O que é o controle de perdas na segurança do trabalho?

O controle de perdas é uma estratégia de gestão de recursos que busca minimizar os prejuízos (financeiros ou não) recebidos por uma empresa em caso de desperdício dos produtos por algum motivo.

Na segurança do trabalho, o controle de perdas está relacionado tanto à gestão de recursos, como EPIs e EPCs, quanto ao acompanhamento da rotina para evitar danos relacionados a acidentes e doenças ocupacionais, que levam a perda de produtividade e redução no quadro de funcionários.

Vamos entender melhor o que é o controle de perdas, quais são os tipos de perdas mais comuns e como recursos tecnológicos, como checklists digitais, ajudam nessa gestão. Boa leitura!

Veja também: Checklist de segurança do trabalho, ficha de EPI e outros modelos digitais para controle

O que é controle de perdas?

Controle de perdas é um conjunto de estratégias e práticas adotadas por empresas para identificar, reduzir, prevenir e gerenciar desperdícios que podem ocorrer em seus processos operacionais, financeiros, logísticos e de segurança.

Essas perdas podem ser financeiras, materiais (no caso de estoque), de tempo e até de pessoas, no caso da segurança do trabalho. Cada perda tem um impacto no orçamento e na receita da empresa, daí a importância do seu controle.

O objetivo principal do controle de perdas é minimizar os impactos negativos que essas perdas podem causar no desempenho e nos lucros da organização, trazendo mais rentabilidade e aproveitamento dos recursos.

Quais empresas devem fazer a prevenção e controle de perdas?

O controle de perdas deve ser realizado por empresas de qualquer segmento, já que seu objetivo é minimizar os prejuízos causados pelo desperdício. Vamos conhecer alguns exemplos de setores que podem se beneficiar dessa prática:

Produção e indústria

A indústria e produção em geral tende a sofrer muito com as perdas, em casos de defeitos, avarias, roubo de carga, falhas no maquinário, entre outros.

Comércio em geral

O comércio, seja atacado ou varejista, também fica muito sujeito às perdas, principalmente aquelas relacionadas ao estoque dos produtos comercializados.

Segurança do trabalho

O controle de perdas na segurança do trabalho não está relacionado a bens e produtos, e sim às perdas causadas por eventuais ausências dos colaboradores causadas por acidentes ou outros tipos de afastamento.

Serviços

O setor de serviços como um todo fica sujeito a perdas de pessoal e também de materiais e ferramentas necessárias para a realização das atividades. Enquanto a perda de pessoal pode ocorrer por falhas na segurança do trabalho, os materiais estão sujeitos a danos por uso excessivo e perdas.

Como funciona o controle de perdas na segurança do trabalho?

Na segurança do trabalho, o controle de perdas está relacionado às medidas preventivas implementadas para que a empresa não precise lidar com perdas relativas a acidentes e doenças ocupacionais.

Embora o controle de perdas esteja muito relacionado a bens materiais, ele também abrange as perdas financeiras e de produtividade causadas por ocorrências com os trabalhadores.

Quando há um acidente ou desenvolvimento de doença relacionada ao trabalho, é normal que haja afastamento do trabalhador para sua recuperação e até suspensão das atividades. Essas perdas prejudicam o andamento do serviço e precisam ser evitadas e controladas.

Além disso, os equipamentos de proteção individual (EPIs) que devem ser entregues aos trabalhadores, também precisam ser devidamente geridos para garantir estoque adequado e boa conservação dos itens, sendo parte importante do controle de perdas.

Qual a importância do controle de perdas?

O controle de perdas é essencial para que a empresa opere sempre com caixa positivo, minimizando os desperdícios e criando um planejamento financeiro que leve em consideração perdas inevitáveis ou imprevisíveis.

Uma vez que um bem é perdido, ele gera prejuízo financeiro (a empresa deixa de receber o retorno monetário previsto) e muitas vezes precisa ser substituído, o que leva a novos gastos.

Com o controle de perdas, as empresas reduzem os riscos de perda, fazem um planejamento adequado para lidar com elas, e assim ganham mais lucratividade e produtividade.

Quais são as principais causas de perdas?

As perdas, independentemente do setor, podem ser causadas por uma variedade de fatores. Vamos conhecer as principais causas:

Furtos

Em locais que trabalham com estoque de produtos, os furtos são uma das principais fontes de perdas. Por isso, é importante investir em sistemas de segurança, como CFTV, segurança eletrônica e outros recursos, além de um seguro.

Troca de etiquetas ou embalagens

A perda por troca de etiquetas ou embalagens é mais comum em comércios, quando erros nas informações cadastradas na etiqueta ou embalagem podem dar ao consumidor o direito de exigir o item pelo menor preço ou até de graça.

Leia também: CFOP Prestação de serviços: entenda o que é e como funciona

Quebras e danos

Todas as empresas estão sujeitas a perdas por quebras e danos: quando qualquer propriedade da organização sofre algum tipo de dano, é preciso fazer o reparo e solicitar um item novo, o que gera gastos e desperdício.

Isso pode ocorrer tanto nos produtos em estoque quanto em maquinários utilizados, itens de almoxarifado e outros bens pertencentes à empresa.

Nesse caso, é bom considerar sempre uma margem para as perdas no seu orçamento, e investir em estratégias de manutenção preventiva, conscientização da equipe e reorganização do espaço para minimizar os acidentes.  

Produtos vencidos

Produtos vencidos, como alimentos e medicamentos, devem ser descartados após a expiração, o que gera grande perda e desperdício. Invista em estratégias de gestão de estoque para priorizar a venda ou consumo de produtos com validade próxima.

Falhas processuais

As falhas processuais normalmente são causadas por ineficiência nos processos ou erros humanos que acontecem em algum estágio da operação. Pode ser um cálculo incorreto, uma prática obsoleta, um caso de desatenção, enfim, situações causadas pelo próprio quadro de funcionários que acidentalmente levam às perdas.

É impossível prever esse tipo de falha, mas é bom procurar a causa raiz e adereçar o problema para evitar que ele aconteça. Isso pode ser feito por meio de treinamentos, inspeção periódica dos processos e implementação de um procedimento operacional padrão.

Armazenamento incorreto

Cada tipo de produto exige armazenamento específico — alguns medicamentos, por exemplo, necessitam de refrigeração. Quando a conservação é imprópria para as necessidades do produto, a tendência é que ele tenha que ser descartado, gerando perda.

Transporte inadequado

Quando o transporte dos produtos não é feito corretamente, há grandes chances de serem danificados e acabarem sendo perdidos. Um transporte inadequado fica sujeito a atrasos, quebras, roubos de carga, retenção na alfândega, entre outros.

Superprodução

A superprodução ocorre quando a oferta é maior que a demanda, e a empresa acaba produzindo mais unidades do que necessário. Os produtos excedentes tendem a se acumular em estoque, ficando suscetíveis a perdas por quebras, vencimento e furtos.

Quais são as principais causas de perdas na segurança do trabalho?

Na segurança do trabalho, as perdas são causadas por fatores um pouco diferentes. Vamos entender melhor as diferenças:

Acidentes e doenças

Acidentes de trabalho e doenças ocupacionais, ou seja, aquelas ocorrências diretamente relacionadas ao exercício da profissão, levam a afastamentos dos trabalhadores, suspensão das atividades e até a pagamento de multas ou indenizações.

Essas perdas muitas vezes podem ser evitadas com distribuição e uso correto de EPIs, instalação de EPCs, treinamentos adequados e uma cultura organizacional de segurança.

Falta de EPIs

Conforme a Norma Regulamentadora nº 6, a distribuição dos equipamentos de proteção individual é uma responsabilidade da empresa. Caso não haja quantidade suficiente de EPIs para todos os trabalhadores, ou estejam em mau estado de conservação, ou ainda não sejam apropriados para a tarefa em questão, a atividade terá que ser suspensa até que a situação seja regularizada.

Portanto, faça o controle de EPI por meio de ferramentas como ficha de EPI e evite as perdas como atraso e ociosidade da equipe.

Como fazer o controle de perdas na segurança do trabalho?

O controle de perdas na segurança do trabalho pode ser feito com auxílio de algumas ferramentas que ajudam a se antecipar aos problemas e criar estratégias para lidar com eles quando forem inevitáveis.

Vamos conhecê-las:

Análise de riscos

A análise de riscos é uma avaliação que todas as empresas devem fazer. O primeiro passo para a implementação de estratégias de controle é conhecer os riscos aos quais os trabalhadores estão expostos.

Os riscos são categorizados da seguinte forma:

• Riscos físicos: ruído, vibração, temperaturas extremas, pressão, radiação;
• Riscos químicos: poeira, gases, vapor e névoa;
• Riscos biológicos: bactérias, fungos, vírus e outros micro-organismos;
• Riscos ergonômicos: má postura, lesão por esforço repetitivo (LER), levantamento de peso;
• Riscos mecânicos ou de acidentes: incêndios, choques elétricos, quedas, acidentes com máquinas e equipamentos.

Após fazer o mapeamento dos riscos, é preciso determinar a probabilidade de cada um ocorrer e a gravidade em caso de ocorrência. A partir daí, a empresa pode criar um plano de ação para controle dos riscos e perdas relacionadas.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA consiste na sequência Plan, Do, Check e Act, ou Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Ele pode ser implementado sozinho ou acompanhado de outras estratégias, como a análise de riscos.

Veja como funciona:

• Plan/ Planejar: é preciso fazer um planejamento de tudo que deve ser feito para controlar as perdas;
• Do/ Fazer: após o mapeamento, essas medidas devem ser implementadas;
• Check/ Verificar: uma vez que as medidas sejam postas em prática, elas devem ser verificadas constantemente para atestar sua efetividade;
• Act/ Agir: por fim, são feitas as adaptações necessárias para que o plano de controle de perdas continue funcionando com eficácia.

Na prática, funciona assim: imagine que uma empresa está com altos índices de afastamento causados por acidentes. No ciclo PDCA, a etapa do planejamento envolve traçar estratégias para reduzir esses acidentes, e a etapa de fazer está relacionada à sua implementação.

Enquanto o planejamento é distribuir novos EPIs para os colaboradores, o fazer é a compra e entrega desses equipamentos.

Na etapa de verificação, vamos avaliar se o uso de EPIs está sendo efetivo para redução dos acidentes. No nosso exemplo, os acidentes diminuíram, mas não pararam por completo.

Então, na etapa final vamos agir para cessar de vez com as ocorrências. Para isso, além dos EPIs distribuídos, serão instalados também EPCs. Com isso, conseguimos zerar a quantidade de acidentes.

O ciclo PDCA é contínuo, podendo ser modificado sempre que necessário.

Implementação de indicadores de desempenho

Os indicadores de segurança do trabalho são métricas que monitoram o desempenho das medidas de prevenção e controle implementadas. A empresa deve fazer o monitoramento constante e buscar estar sempre dentro do aceitável.

Conheça alguns indicadores de desempenho na segurança do trabalho:

• Total de acidentes relatados: é a quantidade de ocorrências registradas. Quanto menos acidentes, melhor. Você pode organizar o total de acidentes por períodos de tempo, como meses ou até anos;
• Taxa de frequência de acidentes: indica a regularidade com que os acidentes acontecem, considerando o tempo de exposição dos trabalhadores aos agentes de risco. Essa taxa possui uma fórmula própria para ser calculada, e os resultados são determinados pela Organização Internacional do Trabalho (ILO);
• Dias sem acidente: ao contrário do total de acidentes, o número de dias sem acidentes deve ser elevado, mostrando a quantidade de horas trabalhadas consecutivas sem ocorrências;
• Taxa de gravidade de acidentes: representa a quantidade de dias de trabalho perdidos em decorrência dos acidentes ou doenças ocupacionais registradas.
• Número de encontros da CIPA: a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) é uma das responsáveis por sugerir e implementar as medidas de controle de perdas. Portanto, a frequência de encontros da comissão está diretamente relacionada à sua efetividade.

Esses são só alguns exemplos de indicadores de segurança do trabalho que podem ser usados para metrificar o controle de perdas.

Programa de Controle Total de Perdas (PCTP)

O Programa de Controle Total de Perdas (PCTP) é uma abordagem sistemática com o objetivo de identificar, avaliar, controlar e prevenir todos os tipos de perdas que possam ocorrer em suas operações.

Para implementar um PCTP, é preciso:

1. Estabelecer o perfil de um programa de prevenção;
2. Determinar prioridades. Para isso, você pode usar o cálculo HRN;
3. Criar planos de ação para prevenir e controlar as perdas.

Treinamento das equipes

O treinamento das equipes é essencial porque muitas perdas são causadas pelos próprios colaboradores e podem ser evitadas facilmente. Para isso, invista em DDS e dinâmicas de segurança do trabalho que mostrem estratégias de prevenção e controle dos acidentes e doenças ocupacionais.

Os treinamentos devem ser feitos após uma análise dos riscos presentes, assim a empresa sabe exatamente o que abordar nas palestras e pode passar informações bem embasadas.

Para auxiliar no treinamento das equipes, o Produttivo criou o Kit DDS, um material gratuito que vem com e-book com 16 ideias de dinâmicas para colocar em prática e ainda um modelo de cronograma e uma ficha de presença.

Dê uma olhada no e-book:

Baixe grátis: Kit DDS com e-book, cronograma em Word e Excel, ficha de presença e material bônus

Checklists

Os checklists, ou listas de itens, são ferramentas de organização que ajudam no acompanhamento e verificação de tarefas. No controle de perdas, o checklist pode ser usado para:

• Listar tudo que deve ser feito por uma equipe ou funcionário e assim evitar esquecimentos;
• Mostrar ao gestor ou inspetor exatamente o que deve ser verificado;
• Comprovar as medidas de prevenção e controle implementadas, em caso de fiscalização;
• Atuar como histórico para que a empresa possa ver o que foi feito, o que está pendente e o que pode ser melhorado.

Recomendamos usar um checklist para cada setor ou operação, como checklist de EPI, de conformidade, entre outros. Você pode optar pelos tradicionais formulários em papel ou ainda investir em checklists digitais, como os do Produttivo.

Como os checklists digitais podem ajudar no controle de perdas?

Os checklists digitais estão um passo à frente das versões em papel porque não ficam sujeitos a rasuras, danos, falta de padronização e à logística de retornar ao escritório para transcrever e digitalizar as informações.

Com apenas alguns cliques, você preenche seu checklist, encaminha ao cliente ou ao gestor, e ainda tem os benefícios do armazenamento em nuvem, que permite a consulta da folha de verificação sempre que desejar.

Mas como usar o checklist digital no controle de perdas? Separamos algumas dicas para te ajudar com isso, olha só: 

Elaboração de inventários

O checklist pode ser usado como inventário de máquinas, listando todos os equipamentos presentes no espaço e assim servindo como ponto de partida para implementação das medidas de controle de perdas, como plano de manutenção preventiva e distribuição de EPIs necessários para operação do maquinário.

Otimização de custos e gestão de gastos com EPIs

Os equipamentos de proteção individual devem ser fornecidos pela empresa aos trabalhadores sempre que seu uso for necessário. Utilize o checklist para registrar quais EPIs foram distribuídos, para quem e quando.

Com esses dados em mãos, além de garantir a segurança da sua equipe, você também pode controlar seu estoque de EPIs e evitar gastos desnecessários ou emergenciais, já que será possível evitar tanto a falta quanto o excesso.

Centralização de dados e extração de relatórios

Recomendamos usar um checklist para cada departamento ou atividade da sua empresa, assim você tem um acompanhamento detalhado de cada operação e do controle de perdas de cada uma.

Com os checklists digitais, todos os formulários ficam centralizados em um único sistema, podendo ser consultados a qualquer momento. Nada de ficar guardando pilhas de papel que precisam ser organizadas manualmente! Prefira as versões digitais e livre-se das gavetas cheias de documentos.

Aplicação de pesquisas de satisfação

Uma ferramenta muito útil para avaliar a eficácia do controle de perdas é a pesquisa de satisfação, que pode ser enviada aos trabalhadores ou aos clientes para saber sua percepção. Com o Produttivo, após a utilização do checklist digital, você pode disparar pesquisas de satisfação automáticas e assim coletar insights sobre as medidas de controle de perdas implementadas.

As pesquisas também são digitais, o que facilita a sua aplicação, análise e documentação.

Recursos do Produttivo para o controle de perdas

O Produttivo é um sistema que ajuda no planejamento, execução e comprovação de serviços para vários segmentos. Através de ferramentas de automatização e gestão, ele ajuda no controle de perdas com um clique.

Conheça alguns recursos do Produttivo para o controle de perdas:

Cadastro de equipamentos, funcionários e peças

Por meio do cadastro de equipamentos, funcionários, peças e clientes, você pode fazer um acompanhamento mais próximo da sua operação. Além disso, os relatórios digitais podem ser preenchidos automaticamente com base nas informações cadastradas, ganhando mais tempo para sua equipe se dedicar a informações mais importantes.

Checklist digital de segurança do trabalho

Outro benefício do Produttivo são os modelos de checklists, relatórios, ordens de serviço e outros formulários. Totalmente digitais, eles contam com funcionalidades como:

• Preenchimento por voz dos campos textuais;
• Preenchimento automático das informações do técnico, do equipamento, do cliente ou outros dados já cadastrados;
• Registro fotográfico com fotos tiradas na hora, ideal para comprovação;
• Questões com mais de 13 tipos de resposta, como textos, itens de conformidade, lista de peças e muitas outras;
• Assinatura digital feita diretamente na tela do dispositivo;
• Funcionamento offline que permite o preenchimento mesmo sem acesso à internet.

Todos os checklists são preenchidos diretamente por um aplicativo no celular ou tablet durante a inspeção. Mesmo à distância, o gestor tem acesso aos dados em tempo real e pode consultar pelo computador sempre que quiser, de qualquer lugar. É só fazer o login e acessar o painel de atividades!

Veja como fica o Modelo de Checklist de Segurança do Trabalho preenchido dentro do Produttivo:

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Plano de atividades com agendamento automático

Quer criar uma rotina de inspeção de segurança para estar sempre à frente do controle de perdas? Com o Produttivo, você pode programar seus serviços com antecedência na periodicidade que quiser.

O plano de atividades ainda é integrado à agenda dos técnicos e emite alertas para que nenhum serviço seja esquecido.

Você pode começar a usar todos esses recursos agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste com todas as funcionalidades liberadas!

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