O relatório de inspeção é uma ferramenta muito utilizada na gestão de serviços para avaliar riscos e não conformidades, controlar a qualidade de processos e o cumprimento de normas técnicas.
Neste artigo mostramos dicas de como elaborar um relatório de inspeção eficiente e oferecemos alguns modelos prontos que podem ser baixados ou usados digitalmente no sistema do Produttivo.
Veja também: Modelos prontos de relatórios de inspeção para usar em sistema
O que é um relatório de inspeção?
O relatório de inspeção é um documento que reúne todas as informações e detalhes apurados em uma vistoria. Por isso, deve ser breve e realizado periodicamente, a fim de permitir comparações e monitoramento na melhora dos itens apurados.
O documento pode ser feito em dois formatos principais. O primeiro e mais utilizado é o checklist, no qual as questões são construídas para que o inspetor consiga marcar se os itens avaliado estão em conformidade com os requisitos que basearam a vistoria. Veja um exemplo abaixo:
Baixe esse modelo gratuitamente e edite do jeito que quiser!
Já o segundo formato é o relatório de inspeção dissertativo. Nele não existem questões orientadoras ou regras pré-estabelecidas, o inspetor realiza o preenchimento conforme suas observações, descrevendo textualmente cada situação.
Os relatórios de inspeção podem ser criados com diferentes objetivos: analisar riscos à saúde do trabalhador, avaliar as condições de funcionamento de um equipamento, garantir o cumprimento de normas regulamentadoras e mais.
Para que serve o relatório de inspeção?
A função de um relatório de inspeção é evidenciar as não conformidades de um processo, para que a partir delas surjam planos de ação e medidas corretivas que as solucionem.
Além disso, o relatório de inspeção também é responsável por:
- Avaliar processos;
- Avaliar riscos;
- Garantir a implementação de boas práticas para a área;
- Garantir segurança;
- Realizar o controle de qualidade;
- Fiscalizar o cumprimento de normas técnicas e demais legislações sobre o setor.
Leia também: Relatório de não conformidade: o que é e como elaborar
Relatório de inspeção exemplo
Preparamos alguns exemplos de relatórios de inspeção mais utilizados no mercado. Você pode baixar gratuitamente todos os exemplos oferecidos aqui e personalizá-los como quiser!
Relatório de inspeção de segurança do trabalho
Os relatórios de inspeção de segurança do trabalho são utilizados para avaliar as medidas de segurança adotadas pela empresa e assim garantir a segurança no ambiente de trabalho.
No relatório são analisados itens como:
- Condições de trabalho;
- Infraestrutura;
- Principais riscos;
- Uso de equipamentos de proteção individual (EPI);
- Uso de equipamentos de proteção coletiva (EPC);
- Medidas administrativas.
Veja abaixo um exemplo de relatório de inspeção feito em formato de checklist para averiguar o uso de EPIs:
Baixe esse modelo gratuitamente e edite do jeito que quiser!
Relatório técnico de inspeção das instalações elétricas
O relatório de inspeção de instalações elétricas serve para averiguar o funcionamento e a segurança de componentes e projetos elétricos. Nele são verificados pontos como:
- Documentações obrigatórias com base na NBR 5419, NBR 5410 e NR 10;
- Sinalizações;
- Quadros elétricos e componentes;
- Equipamentos elétricos;
- Inspeção termográfica de componentes.
Veja um exemplo desse modelo que pode ser baixado gratuitamente e personalizado do seu jeito:
Baixe esse modelo gratuitamente e edite do jeito que quiser!
Relatório de inspeção de extintores e hidrantes
O relatório de inspeção de extintores e hidrantes também serve para atestar a segurança e correto funcionamento do sistemas, garantindo que possam ser utilizados sem maiores problemas em situações de prevenção e combate a incêndios.
Nesse tipo de relatório são avaliados itens como:
- Pressão interna;
- Validade;
- Lacre;
- Carga;
- Pino de travamento;
- Sinalização da área;
- Entre outros
Veja um exemplo que pode ser personalizado abaixo:
Use o modelo e personalize como quiser!
Relatório de inspeção ar condicionado
Esses relatórios de inspeção são muito utilizados na manutenção de ar condicionado para que todos os itens sejam verificados, sem esquecer de nada.
Na manutenção são conferidos:
- A aparência do equipamento;
- O sistema elétrico;
- O sistema mecânico;
- O sistema de refrigeração.
Veja um exemplo de como o relatório pode ficar e das questões que podem ser abordadas nele:
Baixe esse modelo gratuitamente
Relatório de inspeção predial
Os modelos de relatório de inspeção predial são perfeitos para quem realiza a administração de condomínios e precisa controlar a execução dos serviços de manutenção predial.
É possível criar um checklist que reúna questões para verificação, como:
- Equipamentos da portaria;
- Instalações elétricas;
- Instalações hidráulicas;
- Sistemas contra incêndio;
- Limpeza e conservação.
Checklist de manutenção predial pronto para baixar
Relatório de inspeção de manutenção
Os relatórios de inspeção de manutenção estabelecem uma ordem de checagem, que passa pelos principais sistemas do equipamento que se deseja verificar. É possível criar relatório para manutenção industrial, manutenção de compressores, manutenção de geradores, entre outros tipos de manutenção.
Veja um exemplo de relatório de manutenção de equipamentos, com questões sobre:
- Aparência do ativo;
- Sistema mecânico;
- Sistema elétrico;
- Lubrificação;
- Sistema de segurança.
Checklist de manutenção preventiva pronto para baixar
Relatório de inspeção de caldeiras
A inspeção de caldeiras é regulamentada pela NR 13, que elenca uma série de pontos que devem ser averiguados, entre eles:
- Documentações exigidas ao setor;
- Teste pneumático;
- Teste hidrostático;
- Inspeções visuais internas e externas;
- Calibração do manômetro
- Entre outros.
Checklist de caldeiras pronto para baixar
Como fazer um relatório de inspeção?
Além dos modelos de exemplos que apresentamos acima e que você pode baixar e personalizar de acordo com o seu segmento, preparamos dicas para que você possa criar relatórios de inspeção do zero. Confira:
1. Crie um cabeçalho com informações gerais
O cabeçalho é uma das informações mais importantes do relatório de inspeção, porque além de conter os principais dados do serviço, também facilita a localização e armazenamento do arquivo, que pode ser encontrado facilmente através de uma rápida consulta.
É importante armazenar esse tipo de arquivo para servir de histórico ou para apresentar mediante a solicitação de órgãos fiscalizadores.
No cabeçalho devem conter as seguintes informações:
- Nome da empresa;
- Número do relatório;
- Local ou departamento onde a inspeção foi realizada;
- Listagem de equipamentos inspecionados;
- Data de realização da inspeção;
- Dados do profissional responsável por executar a inspeção.
2. Descreva como será a inspeção
É importante deixar claro quais metodologias vão guiar a inspeção, quais métodos de avaliação serão utilizados e quais normas estão baseando as checagens.
3. Realize conferência através de um checklist
A vistoria pode ser realizada através de checklists que reúnem as principais questões que vão ser checadas durante a inspeção.
O checklist pode ser montado de acordo com seções, respeitando a sequência de checagens que o inspetor vai realizar, para otimizar o serviço.
Em checklists online, como os feitos no aplicativo do Produttivo, um diferencial é que as seções do checklist recebem pontuações e caso algum item esteja irregular, é mais fácil identificar, porque a pontuação não fica em 100%. O gestor também é avisado sobre a não conformidade e consegue criar planos de ação para sua resolução.
Veja um exemplo:
4. Inclua registros fotográficos para comprovação
As fotos são excelentes evidências para comprovar tanto conformidades, quanto não conformidades. Elas aumentam a segurança das informações apresentadas e melhoram a comprovação da realização do serviço.
Em softwares é possível criar relatórios fotográficos em que as imagens tiradas na hora já saem com a marcação de data e hora em que foram tiradas, para assegurar a ainda mais a confiabilidade da inspeção.
5. Liste os serviços executados
Não se esqueça de detalhar quais foram os serviços realizados durante a inspeção e quais ações corretivas foram empregadas na tentativa de solucionar as não conformidades.
São exemplos: limpezas, reparos, trocas de componentes, lubrificação, entre outros!
No Produttivo, ao selecionar os serviços realizados, eles aparecem no relatório final com os preços de cada atividade e o cálculo de todos os trabalhos desenvolvidos é feito automaticamente pelo próprio sistema. Um recurso muito utilizado por quem realiza manutenções.
6. Apresente os resultados da inspeção
Ao final da vistoria não deixe de incluir no relatório de inspeção, quais foram os resultados obtidos e o que foi concluído.
Insira informações como:
- As não conformidades encontradas conseguiram ser tratadas?
- Quais foram as normas e procedimentos que as não conformidades descumprem?
- As não conformidades relatadas na última inspeção conseguiram ser solucionadas?
- Quais ações foram realizadas para corrigir as não conformidades encontradas na última inspeção?
7. Faça recomendações
Após levar em consideração todas as informações e fatos apurados na inspeção e os históricos, faça recomendações de ações que podem ser realizadas para as correções das irregularidades detectadas e até mesmo ofereça orientações para futuras inspeções.
8. Colete as assinaturas necessárias
Para finalizar e dar mais confiabilidade ao relatório de inspeção, colete as assinaturas necessárias, que podem ser a do responsável pela inspeção, a do cliente ou de algum gestor encarregado.
Relatório de inspeção PDF digital
O uso de relatórios digitais feitos em aplicativo com recursos que agilizam o preenchimento, melhoram a confiabilidade das informações e fornecem indicadores para serem acompanhados está se popularizando cada vez mais.
Esses modelos acabam com problemas recorrentes do uso de relatórios em papel, como esquecimentos, rasuras e necessidade de digitalização das informações do papel para o digital.
Veja alguns modelos preenchidos por aplicativo e gerados em instantes em PDF para ser enviados diretamente à gestores ou clientes:
Relatório de inspeção de equipamentos PDF
O relatório de inspeção de equipamentos tem como objetivo vistoriar os ativos utilizados pela empresa, garantindo que eles respeitam normas de segurança como a NR 10, NR 12, NR 18 e NR 33.
Ele serve para realizar uma avaliação de riscos, analisando elementos como desempenho e utilização dos equipamentos.
Veja abaixo um modelo de relatório de máquinas e equipamentos gerado no Produttivo e que pode ser adaptado ao seu segmento:
Modelo de checklist de máquinas e equipamentos digitais para usar
No modelo é possível anexar fotos durante o preenchimento do relatório e elas já saem configuradas no relatório final em PDF, eliminando o retrabalho de anexar as fotos no escritório após a realização da inspeção.
Relatório de inspeção técnica PDF
A visita técnica tem como objetivo encontrar irregularidades e assim criar planos de ação para sua resolução.
Por isso, é muito comum que relatórios de inspeção deste tipo tenham campos para evidências fotográficas que comprovem a não conformidade encontrada ou a realização do serviço.
Outro campo muito utilizado é para oferecer um diagnóstico dos problemas detectados e das ações corretivas empregadas.
Modelo de relatório de visita técnica digital pronto para usar
Ao optar pelo modelo digital de relatório de inspeção do Produttivo, as assinaturas são colhidas diretamente da tela do celular ou tablet do inspetor e saem configuradas no relatório final, assim que a inspeção é finalizada.
Relatório de inspeção anual de elevadores PDF
A manutenção de elevadores precisa seguir uma ordem de verificações específicas de forma a atestar o correto funcionamento dos equipamentos e a segurança de seus usuários.
Logo, faz a checagem de itens como:
- Cabina;
- Teto da cabina;
- Porta de pavimento;
- Quadro geral;
- Quadro de comando;
- Máquina de tração;
- Limitador de velocidade;
- Entre outros.
Modelo de checklist de inspeção de elevadores digital pronto para usar
Nos modelos de relatório de inspeção gerados no Produttivo, as informações da empresa, do cliente, do serviço e do ativo que passará pela inspeção, são todas preenchidas automaticamente com base nos cadastros feitos no sistema, o que confere mais agilidade na hora do preenchimento.
Relatório de inspeção de caldeiras PDF
O relatório de inspeção de caldeiras segue as recomendações da NR 13 para atestar a segurança desses equipamentos, portanto o relatório deve apresentar informações como:
- Dados da placa de identificação da caldeira;
- Tipo;
- Categoria;
- Tipo de inspeção a ser executada;
- Descrição das inspeções, exames e testes;
- Relação dos itens da NR 13 que tratam sobre caldeiras;
- Entre outros.
Modelo de checklist para inspeção NR 13 digital
Através de relatórios digitais é possível selecionar entre inúmeras opções de campos de resposta, o que deixa o relatório mais padronizado e o preenchimento mais ágil.
No Produttivo é possível escolher entre mais de 13 campos de resposta: checklist de conformidade, fotos, localização GPS, números, respostas de seleção múltipla ou única e muito mais!
Relatório de inspeção de qualidade PDF
A avaliação da qualidade dos processos é realizada através de um relatório de inspeção que leva em consideração a política de qualidade da empresa, o planejamento de cada setor, processos de documentação e acompanhamento de resultados, requisitos para a elaboração dos produtos ou serviços, entre outros.
Crie seu próprio modelo de relatório de inspeção de qualidade digital no Produttivo
Um recurso que melhora a gestão das inspeções no Produttivo é a pontuação do checklist. Ao estabelecer pontuações para cada uma das seções analisadas, o relatório mostra claramente onde estão as não conformidades, porque sempre que uma irregularidade é marcada no checklist a seção perde pontos, não alcançando a pontuação máxima de 100%.
Relatório de inspeção ambiental PDF
O relatório de inspeção ambiental pode ser utilizado para diversos fins: realizar o controle de gestão ambiental, para analisar o tratamento da gestão de resíduos e até mesmo para identificar se legislações ambientais estão sendo respeitadas pela empresa.
Modelo de relatório de inspeção ambiental pronto para usar
Nos relatórios digitais as informações como data, hora e localização são registradas automaticamente pelo sistema com base no momento em que o preenchimento do relatório é iniciado, dificultando o acontecimento de fraudes.
Relatório de inspeção de obra PDF
Os relatórios de inspeção de obra são muito utilizados para realizar o acompanhamento da evolução de uma construção. Eles podem ser realizados no formato de relatório diário de obra (RDO), detalhando todo o andamento dos serviços.
Modelo de relatório diário de obra pronto para usar e personalizar
No Produttivo, através do preenchimento dos relatórios, é possível acompanhar indicadores em um painel com gráficos bem visuais que apresentam dados como: principais não conformidades encontradas nas inspeções, volume de trabalho, entre outros.
Relatório de inspeção de compressores PDF
Assim como outros tipos de inspeção em equipamentos, a realizada em compressores também tem como objetivo garantir a saúde de funcionamento do ativo, o prolongamento de sua vida útil e a segurança dos operadores.
No relatório de inspeção podem ser feitas checagens como:
- Apresentação de ruídos por parte dos compressores;
- Estado de conservação das conexões das mangueiras;
- Nível de óleo;
- Nível de água;
- Nível de combustível;
- Entre outros.
Experimente os modelos de checklist de manutenção do Produttivo
No Produttivo a inclusão da descrição dos serviços realizados é facilitada, porque basta selecionar os serviços realizados que foram previamente cadastrados no sistema, que o cálculo de valores é feito automaticamente.
Por que usar um modelo de relatório de inspeção digital em aplicativo?
O relatório de inspeção em papel está ficando cada vez mais ultrapassado, porque a tecnologia consegue resolver problemas muito comuns do seu uso, como:
- Demora de preenchimento;
- Dificuldade na padronização do documento;
- Erros, faltas de informações e rasuras;
- Dificuldade de armazenamento.
Por outro lado, ao optar por sistemas e softwares que realizam a emissão desses relatórios de forma automatizada, você pode se beneficiar de inúmeras formas:
- Apresentação de informações mais claras e precisas;
- Agilidade no preenchimento, uma vez que o próprio sistema pode preencher informações cadastradas no sistema de maneira automática;
- Maior exatidão nos dados e informações apresentadas;
- Eliminação de esquecimentos, afinal os aplicativos contam com um recurso que não deixa que o relatório seja finalizado sem que todas as questões sejam respondidas;
- Eliminação de problemas com rasuras ou dificuldades em entender a letra de quem realizou o preenchimento;
- Histórico de dados em um único lugar e sem a perda de informações, já que tudo está armazenado em nuvens;
- Emissão de relatórios com a mesma estrutura e padrão de qualidade;
- Anexação de fotos no momento do preenchimento, eliminando a necessidade de voltar ao escritório para incluir as fotos tiradas durante a inspeção em campo;
- Atualização dos dados e indicadores em tempo real;
- Acesso aos relatórios de qualquer lugar e a qualquer momento;
- Recursos que aumentam a segurança e a confiabilidade das informações apresentadas;
- Relatórios personalizados e mais profissionais com a logo e as cores da empresa.
Software para relatório de inspeção
Um exemplo de software disponível no mercado para emissão de relatórios de inspeção é o Produttivo. Nele você pode pegar o relatório de inspeção que já usa, independente do formato, e migrar para dentro da plataforma. Ou até mesmo criar modelos do zero.
Nesse caso, o papel é substituído pelo aplicativo, só que com vários outros recursos, como:
- Questões de conformidade e não conformidade, integradas com sistemas de pontuação, alertas e planos de ação;
- Fotos com marcação de data e local;
- Assinatura digital;
- Campo de QR Code;
- E muitos mais!
Tudo é preenchido pelo celular e ao final o relatório já está pronto para ser enviado ao cliente ou ao gestor, eliminando a etapa do escritório, de ter que transferir todas as informações e formatar o documento, que a gente sabe que leva muito tempo!
Além disso, todas essas informações coletadas no formulário estão integradas com o seu histórico de serviços e equipamentos. Os preenchimentos geram diversos dados e indicadores, o que é muito importante na rotina das inspeções.
É possível acompanhar, por exemplo, o volume de não conformidades em um período para o nível de qualidade de um equipamento e o seu histórico a partir das pontuações.
Um outro recurso muito interessante no acompanhamento das inspeções são os dados com relação às não conformidades. No Produttivo você pode acompanhar todos os alertas gerados e também criar planos de ação, como o agendamento de uma ordem de serviço para uma manutenção corretiva, por exemplo.
Muito mais do que agilidade na produção e preenchimento de relatórios o Produttivo oferece recursos para uma gestão de serviços completa:
- Agendamento automático de serviços recorrentes através de um plano de atividades;
- Acompanhamento de serviços planejados, em andamento e atrasados;
- Atualização do andamento do serviço para o cliente por Whatsapp de forma automática;
- Sistema de abertura de chamados para solicitação de serviços;
- E muito mais!
Experimente todas as funcionalidades do sistema, testando grátis e sem precisar cadastrar o cartão de crédito!
