transporte de carga;
  • Acompanhar a entrada e saída de veículos e suas condições;
  • Garantir a aderência às legislações e normas;
  • Ficar atento à necessidade de substituição de frota. 
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Principais problemas enfrentados na gestão de frotas

Toda gestão enfrenta desafios, por isso separamos aqui alguns dos problemas mais comuns de serem enfrentados em uma gestão de frotas e como resolvê-los: 

Mau uso dos veículos

Além dos desgastes comuns aos veículos pelo seu uso recorrente, o manuseio incorreto e falta de cuidados na direção também podem contribuir para a redução da vida útil da frota e aumento de acidentes.

Para superar esse desafio, o gestor deve propor treinamentos constantes que tratem sobre as boas práticas de direção e manuseio dos veículos. Os treinamentos podem abordar assuntos como direção responsável, tráfego por vias preservadas e cuidados necessários aos veículos. 

Além disso, muitas empresas preenchem checklists de entrada e saída para acompanhar a conservação do veículo e eventuais não conformidades. Veja um modelo físico e digital aqui.

Outra ação é desenvolver um manual de instruções, com recomendações que o motorista deve seguir ao fazer uso da frota. 

Negligência do cronograma de manutenção

Não respeitar o cronograma de manutenção ou não ter um controle eficiente das frotas pode trazer sérios prejuízos aos veículos. Isso porque problemas pequenos, que poderiam ser rapidamente identificados e corrigidos com uma preventiva, ao não serem detectados, podem transformar-se em grandes problemas, comprometendo a vida útil da frota. 

Realizar menos preventivas também significa que os gastos com manutenções corretivas podem aumentar, uma vez que quando identificados os problemas precisam ser resolvidos de forma urgente e sem nenhum planejamento prévio de parada de frota, comprometendo prazos e entregas. 

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Produtividade baixa

A produtividade da equipe só é alcançada quando ela está engajada. Por isso, a dica para a superação desse obstáculo é envolver os profissionais na gestão, criando o planejamento de forma conjunta com o time e permitindo a elaboração, também conjunta, do manual de boas práticas de uso dos veículos. 

Outra dica é incentivar o feedback e a comunicação com a equipe. Afinal, bons insights e oportunidades de melhorias podem aparecer de forma mais clara para quem está em amplo contato com a frota, não é mesmo?

Uso pessoal dos veículos

O uso de veículos da empresa para fins pessoais pode ser combatido através da elaboração das instruções de usos dos veículos e da criação de regras, que devem estar presentes em todo planejamento de gestão de frotas. 

É possível também utilizar ferramentas de fiscalização para fazer o rastreamento dos veículos e acompanhar desvios que não estavam previstos.  

Desperdício de combustível

O uso do combustível é ditado principalmente pelas ações dos motoristas enquanto estão dirigindo. Nesse caso, uma solução pode ser a existência de um treinamento que demonstre práticas e comportamentos que devem ser evitados, como acelerações e frenagens bruscas e que contribuem para o maior gasto de combustível. 

Aqui também podem ser usadas ferramentas de controle, como os checklists.

A importância da tecnologia na gestão de frotas 

A tecnologia potencializa a eficiência na gestão de frotas e, por isso, deve ser utilizada para organização, padronização e execução de serviços. 

Softwares e aplicativos permitem o controle das condições de veículos em suas entradas e saídas, criação de cronogramas de manutenções e rastreabilidade da frota. 

Assim, a gestão torna-se mais estratégica, eficaz e ágil. E os benefícios não param por aí, abaixo separamos que outras vantagens o uso da tecnologia traz à gestão de frotas. 

Leia também: Check list caminhão no aplicativo. Simples e efetivo!

Possibilita a redução de custos 

O planejamento proporcionado por apps e softwares impactam diretamente na redução de custos operacionais.

Isso acontece porque a organização permite que os recursos sejam melhor empregados, uma vez que ela facilita o acompanhamento das condições da frota, os prazos de realização de manutenções e ainda oferece um armazenamento de histórico de informações que impacta diretamente na tomada de decisão e no direcionamento de recursos. 

Organiza manutenções periódicas 

Alguns aplicativos, como o Produttivo, permitem a criação de cronogramas de manutenções preventivas, estabelecendo periodicidades, possibilitando o acompanhamento de execução e a emissão de relatórios fotográficos e checklists que apresentam as principais não conformidades. 

Ao montar um histórico dos veículos também é possível acompanhar o seu desgaste, incluindo outras manutenções ou planejando trocas e reparos necessários. Recursos que contribuem para o aumento de vida útil do veículo e para a eliminação de problemas graves.

Auxilia no dimensionamento de frota 

Algumas ferramentas também facilitam a centralização de informações, mostrando a quantidade de veículos que estão disponíveis para serem usados e mostrando como está a capacidade de atendimento da frota. 

Esses dados auxiliam na distribuição de atividades, que acontece de forma equilibrada, eliminando ociosidade e sobrecarga de trabalho. 

Promove o planejamento de rota 

Existem apps que auxiliam a gestão de frotas na medida em que identificam os melhores trajetos e rotas a serem utilizados, de forma a otimizar um serviço de entregas, por exemplo, criando um planejamento de paradas de acordo com os clientes que precisam ser atendidos naquele momento. 

Permite a criação de um histórico de informações

Mensuração de gastos, entradas de receitas, estado de conservação dos veículos e economia de recursos são informações importantes para toda gestão de frotas. É a partir do uso de apps e softwares que esses dados ficam melhor organizados e centralizados, criando um histórico que pode ser avaliado mês a mês.

O acompanhamento de indicadores em dashboards também torna o trabalho do gestor mais fácil na medida em que permite que os principais dados sejam observados de forma gráfica.

Como criar um gerenciamento de frota eficiente e evitando problemas:

Preparamos um passo a passo de como você pode estruturar a sua gestão de frotas:

1. Faça um inventário da frota

O diagnóstico serve para que um inventário da frota seja construído. Assim, o gestor deverá reunir as seguintes informações: 

  • Quantidade total da frota;
  • Tipo de veículo (carro, ônibus, caminhão);
  • Tamanho do veículo;
  • Capacidade de carga;
  • Estado de conservação (estão conservados ou precisam de manutenções e reparos?);
  • Quantidade de quilômetros que aquele veículo roda por mês;
  • Gastos com a frota (como combustível, pneus e peças);
  • Como está a manutenção (qual a última vez em que foi realizada);  
  • Não conformidades identificadas ao longo do tempo.

O inventário é fundamental para a criação de um histórico de informações. É ele quem irá facilitar a visão detalhada sobre a frota, identificando não conformidades e auxiliando na elaboração de planos de ação.  

2. Desenvolva um planejamento

A partir das informações coletadas, crie um planejamento. Defina quais serão os objetivos que a empresa quer alcançar e mais metas serão necessárias para atingir esse objetivo, que pode ser a redução de custos, por exemplo. 

Dentro das metas, estabeleça indicadores que ajudem a chegar ao objetivo principal, como a redução do número de manutenções corretivas. Não se esqueça de incluir prazos e responsáveis.

Também é importante criar uma política de gestão de frotas que deve compor o planejamento geral. Na política é preciso estabelecer o manual de boas práticas de uso dos veículos, as principais diretrizes e regras como: limite de velocidade por via, como agir de acordo com a condição climática e técnicas de direção defensiva. 

3. Crie um cronograma de manutenção

Nessa fase tudo que foi estipulado no planejamento precisa ser colocado em prática. No caso das manutenções, uma recomendação é definir um cronograma de manutenção. 

Outra forma de acompanhar as ações são os checklists e relatórios fotográficos, que podem ser usados tanto para orientar manutenções preventivas, identificando as não conformidades do veículo, como para controlar o estado das frotas diante de suas entradas e saídas. Nesse caso você pode usar alguns aplicativos, como o Produttivo, que permitem a criação de relatórios personalizados, como esses: 

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4. Acompanhe os indicadores

O controle da gestão de frotas será realizado através do monitoramento de indicadores, definidos previamente na fase de planejamento. 

Eles podem ser sobre produtividade, volume de trabalho, não conformidades mais comuns encontradas nos veículos, principais gastos e quais veículos apresentam mais desgaste. Tudo dependerá do objetivo final que a empresa traçou. 

5. Gerencie os custos por viagem

Os custos por viagem devem ser constantemente acompanhados e registrados para análises como tendência de quebras e desvios de custo e eficiência da frota. Entre as informações que o gestor deve ficar atento estão: 

  • Controle de gastos por corrida;
  • Custo por quilometragem rodada;  
  • Custos com combustível;
  • Despesas com motorista (alimentação, hospedagem, etc) 
  • Consertos e desgastes de peças. 

6. Administre os gastos de manutenção

O gerenciamento de custos de manutenção é fundamental na gestão de frotas porque além de contribuir para previsão de gastos, facilita a identificação da média de quilômetros rodados para que determinados desgastes aconteçam. 

Além dos indicadores, esse acompanhamento pode ser feito através de um bom plano de manutenção, com cronogramas previamente identificados. 

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7. Use softwares de gestão de frotas

Softwares e aplicativos de gestão de frotas contribuem para o uso da eficiência máxima dos veículos, digitalizando processos, auxiliando com histórico de informações e acompanhando indicadores e a localização dos veículos. 

Existem diferentes ferramentas que ajudam com variados desafios da gestão. 

Os apps de rastreamento, por exemplo, auxiliam no monitoramento da frota, no cálculo de gastos com combustível por rota, na criação de um histórico de viagens realizadas,na identificação de pontos de paradas, na quilometragem percorrida e na ociosidade da frota, sendo uma solução mais operacional. 

Já os aplicativos de execução de gestão de frotas auxiliam com o gerenciamento dos veículos, facilitando as manutenções preventivas, inspeções e o controle de entrada e saída dos veículos, através da emissão de relatórios e checklists. 

Quando combinadas, essas duas ferramentas otimizam e potencializam a gestão de frotas. 

8. Invista em capacitação

A capacitação permite que os condutores estejam sempre atualizados sobre as melhores práticas e engajados com o trabalho desenvolvido. 

É importante que treinamentos sejam constantemente realizados, envolvendo temas como segurança, controle de manutenção, prevenção à acidentes, legislação de trânsito, cuidados com transporte de mercadorias. 

9. Atualize cadastro de veículos e motoristas

A atualização de cadastro é importante para verificar irregularidades, como a CNH vencida e também para facilitar a identificação do condutor em casos de multas ou transgressões no trânsito.

10. Instale câmeras de monitoramento

As câmeras são necessárias porque garantem a segurança, tanto do motorista, prevenindo situações de riscos, quanto da carga transportada.

11. Invista em tecnologia para gestão de frotas 

Além do uso de aplicativos que melhoram o gerenciamento das frotas, os veículos também demandam outras ferramentas tecnológicas que contribuem para a execução segura dos serviços. 

São exemplos de tecnologias a serem empregadas nas frotas: satélites, câmeras, sensores e dispositivos de geolocalização. 

Outro recurso indispensável na gestão de frotas é a telemetria, uma ferramenta de monitoramento em tempo real que capta a velocidade, o consumo de combustível, freadas e acelerações bruscas, desgaste de pneus, RPM e temperatura do motor, além de outras informações sobre as ações do condutor. 

Leia também: Tudo sobre controle de frota

Uma gestão de frotas eficiente é acompanhada de planejamento, controle e uso de ferramentas tecnológicas. Por isso, não deixe de experimentar o Produttivo grátis por 15 dias e otimizar a execução do seu controle de frotas.

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