O checklist online veio para substituir o checklist em papel. Isso porque o modelo digital possui recursos que automatizam a produção das listas de verificação, oferecendo mais agilidade no preenchimento, e recursos que aumentam a segurança das informações e facilitam a comprovação do serviço.
Saiba mais sobre esse tipo de checklist, as vantagens que ele pode trazer à sua empresa e tenha acesso a modelos de checklist online para usar dentro do sistema do Produttivo.
Veja também: Modelos de checklist online para diversos segmentos, prontos para usar!
O que é um checklist online?
O checklist online é uma lista de verificação feita de forma digital, através de aplicativos ou softwares que automatizam todo o processo de produção e de preenchimento desses documentos.
Através dos checklists online é possível acompanhar o desenvolvimento de etapas, de projetos e verificar o progresso de tarefas. Ideal para quem precisa ter uma ampla visão do que ainda precisa ser feito e de não conformidades.
Os checklists digitais são muito utilizados por empresas dos mais variados segmentos, que desejam ter um acompanhamento sobre algum item do setor: manutenções, inspeções ou mesmo garantir a aderência à normas regulamentadoras e legislações da área.
Diferente dos tradicionais checklists em papéis, os checklists digitais conseguem oferecer recursos que tornam o preenchimento das listas de verificação mais eficiente, fazendo do checklist uma ótima ferramenta para alavancar resultados, aumentar a satisfação e a retenção dos clientes e melhorar a produtividade da equipe técnica.
Todos esse benefícios ocorrem porque com o checklist online é possível:
- Ter informações gerais do checklists preenchidas automaticamente, como dados da empresa, dos clientes e de ativos;
- Marcar questões como obrigatórias para que o preenchimento não passe batido;
- Estimar com precisão a localização de onde o preenchimento foi executado, incluindo a informação no documento;
- Calcular quanto tempo o preenchimento do checklist online leva para ser feito;
- Incluir registros fotográficos na hora do preenchimento, que já saem configurados no documento final, sem precisar de ajustes;
- Gerar alertas sempre que um item é marcado como “não” ou “não conforme” em um checklist;
- Configurar pontuações por seções do checklist para que sempre que uma questão seja marcada como “não” ou “não conforme” a seção perca um ponto e fique mais fácil de identificar os principais problemas;
- Ter o cálculo de valores de peças, serviços e materiais feito automaticamente pelo sistema;
- Colher assinaturas digitalmente pela tela do celular ou do tablet usados no preenchimento.
Todos esses e outros recursos, você encontra no app de checklist online do Produttivo.
Modelo de checklist online para empresas
O checklist online é uma ótima ferramenta para economizar tempo e aumentar a produtividade e a lucratividade das empresas. Veja como através dos modelos de relatórios que separamos e que você pode usar dentro do sistema do Produttivo:
1. Checklist de manutenção preventiva
O checklist online de manutenção preventiva é utilizado por empresas que desejam otimizar a forma como realizam suas inspeções.
Dentro do checklist é possível incluir, além das verificações que os técnicos precisam fazer, registros fotográficos que comprovam a realização do serviço para os clientes e assinatura digital.
As informações sobre a empresa, o cliente e o ativo em manutenção são preenchidas automaticamente pelo sistema, como nesse modelo gerado pelo Produttivo:
Comece a usar esse modelo clicando aqui
Os modelos de checklist online de manutenção preventiva podem ser usado para diversas finalidades, como por exemplo:
- PMOC;
- Manutenção predial;
- Manutenção de gerador de energia;
- Manutenção de caminhões;
- Manutenção de veículos;
- Manutenção de máquinas e equipamentos;
- Entre outros.
2. Checklist de inspeção de segurança
Os checklists online de inspeção de segurança servem para atestar que equipamentos, sistemas ou normas verificadas não representam riscos.
Por isso, é muito importante que tenham recursos que contribuam para a segurança das informações prestadas. Veja um exemplo abaixo:
Comece a usar esse modelo clicando aqui
Nesse modelo de checklist online de segurança do trabalho gerado pelo Produttivo, o sistema de pontuação, os registros fotográficos e as assinaturas digitais que comprovam a realização da inspeção, são recursos indispensáveis para garantir essa segurança.
É possível ainda criar modelos para diferentes tipos de inspeção como:
- Segurança do trabalho;
- Uso de EPIs;
- Cumprimento da NR 1;
- Cumprimento da NR 12;
- Combate a incêndio;
- Extintores;
- Entre outros.
3. Checklist de obra
O checklist online de obra é usado para acompanhar as etapas e evoluções de um projeto de construção e também como forma de comprovar a realização dos serviços desenvolvidos na obra. Veja um exemplo:
Comece a usar esse modelo clicando aqui
Nesse modelo, os recursos de listagem de equipamentos e mão de obra mobilizada são os grandes diferenciais. Além disso, o próprio sistema faz os cálculos dos valores envolvidos no serviço.
Também é possível criar checklists online de obra com o objetivo de:
- Verificar quesitos de segurança;
- Verificar equipamentos;
- Verificar ferramentas;
- Verificar materiais;
- Verificar documentações e certificações;
- Entre outros.
4. Checklist veicular
Para ter maior controle sobre a frota, as empresas costumam usar o checklist online de veículos que pode ser aplicado em vários cenários:
- Averiguar a necessidade de manutenções;
- Verificar as condições de funcionamento da frota;
- Registrar entradas e saídas de veículos;
- Conferir o funcionamento de itens de segurança;
- Checar documentações e direção dos condutores;
- Entre outros.
Abaixo temos um modelo de checklist de caminhão como exemplo:
Comece a usar esse modelo clicando aqui
Mais uma vez os recursos de pontuação ajudam a identificar onde estão as não conformidades e as fotos e as assinaturas a comprovarem que a inspeção foi realizada.
5. Checklist EPI
Vários setores da prestação de serviços necessitam do uso de EPIs para que o trabalho possa ser executado de forma a não representar nenhum risco para os trabalhadores.
Para controlar todo o processo que vai desde a compra, até a entrega, passando pela elaboração das fichas de EPIs, os checklists podem ser utilizados. Confira:
Comece a usar esse modelo clicando aqui
6. Checklist de limpeza
Além de padronizar e orientar como deve ser o processo de limpeza, o checklist online ajuda a comprovar que o trabalho foi executado, evidenciando através de relatórios fotográficos a qualidade do serviço prestado, ao comparar fotos de “antes e depois”.
Crie seu próprio modelo de checklist de limpeza clicando aqui
O modelo pode ser utilizado e adaptado para limpezas industriais, prediais e hospitalares.
Como fazer um checklist online?
Deseja fazer o seu próprio checklist online? Aqui vão algumas dicas:
1. Entenda qual o formato é o mais indicado
Existem diferentes tipos de checklist online para serem elaborados. Por isso, como primeiro passo você precisa entender qual deles atende melhor às suas necessidades.
Um modelo de checklist fotográfico, por exemplo, talvez não seja a melhor escolha se você está em busca de um formato que sirva para fazer uma checagem de documentos que precisam ser emitidos de acordo com uma NR específica. Por outro lado, essa é uma boa escolha se você desempenha algum serviço e quer demonstrar ao seu cliente a qualidade do trabalho entregue.
Ou seja, pense no que você deseja alcançar com aquele checklist para que a própria criação e formatação dele seja mais fácil e certeira. Se pergunte coisas como:
- Quais questões precisam ser respondidas neste formulário?
- Registros fotográficos são importantes e agregam valor ao checklist?
- É necessário que o formulário aponte todas as não conformidades encontradas?
- Quais recursos de segurança de informação são importantes para o meu segmento?
- Quais informações são primordiais de serem preenchidas automaticamente para conferir mais agilidade ao preenchimento?
2. Elabore um cabeçalho com informações gerais
Depois de identificar qual o melhor formato de checklist online, comece definindo como será o cabeçalho do documento: quais informações não podem ficar de fora? Aqui vão algumas sugestões:
- Informações da empresa (Nome, razão social, e-mail, telefone, endereço, CNPJ);
- Informações do cliente (Nome, razão social, e-mail, telefone, endereço, CNPJ/CPF);
- Informações do ativo (Nome, marca, modelo, número de série, ano de fabricação);
- Informações sobre tempo de atendimento (Data e hora de início e de fim do serviço);
- Informações do serviço (Responsável pela execução do serviço, descrição do tipo de serviço contratado etc).
Insira também a logo e as cores da sua empresa, assim como a logo do cliente.
Alguns aplicativos, como é o caso do Produttivo, vão te ajudar a tornar esse processo automático. Assim você cadastra uma única vez as suas informações, a do cliente e do ativo e o próprio sistema puxa os dados automaticamente no relatório, sem precisar que o técnico fique preenchendo a cada atendimento.
A configuração das cores e logos também é feita de forma automática, assim como o cálculo de início, do fim e do tempo de preenchimento do relatório.
3. Mapeie quais itens devem ser checados
Para montar um bom checklist online você precisa ter em mente quais questões vão compor o checklist, a melhor ordem de distribuição das questões e se existe a necessidade de dividir os itens por seções (checagens referentes aos sistema hidráulico, checagens referentes ao sistema elétrico e assim por diante…).
Nos checklists online é possível configurar o tipo de resposta que deve ser inserida no campo. No Produttivo, por exemplo, as opções são:
- Texto curto;
- Texto grande
- Número;
- Data;
- Hora;
- Questões de conformidade;
- Questões de seleção única;
- Questões de múltipla escolha;
- Fotos;
- Localização GPS;
- Lista de peças/materiais;
- Lista de serviços;
- QR Code;
- Assinatura.
4. Incremente o checklist com fotos, observações e assinaturas
Para comprovação da realização de um serviço é imprescindível contar com recursos tecnológicos que tornem o checklist mais profissional e seguro.
Por isso, se for possível inclua no seu checklist online fotos de “antes e depois”, observações sobre as não conformidades encontradas e soluções aplicadas e finalize com a assinatura do responsável pelo serviço e do cliente.
Veja como o relatório fica muito mais profissional:
Crie seu relatório no sistema do Produttivo
Quais as vantagens do checklist online?
Optar pelo checklist online é uma boa escolha se você procura melhorar a qualidade e a eficiência dos seus serviços, reduzindo custos e aumentando a produtividade da equipe técnica. Veja como:
Criação de checklists automáticos e inteligentes
Dê adeus a todo o trabalho burocrático dos checklists de papel. Com softwares e aplicativos certos você elabora checklists inteligentes, com automações que realizam o preenchimento de algumas informações, poupando tempo da equipe técnica.
Você também não vai mais precisar de equipes no escritório dedicadas a formatar relatórios e anexar fotos que foram retiradas durante o trabalho em campo, porque o relatório já faz tudo isso sozinho.
E se você demorava dias para entregar o relatório final ao cliente, com o checklist online você pode fazer o envio segundos após a finalização do serviço, com poucos cliques.
Controle de operação em tempo real
Os sistemas de produção de checklist online são completos e permitem uma visão total da operação. É possível saber quais checklists estão em andamento, os planejados e os que estão atrasados, tudo em tempo real, para garantir que tarefas críticas sejam concluídas dentro do prazo.
Gerenciamento de não conformidades e indicadores de operação
A partir do preenchimento dos checklists online o gestor consegue identificar quais são as não conformidades mais recorrentes, o volume delas, o tempo de atendimento de cada técnico, o volume de trabalho e até o nível de satisfação dos clientes.
Tudo de forma bem visual e em gráficos, o que ajuda a liderança a tomar decisões mais assertivas para o negócio e a cumprir regulamentações do setor.
Tomadas de decisão mais ágeis e baseada em dados
Com mais organização e um histórico de dados em mãos, os gestores sabem exatamente as melhores decisões a serem tomadas, quais reparos, ajustes ou ações pontuais devem ser priorizados e tudo isso com muita agilidade, o que contribui para uma cultura de melhoria contínua e de resultados rápidos.
Eliminação do uso do papel e dos problemas ocasionados por ele
Além de ser uma solução mais sustentável, os checklists online acabam com problemas que são bem recorrentes quando empresas usam checklists de papel: rasuras no preenchimento, dificuldades em entender o que o técnico escreveu no relatório e até esquecimentos no preenchimento de questões.
Ao usar o checklist online esses erros acabam, o preenchimento se torna mais rápido e padronizado e os relatórios podem ser entregues ao cliente no final do serviço, aumentando as chances de fidelização.
Aplicativos de checklist online
Existem vários aplicativos de checklist online no mercado que atendem das demandas mais simples às mais complexas na elaboração do relatório. Para escolher a melhor opção é preciso entender quais soluções cada app entrega:
Produttivo
O Produttivo é um aplicativo e software de gestão, pensado para prestadores de serviço que desejam ter controle de ponta a ponta da operação. A versão web é utilizada para gestores realizarem o acompanhamento da execução dos serviços, enquanto o app é destinado à equipe técnica para o preenchimento de checklists, relatórios e ordens de serviço.
Com o Produtivo é possível criar checklists online confiáveis, de forma fácil e em poucos cliques. A criação do checklist no sistema acontece da seguinte forma:
- Você cadastra clientes, locais e ativos para que as informações fiquem registradas no sistema e sejam preenchidas automaticamente nos relatórios;
- Escolha se quer utilizar um dos modelos de relatórios pontos da plataforma, ou criar um do zero, inserindo suas próprias questões;
- Selecione entre mais de 13 tipos de respostas que o formulário pode admitir (texto, número, assinatura, fotos, localização GPS, lista de peças e serviços, etc);
- Separe as questões por seções, de acordo com as temáticas que deseja;
- Caso deseje, pode configurar as seções para receberem um ponto a cada questão marcada como “conforme” e perderem um ponto a cada questão marcada como “não conforme”; (Válido para outros tipos de resposta também!)
- Pode também configurar para que as questões marcadas como “não conforme” gerem um alerta que vai aparecer no painel web do gestor, para que ele elabore um plano de ação para elas;
- Pode marcar questões como obrigatórias, porque assim o técnico não consegue finalizar o preenchimento sem as ter respondido;
- Personalize apenas uma vez quais informações você deseja que estejam no checklist final, as cores do relatório e as logos que devem aparecer nele.
O preenchimento acontece pelo celular ou tablet da equipe de campo e pode ser realizado mesmo sem acesso à internet. Logo após finalizar o preenchimento do checklist, ele já sai prontinho e configurado para ser enviado ao cliente ou ao gestor.
A criação de checklists online na plataforma é ilimitada. Teste grátis durante 15 dias, sem precisar cadastrar o cartão de crédito e veja como seus atendimentos serão mais ágeis e eficientes!
O Google tem uma série de soluções ideais para quem deseja produzir checklists online menos complexos. Algumas delas são:
- Google Documentos: O Google Documentos funciona da mesma forma que o Word, nele é possível criar listas de verificações mais simples e para isso basta apenas ter uma conta Google e acessar o seu Drive do Gmail. Veja um exemplo de checklist que criamos usando esse recurso:
Se interessou pelo modelo? Você pode baixá-lo gratuitamente aqui!
- Google Sheets: Irmão gêmeo do Excel, o Google Sheets tem essencialmente as mesmas funções, permitindo a criação de checklists online em formato de planilha, sendo uma forma mais organizada e segmentada de produzir relatórios. Também montamos um modelo de ordem de serviço em formato de checklist na ferramenta para você ver como fica:
Tenha acesso à essa ordem de serviço de forma gratuita clicando aqui
Canva
O Canva é uma boa opção se você precisa de checklists online mais visuais. É possível criar todo tipo de design na plataforma — você pode escolher entre modelos prontos ou criar o seu do zero. Inclua imagens, elementos gráficos, gifs e outros recursos para enfeitar seu checklist.
Leia também: Modelo de Checklist: 16 exemplos para diversos segmentos
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