O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que detalha a execução de uma atividade desde a preparação até o registro.
Seu objetivo é instruir a equipe sobre os procedimento e padronizar as ações, mantendo os serviços dentro do padrão de qualidade da empresa.
Empresas de diversos segmentos podem utilizar modelos de POP para controlar as atividades, padronizar processos, aumentar a produtividade dos colaboradores e melhorar a qualidade das entregas.
Neste artigo, você descobre como fazer um POP passo a passo. Além disso, disponibilizamos 5 modelos prontos para baixar e personalizar gratuitamente. Veja:
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- Quer ir direto ao ponto? Resuma em 1 minuto.
- Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?
- Qual a importância do modelo de POP?
- Conheça 5 opções de modelo de POP gratuito do Produttivo
- Quais áreas de atuação precisam de um modelo de POP?
- O que deve constar em um modelo de POP?
- 9 passos para criar um Procedimento Operacional Padrão
- Automatize essa tarefa: edite modelos de POP direto do celular
Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?
O principal objetivo de um POP é padronizar processos, garantindo que as tarefas serão realizadas exatamente da mesma maneira, independentemente de quem seja o responsável.
Essa estrutura fixa garante outros benefícios:
- Excelência operacional da empresa, por conta dos padrões de qualidade estabelecidos;
- Redução de desperdícios, falhas de processos e retrabalhos;
- Previsibilidade de processos.
Essas vantagens tornam o POP atrativo para os mais variados setores, desde manutenção, produção, facilities e segurança eletrônica até controle de qualidade e segurança do trabalho.
Qual a importância do modelo de POP?
Apesar do principal objetivo do POP ser a padronização de processos, sua importância se estende a outros resultados, como:
1. Substituição de funcionários
Quando um colaborador sai de férias ou é desligado, é importante que seu time e funcionários futuros consigam realizar as atividades.
Ter um modelo de POP para cada processo confere mais autonomia à equipe e torna treinamentos e capacitações muito mais fáceis.
Além disso, os gestores têm mais tempo para pensar em estratégias de negócio, já que não precisam se preocupar com corrigir erros, revisar serviços e microgerenciar as atividades
2. Segurança
O modelo de POP também ajuda a aumentar a segurança do trabalho, diminuindo acidentes e doenças ocupacionais.
Isso acontece porque o procedimento operacional padrão dita quais equipamentos de proteção de uso individual (EPIs) ou coletivo (EPCs) devem ser adotados e a forma correta de usá-los.
O modelo de POP também reforça cuidados com manuseio e operação de equipamentos, ferramentas e materiais, instruindo sobre as formas corretas e seguras de uso, o que evita execuções erradas e acidentes.
3. Identificação de problemas
No processo de produção do POP, é necessário mapear detalhadamente o passo a passo da realização das atividades.
Nesse processo, é possível que sejam identificados erros de execução ou oportunidades de melhoria de maneira mais rápida.
Por isso, é interessante montar o modelo de POP em conjunto com o responsável pela realização da atividade. Ele pode comentar quais são os principais gargalos da operação, apresentar e validar ideias de melhorias.
4. Preservar espaço e equipamentos
O modelo de POP traz recomendações importantes para execução da atividade, como forma correta de manuseio de um determinado equipamento ou orientações de como proceder caso algum erro seja encontrado.
Isso garante que erros e retrabalhos sejam eliminados e os equipamentos sejam preservados.
Conheça 5 opções de modelo de POP gratuito do Produttivo
Agora que você já sabe a importância do Procedimento Operacional Padrão, chegou a hora de colocar a mão na massa.
Para te ajudar nesse processo, o Produttivo criou o kit Modelo de POP, um material totalmente gratuito que vem com cinco modelos diferentes do documento prontos para baixar e usar.
Vamos conhecê-los?
1. Modelo de POP passo a passo
O modelo de POP nesse formato reúne um passo a passo das etapas e rotinas de um processo, mas com descritivos breves. É o mais indicado para quem precisa de detalhamento nas tarefas.
Veja só como fica:
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2. Modelo de POP checklist
Já o checklist é uma lista de verificação em que o colaborador dá um check em todas as tarefas que foram realizadas.
É construído de forma rápida e fácil, com questões objetivas; por isso, é indicado para quem prefere manuais mais dinâmicos e baixa complexidade.
Dê uma olhada:
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3. Modelo de POP fluxograma
O fluxograma permite a criação de um fluxo de atividades de um processo de forma visual, fazendo uso de símbolos que indicam quando uma tarefa inicia, quando termina e quais são os possíveis caminhos a serem seguidos.
É indicado para tarefas que dependem da tomada de decisão, porque mostram quais são as opções e os próximos passos depois que aquela ação for executada.
Confira:
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4. Modelo de POP segurança do trabalho
Pensando em empresas que precisam de um modelo de POP para segurança do trabalho, preenchemos um POP em checklist com essa temática.
Ajuste somente com os detalhes necessários do seu negócio:
Veja o modelo de POP segurança do trabalho completo e baixe gratuitamente
5. Modelo de POP manutenção preventiva
Para empresas que realizam manutenções preventivas, preparamos um material específico. É só baixar, personalizar e pronto!
Veja:
Veja o modelo de POP manutenção preventiva completo e baixe gratuitamente
Todos os modelos acima podem ser baixados gratuitamente, é só acessar a página do material, escolher seu formato preferido, e pronto!
Quais áreas de atuação precisam de um modelo de POP?
O modelo de POP pode ser usado em todas as áreas, já que serve para controlar e padronizar processos. Mas os segmentos que mais costumam usar o POP são:
- Controle de qualidade;
- Segurança do trabalho;
- Limpeza e desinfecção;
- Estoque e compras;
- Manutenção preventivas e preditivas de equipamentos e instalações;
- Cadastros, pagamentos e recebimentos do setor financeiro;
- Controle de insumos e estoque;
- Setor de comunicação.
Ou seja, qualquer área que se beneficie da documentação e padronização dos processos pode investir no modelo de POP para garantir registros adequados e referências para consulta.
O que deve constar em um modelo de POP?
Cada modelo de POP pode e deve ser personalizado para atender às necessidades da empresa, mas algumas informações são essenciais para todos eles e, por isso, devem constar em todos os tipos de procedimento operacional padrão. São elas:
- Título do POP, número de identificação, data de criação e revisão;
- Objetivo do POP;
- Nome da empresa, área, setor ou processo ao qual o POP se destina;
- Índice para casos em que o POP é muito extenso;
- Glossário com siglas e jargões usados ao longo do POP;
- Definição dos conceitos usados no POP;
- Avisos e instruções de segurança;
- Lista de equipamentos, materiais ou ferramentas necessários a execução das atividades;
- Instrução de uso de equipamentos e materiais;
- Parâmetros de análise;
- Passo a passo da atividade padronizada;
- Definição dos responsáveis por cada tarefa;
- Planos de ação para os problemas encontrados;
- Fluxogramas de processos (se houver);
- Checklists de verificação (se houver);
- Controle de alterações, para quando algo no processo muda;
- Assinatura dos responsáveis.
Esses dados são essenciais para garantir que o modelo de POP contenha todas as informações necessárias e facilite a organização interna da empresa.
9 passos para criar um Procedimento Operacional Padrão
Aqui vão algumas dicas para você ter o seu próprio modelo de POP, personalizando-o de acordo com a sua necessidade:
1. Escolha o nome do POP
Escolher o nome do POP parece simples, mas é uma tarefa muito importante, porque ele precisa deixar claro a qual processo ou atividade se refere.
Quanto mais descritivo, melhor. Afinal, dentro de um setor existem várias atividades e dentro de uma grande empresa, podem existir várias filiais.
Além de dizer a que está se referindo, é preciso que o nome do POP também já evidencie qual é a sua finalidade, por exemplo; “POP para processo de instalação de ar condicionado split” ou “POP de limpeza hospitalar para leitos de UTIs”.
2. Selecione documentos de referência
Existem documentos que ajudam a nortear as ações que vão ser tomadas? Então, não se esqueça de incluí-los no POP para que eles possam ser consultados.
São exemplos de documentos de referências: manuais de instrução, guias de utilização, normas regulamentadoras, legislações, códigos e até mesmo POPs antigos. Ou seja, tudo que oferece apoio às tarefas desenvolvidas.
3. Defina o local de aplicação
O local de aplicação deve ser descrito de forma completa e específica, é ele quem ajuda diferenciar locais que têm o mesmo nome e filiais.
É um passo muito importante para grandes empresas, por isso, deve ser acompanhado da indicação de qual setor, departamento ou filial se destina.
4. Descreva tarefas e responsáveis
No seu modelo de POP, também é necessário deixar claro quem é o responsável por cada tarefa e quem desenvolve cada atividade.
Para ter certeza de que as responsabilidades, atribuições e até mesmo o fluxo do processo foi escrito de maneira correta, peça ajuda ao time que realiza as atividades que são foco da padronização.
Só assim você terá a certeza de que o procedimento foi retratado de acordo com a realidade da operação.
Não se esqueça de designar também um responsável pela revisão do POP, como um gestor ou líder.
5. Estabeleça o passo a passo dos procedimentos
O passo a passo dos procedimentos deve ser criado oferecendo o maior número de detalhes possível.
Se for preciso medir algum maquinário, por exemplo, o POP precisa conter os parâmetros que dizem a situação do ativo e em seguida descrever ação por ação, desde o desligamento do aparelho, até os últimos testes de verificação.
Você também pode incluir o que deve ser feito caso algum dos passos não possa ser executado ou caso sejam encontradas falhas no processo.
6. Defina prazos para a revisão
O POP precisa ser constantemente atualizado, porque deve refletir de forma fidedigna o processo que deseja padronizar.
Por isso, sempre que uma nova etapa for adicionada ou excluída de um fluxo de trabalho, é imprescindível que o POP seja atualizado.
Cria uma seção no POP de “Controle de Alterações” indicando quais revisões foram feitas, o motivo, a qual parte do POP se referem às mudanças e a data.
A revisão do POP pode ser tanto semestral quanto anualmente, ou qualquer outra frequência que faça sentido para a sua operação.
7. Delimite os resultados esperados com o POP
Além da padronização, o POP precisa ser criado com um objetivo, que pode ser elevar a satisfação dos clientes, aumentar o volume de produção ou melhorar a qualidade dos produtos e serviços.
Independentemente de qual seja o objetivo, é importante estabelecer critérios que possam medir se o resultado almejado foi alcançado.
Avalie as métricas após a implementação do POP por meio de indicadores de desempenho que mostrem se a mudança foi positiva e de que forma impactou os resultados da organização.
São exemplos de indicadores a serem acompanhados:
- Nível de satisfação dos clientes;
- NPS;
- Volume de trabalho;
- Tempo de atendimento;
- Número de não conformidades;
- Número de avaliações positivas e negativas;
- Atendimento às NRs;
- Produtos entregues dentro do prazo;
- Retrabalho;
- Aproveitamento de produção;
- MTTR ou Tempo Médio de Reparação e MTBF ou Tempo Médio entre Falhas;
- Acidentes de trabalho;
- Tempo médio de espera;
- FRC ou resolução no primeiro contato;
- Entre outros.
8. Forneça ações corretivas
Dedique algum espaço do seu POP para indicar quais ações corretivas podem ser tomadas frente a qualquer imprevisto ou problema encontrado.
É o caso de reclamações vindas do cliente: o que responder? Para quem encaminhar a reclamação? Como proceder nessas situações? O POP deve evidenciar tudo isso.
9. Detalhe as siglas
Logo no início do POP, não se esqueça de incluir a listagem de siglas que foram usadas ao longo do documento. Essa descrição vai fazer com que todo mundo possa entender as instruções do POP, mesmo quem desconhece a sigla usada.
Esse processo ajuda a evitar erros e ruídos na comunicação, que possam ter algum impacto direto no processo ou na forma como as atividades são executadas.
Automatize essa tarefa: edite modelos de POP direto do celular
Para quem está em busca de automatizar tarefas e digitalizar documentos, o Produttivo é um software que faz o controle dos serviços e ainda permite a elaboração de checklists, relatórios e outros formulários para complementar o seu modelo de POP.
Conheça alguns recursos do sistema:
- Plano de atividades que permite agendar serviços recorrentes com antecedência;
- Calendário da equipe, ideal para acompanhar a rotina de cada técnico em campo e fazer os agendamentos sem conflito;
- Formulários digitais prontos para uso e personalizáveis, para registrar as informações em tempo real e compartilhar em poucos cliques;
- Dashboard de indicadores com as principais métricas da sua empresa exibidas em formato de gráficos fáceis de interpretar;
- Pesquisa de satisfação enviada ao cliente automaticamente após o serviço;
- E muito mais!
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