O sistema de gestão de frotas é um tipo de software que ajuda no controle da entrada e saída dos veículos, acompanhamento da manutenção e outras funcionalidades.
Veja qual a importância do sistema para a gestão de frotas, saiba como escolher melhor e conheça os recursos do Produttivo para acompanhamento da frota.
Veja também: Checklists digitais de veículos, caminhões e outros recursos para gestão de frotas
- O que faz um sistema de gestão de frotas?
- Como funciona um sistema de gestão de frotas?
- Qual a importância do sistema de gestão de frotas?
- Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de frotas?
- Como interpretar os dados de um sistema de gestão de frotas?
- Como escolher o sistema de gestão de frotas?
- Como o Produttivo pode auxiliar na gestão de frotas?
O que faz um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas é uma ferramenta que auxilia na supervisão, controle e otimização de uma frota de veículos. Ele é utilizado por empresas que possuem uma grande quantidade de veículos, como frotas de caminhões, carros, vans ou outros tipos de automóveis.
Ao implementar um sistema de gestão de frotas, as empresas buscam melhorar sua eficiência operacional, reduzir custos, garantir a segurança dos motoristas, o bom funcionamento dos veículos e manter um nível elevado de qualidade no serviço prestado.
Os sistemas ajudam na modernização e automação de processos nas operações de transporte e logística, com recursos que permitem acompanhar toda a frota em um único software.
Como funciona um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas normalmente funciona como um software, usado para monitorar e controlar as operações da frota. Na prática, o sistema funciona da seguinte maneira:
Dispositivos de rastreamento e sensores
Os veículos da frota podem ser equipados com dispositivos de rastreamento, geralmente baseados em tecnologias como GPS, que fornecem informações precisas sobre a localização em tempo real.
Além do rastreamento de localização, alguns sistemas também podem se integrar a sensores adicionais, como sensores de temperatura ou de combustível, câmeras de monitoramento, entre outros, fornecendo informações sobre o veículo mesmo à distância.
Leia também: Geolocalização: para que serve e como funciona?
Transmissão de dados
Os dados coletados pelos dispositivos são transmitidos para um servidor central, que mostra todo o status da frota e ainda fornece indicadores que facilitam a tomada de decisão, como o consumo de combustível de cada veículo.
Armazenamento e de dados
Os dados recebidos são armazenados em nuvem, de modo que podem ser acessados de qualquer lugar e ficam disponíveis para consulta. Isso inclui informações sobre a localização, status do veículo, consumo de combustível, histórico de manutenção, dados dos condutores, entre outros.
Gerenciamento
Um sistema de gestão de frotas, acessado por meio de um painel web ou aplicativo, permite aos gestores e operadores visualizar e analisar os dados da frota.
As funcionalidades de softwares como o Produttivo incluem relatórios personalizados, alertas automatizados, planejamento da manutenção preventiva, entre outras ferramentas para otimização das operações.
Planejamento de rotas e otimização
Com base nos dados coletados, o sistema pode oferecer sugestões para otimizar as rotas, reduzir o tempo de viagem e minimizar o consumo de combustível, contribuindo para uma gestão mais eficiente da frota.
Alertas e notificações
Outro recurso do sistema é a geração de alertas automáticos para eventos específicos, como desvios de rota não autorizados, manutenção pendente, excesso de velocidade, entre outros. Esses alertas permitem uma resposta rápida a situações críticas.
Relatórios e análises
Os gestores podem acessar relatórios detalhados sobre diversos aspectos da operação da frota, como análises de desempenho dos motoristas, consumo de combustível, custos operacionais, eficiência das rotas, entre outros.
Ao integrar esses componentes, um sistema de gestão de frotas proporciona uma visão abrangente e em tempo real das atividades dos veículos, trazendo eficiência operacional, reduzindo custos e aumentando a segurança dos motoristas.
Qual a importância do sistema de gestão de frotas?
O sistema de gestão de frotas pode trazer muitos benefícios para a empresa, vamos entender melhor sua importância:
Gestão da manutenção
Um dos principais benefícios do sistema de gestão de frotas é o controle da manutenção dos veículos, já que é possível acompanhar quais estão com manutenção pendente e até criar um planejamento para agendar vistorias futuras.
Além disso, ao programar manutenções preventivas com antecedência e periodicidade, o sistema ajuda a evitar falhas mecânicas inesperadas, minimizando o tempo de inatividade dos veículos e reduzindo os custos com manutenção corretiva emergencial.
Controle de combustível
Alguns sistemas permitem acompanhar o consumo de combustível por veículo, identificando não conformidades como consumo excessivo por um determinado veículo, o que indica necessidade de manutenção.
Também é possível prever gastos futuros com combustível e até traçar estratégias que ajudem na redução do consumo.
Vida útil de peças e componentes
Cada peça do veículo deve receber acompanhamento para garantir seu bom desempenho. Com o sistema de gestão de frotas, é possível acompanhar o histórico de manutenção dos componentes, agendar manutenções futuras conforme a necessidade e identificar quando é hora de realizar a troca.
Assim, as peças duram mais e têm um resultado melhor.
Leia também: Controle de materiais: o que é, como fazer e 4 dicas
Menos desgaste de pneus
Assim como outras peças em geral, os pneus também são acompanhados por meio de relatórios de inspeção e planos de manutenção, garantindo que estejam sempre prontos para operar e não sofram com desgaste inesperado.
Decisões embasadas
O sistema de gestão de frotas ainda mostra os principais indicadores da operação, apontando gargalos e embasando a tomada de decisão dos gestores.
Redução de custos
Ao monitorar o consumo de combustível, programar manutenções preventivas, otimizar rotas e identificar padrões de uso ineficientes, o sistema de gestão de frotas ajuda a reduzir os custos operacionais, aumentando a rentabilidade da empresa.
Ganho de produtividade
Ao automatizar tarefas administrativas, como planejamento de rotas e geração de relatórios, o sistema de gestão de frotas libera tempo para os gestores se concentrarem em atividades estratégicas, melhorando a produtividade geral da empresa.
Mais segurança
Alguns sistemas permitem o rastreamento em tempo real dos veículos, o que não só ajuda a evitar roubos e furtos, mas também permite uma resposta rápida em caso de emergências, como acidentes ou problemas mecânicos.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de frotas?
Cada sistema de gestão de frotas oferece diferentes recursos para atender às necessidades da empresa. Separamos algumas das principais funcionalidades para ficar de um olho em um sistema de gestão de frotas:
Rastreamento
O rastreamento permite monitorar em tempo real a localização dos veículos da frota através de tecnologias como GPS. Isso possibilita um melhor controle sobre as operações, ajuda na otimização de rotas e no monitoramento do tempo de entrega.
Monitoramento
Além do rastreamento, o monitoramento transmite informações do veículo diretamente para o sistema, repassando dados como velocidade média, gasto de combustível e outros.
Telemetria
A telemetria é um tipo de tecnologia muito usada na manutenção preditiva, que repassa os dados de funcionamento do veículo em tempo real, permitindo prever possíveis falhas e traçando parâmetros de funcionamento.
Roteirização
Já o recurso de roteirização é usado para planejar e otimizar as rotas dos veículos para garantir trajetos mais eficientes, reduzindo o tempo de viagem e economizando recursos.
Administração
A administração envolve um controle total da frota, como registro de entrada e saída de veículos, histórico, planos de manutenção, atividades pendentes e outros detalhes do dia a dia da empresa.
Sistemas como o Produttivo facilitam o acompanhamento das tarefas, mostrando o histórico dos veículos e permitindo a criação do plano de manutenção, enquanto oferecem integração com outros softwares.
Emissão de documentos
Em alguns casos, é necessário emitir documentos, como laudos e relatórios, que devem ser repassados aos órgãos fiscalizadores. Alguns sistemas de gestão de frota, como o Produttivo, facilitam o preenchimento dos documentos e ainda possibilitam sua emissão de forma totalmente digital.
Veja um exemplo de Checklist de Veículos preenchido e exportado em PDF pelo Produttivo:
Experimente o Modelo de Checklist de Veículos do Produttivo
Como interpretar os dados de um sistema de gestão de frotas?
Um dos benefícios do sistema de gestão de frotas, como falamos anteriormente, é a condensação dos dados da operação em indicadores, que indicam pontos de atenção da operação.
Para te ajudar a interpretar os dados gerados pelo sistema de gestão de frotas, separamos as dicas a seguir, confira:
Acompanhamento de indicadores
Ao obter os indicadores de manutenção da sua frota, selecione os que mais fazem sentido para sua operação e os de maior criticidade. Esses são os dados que devem ser priorizados na hora de procurar pontos de melhoria.
Além disso, é importante criar o hábito de acompanhar os indicadores periodicamente para avaliar se estão melhorando. Caso as ações aplicadas não estejam se refletindo nos indicadores, pode ser necessário mudar de estratégia ou procurar a verdadeira causa-raiz do problema.
Planos de ação
Após encontrar seus principais gargalos conforme apontado pelos indicadores, é preciso criar um plano de ação para tratar os problemas. Seu modelo de plano de ação pode incluir qual o objetivo a ser alcançado, prazos e as medidas implementadas.
Leia também: Plano de ação 5W2H: conceito, vantagens e como fazer
Como escolher o sistema de gestão de frotas?
Chegou a hora de escolher o sistema de gestão de frotas que será implementado na empresa! Veja nossas dicas para te ajudar a escolher o melhor sistema de gerenciamento de frotas para as suas necessidades:
Funcionalidades
Cada sistema oferece funcionalidades diferentes, portanto defina quais são os recursos indispensáveis para atender suas demandas.
Facilidade de uso
É importante que o sistema seja fácil de usar, já que a equipe inteira deve aderir ao software. Observe como é a interface, a página de abertura de chamados, o painel de atividades e as integrações do sistema.
Veja como é o painel de atividades do Produttivo:
A página mostra todas as atividades, tanto as pendentes quanto as em andamento e realizadas, permite atribuir o serviço aos técnicos e até criar novas tarefas. Tudo isso em uma interface fácil de usar.
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Investimento
Por fim, é preciso que os preços cobrados pela plataforma estejam de acordo com a capacidade do cliente. Com o Produttivo, os valores variam conforme as funcionalidades utilizadas e a quantidade de funcionários, com planos desde MEI.
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Como o Produttivo pode auxiliar na gestão de frotas?
O Produttivo é um sistema especialmente desenvolvido para auxiliar no planejamento, execução e comprovação de serviços em geral. Para a gestão de frotas, o software conta com recursos como os modelos digitais de checklist, perfeitos para registrar informações sobre os veículos.
Conheça alguns dos checklists prontos para uso:
Check list Caminhão
O checklist de caminhão é ideal tanto para registrar informações da manutenção dos veículos quanto para verificar se estão aptos para uso. Olha só como ele fica preenchido e exportado pelo Produttivo:
Experimente o Modelo de Checklist de Caminhão do Produttivo
Check list Veículos
Já o checklist de veículos pode ser usado para registro de entrada e saída ou para verificação de não conformidades. Vamos ver como fica:
Experimente o Modelo de Checklist de Veículos do Produttivo
Todos os modelos digitais do Produttivo contam com recursos como:
- Cabeçalho com preenchimento automático de informações de identificação do veículo e dados da empresa;
- Informações do serviço, incluindo horário de início e fim, e tempo total do serviço;
- Registro fotográfico com fotos da galeria ou tiradas na hora, com marcação de data, horário e localização;
- Questões com mais de 13 tipos de resposta, como textos curtos ou longos com preenchimento por voz, lista de peças e serviços, questões de checklist, não conformidade e muito mais;
- Assinatura digital feita diretamente na tela do celular;
- Personalização do formulário com logo e cores da empresa, para reforçar sua marca.
Você também pode criar seu próprio checklist, relatório ou ordem de serviço totalmente personalizado, atendendo às suas necessidades.
Além dos modelos digitais, o Produttivo oferece:
- Plano de manutenção para agendar serviços com antecedência;
- Dashboard automático com os principais indicadores apresentados em formato de gráficos;
- Pesquisa de satisfação para medir a reputação da empresa e a satisfação dos clientes;
- E muito mais!
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