Nem sempre fazer o controle de EPI no papel, de forma manual, é uma tarefa simples. Informações sobre entrega, troca e manutenção dos equipamentos podem se perder facilmente, provocando dores de cabeça às empresas.
Então como fazer o controle de EPIs de forma simples e segura? Neste artigo a gente te mostra como melhorar esse gerenciamento com algumas dicas práticas e como a tecnologia pode ser uma aliada nesse processo, entregando digitalização e praticidade.
Modelo pronto para experimentar: Ficha de EPI Digital
- O que é controle de EPI?
- Para que serve o controle de EPI?
- Qual é a importância do controle de EPI?
- O que a NR 6 diz sobre EPI?
- Exemplo de controle de EPI
- Como fazer o controle de EPI?
- Quais são os benefícios do controle de EPI?
- Quais são as consequências de não realizar um controle de EPI adequado?
- Como fazer uma ficha de controle de EPI?
- Modelo de ficha de controle de EPI
- Modelo de declaração de recebimento de EPI
- Software controle de EPI: Como a tecnologia pode facilitar a gestão de documentos de segurança do trabalho?
O que é controle de EPI?
O controle de EPI é um processo de gerenciamento, que organiza e acompanha a distribuição, uso e conservação dos equipamentos de proteção individual dos funcionários nas empresas.
Todo o processo deve ser documentado em detalhes para que a empresa saiba exatamente quais materiais devem ser distribuídos, a quais funcionários, o estado de conservação de cada EPI e quando é a hora de certa de realizar a troca.
Ao fazer esse acompanhamento de perto, a empresa se antecipa frente a qualquer imprevisto e garante a segurança dos colaboradores.
É comum que o controle de EPI seja realizado através de uma série de documentos de segurança do trabalho que contenham a descrição dos materiais, data de quando foram entregues, para quem é a assinatura do trabalhador que recebeu o material.
O formato mais utilizado é o da ficha de EPI, que pode ser feita tanto no papel, quanto digitalmente, em sistemas e aplicativos de inspeção e segurança no trabalho.
É importante que esses documentos reúnam informações como:
- Quais EPIs foram entregues;
- Quantidade de EPIs entregues;
- Data em que foram entregues;
- A quais profissionais foram entregues;
- Validade do EPI;
- Número do Certificado de Aprovação (CA).
O que é EPI?
Os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) são equipamentos e materiais utilizados por profissionais no ambiente de trabalho para reduzir riscos de suas atividades ocupacionais e aumentar sua segurança, protegendo-os de acidentes.
São exemplos luvas, botas, protetores auriculares, capacetes, máscaras e abafadores de ruídos.
Experimente grátis: Checklist de EPI digital preenchido no aplicativo
Para que serve o controle de EPI?
O controle de EPI é uma medida obrigatória segundo normas regulamentadoras, porque assegura que os materiais foram entregues aos colaboradores e estão em condições de uso para cumprirem com suas funções.
Além disso, o controle promove mais agilidade na supervisão dos materiais e melhora a tomada de decisão dos gestores com base nas informações geradas a partir dos relatórios e fichas de EPI.
Qual é a importância do controle de EPI?
Fazer o controle de EPI da forma correta contribui para preservar a vida e saúde dos colaboradores, que ficam menos expostos aos riscos e criar um ambiente de trabalho mais seguro e confortável.
As empresas também conseguem reduzir custos atrelados a acidentes de trabalhos e ao mau uso dos EPIs, uma vez que o controle ajuda a conservar os materiais e eliminar perdas.
Outra vantagem é a conformidade com a lei, porque se algum trabalhador sofre algum tipo de acidente de trabalho e a empresa não comprovar a distribuição dos EPIs, ela pode sofrer com multas, sanções e demais problemas judiciais.
O que a NR 6 diz sobre EPI?
A norma regulamentadora nº 6 é uma normativa que:
- Estabelece diretrizes e parâmetros para comercialização e utilização dos EPIs;
- Descreve quais são esses equipamentos e quando devem ser utilizados;
- Determina as responsabilidades dos fabricantes, das empresas e dos trabalhadores.
Entenda mais sobre o que a norma define como responsabilidades de trabalhadores e empregadores quanto ao EPI:
De quem é a responsabilidade de controle de EPI?
A responsabilidade pelo controle do EPI é sempre da empresa, enquanto cabe aos funcionários utilizarem os materiais da forma correta. Entenda o que mais a norma determina para cada parte:
Responsabilidades dos empregadores:
- Comprar EPIs aprovados pelo órgão responsável;
- Orientar e treinar os trabalhadores;
- Fornecer EPIs adequados aos riscos e em boas condições de uso;
- Registrar o fornecimento desses materiais;
- Exigir o uso;
- Realizar a manutenção e higienização periódica;
- Substituir os EPIs quando danificados ou extraviados;
- Comunicar ao órgão competente irregularidades observadas;
- Disponibilizar informações sobre o EPI (dados de identificação do produto, nome do fabricante, lote de fabricação, data de validade e CA do EPI);
Responsabilidades do trabalhador:
- Usar o EPI fornecido;
- Usar o EPI apenas para a finalidade que se destina;
- Responsabilizar-se pela limpeza, guarda e conservação;
- Comunicar a empresa em caso de danos e extravios;
- Cumprir as determinações sobre uso adequado.
Exemplo de controle de EPI
O controle de EPI pode ser feito através de uma ficha, contendo as principais informações necessárias, como:
- Nome do trabalhador;
- Função;
- CPF;
- Matrícula;
- Nome da empresa;
- Endereço;
- CNPJ;
- Data;
- Listagem de EPIs fornecidos;
- Equipamento;
- Marca;
- Quantidade;
- Tamanho;
- Número do CA;
- Data de entrega;
- Observações;
- Assinatura do responsável técnico e do trabalhador.
Veja um exemplo que você pode baixar de graça, desenvolvido pelo time do Produttivo:
Baixe grátis: Ficha de controle de EPI em Word
Como fazer o controle de EPI?
O controle de EPI é um processo minucioso e envolve uma série de etapas que começam bem antes da compra dos itens e continuam após a entrega aos colaboradores.
Veja como criar um controle organizado e estruturado:
- Determine os profissionais responsáveis por fazer a gestão dos EPIs
O primeiro passo é determinar quais serão os responsáveis por fazer o controle de EPI e gerenciar todas as ações e documentos gerados.
Essa decisão é importante porque vai promover agilidade na resolução de problemas e contribuir para que os profissionais mais qualificados sejam direcionados para essa função.
O profissional será responsável por fiscalizar o uso dos EPIs e por acompanhar treinamentos e realizar o gerenciamento de entradas e saídas dos materiais, entendendo o momento certo de comprar itens novos e realizar trocas e substituições.
- Mapeie os EPIs necessários
Em seguida, é hora de entender quais EPIs são necessários para cada tipo de atividade e as respectivas quantidades.
Essa informação é obtida através do programa de prevenção de risco, em que a partir de avaliações e análises os tipos de riscos são mapeados e classificados em alguns níveis.
É na fase de controle de medidas de risco que os EPIs são definidos, considerando todos os tipos de riscos (físicos, químicos e biológicos).
É importante lembrar que outras medidas preventivas devem ser utilizadas em conjunto aos EPIs para oferecer a proteção necessária aos trabalhadores, e que em casos onde exista a necessidade de combinação de diferentes tipos de EPI, deve ser realizado um estudo que garanta a eficácia desses materiais.
- Escolha bons fornecedores e equipamentos de qualidade
Depois de mapeado os EPIs, é hora de comprar os itens necessários. Nesse momento é importante considerar um custo-benefício que considere a qualidade dos materiais, porque se forem de baixa qualidade eles também podem aumentar as chances de acidentes de trabalho, no lugar de diminuir e proteger os colaboradores.
Na escolha do fornecedor considere alguns critérios:
- Reputação e avaliações;
- Atendimento à normas e legislações;
- Qualidade dos itens;
- Nível de conforto dos EPIs;
- Custo-benefício.
Ao encontrar um bom fornecedor, estabeleça uma parceria com ele para garantir que no momento de novas compras o fornecedor tenha o material disponível e consiga entregar com agilidade no prazo acordado, sem inviabilizar os serviços da empresa.
- Garanta o armazenamento correto
Os EPIs demandam alguns cuidados de armazenamento para que sua conservação e vida útil seja prolongada.
Certifique-se de ter locais adequados e que criem as condições ideais para guardar esses materiais, como:
- Locais protegidos do sol;
- Seguros, sem riscos de acidente;
- Bem arejados;
- Protegido de atritos e de contato com materiais abrasivos;
- Protegidos de choque;
- Com menor risco de quedas.
- Teste a condição de uso dos EPIs antes da distribuição
Antes de colocar os equipamentos à venda, os fabricantes realizam inspeções nos EPIs para garantir que eles estão funcionando corretamente, mas você também pode incluir testes e checagens no seu processo de controle de EPI.
Esses testes ajudam a identificar se existem falhas ou erros e se os produtos são confortáveis para o uso dos trabalhadores.
Aproveite para checar os tamanhos, existência de avarias e se os materiais utilizados não vão provocar alergias.
Depois de distribuído você também pode coletar as opiniões dos colaboradores para entender se existe alguma melhoria a ser aplicada, e com isso avaliar a qualidade dos fornecedores.
- Registre a distribuição dos EPIs, entradas e saídas
O registro das entradas e saídas dos equipamentos é parte fundamental do controle do EPI, porque é essa documentação que atesta que o empregador está cumprindo com a obrigação de fornecer os materiais de proteção necessários aos trabalhadores.
Crie uma ficha de EPI ou baixe grátis um modelo em Word criado pelo time do Produttivo, aqui!
É importante que ela contenha alguns dados de registro que sirvam como evidências, como datas, nomes, listagem dos EPIs com suas identificações e assinatura do colaborador que recebeu o material.
A ficha também vai ajudar na organização de estoque, facilitando a identificação de itens faltantes, com defeito e com prazo de validade próximo de vencer.
- Assegure um estoque de EPIs
Manter um estoque de EPI é necessário para a rápida substituição de quando algum item está avariado e também para que a empresa esteja preparada para a chegada de novos colaboradores.
Se um item necessário para a execução das atividades está em falta, o trabalho pode ficar paralisado.
Por isso, entenda a vida útil de cada EPI, quais equipamentos têm maior fluxo e crie um cronograma ou estratégia de reposição de estoque.
É preciso ter um estoque equilibrado conforme o uso, para que os itens não passem do prazo de validade e gerem prejuízos para a empresa.
Da mesma forma deve existir algum processo de substituição preventiva quando esses itens passarem do prazo de validade.
- Promova treinamentos e capacitação com os colaboradores
A realização de treinamentos é outra responsabilidade dos profissionais que fazem o controle de EPI.
Essa é uma das exigências da NR 6, para garantir que os trabalhadores saibam como utilizar os equipamentos e quais procedimentos preventivos aplicar.
Afinal, o uso incorreto dos EPIs diminui a proteção dos colaboradores, aumenta as chances de acidentes de trabalho e ainda pode diminuir a vida útil do equipamento, gerando desperdícios.
Nesse sentido, a empresa deve abrir espaços para capacitação e conscientização em relação aos seguintes assuntos:
- Riscos que os trabalhadores estão expostos e como o EPI os protege;
- Utilização correta dos equipamentos e ajuste;
- Restrições e limitações de proteção dos EPIs;
- Manutenção e substituição dos EPIs;
- Cuidados com limpeza, higienização, guarda e conservação;
- Quais ações devem ser tomadas diante da identificação de defeitos ou avarias.
Você pode conduzir esses treinamentos utilizando diferentes formatos:
- Colando cartazes informativos nos espaços de trabalho;
- Enviando e-mails com orientações aos colaboradores;
- Realizando treinamentos presenciais ao longo do ano;
- Promovendo palestras e eventos de conscientização;
- Realizando a SIPAT (Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho);
- Utilizando os espaços para aplicação do DDS (Diálogo Diário de Segurança).
Ao baixar o nosso Kit EPI, além de ter acesso a checklists e fichas de controle de EPI, você também baixa um cartaz informativo sobre a importância do uso dos EPIs pelos colaboradores e uma cartilha com orientações sobre os EPIs. Veja só:
Baixe grátis: Kit EPI com ficha de epi, checklist, cartilha e cartaz informativo
Outro material gratuito que você pode baixar e vai te ajudar a abordar o uso dos EPIs durante as rotinas de DDS é o nosso Kit DDS, nele você tem:
- Cronograma DDS em Word e Excel;
- Ficha para controle de presença;
- Ebook com dinâmicas para aplicar no DDS.
O Ebook oferece algumas ideias de temas e dinâmicas importantes para usar nos treinamentos, garantindo a atenção, participação e engajamento da equipe. Olha só um trecho dele:
Baixe grátis: Kit DDS com cronograma, ficha de presença e ebook com dinâmicas
- Acompanhe trocas e devoluções
Trocas e devoluções também devem ser documentadas para um controle de EPI completo, isso faz com que as informações estejam atualizadas e que os gestores tenham mais dados para entender os motivos que ocasionaram essa devolução, a frequência em que acontecem e se planos de ações devem ser desenvolvidos para diminuir essa estatística.
- Faça a manutenção e higienização dos equipamentos
A manutenção e a higienização dos EPIs depende de alguns fatores como tipo de material, recomendação dos fabricantes, frequência de uso e tipos de produtos mais indicados para cada caso.
Veja como elas deve acontecer de acordo com alguns tipos de EPIs:
- Capacete: limpeza com água e sabão neutro. As suspensões internas devem ser substituídas quando necessário;
- Óculos e protetores faciais: limpeza com solução antiviral ou álcool isopropílico, evitando materiais abrasivos;
- Protetores auriculares: limpeza com pano úmido e as almofadas devem ser substituídas regularmente;
- Luvas: a limpeza depende do material da luva, algumas podem ser lavadas e outras devem ser descartadas após o uso, consulte as instruções do fabricante.
Lembre-se de consultar as instruções do fabricante antes de realizar qualquer tipo de limpeza nos equipamentos.
- Use um sistema de controle de epi
Fazer o controle de EPI no papel não é fácil, além de gerar um alto volume de documentos, o arquivamento das informações é prejudicado e demanda um espaço organizado para que os papéis sejam encontrados com facilidade, o que muitas vezes não acontece.
Para facilitar esse trabalho, existem alguns sistemas e aplicativos focados na gestão de documentos de segurança do trabalho, como o Produttivo.
Nele os documentos são preenchidos no celular mesmo sem acesso à internet, as informações ficam salvas em nuvem e a consulta dos relatórios pode ser feita em poucos cliques, de forma muito mais prática.
Além das fichas e checklists de EPI, no Produttivo você pode gerar relatórios e laudos para todo tipo de inspeção de segurança.
Com o plano de atividades automático, você define a periodicidade das inspeções e alguns dias antes o sistema notifica os responsáveis com instruções e o relatório que precisa ser preenchido. Na visão calendário é possível ter uma visualização completa de toda a operação dia a dia do mês.
Os relatórios agilizam o preenchimento com recursos muito melhores do que o papel:
- Preenchimento de informações automáticas sobre a empresa, clientes e equipamentos;
- Cálculo automático de tempo de atendimento da solicitação;
- Localização GPS que aumenta a confiabilidade das informações;
- Fotos tiradas na hora anexadas ao relatório final com data, horário e localização;
- Preenchimento por voz em campos textuais;
- Questões de checklist que facilitam a identificação de não conformidades, geram pontuações e alertas;
- Coleta de assinaturas facilitada na tela do celular ou tablet.
Veja um exemplo de como acontece o preenchimento de uma ficha de EPI no aplicativo do Produttivo:
Experimente grátis: Modelo de ficha de EPI no aplicativo
Quais são os benefícios do controle de EPI?
O controle de EPI traz vantagens para a empresa e para os colaboradores:
- Torna o ambiente de trabalho mais seguro;
- Diminui a ocorrência de acidentes;
- Traz economia para a empresa;
- Garante a conformidade com normas e legislações;
- Melhora o cuidado com os EPIs e aumenta sua vida útil;
- Evita processos judiciais;
- Deixa a empresa pronta para fiscalizações e auditorias.
Quais são as consequências de não realizar um controle de EPI adequado?
Se um acidente de trabalho acontece e a empresa não consegue comprovar que forneceu os materiais necessários com os documentos de controle de EPI, ou se uma fiscalização é realizada e não existem evidências, ela pode sofrer com:
- Multas e indenizações;
- Paralisações;
- Embargos.
Para além disso, a equipe se sente desmotivada e perante o mercado a empresa perde a confiabilidade e segurança que deveria promover.
Como fazer uma ficha de controle de EPI?
A ficha de controle de EPI é um documento que comprova que os materiais foram entregues aos trabalhadores e ajuda a gestão a se organizar e ter um acompanhamento mais simples e organizado.
Através da ficha de EPI é possível saber quais EPIs foram entregues, em quais quantidades, para quais profissionais e em qual data.
Ela pode ser feita no papel, em Word ou em sistemas e aplicativos que facilitam o preenchimento das informações e coleta das assinaturas de forma digital.
É fundamental que ela apresente informações como:
- Data de entrega;
- Informações de identificação do colaborador (Nome, CPF, função);
- Listagem dos EPIs entregues;
- Quantidade de EPIs entregues;
- Informações de identificação do EPI (nome, número e validade do CA, nome do fabricante);
- Assinatura do trabalhador.
É possível complementar o documento com um termo de compromisso e responsabilidade, assinado pelos profissionais no qual eles atestam que receberam treinamento sobre uso, manuseio, guarda e conservação dos EPIs, tal qual determina a NR 6.
Modelo de ficha de controle de EPI
Veja alguns modelos prontos de ficha de EPI para utilizar agora na sua operação:
Ficha de controle de EPI Word
Este modelo de ficha de controle de EPI em Word pode ser baixada gratuitamente. Ela foi criada pela equipe do Produttivo, mas depois de baixar você pode substituir as informações e imprimir. Veja só:
Ela é simples de usar, mas não é a melhor solução disponível do mercado, porque deve ser impressa para que você possa coletar a assinatura dos colaboradores.
Isso significa que você terá que lidar com alguns desafios:
- Alto volume de papel gerado;
- Dificuldades de armazenamento e consulta;
- Perdas de documentos e informações;
- Rasuras;
- Dificuldades em entender a letra de quem preencheu.
Ficha de controle de EPI PDF
A ficha de controle de EPI PDF é digital, mais moderna e supera todos os problemas apresentados pelo uso do papel. Veja este exemplo gerado pelo sistema e aplicativo do Produttivo:
A diferença entre o papel e o PDF é que o documento é preenchido todo no aplicativo em segundos, com possibilidade de inserção de fotos, preenchimento de informações automaticamente e coleta de assinatura na tela do celular.
Além disso, as informações ficam salvas em nuvem e podem ser consultadas em poucos cliques, de forma rápida e prática.
Você pode experimentar esse modelo de forma gratuita, enquanto durar o período de teste grátis.
Modelo de declaração de recebimento de EPI
A declaração de recebimento de EPI pode estar presente na ficha de controle de EPI ou de forma separada em outro documento.
O intuito dela é garantir que o colaborador se compromete a usar o EPI corretamente, conforme instruído e que recebeu o treinamento necessário.
Veja este exemplo que está presente no nosso Kit EPI e que também pode ser baixado de graça:
Baixe grátis: Kit EPI com ficha de epi, checklist, cartilha e cartaz informativo
Software controle de EPI: Como a tecnologia pode facilitar a gestão de documentos de segurança do trabalho?
Os softwares de controle de EPI substituem por completo o controle no papel, oferecendo mais segurança, confiabilidade e agilidade no preenchimento e na gestão dos documentos.
Eles são soluções completas, que podem ser utilizadas para todo o gerenciamento da segurança do trabalho, desde a realização de inspeções de segurança, até a criação de relatórios.
Com um sistema e aplicativo como o Produttivo é possível:
- Agendar inspeções recorrentes de forma automática;
- Programar o sistema para avisar sobre o vencimento de CA dos EPIs;
- Notificar técnicos e responsáveis pelo serviço com instruções sobre o que deve ser feito;
- Visualizar o dia a dia da equipe em um calendário, realocando e encaixando novas tarefas;
- Receber solicitações e chamados direto no aplicativo dos técnicos;
- Emitir checklists, laudos e relatórios digitais com cores e logo da empresa;
- Acompanhar indicadores sobre as inspeções e não conformidades encontradas.
Com isso as empresas ganham em redução de custos e economizam o tempo que antes era gasto com o controle manual dos processos.
Experimente o Produttivo de forma gratuita com todas as funcionalidades, enquanto durar o período de teste. Se preferir você pode marcar um horário na agenda dos nossos consultores para eles te apresentarem o sistema!
