O downtime é um indicador que representa o tempo de inatividade causado pela suspensão do serviço, interrupção da produção ou parada no maquinário, levando à ociosidade e perda de rendimento.
No artigo a seguir, conheça os tipos de downtime, entenda as causas, veja como evitar e saiba como reduzir o problema com o auxílio da tecnologia.
Veja também: Software de manutenção para acompanhar a operação e reduzir o downtime
O que é downtime?
Downtime se refere ao período em que um equipamento ou serviço está indisponível ou inativo, geralmente devido a falhas ou outros problemas. Por isso, também é chamado de tempo de inatividade.
Quando um maquinário está em downtime, considera-se que ele não pode ser utilizado, o que leva a paradas na produção e ociosidade da equipe.
O downtime é considerado um indicador de manutenção que deve se manter baixo e em queda constante. Quanto menor o tempo de downtime, menor é a inatividade de um equipamento ou da equipe.
Quais os tipos de Downtime?
Existem dois principais tipos de downtime, o planejado e o não planejado. Vamos entender a diferença entre eles:
Downtime planejado
O downtime planejado ocorre quando uma paralisação é programada e anunciada antecipadamente, como para realizar manutenção preventiva, atualizações de software, treinamento da equipe, entre outros procedimentos planejados previamente.
Embora seja inconveniente, o downtime planejado é preferível porque permite que a intervenção seja programada para momentos de menos movimento, possibilitando que a empresa se prepare e minimize os impactos negativos.
Downtime não planejado
Já o downtime não planejado ocorre devido a falhas inesperadas, que podem levar à suspensão das atividades até que o problema seja resolvido. Esse tipo de downtime pode ser especialmente prejudicial, já que não há preparação prévia e pode resultar em perda de produtividade, atrasos e prejuízos financeiros.
Quais são as causas do downtime?
O downtime pode ser causado por diversos fatores, incluindo:
Falha humana
Falhas humanas, como enganos, configurações incorretas, alterações não autorizadas ou outros erros cometidos pela equipe ou até por clientes podem levar a problemas que resultam em downtime.
Problemas na infraestrutura
Problemas como precariedade das instalações, obsolescência dos equipamentos, falta de insumos ou ferramentas, entre outros, também levam ao downtime e devem ser evitados.
Falta de análise e monitoramento
Ainda que um dos problemas causadores de downtime seja corrigido, a falta de análise e monitoramento pode levar à reincidência ou até a novos problemas. Por isso, invista em metodologias como a árvore de falhas, 5 porquês e análise de causa raiz para acompanhar a operação constantemente e entender como resolver os problemas de forma definitiva.
Falta de planejamento das mudanças
Qualquer mudança na operação (atualização de sistema, modificação na infraestrutura, entre outras) deve ser planejada com antecedência para que a equipe possa se preparar e ter um plano de contingência para contornar o downtime.
Além disso, é importante programar alterações para horários de baixo movimento, caso contrário, o tempo gasto com as modificações e quaisquer adaptações necessárias levam ao downtime e geram um backlog de tarefas.
Alta demanda
Quando a demanda de serviços ou de produção é muito alta, uma equipe insuficiente tende a ficar sobrecarregada e não concluir tarefas, gerando downtime.
Falta de treinamento
A falta ou até ausência de treinamento adequado para os colaboradores aumenta a chance de erros humanos, o que pode causar downtime.
Essas são apenas algumas das causas comuns de downtime. Dependendo do ambiente de operação e dos sistemas envolvidos, podem haver outras causas específicas.
Quais são os impactos do downtime para uma empresa?
O downtime causa vários impactos significativos na empresa, que podem afetar tanto a curto prazo quanto a longo prazo. Alguns dos mais comuns são:
Perda de produtividade
O tempo de inatividade reduz a produtividade dos funcionários, pois eles não conseguem acessar sistemas, equipamentos e ferramentas necessárias para realizar suas tarefas diárias. Com isso, ficam ociosos e têm que lidar com atrasos e outros problemas.
Falha no cumprimento de prazos
Quando o sistema está inoperante, a equipe não consegue concluir suas atividades, atrasando as demandas e assim falhando no cumprimento de prazos estabelecidos.
Perda de faturamento
Uma das consequências mais imediatas do downtime é a perda de receita. Se os sistemas críticos para as operações da empresa ficarem inativos, isso pode resultar na incapacidade de realizar transações comerciais, processar pedidos de clientes ou fornecer serviços, levando a prejuízos financeiros diretos.
Comprometimento da reputação da empresa
O tempo de inatividade também pode afetar negativamente a reputação da empresa e a confiança dos clientes, já que eles serão impactados pelos atrasos e suspensão das atividades.
Dessa forma, há dificuldade de retenção de clientes e aumento de custos associados a iniciativas para recuperar a reputação da empresa no mercado.
Reclamações de usuários
Se os serviços ou produtos da empresa não estão disponíveis devido ao downtime, os clientes ficam insatisfeitos e buscam soluções alternativas, ou até mesmo mudar para a concorrência. A reputação da empresa pode ser afetada, principalmente se o downtime ocorrer com frequência ou se prolongar por um período significativo.
Sobrecarga no setor de atendimentos
Reclamações de usuários e clientes são direcionadas para o setor de atendimentos, que vê um crescimento na demanda e sofre com a sobrecarga causada pela busca por informações e novos prazos.
Reduza o downtime com os checklists digitais do Produttivo: Não perca prazos e registre inspeções com mais agilidade
Como calcular o downtime?
O downtime não tem uma fórmula para fazer seu cálculo — para calcular esse indicador, o ideal é fazer um registro de todas as horas de indisponibilidade do sistema ou equipamento e assim determinar o tempo total em que ficou indisponível durante um período específico.
Separamos algumas dicas para te ajudar a calcular o downtime na sua empresa, olha só:
- Registre os eventos de indisponibilidade: documente todos os eventos de downtime, incluindo o horário início e término, ao longo do período que deseja acompanhar;
- Calcule o tempo de indisponibilidade: para cada evento de downtime, calcule o tempo total em horas em que o sistema esteve indisponível. Se houver mais de um evento, some os tempos de indisponibilidade de todos eles para obter o tempo total de downtime;
- Registre e analise os resultados: registre o tempo total de downtime e analise-o em relação aos objetivos de disponibilidade e outras métricas da empresa para identificar áreas problemáticas que requerem melhorias e ajustes.
Além dos passos sugeridos, você também pode acompanhar outros indicadores que podem ser analisados em conjunto com o downtime:
MTBF – Mean Time Between Failures
O MTBF (Mean Time Between Failures) é o tempo médio entre as falhas, medindo o tempo de bom funcionamento do equipamento entre sua manutenção e o aparecimento de uma nova falha.
Ele considera três intervalos: a primeira falha, o retorno à operação após a manutenção, e uma nova falha.
Para o cálculo do MTBF, deve ser aplicada a fórmula a seguir:
A fórmula exige ter alguns dados em mãos, que são:
- Tempo Real de Disponibilidade (TD): período em que o equipamento irá operar sem precisar de nenhuma interrupção para reparo;
- Tempo Total de Manutenção (TM): período em que o equipamento ficou parado por conta de manutenção e falhas;
- P (Parada): quantidade de vezes que o ativo ficou ocioso devido ao reparo.
O ideal é que o MTBF esteja sempre aumentando, porque mostra que o processo de manutenção preventiva está sendo realizado com sucesso.
MTTR – Mean Time to Repair
O MTTR, ou Mean Time to Repair, representa o tempo médio de reparo do equipamento. É o tempo entre a falha ocorrer e o momento em que o sistema volta a operar após a manutenção, mostrando o tempo de indisponibilidade do ativo durante aquele período.
O MTTR pode ser calculado a partir de uma fórmula:
Ao contrário do MTBF, o MTTR deve ser cada vez menor.
Taxa de falhas
A taxa de falhas é o inverso do MTBF, e é representada na fórmula pela letra grega lambda (λ):
Para descobrir a taxa de falhas de um equipamento, basta dividir 1 pelo MTBF.
Disponibilidade inerente
A disponibilidade (também chamada de Availability) do equipamento está relacionada à sua capacidade de operar conforme o programado. Ou seja, mede a proporção do tempo em que um equipamento está disponível para uso.
Para calcular a porcentagem da disponibilidade, vamos usar a seguinte fórmula:
Confiabilidade
A confiabilidade, ou Reliability, é semelhante à disponibilidade. Regulamentada pela NBR 5462 da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), ela representa a capacidade do equipamento de desempenhar uma função sob determinadas condições e dentro de um intervalo de tempo.
Ou seja, a confiabilidade mede se o ativo é confiável considerando a probabilidade dele desempenhar bem suas funções. A fórmula da confiabilidade é a seguinte:
Para fazer essa conta, vamos precisar da constante de Néper (e), cujo valor é 2,7182, da taxa de falhas como vimos anteriormente (λ) e do período de tempo (t) em que esperamos que o ativo cumpra suas funções. É você quem define essa informação.
Os indicadores que falamos acima não calculam o downtime, mas fornecem informações sobre a operação que ajudam a encontrar a origem do tempo de inatividade.
Para facilitar o cálculo desses indicadores, o Produttivo criou um material gratuito, a Planilha Indicadores de Manutenção. Ela já vem com as fórmulas prontas para usar, basta trocar as informações de exemplo pelos dados da sua empresa.
Baixe grátis: Planilha gratuita para cálculo automático dos principais indicadores de manutenção
Como reduzir o downtime?
Existem várias estratégias que as empresas podem adotar para reduzir o downtime e minimizar seus impactos negativos, vamos conhecer algumas delas:
Controle da infraestrutura
Assegure que a infraestrutura da empresa seja confiável e ofereça todos os recursos que os colaboradores precisam para realizar seu trabalho sem interrupções, como atualizações constantes nos equipamentos, disponibilidade de materiais e ferramentas, integridade da estrutura, entre outros.
Manutenção preventiva
Programar manutenções preventivas regulares para equipamentos críticos ajuda a identificar e corrigir problemas antes que eles causem downtime, já que a manutenção preventiva pode ser agendada para momentos mais convenientes e não espera a paralisação total do ativo.
Treinamento e capacitação
Garantir que os funcionários estejam devidamente treinados e familiarizados com os procedimentos de segurança, manutenção e recuperação pode minimizar o risco de erro humano (um dos principais causadores de downtime) e aumentar a prontidão para lidar com situações de inatividade.
Investimento em soluções tecnológicas
Implementar sistemas de monitoramento proativo que alertem os gestores sobre problemas potenciais antes que eles se tornem falhas graves também pode ajudar a prevenir o downtime. Um exemplo é a manutenção preditiva, que ajuda a prever possíveis defeitos a partir de sensores e parâmetros.
Como o Produttivo pode ajudar a reduzir o downtime?
O Produttivo é um sistema para fazer o acompanhamento completo de toda a operação por meio de relatórios digitais, agendamento de atividades, controle de indicadores e outros recursos.
Vamos entender como o Produttivo pode ajudar a reduzir o downtime:
Plano de manutenção preventiva
O Produttivo oferece um plano de manutenção automático, que permite agendar as manutenções e outras atividades com antecedência. Assim, eventos próximos geram alertas para lembrar de tarefas ou contratos, e o recurso ainda é integrado à agenda dos técnicos.
Veja como funciona o Plano de atividades na prática:
O planejamento ainda é vinculado aos clientes e equipamentos cadastrados, facilitando o agendamento e a consulta de histórico.
Com o controle da manutenção preventiva, há menos risco de que os ativos sejam levados ao downtime porque os problemas são encontrados e solucionados antes que se agravem, evitando a parada do equipamento.
Relatórios digitais
Outro recurso que ajuda a reduzir o downtime são os relatórios digitais, que são preenchidos diretamente pelo celular ou tablet do técnico durante a realização do serviço, ficam armazenados em nuvem e ainda contam com:
- Marcação de local, data e horário para evitar fraudes;
- Inserção de fotos da galeria ou tiradas na hora, ideal para comprovação do serviço;
- Questões com mais de 13 opções de resposta, como checklists, múltipla escolha, textos curtos ou longos, valores de peças e materiais, e mais;
- Preenchimento por voz;
- Assinatura digital feita na tela do dispositivo.
Você pode optar pelos modelos prontos do Produttivo ou criar seu próprio formulário para atender às suas necessidades. Todos os relatórios podem ser personalizados com as cores e logo da empresa, e podem ser compartilhados por e-mail ou WhatsApp.
Olha só como fica o Modelo de Checklist de Manutenção Preventiva preenchido dentro do sistema e exportado em PDF:
Os relatórios digitais são mais um recurso para registrar inspeção e manutenção e assim assegurar o bom funcionamento dos equipamentos, prevenindo o downtime.
Controle de serviços
Todos os chamados recebidos pela empresa ficam reunidos no painel web, que pode ser acessado de qualquer lugar pelo gestor e mostra todas as atividades em andamento, concluídas, pendentes e em atraso.
Atividades que foram programadas pela empresa, mesmo que não tenham sido solicitadas pelo cliente, também são exibidas no painel para facilitar o controle dos serviços.
Assim que o chamado é enviado pelo cliente (por meio de um link exclusivo ou QR Code anexado ao equipamento), o gestor pode direcionar a tarefa para o técnico e até selecionar um modelo de relatório para ser preenchido durante o serviço.
Dessa forma, a gestão tem um controle total sobre a operação e pode concentrar seus recursos para garantir a realização de todas as atividades.
Métricas e indicadores
Para trazer ainda mais confiabilidade para a sua empresa, todos os dados registrados nos relatórios são condensados em gráficos que mostram os principais indicadores da sua empresa, facilitando a identificação de gargalos.
Assim fica muito mais fácil acompanhar o downtime e buscar sua redução contínua!
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