É papel da administração de condomínios assegurar o bom funcionamento de condomínios, sejam eles residenciais ou comerciais, cuidar da preservação dos ambientes coletivos e garantir um ambiente seguro e agradável aos ocupantes.
Neste artigo explicamos como esse modelo de gestão condominial funciona, quais são as responsabilidades dos administradores e ainda separamos algumas dicas para uma gestão mais eficiente.
Veja também: Modelo de checklist digital para inspeção predial
- O que é a administração de condomínios?
- Como funciona a administração de um condomínio?
- Tipos de administração de condomínios
- O que faz uma administradora de condomínio?
- Qual a diferença entre síndico e administradora?
- Quais são as responsabilidades da administração de condomínios?
- Quais são as responsabilidades do síndico?
- Quais leis falam sobre administração de condomínios?
- Dicas para uma administração de condomínios mais eficiente
- Aplicativo para administração de condomínios
O que é a administração de condomínios?
A administração de condomínios é realizada por uma empresa especializada em gestão condominial e que tem como função o gerenciamento de demandas como: controle financeiro, realização de manutenções prediais e assessoria jurídica.
Cabe a quem realiza a administração de condomínios executar o planejamento, a organização e o controle dos recursos dos empreendimentos.
Além disso, as administradoras são responsáveis por oferecer apoio aos síndicos em questões administrativas, técnicas, operacionais, tributárias e legais.
Como funciona a administração de um condomínio?
O principal objetivo da administração de condomínios deve ser a conservação dos empreendimentos e a garantia da segurança dos ocupantes dos edifícios.
Por isso, ela realiza todas as tarefas ligadas ao planejamento financeiro, folha de pagamento, contabilidade, parte jurídica e administrativa.
Entre as principais tarefas desenvolvidas pela administração de condomínios estão:
- Cobrança de taxas;
- Contratação e supervisão de serviços terceirizados;
- Manutenção de equipamentos e áreas comuns;
- Gestão de pessoal;
- Elaboração de documentos;
- Criação de relatórios contábeis;
- Gerenciamento financeiro e tributário;
- Controle de folha de pagamento;
- Elaboração da previsão orçamentária e balancetes;
- Controle da taxa de inadimplência;
- Realização de prestação de contas;
- Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras.
Veja também: Limpeza predial: como funciona e checklist para usar
Tipos de administração de condomínios
A administração de condomínios pode realizar tanto a gestão de empreendimentos residenciais, quanto comerciais. Saiba mais sobre cada tipo de gerenciamento:
Administração de condomínios residenciais
A preocupação da administração de condomínios residenciais deve ser com a satisfação e o bem-estar dos moradores do edifício. Por isso, além de cuidar de aspectos da infraestrutura e da segurança, também tem como objetivo principal manter a boa convivência dos moradores.
O grande diferencial desse tipo de administração é que ela precisa assegurar um ambiente harmonioso entre os condôminos, realizando a gestão de conflitos.
E para que o bem-estar dos moradores seja de fato preservado, precisa estipular acordos e controlar ações que tenham algum impacto sobre o coletivo, como:
- Estabelecer horários para a realização de obras nos apartamentos ou casas;
- Definir dias e horários para realização de mudanças;
- Estipular as regras para garagem ou realizar um sorteio quando elas não são pré-definidas;
- Determinar regras para barulho;
- Precisar datas e horários para rotinas da zeladoria e execuções de manutenções preventivas.
Administração de condomínios comerciais
Na administração de condomínios comerciais o mais importante passa a ser a gestão de atividades administrativas e operacionais para a conservação e manutenção dos espaços, além da garantia da segurança do edifício.
Logo, os administradores devem se preocupar em:
- Gerenciar as rotinas de higienização e limpeza devido ao alto fluxo de pessoas;
- Capacitar profissionais, através de aplicação de treinamentos para equipes de recepção e de segurança;
- Controlar sistema de segurança eletrônica e CFTV;
- Controlar as reservas para uso de salas de reunião;
- Gerenciar o uso de tecnologias para automatização do condomínio.
O que faz uma administradora de condomínio?
Entenda mais sobre as atribuições da administração de condomínios:
Gestão financeira
Na gestão financeira a administração de condomínios realiza o controle das finanças, cuidando de demandas como:
- Cobrança de taxas;
- Emissão de boletos de mensalidade;
- Controle de entradas e saídas financeiras;
- Pagamento de contas;
- Criação de previsões orçamentárias;
- Emissão de relatórios financeiros para prestação de contas;
- Gerenciamento de inadimplência;
- Controle de reservas destinadas a melhorias;
- Implementação de estratégias para redução de custos;
- Pagamentos de serviços terceirizados;
- Realização de auditorias financeiras preventivas.
Manutenção e conservação
Outra preocupação da administração de condomínios deve ser a manutenção e conservação das áreas comuns do edifício. Essas são atividades que a própria empresa pode realizar ou, caso prefira, também pode contratar funcionários terceirizados e realizar o controle dos serviços prestados.
Entre as atividades necessárias à manutenção predial estão:
- Manutenção de elevadores;
- Manutenção de CFTV e outros sistemas de segurança eletrônica;
- Jardinagem;
- Limpeza de piscinas;
- Manutenção de ar condicionado e sistemas de refrigeração;
- Manutenção e inspeção de sistemas contra incêndio;
- Dedetização;
- Manutenção de geradores;
- Lubrificação de equipamentos;
- Coleta de resíduos.
Além disso, a gestão precisa ficar atenta ao cumprimento do plano de manutenção predial, para garantir que as atividades estão sendo executadas no prazo correto e de forma a contribuírem para a preservação dos espaços e equipamentos dos condomínios.
Gestão de pessoal
A gestão de pessoal é fundamental para que os serviços sejam executados com qualidade e para que os colaboradores se sintam motivados e engajados ao realizarem seus trabalhos.
Para que isso aconteça a gestão deve:
- Criar bons critérios para a seleção de colaboradores;
- Investir em treinamentos para garantir a qualidade do serviço prestado;
- Realizar o gerenciamento e acompanhamento dos colaboradores.
Atendimento aos moradores
Outra grande responsabilidade da administração de condomínios é fazer o atendimento dos moradores, garantindo sua satisfação com os serviços oferecidos. Por isso, a administração deve:
- Oferecer suporte de atendimento aos condôminos;
- Criar ferramentas para receber feedbacks e solicitações;
- Criar estratégias para a resolução de problemas relatados;
- Informar os condôminos a respeito de regras e regulamentos.
Gestão de documentos
O cuidado com a gestão de documentos é o de manter a papelada toda organizada e atualizada. É preciso estabelecer como será o armazenamento de modo que a consulta à esses documentos seja facilitada e que seja possível recorrer a um histórico rapidamente.
No caso de batalhas judiciais ou fiscalizações é de extrema importância ter todos os documentos em mãos. Assim, a gestão deve manter em dia os seguintes documentos:
- Convenção do condomínio;
- Relatório de manutenção comprovando quando as inspeções foram realizadas;
- Laudos de inspeção predial;
- Relatórios de assembleias;
- Contratos de prestação de serviço;
- E quaisquer outros documentos exigidos pela lei.
Assessoria jurídica
A assessoria jurídica diz respeito às orientações que as administradoras de condomínio devem oferecer aos síndicos, orientando-os a como proceder em casos de conflitos de condôminos, ações judiciais e ainda realizando a análise de contratos.
Leia também: Relatório de Inspeção: como fazer e modelos para download
Qual a diferença entre síndico e administradora?
Antes de entender a diferença entre o síndico e a administradora de condomínio, é essencial conhecer os tipos de síndicos que podem existir:
- Síndico morador: É eleito em assembleia e realiza a gestão condominial de forma voluntária, podendo ou não receber remuneração pelo serviço;
- Síndico profissional: É contratado por ser especialista na gestão de condomínios e não tem nenhuma relação com o condomínio que está administrando.
Ambos podem ser considerados administradores de condomínio e, nesse caso, eles podem realizar todos os serviços envolvidos na gestão condominial ou contratar terceirizados para desenvolverem determinadas atividades.
Quando uma empresa de administração de condomínios é contratada para realizar a gestão, o síndico não é substituído, porque ele será o representante das demandas do condomínio, enquanto que a administradora oferecerá apoio ao síndico, realizando tarefas administrativas e operacionais com o objetivo de aumentar a produtividade e reduzir custos.
A divisão de atividades e responsabilidades entre administradora de condomínios e síndico deve ser acordada.
Quais são as responsabilidades da administração de condomínios?
Para realizar a administração de condomínios são necessários conhecimentos sobre manutenção predial, gestão financeira, direito condominial, contabilidade e planejamento estratégico. Isso porque as funções desenvolvidas são multidisciplinares e tangenciam várias áreas.
Conheça as principais atribuições da administração de condomínios:
- Gerenciamento de documentos;
- Controle de cadastros dos condôminos;
- Assessoria para reuniões de assembleia geral;
- Assessoria jurídica;
- Atendimento à dúvidas e solicitações de condôminos;
- Gerenciamento e acompanhamento de serviços terceirizados;
- Realização de inspeções;
- Entre outros.
Qual é o salário de um administrador de condomínio?
O salário de um administrador de condomínio pode variar de acordo com a região, tipos de serviços executados e demais fatores, mas uma média para a função no Brasil é de R$ 2.426,00.
Quais são as responsabilidades do síndico?
O síndico é o porta-voz dos condôminos e por isso é quem tem a última palavra sobre as decisões. São de sua responsabilidades tarefas como:
- Resolução de conflitos de relacionamento entre condôminos;
- Convocação e condução de assembleias;
- Supervisão da prestação de serviços de porteiros, zeladores e auxiliares de limpeza;
- Representação do condomínio em questões judiciais e extrajudiciais;
- Fiscalização acerca do cumprimento de normas e regulamentos do condomínio;
- Comunicação com condomínios, informando sobre decisões tomadas e prestação de contas.
Além disso, habilidades de liderança, negociação, comunicação e gestão de conflitos são essenciais ao dia a dia do profissional.
Como funciona a eleição do síndico de condomínio?
A eleição do síndico é realizada em assembleia e o processo de como deve acontecer precisa estar descrito na convenção condominial de cada condomínio.
Além disso, o Código Civil determina que:
“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.”
Qual o salário de um síndico de condomínio?
A remuneração fixa só é definida para síndicos profissionais. No caso de síndicos moradores tudo depende do que foi acordado em assembleia. Por ser uma atribuição voluntária, o síndico pode tanto receber uma remuneração simbólica, quanto ficar isento do pagamento da taxa condominial.
Logo, para síndicos profissionais a média salarial fica em torno de R$ 2.500,00, mas pode variar de acordo com a região, tamanho do condomínio e outros fatores.
Quais leis falam sobre administração de condomínios?
Quando pensamos em administração de condomínios existem duas leis principais que devem ser seguidas:
Lei 4.591/64 – Lei de Condomínio
A lei do condomínio rege as relações condominiais e é utilizada como base para a elaboração de regimentos internos, mesmo tendo alguns artigos revogados pelo Código Civil.
A lei trata de questões como:
- Direitos sobre vagas na garagem;
- Quais itens devem estar dispostos na convenção de condomínio;
- Despesas do condomínio;
- Seguro;
- Reconstrução obrigatória;
- Utilização da edificação;
- Atribuições do síndico;
- Regras para assembleia geral.
Código Civil Brasileiro
Algumas legislações dispostas na lei 4.591 migraram para o Código Civil Brasileiro, que é muito completo e está acima de outras leis de condomínio.
O Código Civil pode ser utilizado como base para diversos cenários, inclusive para resolução de conflitos, casos de inadimplência e descumprimento de normas da gestão condominial.
Leia também: Check list auditoria interna: como fazer + modelo digital
Dicas para uma administração de condomínios mais eficiente
Para realizar uma administração de condomínios eficiente é preciso ficar atento a alguns pontos. Veja as dicas que separamos:
1. Padronize processos
A padronização de processos pode trazer resultados como melhora de produtividade, gestão mais estratégica e redução no tempo que algumas demandas levam para serem finalizadas.
Levando isso em consideração, a administração de condomínios precisa criar padrões para como processos são realizados e também para a apresentação de relatórios.
Se preocupe em criar padrões para rotinas de inspeção, elaboração de checklists de manutenção predial e até para a forma como os condôminos poderão fazer solicitações de serviços ou relatar problemas.
Um exemplo pode ser investir em sistemas de relatórios digitais que tornam a padronização, o armazenamento e criação de históricos de documentos mais prática. E em sistemas de abertura de chamados que conseguem reunir todas as solicitações dos moradores e ainda oferecer atualização sobre o status de cada pedido de forma automática.
2. Tenha atenção à realização de manutenções
Acompanhar a realização das manutenções é um cuidado essencial que a gestão deve ter, não só por ela ser a responsável por conservar a estrutura dos prédios, mas porque é uma exigência de leis e normas regulamentadoras.
Outro bom motivo para ficar atento ao cumprimento dos planos de manutenção é que essas inspeções preventivas são responsáveis por reduzir custos ao identificar falhas em estágios iniciais, dispensando manutenções corretivas emergenciais e conservar a estrutura de espaços e equipamentos, assegurando o prolongamento de sua vida útil.
Além disso, o risco de acidentes é reduzido sabendo que elevadores e equipamentos de segurança, por exemplo, estão funcionando corretamente.
A dica para realizar um bom gerenciamento de manutenções é apostar em sistemas e softwares que automatizam esse processo, criando relatórios digitais com recursos antifraude, agendamento de serviços automático para que nenhuma inspeção seja esquecida e páginas de abertura de chamados para receber solicitações de condôminos.
Um exemplo de software é o Produttivo. Veja abaixo um exemplo de checklist de manutenção predial gerado no app. O relatório é personalizado, tem recursos que tornam o preenchimento mais rápido e ainda oferece alertas sempre que uma não conformidade é relata:
Modelo de checklist de manutenção predial pronto para usar
3. Faça inspeções
Inspeções e auditorias são necessárias para garantir que tudo está em ordem e em conformidade com legislações do setor.
Quando existe contratação de empresas terceirizadas, a inspeção também é uma forma de averiguar se o trabalho está sendo executado com qualidade.
Entre as verificações que pode ser realizadas destacamos:
- Carga de extintores;
- Mangueiras de incêndio;
- Infiltrações e rachaduras;
- Funcionamento das instalações elétricas;
- Qualidade da água;
- Funcionamento de elevadores;
- Funcionamento de sistemas de segurança;
- Limpeza dos espaços;
- Estado de tubulações, registros e torneiras.
Uma ferramenta que torna as inspeções e auditorias ainda mais fácil são os checklists, listas de verificação que reúnem o descritivo dos itens a serem verificados e que facilitam a identificação quando algo não está em conformidade.
Mais uma vez, o Produttivo pode te ajudar com essa demanda. Na ferramenta você consegue criar modelos de checklist ilimitados para cada tipo de verificação que precisa fazer.
O diferencial são os recursos que dão mais confiabilidade ao relatório: fotos com marcação de data e hora em que foram tiradas, localização GPS atestando que a inspeção foi realizada no local correto, assinaturas digitais e muito mais.
Veja abaixo um modelo de checklist de inspeção predial emitido no Produttivo:
Modelo de laudo de inspeção predial digital pronto para usar
4. Organize as contas
A organização das contas deve começar com o gerenciamento de todas as entradas e saídas. Para isso, organize os gastos por periodicidades: anuais, semestrais, mensais e semanais.
Se organize também em relação às obrigações com os funcionários e cuide com a inadimplência, colocando em prática as seguintes ações:
- Oferecimento de recompensas, pequenos brindes ou descontos para estimular os bons pagadores;
- Reforçe as consequências do não pagamento do condomínio;
- Oferecimento de facilidades para o pagamento das mensalidades atrasadas, como parcelamentos, descontos e prazos maiores;
- Entenda a motivação das inadimplência e pense em estratégias para que ela não volte a acontecer.
O cuidado com a administração das contas é importante porque evita altos custos de operação, necessidade de aumentos na taxa do condomínio ou o pagamento de taxas extras.
5. Invista em tecnologia
A última dica e mais importante para uma administração de condomínios eficiente é contar com sistemas especializados em gestão, que automatizem tarefas burocráticas, como:
- Agendamento de manutenções;
- Acompanhamento de dados e indicadores;
- Preenchimentos de relatórios manuais;
- Acompanhamento de irregularidades encontradas durante as inspeções;
- Gestão das solicitações dos condôminos.
Ao escolher o sistema certo é possível aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos e diminuir a incidência de erros humanos. A seguir falaremos mais sobre esses sistemas e como eles auxiliam na administração de condomínios.
Leia também: Software para gestão de equipes externas: qual escolher?
Aplicativo para administração de condomínios
Os aplicativos para administração de condomínios buscam automatizar e digitalizar processos, facilitando a emissão de relatórios, o controle de serviço e o gerenciamento de demandas.
Um exemplo é o sistema e aplicativo do Produttivo, que conta com uma versão para acessar do computador, pensada para gestores; e outra para ser acessada no celular e atender as demandas das equipes externas que realizam trabalhos em campo.
No painel web o gestor pode:
- Cadastrar informações de locais e equipamentos;
- Agendar serviços recorrentes de forma automática com base na periodicidade em que acontecem;
- Acompanhar atividades planejadas, em andamento, atrasadas e finalizadas;
- Acompanhar o preenchimento de relatórios feitos pela equipe técnica à distância;
- Monitorar indicadores de operação como tempo de atendimento, volume de trabalho e principais não conformidades relatadas durante as inspeções;
- Personalizar relatórios digitais de forma ilimitada, escolhendo entre diversas opções de campos de resposta, quais informações devem estar presentes no relatório final, as cores e logo utilizadas;
- Acompanhar alertas gerados com base nas não conformidades informadas nos relatórios e criar planos de ação para resolvê-los;
- Acompanhar as solicitações de serviços realizadas via página de abertura de chamados;
- Consultar o histórico de chamados.
E no aplicativo a equipe técnica pode:
- Identificar quais serviços foram atribuídos a ela;
- Acompanhar quais atividades estão para serem realizadas, em andamento ou já foram finalizadas;
- Criar atividades direto do app;
- Preencher relatórios com mais agilidade utilizando recursos de:
- Preenchimento automático de informações com base nos cadastros feitos no aplicativo;
- Preenchimento de textos por voz;
- Fotos anexadas diretamente no relatório final e acompanhadas de marcação de data, hora e localização GPS;
- Checklist de conformidade;
Que tal conhecer mais das soluções do Produttivo para administradores de condomínio testando o sistema na prática? Faça seu cadastro e veja como a sua gestão pode se tornar mais ágil e eficiente!
