A folha de verificação pode vir no formato de checklist ou planilha para controle de qualidade. Aprenda a usar essa ferramenta para resolução de problemas!
Para quem trabalha com execução de serviços ou controle de qualidade, a folha de verificação ajuda a identificar problemas, auxiliando na sua resolução. Esse documento é muito utilizado em indústria, prestação de serviços e outros setores que prezam pela qualidade.
Como não existe um modelo padrão para seguir, a folha de verificação pode ser elaborada da maneira que faça sentido para o seu negócio. Além disso, ela não precisa de treinamento específico para ser preenchida ou analisada, perfeita para uso geral.
A seguir, vamos conhecer mais sobre esse tipo de checklist e entender como elaborar uma folha de verificação.
Leia também: Como funciona um Aplicativo para Verificação e Checklists
Folha de verificação de qualidade
A folha de verificação de qualidade, também chamada de lista de verificação ou formulário de padronização, ajuda no controle de processos. Por isso, é uma aliada na gestão da qualidade, permitindo identificar não conformidades e sugerir melhorias.
Seu uso principal é para listar todas as etapas de um processo (como as peças de um equipamento, o serviço prestado pela equipe, as fases de produção, entre outros) e atestar se estão operando corretamente ou não.
Caso o resultado seja negativo, a folha também pode abrir espaço para sugerir medidas de correção. Essa ferramenta pode ser usada em diversos segmentos do setor de prestação de serviços.
É indicada para:
- Coleta de dados: acompanhamento de processos para registro de histórico;
- Verificação de ativos: indicada para vistoriar se o equipamento está funcionamento corretamente;
- Padronização de informações: comparar se todos os processos estão seguindo os mesmos parâmetros de qualidade;
- Registro de ocorrências: identificação de defeitos ou erros de funcionamento;
- Distribuição de tarefas: como registro de técnico responsável por cada etapa ou equipamento.
Por isso, muitas vezes vem em formato de checklist, mas não existe um modelo padrão — você pode elaborar a folha da maneira que fizer sentido para suas necessidades, inclusive combinando diferentes aspectos da verificação.
Além disso, ela é uma das sete ferramentas de qualidade introduzidas pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa. Alguns registros indicam que essas ferramentas foram idealizadas para auxiliar no controle de qualidade em indústrias.
Quando feita corretamente, a folha facilita a identificação de problemas, suas causas e suas possíveis soluções.
Como elaborar uma folha de verificação
Sabendo das muitas possibilidades oferecidas por essa ferramenta, vamos ver então como elaborar uma folha de verificação para o setor de prestação de serviços.
Primeiro, defina seus objetivos, seja coletar dados para histórico, acompanhar processos para identificar falhas, ou outro propósito. Tenha em mente que a principal finalidade do documento é atuar como checklist, não como relatório.
Com isso em mente, sua folha de verificação deve conter:
Equipamento
Aqui você vai avaliar o funcionamento geral do equipamento a ser inspecionado. Nesse campo ainda não entram as peças, pois o objetivo é verificar o ativo como um todo, averiguando se precisa de manutenção preventiva, corretiva ou substituição total. Inclua também todas as informações necessárias para identificação, como marca, modelo e outros dados para diferenciação.
Peças
Está diretamente relacionado ao tópico anterior, mas analisa cada elemento do equipamento. É o caso de um checklist de veículos que avalia a conformidade do freio de mão, luzes de ré, estepe e outros componentes.
Processo
Caso você esteja avaliando a implementação de um processo em vez do funcionamento de um equipamento e suas peças, liste quais etapas devem ser seguidas e deixe um espaço para verificar se estão sendo aplicadas corretamente. Esse formato é indicado para avaliar o cumprimento às medidas de segurança do trabalho e outros processos.
Amostra
Nem todos os segmentos precisam desse tópico, que deve conter a quantidade de itens verificados em inspeções por amostragem. Por isso, é ideal para controle de qualidade em indústrias, mas também pode ser aplicado na prestação de serviços. Além do número em si, você pode registrar a quantidade de ocorrências. Por exemplo: de um total de cem ativos, dez foram inspecionados, e dois apresentaram defeitos. O resultado final ficará assim:
| Objeto da análise | Quantidade total | Quantidade amostrada | Amostragem com defeito |
| [Nome do ativo] | 100 | 10 | 2 |
Ocorrência
Caso você direcione sua avaliação para a ocorrência de erros, liste as possibilidades e deixe um espaço ao lado para marcar se houve ou não registro do problema. Esse formato é indicado para setores em que ocorrências já são esperadas, e o objetivo é registrar a quantidade e periodicidade desses erros.
Frequência
Com que frequência será feita a verificação? Você pode determinar que seja semanal, mensal ou outro intervalo de tempo, conforme as necessidades da empresa. Esse dado é importante para a interpretação dos resultados, já que possibilita determinar se o período de tempo interfere no funcionamento do equipamento.
Análise geral
É um espaço mais genérico para que o inspetor ou outro responsável possa deixar seu parecer. Por exemplo: se o ativo a ser vistoriado é um ar condicionado, o técnico pode avaliar que o funcionamento está adequado, mas que o filtro precisa ser trocado (nesse caso, o equipamento foi aprovado na avaliação, mas uma determinada peça não passou na auditoria). Portanto, além de preencher esses campos separadamente como vimos anteriormente, o profissional deixa sua visão geral sobre a situação.
Solução
Semelhante à análise anterior, permite sugerir mudanças para corrigir o problema, se houver. Nem sempre a solução precisa ser uma medida de correção: o inspetor pode sugerir outras formas de avaliação futuras que tragam uma verificação mais adequada, por exemplo.
Você pode incluir quantos itens desejar na sua folha de verificação.
Um ponto importante é que o formulário não deve ser usado sozinho: o ideal é que ele seja um aliado de outras medidas de controle de qualidade, fazendo apenas o levantamento dos dados.
Folha de verificação: exemplos
Para facilitar a construção da sua própria folha de verificação, que tal se basear em alguns exemplos?
Folha de verificação de extintores
Essa versão traz informações pertinentes ao funcionamento adequado de extintores de incêndio, e combina avaliação geral do ativo e também de suas peças. Suas questões podem ser respondidas com um ⌧ ou de maneira descritiva, como podemos ver no item “Capacidade”.
Folha de verificação de manutenção preventiva
Adaptável a diversas áreas de atuação, esse modelo separa por categorias e por peças, para uma verificação abrangente. Ainda traz espaço para registro fotográfico, trazendo mais credibilidade para a vistoria.
Folha de verificação de limpeza e conservação
Ideal para a verificação de espaços físicos, qualidade do resultado final e até respeito aos procedimentos, como uso de EPIs por parte dos profissionais. Também tem espaço para assinaturas, formalizando o reconhecimento dos responsáveis.
Todos esses exemplos são disponibilizados gratuitamente pelo Produttivo. Você pode baixar esses e outros modelos aqui.
Folha de verificação digital
Você pode usar um checklist pronto para criar sua folha de verificação, como os modelos de checklist digitais do Produttivo.
Os recursos do app permitem usar modelos digitais para avaliar questões de conformidade, checklist da inspeção com pontuação automática e até recurso por voz para registrar o resultado da vistoria e possíveis soluções. Veja todos os recursos aqui.
São diversos modelos prontos, como manutenção preventiva, segurança do trabalho, máquinas e equipamentos, frotas, entre outros.
Além disso, você também pode personalizar a folha de verificação, criando as questões que mais fizerem sentido para o seu negócio. Que tal fazer um teste grátis?
