Todas as empresas podem criar o seu próprio modelo de POP e se beneficiar das inúmeras vantagens que o procedimento operacional padrão oferece. Ao esquematizar o passo a passo de atividades comuns às rotinas de uma organização, o POP ajuda na padronização, no aumento da produtividade dos colaboradores e na melhora da qualidade das produções.
Neste artigo, além de mostrarmos os principais modelos de POP, te ajudamos a entender melhor os objetivos, benefícios e tipos de POP mais comuns.
Veja também: Modelos de checklist e relatórios digitais para usar no seu POP
- O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
- Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?
- Qual a importância do POP?
- Quais áreas podem usar um modelo de POP?
- Exemplos de modelo de POP
- Quais benefícios o POP traz para a empresa?
- O que deve conter em um modelo de Procedimento Operacional Padrão?
- Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?
- Como aplicar o POP com auxílio da tecnologia?
O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve como uma atividade acontece, de forma detalhada, do início ao fim, como um passo a passo.
Ele pode ser entendido também como uma ferramenta de controle de processos, em que é possível criar padrões de execuções, assegurar a previsibilidade do processo documentado e garantir a qualidade de produção, independentemente de quem a esteja realizando.
Os modelos de POP mais usados descrevem etapa por etapa como uma tarefa é desenvolvida, incluindo instruções precisas relacionadas a ordem de procedimentos; materiais, equipamentos ou ferramentas utilizadas; e parâmetros que norteiam o trabalho, como temperatura e tempo de funcionamento de uma determinada máquina, por exemplo.
Abaixo separamos um exemplo de modelo de pop usado para processos de manutenção que envolvem a limpeza de filtros de ares-condicionados:
Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?
O principal objetivo do POP é padronizar processos, garantindo que as tarefas sejam executadas da mesma forma, independentemente de quem esteja por trás dela, o que acaba impactando em outros resultados, como:
- Aumento de produtividade dos colaboradores e excelência operacional da empresa;
- Diminuição de desperdícios, falhas de processos e retrabalhos;
- Previsibilidade de processos.
Tantos ganhos fazem com que diversos segmentos, dos mais variados setores, apostem na criação de um modelo de POP para todas as atividades desenvolvidas na organização: manutenção, produção, limpeza e até para controle de qualidade, potencializando os resultados.
Qual a importância do POP?
Apesar do principal objetivo do POP ser a padronização de processos, sua importância se estende a outros resultados, como:
Substituição de Funcionários
Processos bem desenhados direcionam melhor a equipe e possibilitam que as atividades sejam realizadas sem a presença de uma liderança, gestão ou supervisão. Isso confere maior autonomia a todos os colaboradores e torna as substituições de funcionários mais fáceis. Afinal, o treinamento e capacitação dos novos colaboradores podem ser realizados através do próprio POP.
Além disso, é possível que gestores subam de cargo mais facilmente, uma vez que todos os colaboradores do seu time já estão familiarizados com os procedimentos de rotina da área, o que faz com que ele não fique preso à função por deter conhecimentos que demais colaboradores não tem.
Segurança
O modelo de POP também ajuda a aumentar a segurança do trabalho, diminuindo acidentes e doenças ocupacionais. Isso acontece porque o procedimento operacional padrão dita quais equipamentos de uso individual (EPIs) ou coletivo (EPC) devem ser adotados e a forma correta de usá-los.
Em procedimentos de rotina, os POPs também ajudam a reforçar cuidados com manuseio e operação de equipamentos, ferramentas e materiais instruindo sobre as formas corretas e seguras de uso, o que evita execuções erradas e acidentes.
Veja também: Inspeção de Segurança: conheça os tipos e como fazer
Identificação de Problemas e Otimização de processos
Quando um procedimento é mapeado, os erros de execução e operação são descobertos de maneira mais rápida, o que colabora diretamente para a melhoria e aprimoramento das atividades.
Nesse sentido, o POP ajuda as empresas a identificarem quais são os gargalos mais comuns durante a operação através dos fluxogramas e dos checklists.
De forma mais ampla o fluxograma evidencia se as etapas estão acontecendo na sequência certa e os checklists conseguem olhar mais especificamente para dentro das tarefas, possibilitando uma checagem em detalhes. Numa manutenção preventiva, por exemplo, é possível usar os checklists para garantir que todos os sistemas foram conferidos, marcando assim que cada passo é executado.
Preservar espaço e equipamentos
Além do passo a passo de como uma tarefa deve ser desenvolvida, os modelos de POP costumam trazer recomendações importantes para execução da atividade, como forma correta de manuseio de um determinado equipamento e orientações de como proceder caso algum erro seja encontrado. Isso garante que erros e retrabalhos sejam eliminados e os equipamentos sejam preservados.
Quais áreas podem usar um modelo de POP?
O modelo de POP pode ser usado em todas as áreas, já que serve para controlar e padronizar processos. Mas as áreas que mais costumam usar o POP são:
- Controle de qualidade;
- Segurança do Trabalho;
- Limpeza e desinfecção;
- Estoque e compras;
- Manutenção preventivas e preditivas de equipamentos e instalações;
- Cadastros, pagamentos e recebimentos do financeiro;
- Controle de insumos;
- Setor de comunicação.
Exemplos de modelo de POP
Preparamos alguns modelos de POP que vão te ajudar na criação do seu procedimento operacional padrão:
Modelo de POP metódico ou de teste
Esse modelo de POP se preocupa em antecipar possíveis problemas, especificando quais ações devem ser tomadas mediante adversidades ou simplesmente indicando ações que evitem o aparecimento desse problema.
São exemplos o POP para quando um equipamento apresenta falhas, ou um POP destinado a verificação das condições de um equipamento, estipulando quais devem ser os resultados encontrados e indicando quais ações devem ser tomadas para evitar erros, falhas ou quebras, como a orientação de usar luvas e óculos para a manipulação da rede elétrica.
Veja abaixo um POP metódico de manutenção preventiva:
Modelo de POP de segurança
O POP de segurança reúne as principais normas regulamentadoras e regras da segurança do trabalho a serem cumpridas pelos colaboradores, como o uso de EPIs.
Esse modelo de POP também disponibiliza um passo a passo com as ações a serem tomadas em casos de emergências, com telefones como do corpo de bombeiros e do Samu.
Com essas medidas, esse modelo de POP busca prevenir acidentes de trabalho e garantir a segurança dos colaboradores.
Outra forma de uso muito comum dos POPs de segurança é em casos de auditoria de processos, pois servem como uma forma de comprovar que as medidas previstas pelas NRs estão sendo cumpridas.
Veja abaixo um modelo de POP de segurança:
Além das instruções de realização das atividades é comum que checklists de verificação também façam parte do POP de segurança. Os checklists servem como uma forma de controle e comprovação de que, por exemplo, os colaboradores estão usando os EPIs adequados às atividades e que as NRs estão sendo cumpridas.
Abaixo compartilhamos um exemplo de checklist digital gerado em aplicativo que inspeciona os principais pontos da NR 12. Nele é possível marcar questões como obrigatórias, incluir fotos para a devida comprovação e configurar para que as não conformidades tenham destaque no relatório:
Modelo de POP de produção
O modelo de POP de produção serve para assegurar a qualidade de um produto e evitar falhas de processos. Para isso o POP reúne uma série de instruções relacionadas às normas de comercialização e aos padrões de qualidade da própria empresa.
Nos casos em que os times obedecem a escolas e há uma troca de turno, esse tipo de POP garante a padronização dos processos.
Veja um exemplo:
Modelo de POP de qualidade
Através de parâmetros relacionados a quantidade, temperatura, tempo, entre outros, o POP de qualidade busca criar um passo a passo completo e detalhado para que a qualidade dos produtos e serviços seja controlada e os desperdícios e erros de processo sejam eliminados.
Abaixo separamos um modelo de POP de controle da documentação de qualidade dos processos:
Modelo de POP de arquivamento
Os modelos de POP de arquivamento facilitam tanto o armazenamento, quanto a busca de arquivos, na medida em que padronizam como cada documento será armazenado, estipulando local, forma e tempo ideais.
Ter um POP de arquivamento é de extrema importância para empresas que passam por processos de auditoria e fiscalização e precisam apresentar documentos quando solicitados.
Podem ser arquivados todo tipo de documentos como ordens de serviços, ARTs, checklists, relatórios e tudo que seja de grande importância para a empresa ou precise ser apresentado mediante solicitação de órgãos fiscalizadores.
Veja abaixo um exemplo desse tipo de POP:
Modelo de POP de armazenamento
O modelo de POP de armazenamento indica como cada tipo de mercadoria e produto devem ser armazenados, demonstrando os locais e as formas mais recomendadas de fazer essa armazenagem.
Ao instruir colaboradores sobre melhores práticas de armazenamento de acordo com cada produto, a temperatura ideal e prazos de armazenamento, o POP garante o cumprimento das normas e a diminuição de prejuízos por má alocação de produtos.
Veja como elaborar seu POP de armazenamento:
Modelo de POP de conduta para reclamações
Na comunicação com o cliente é comum que apareçam algumas reclamações ou feedbacks negativos e a equipe de atendimento precisa saber como lidar com esses casos, é para esse cenário que existe o POP de conduta para reclamações.
Nesse modelo de POP estão indicadas possibilidades de respostas e as melhores abordagens para seguir com o atendimento, contornar a situação e tentar garantir a satisfação do cliente.
Veja um exemplo do que você pode inserir no documento:
Modelo de POP de Limpeza e desinfecção
Uma exigência da vigilância sanitária, o POP de limpeza tem como objetivo garantir a correta higienização dos espaços, cumprindo regras e critérios estabelecidos.
É fundamental que o POP apresente informações como:
- Locais higienizados;
- Métodos de higienização a serem utilizados em cada local;
- Materiais que deverão ser utilizados em cada serviço;
- Protocolos para higienização de mãos, limpeza terminal, desinfecção, uso de EPI, coleta de lixo, etc.
Confira abaixo modelos de pop para limpeza de superfícies, limpeza de mobiliários, bancadas e equipamentos e limpeza de pisos:
Outro material que pode estar presente no POP de limpeza, são os checklists. Eles servem para garantir que os procedimentos foram executados da forma correta e que os colaboradores estavam usando EPIs.
Veja um exemplo de checklist de limpeza disponibilizado no Kit Checklist e que você pode baixar gratuitamente:
Baixe o Kit Checklist e tenha acesso ao checklist de limpeza e mais outros 16 modelos
Modelo de POP de Manutenção
O POP de manutenção deve reunir informações como:
- Inventário de ativos com suas respectivas localizações e números de série;
- Cronograma de manutenção;
- Checklists de verificação de não conformidades;
- Descrição dos materiais necessários;
- Descrição dos procedimentos;
- Cuidados necessários ao manuseio dos equipamentos;
- Parâmetros de análise para a realização das manutenções;
- Ações corretivas a serem realizadas.
Veja um exemplo de modelo de POP de manutenção de chuveiro lava olhos:
Quais benefícios o POP traz para a empresa?
Os benefícios da implementação do POP podem ajudar as empresas a alcançarem resultados representativos relacionados à produtividade e qualidade.
Veja a seguir alguns desses benefícios:
Aumentar a qualidade dos processos
O POP ajuda a aumentar a qualidade de processos porque, ao definir padrões de como cada atividade deve ser executada, faz com que os retrabalhos ou erros sejam eliminados, o que aumenta a produtividade do time, e consequentemente, impacta na melhora da produção.
Além disso, por mais que aconteçam troca de times e equipes, o processo não será prejudicado, porque o POP oferece um passo a passo do que deve ser feito, com todas as instruções importantes.
Diminuir a taxa de erros
Como falamos anteriormente o POP é fundamental para diminuir erros, porque estabelece um padrão de qualidade ao qual produtos e processos devem responder. Ao olhar de forma detalhada para as tarefas é possível, já no processo de elaboração do POP, entender quais atividades são imprescindíveis para que os processos tenham êxito e se existem melhorias a serem implementadas.
Assim, manutenções, laudos, inspeções e qualquer outro tipo de processo se torna menos suscetível a erros o que tende a impactar a satisfação dos clientes.
Otimizar a produtividade
Não é novidade que processos desorganizados e faltas de padrão atrapalham os processos, porque geram retrabalho, insatisfação de clientes e atrasos. Tudo isso compromete as entregas dos colaboradores.
Ao ter em mãos uma orientação do que deve ser feito em cada cenário, o que deve ser analisado e quais ações tomar em determinadas situações, os funcionários conseguem organizar suas entregas, gerir seu tempo e focar na qualidade do que estão fazendo, aumentando a produtividade do seu trabalho.
O que deve conter em um modelo de Procedimento Operacional Padrão?
Apesar de existirem vários modelos de POP, existem algumas informações que são essenciais para todos eles e, por isso, devem constar em todos os tipos de POP. São elas:
- Título do POP, número de identificação, data de criação ou revisão;
- Objetivo do POP;
- Nome da empresa, área, setor ou processo ao qual o POP se destina;
- Índice para casos em que o POP é muito extenso;
- Glossário com siglas e jargões usados ao longo do POP;
- Definição dos conceitos usados no POP;
- Avisos e instruções de segurança;
- Lista de equipamentos, materiais ou ferramentas necessários a execução das atividades;
- Instrução de uso de equipamentos e materiais;
- Parâmetros de análise;
- Passo a passo da atividade padronizada;
- Definição dos responsáveis por cada tarefa;
- Planos de ação para os problemas encontrados;
- Fluxogramas de processos (se houver);
- Checklists de verificação (se houver);
- Controle de alterações, para quando algo no processo muda;
- Assinatura dos responsáveis.
Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?
Aqui vão algumas dicas para você ter o seu próprio modelo de POP, personalizando-o de acordo com a sua necessidade:
Escolha o nome do POP
Escolher o nome do POP parece simples, mas é uma tarefa muito importante, porque ele precisa deixar claro a qual processo ou atividade se refere. Quanto mais descritivo, melhor. Afinal, dentro de um setor existem várias atividades e dentro de uma grande empresa, podem existir várias filiais.
Além de dizer a quem está se referendo, é preciso que o nome do POP também já evidenciei qual é a sua finalidade, por exemplo; “POP para processo de instalação de ar condicionado split”, “POP de uso de EPIs no canteiro de obra” ou “POP de limpeza hospitalar para leitos de UTIs”.
Selecione documentos de referência
Existem documentos que ajudam a nortear as ações que vão ser tomadas? Então não se esqueça de incluí-los no POP para que eles possam ser consultados.
São exemplos de documentos de referências manuais de instrução, manuais de uso, normas regulamentadoras, legislações, códigos e até mesmo POPs antigos. Ou seja, tudo que oferece apoio às tarefas desenvolvidas.
Defina o local de aplicação
O local de aplicação deve ser descrito de forma completa e específica, é ele quem ajuda diferenciar locais que têm o mesmo nome e filiais.
É um passo muito importante para grandes empresas, por isso, deve ser acompanhado da indicação de qual setor, departamento ou filial se destina.
Descreva tarefas e responsáveis
No seu modelo de POP também é necessário deixar claro quem é o responsável por cada tarefa e quem desenvolve cada atividade.
Para ter certeza de que as responsabilidades, atribuições e até mesmo o fluxo do processo foi escrito de maneira correta, peça ajuda ao time que realiza as atividades que são foco da padronização. Só assim você terá a certeza de que o procedimento foi retratado de acordo com a realidade da operação.
Estabeleça o passo a passo dos procedimentos
O passo a passo dos procedimentos também deve ser criado oferecendo o maior número de detalhes possível. Se é um POP de manutenção, por exemplo, é preciso esclarecer quais materiais serão usados na atividade, se for preciso medir algum maquinário o POP precisa conter os parâmetros que dizem a situação do ativo e em seguida descrever ação por ação, desde o desligamento do aparelho, até os últimos testes de verificação.
Você também pode incluir o que deve ser feito caso algum dos passos não possa ser executado ou caso sejam encontradas falhas no processo.
Defina prazos para a revisão
O POP precisa ser constantemente atualizado, porque deve refletir de forma fidedigna o processo que deseja padronizar. Por isso, sempre que uma nova etapa for adicionada ou excluída de um fluxo de trabalho, é imprescindível que o POP seja atualizado.
Cria uma seção no POP de “Controle de Alterações” indicando quais revisões foram feitas, o motivo, a qual parte do POP se referem e a data.
A revisão do POP pode ser tanto semestralmente quanto anualmente.
Delimite os resultados esperados com o POP
Além da padronização, o POP precisa ser criado com um objetivo, que pode ser aumentar a satisfação dos clientes, aumentar a produção ou melhorar a qualidade dos produtos. Independentemente de qual seja o objetivo, é importante estabelecer critérios que possam medir se o resultado almejado foi alcançado.
Avalie as métricas após a implementação do POP, através de indicadores de desempenho, que mostrem se a mudança foi positiva e de que forma impactou os resultados da companhia.
São exemplos de indicadores a serem acompanhados:
- Nível de satisfação dos clientes;
- NPS;
- Volume de trabalho;
- Tempo de atendimento;
- Número de não conformidades;
- Número de avaliações positivas e negativas;
- Atendimento às NRs;
- Produtos entregues dentro do prazo;
- Retrabalho;
- Aproveitamento de produção;
- MTTR ou Tempo Médio de Reparação e MTBF ou Tempo Médio entre Falhas;
- Acidentes de trabalho;
- Tempo médio de espera;
- FRC ou resolução no primeiro contato;
- Entre outros.
Forneça ações corretivas
Dedique algum espaço do seu POP para indicar quais ações corretivas podem ser tomadas frente a qualquer imprevisto ou problema encontrado. É o caso de reclamações vindas do cliente: o que responder? para quem encaminhar a reclamação? Como proceder nessas situações? O POP deve evidenciar tudo isso.
Detalhe as siglas
Logo no início do POP não se esqueça de incluir a listagem de siglas que foram usadas ao longo do documento. Essa descrição vai fazer com que todo mundo possa entender as instruções do POP, mesmo quem desconhece a sigla usada.
Esse processo ajuda a evitar erros e ruídos na comunicação, que possam ter algum impacto direto no processo ou na forma como as atividades são executadas.
Como aplicar o POP com auxílio da tecnologia?
A tecnologia pode ajudar a construir POPs melhores e mais otimizados, digitalizando alguns recursos usados no documento, como checklists, análise de indicadores e produção de relatórios.
Em alguns aplicativos, como o Produtivo, é possível criar checklists e relatórios personalizados, com preenchimento automático de dados recorrentes e emissão de alertas para questões em não conformidade.
Em seguida, o gestor pode acompanhar os principais indicadores gerados a partir do preenchimento dos relatórios em um dashboard personalizado, com gráficos e disposição visual dos números, que ajudam na tomada de decisão. É possível ver indicadores e dados sobre volume de trabalho, tempo de atendimento, principais alertas de não conformidade, pesquisa de satisfação e indicadores de inspeção.
Veja também: Aplicativo de checklist: como utilizar no seu negócio
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