Você sabe o que é ficha de inspeção? Esse documento, aliado na segurança do trabalho, traz mais confiabilidade para seu serviço. Veja como fazer uma ficha de inspeção.
A ficha de inspeção é um parecer que pode ser usado como checklist de EPI (equipamentos de proteção individual) ou ainda para auditorias de segurança do trabalho. Também auxilia no controle de EPCs (equipamentos de proteção coletiva), como extintores de incêndio, e até de frota de veículos.
O relatório pode ser usado por empresas de diferentes segmentos, e é possível adaptar para as suas necessidades. Vamos entender um pouco mais sobre tipos de inspeção e para que serve a ficha de inspeção?
Leia também: Checklists de inspeção digitais
O que é ficha de inspeção
Assim como outros tipos de relatório, a ficha de inspeção auxilia no controle de equipamentos, maquinário e gestão de pessoas. Existem diversos modelos de ficha, mas todos têm um objetivo em comum: averiguar conformidades e não conformidades.
Alguns pontos que podem ser avaliados na ficha:
- Uso de EPIs;
- Disponibilidade de EPCs;
- Funcionamento de maquinário;
- Prevenção a doenças e acidentes de trabalho;
- Controle de qualidade;
- Situações de risco;
- Testes em geral.
Avaliando todos os aspectos do produto ou serviço oferecido, a inspeção permite identificar pontos de melhoria. Desse modo, o funcionário responsável pela vistoria pode solicitar a correção de problemas e utilizar os dados coletados para buscar aperfeiçoamento contínuo, diminuindo a incidência de erros.
Quando feita e aplicada corretamente, a ficha de inspeção auxilia no desenvolvimento constante, sendo uma ferramenta para a satisfação do cliente e bem-estar dos colaboradores. É importante que o parecer seja preciso, completo e assinado pelos profissionais envolvidos.
Depois da inspeção, a ficha deve ser guardada como histórico, mas também pode servir como comprovante. Se sua ficha identificar que todos os requisitos de segurança e qualidade estão sendo cumpridos, ela funciona como um documento legal para isentar a empresa da responsabilidade de eventuais falhas.
Por isso, não espere o imprevisto acontecer. Faça inspeções com a frequência necessária para o seu negócio e armazene as fichas cuidadosamente. É uma garantia de que você está buscando sempre oferecer o melhor serviço, mas também tem respaldo jurídico, se necessário.
Como fazer ficha de inspeção
Antes de desenvolver sua ficha de inspeção, verifique exatamente o que vai ser avaliado. Uma única empresa pode aplicar inúmeros tipos de inspeção: de segurança, de qualidade de produto, de qualidade de serviço… Portanto, determine quais são os pontos para auditoria e crie quantas fichas forem necessárias.
Tenha em mente que você pode ir aprimorando as questões da sua ficha conforme necessário. É até melhor! Assim como sua empresa está em busca de melhoria contínua, seus processos de acompanhamento também devem estar.
Agora, é a hora de decidir a frequência dessas inspeções. Toda semana? Todo mês? Uma vez por ano? Veja o que funciona melhor para suas necessidades. Se é uma auditoria de manutenção preventiva, por exemplo, quem vai ditar a periodicidade é o equipamento.
Tendo esses critérios definidos, sua ficha de inspeção deve conter também:
- Cabeçalho: aqui deve entrar o nome da empresa, CNPJ e outras informações de identificação relevantes;
- Tipo de inspeção: como cada tipo de inspeção tem seus critérios, identifique logo no início da ficha o que está sendo avaliado, seja a segurança, a qualidade, conformidade de um equipamento ou outros;
- Data: dia, mês e ano em que a inspeção está sendo realizada. Esse campo não deve ser preenchido antes da auditoria, pois em caso de reagendamento, sua ficha ficará com uma informação incorreta. Coloque a data apenas quando iniciar o processo;
- Data da próxima inspeção: essa data pode ser previamente agendada (como inspeções de manutenção programada), ou determinada posteriormente conforme os resultados apresentados na inspeção. Se a vistoria apresentar pontos de melhoria, estabeleça um prazo para realizar uma nova inspeção e verificar se os erros foram corrigidos;
- Local: coloque onde será realizada a inspeção, como o setor e as salas, buscando ser o mais específico possível. Exemplo: “departamento de produção, setor A, salas 01 a 05”. Esse campo não pode deixar margem para dúvida, portanto deixe-o preciso e completo;
- Equipamento: se sua auditoria for relacionada a um equipamento, inclua o modelo e número de série;
- Outras especificações: tudo que for relevante para o seu relatório deve entrar aqui, como placa do veículo, código de identificação, matrícula do funcionário, entre outros;
- Checklists da inspeção: esses itens podem ser totalmente personalizáveis. Crie as questões de avaliação conforme seja relevante. Você pode colocar tantos pontos quanto necessário. Exemplo: “colaborador apresenta sintomas de COVID?”;
- Conformidade: ao lado do item inspecionado, deixe um espaço reservado para avaliar se ele está ou não em conformidade. Uma sugestão é o formato de checklist com opções:
| Sim | Não | Não se aplica |
| ✔ | ✔ | ✔ |
- Observações: esse campo é um complemento ao anterior, indicado para elaborar as respostas conforme for necessário. Você pode colocar um campo de observações para cada pergunta, ou um único ao final;
- Assinaturas: aqui podem entrar a assinatura do inspetor, a do gestor responsável pelo setor e a do colaborador, caso a ficha esteja avaliando os funcionários.
Modelos de ficha de inspeção
A seguir trouxemos alguns modelos digitais de ficha de inspeção. Eles dispensam o uso de papel e planilhas, tudo é feito de maneira digital e automática. Você preenche pelo aplicativo e ao final o PDF é gerado com todas as informações e fotos coletadas.
Além disso, existem recursos para aumentar a agilidade e confiabilidade das suas inspeções, como:
- Questões de não conformidade com pontuação
- Fotos com marcação de data e hora
- Localização
- Preenchimento automático de informações
Ficha de inspeção de veículo
Com esse modelo, você acompanha a manutenção dos veículos da frota, e também monitora sua entrada e saída.
O checklist da ficha de inspeção de veículo do Produttivo permite detalhar:
- Cabeçalho com preenchimento automático, para você não precisar preencher manualmente a cada inspeção;
- Modelo e marca do veículo a ser inspecionado;
- Data e horário da inspeção;
- Tempo total da auditoria;
- Conformidade dos freios, pneus, lanternas e outras peças;
- Registro fotográfico;
- Recurso de observações por voz;
- Assinatura digital, feita na tela do celular.
Ficha de inspeção de extintores
A disponibilização de extintores é obrigatória para locais com circulação e concentração de pessoas, segundo a Lei Federal 13.425/17.
Por isso, a ficha de inspeção de extintores no formato de checklist te ajuda a manter sua empresa em conformidade com a legislação. Veja alguns diferenciais deste modelo do Produttivo:
- Cabeçalho completo e com preenchimento automático;
- Localização do serviço com horário de início;
- Checklist de conformidade das partes, como lacre, recarga e validade;
- Anexo de fotos com data e hora;
- Assinatura feita no próprio aplicativo, sem precisar de caneta.
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