Ficha de EPI: o que é, como fazer e modelo gratuito

Empresas que trabalham com atividades consideradas perigosas ou insalubres devem fornecer equipamentos de proteção individual aos trabalhadores. Mas você sabia que, além de disponibilizar os equipamentos, a empresa também deve fazer o acompanhamento da sua distribuição e utilização? Isso é feito por meio de uma ficha de EPI.

Esse documento auxilia no controle do uso dos EPIS e é uma garantia para todas as partes envolvidas, já que é responsabilidade da empresa garantir seu uso correto pelos funcionários.

No artigo a seguir, vamos conhecer qual norma fala sobre isso, entender como fazer uma ficha de EPI e ainda disponibilizar um modelo gratuito em Word para usar já. Boa leitura!

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O que é ficha de EPI?

A ficha de EPI é um documento que registra e comprova a entrega dos equipamentos de proteção para cada colaborador, atestando que sua empresa está operando dentro da lei.

Enquanto os equipamentos de proteção individual (EPIs) protegem os colaboradores durante o trabalho, a ficha protege sua empresa do ponto de vista jurídico, já que é obrigação do empregador não apenas fornecer os equipamentos, mas também assegurar sua utilização pela equipe.

Além disso, em caso de acidentes, você pode usar a ficha para comprovar que sua empresa não tem responsabilidade sobre a ocorrência. Afinal, no que compete aos equipamentos de segurança, sua empresa tem provas de que foram fornecidos, seu uso foi orientado e que seus funcionários reconhecem o cumprimento das normas pela empresa.

Você ainda pode usar esse documento como histórico de quais funcionários receberam quais equipamentos. Assim, você tem um inventário dos EPIs fornecidos para cada colaborador e também da devolução, para acompanhamento em caso de desligamento ou de danos ao dispositivo.

A ficha de controle de EPI pode ser feita no formato de checklist, ou ainda incluir uma declaração de ciência dos funcionários. Tenha sempre um modelo de ficha de EPI pronto, e guarde cuidadosamente todas as fichas preenchidas.

Qual NR fala sobre ficha de EPI?

A Norma Regulamentadora nº 6 é a diretriz que aborda os equipamentos de proteção individual, o que inclui a ficha de EPI. De acordo com a norma, é responsabilidade da empresa:

• A aquisição dos EPIs e sua distribuição aos funcionários;
• Orientação e treinamento dos colaboradores quanto ao uso dos EPIs;
• Registrar o fornecimento dos equipamentos por meio de ficha de EPI ou outros formatos;
• Exigir o uso dos EPIs por parte dos trabalhadores.

Portanto, além de fornecer os equipamentos de proteção individual, a empresa também deve registrar sua distribuição, e uma das possibilidades para isso é a ficha.

O que é registrado na ficha de EPI?

A ficha de EPI deve conter algumas informações indispensáveis para que ela esteja dentro dos padrões exigidos pela NR-6. Vamos ver alguns dados que precisam ser registrados no documento:

Cabeçalho

Essa informação pode ser igual em todas as fichas, deixando apenas um espaço em branco para preenchimento manual dos dados variáveis. Deve conter:

• Nome da empresa;
• CNPJ da empresa;
• Nome completo do colaborador;
• CPF do colaborador;
• Função ou cargo do colaborador;
• Departamento do colaborador (se houver);
• Data de admissão do colaborador;
• Número de matrícula ou registro do colaborador;
• Data do documento.

Listagem

Outro campo que deve ser preenchido manualmente, já que as informações vão mudar conforme a ficha. Você pode incluir:

• Equipamento;
• Fabricante e marca;
• Data da entrega;
• Data da devolução (se houver);
• Quantidade;
• Tamanho (se houver);
• CA.

Assinaturas

Reserve dois campos para assinatura: um do funcionário que está recebendo o EPI e outro para um representante da empresa.

Declaração

Esse campo é opcional. Nele, você pode incluir um breve termo de responsabilidade, formalizando que o colaborador reconhece o fornecimento dos equipamentos, responsabiliza-se pelo o uso correto e se compromete a comunicar a empresa em caso de danos.

Você também pode incluir um campo para declaração de devolução. Mesmo equipamentos não descartáveis devem ser devolvidos à empresa para que esta garanta que o funcionário esteja usando um equipamento novo e em bom estado, e não reutilizando um antigo.

Se sua empresa tem um departamento jurídico, é interessante que auxiliem na elaboração de uma declaração completa e em conformidade com a legislação.

O que é o CA na ficha de EPI?

Também segundo a NR-6, CA é o número do Certificado de Aprovação referente a cada EPI. Esse número é uma garantia de qualidade emitida pelo Ministério do Trabalho por meio de um laudo, indicando que o equipamento em questão foi testado e aprovado conforme a legislação vigente para ser comercializado e utilizado.

Esses testes levam em consideração a resistência dos equipamentos a danos, se realmente protegem contra os agentes a que se propõem, entre outros fatores. Se o equipamento não passar no teste, ele não pode ser vendido no país e, portanto, não deve ser usado. Assim, também não recebe um número de CA.

Porém, o CA tem um prazo de validade e deve ter sua renovação solicitada quando essa data expirar. Ou seja, além do fornecimento do equipamento, a empresa é responsável por garantir que o Certificado de Aprovação daquele EPI esteja dentro da validade. Normalmente, esse prazo é de cinco anos após a emissão do laudo, mas a data pode ser alterada conforme avaliação dos órgãos fiscalizadores.

Atenção: EPIs que não tenham o Certificado de Aprovação emitido pelo Ministério do Trabalho não podem ser fornecidos aos funcionários. Portanto, solicite essa informação ao seu fornecedor no momento da compra para garantir que sua empresa está operando de acordo com a lei.

Qual a importância da ficha de EPI?

A ficha de EPI é um documento fundamental para a segurança do trabalho, pois garante o controle da distribuição e uso dos equipamentos de proteção individual. Vamos entender melhor:

Comprovação legal 

A emissão da ficha de EPI atende às exigências da NR-6, que determina que os empregadores devem fornecer EPIs gratuitamente e manter um registro de entrega.  

Também serve como prova em fiscalizações do Ministério do Trabalho e outros órgãos reguladores.  

Garantia da segurança dos trabalhadores  

O documento também assegura que os funcionários estão recebendo os EPIs adequados para sua função, reduzindo riscos de acidentes e doenças ocupacionais.  Ainda permite um controle eficiente sobre a validade dos EPIs e a necessidade de substituição ou manutenção.

Proteção jurídica para a empresa  

Em caso de acidentes de trabalho, a ficha comprova que a empresa forneceu os EPIs necessários, reduzindo riscos de processos trabalhistas. Ou seja, ela demonstra que o empregador está cumprindo suas obrigações, evitando multas e sanções.

Controle e gestão de estoque  

A ficha de EPI auxilia na organização e planejamento de compras de EPIs, evitando desperdícios e falta de equipamentos essenciais.  

Isso porque ela mantém um histórico das trocas e renovações, garantindo que os trabalhadores sempre tenham EPIs em boas condições.  

Responsabilização dos trabalhadores  

Ao assinar a ficha, o funcionário confirma que recebeu e se compromete a usar corretamente o EPI, reduzindo o risco de negligência no uso dos equipamentos.  

Em resumo, a ficha de EPI é essencial para garantir a segurança no ambiente de trabalho, proteger a empresa juridicamente e manter um controle eficaz sobre o uso dos equipamentos de proteção.

Quem deve assinar a ficha de EPI?

A ficha de EPI deve ser assinada por duas partes principais — o trabalhador e a empresa, representada por um funcionário.

Ao assinar a ficha, o trabalhador que recebe o EPI atesta que ele:

• Confirma o recebimento do equipamento;
• Declara estar ciente da necessidade de uso e da forma correta de utilização;
• Assume a responsabilidade pelo uso adequado do EPI.  

Já o representante da empresa, que pode ser um profissional de segurança do trabalho, o responsável pelo almoxarifado ou um gestor do setor, confirma que o EPI foi fornecido conforme as normas de segurança.  

Em algumas empresas, também pode haver a assinatura de um supervisor para reforçar o controle e a supervisão do uso correto dos EPIs.  

As assinaturas são essenciais para garantir a validade do documento, tanto para fins de fiscalização quanto para a segurança jurídica da empresa.

Como montar uma ficha de EPI?

A ficha de EPI deve ser organizada de forma clara e objetiva para garantir o controle da entrega e uso dos equipamentos Ela pode ser feita em papel ou em formato digital, seguindo as exigências da NR-6.

Escolha o formato

O primeiro passo para montar sua ficha de EPI é a definição do formato que será utilizado: papel ou digital. O papel fica sujeito a perdas e rasuras, enquanto as versões digitais são mais confiáveis.

Você pode usar gratuitamente esse modelo em Word feito pelo Produttivo, olha só:

Baixe grátis: Ficha de EPI digital em Word + checklist e declaração de recebimento

Insira os dados

Como já vimos anteriormente, algumas informações não podem falar na ficha de EPI. São elas:

• Identificação da empresa:
  • Nome da empresa;
  • CNPJ;
  • Setor ou departamento;
• Dados do trabalhador:
  • Nome completo;
  • CPF ou número de matrícula;
  • Cargo ou função;
  • Setor onde trabalha;
• Informações do EPI:
  • Nome do EPI;
  • Tipo de proteção fornecida (ex: proteção auditiva, respiratória, visual, etc.);
  • Marca e modelo;
  • Número do Certificado de Aprovação (CA);
  • Quantidade entregue;
  • Data de entrega;
• Declaração de ciência do trabalhador;
• Assinaturas;
  • Do trabalhador, confirmando o recebimento e o compromisso com o uso adequado;
  • Do responsável pela entrega, garantindo que o EPI foi fornecido conforme as normas. 

Disponibilize cópias

Após o preenchimento da ficha de EPI, guarde uma cópia para controle interno da empresa, e forneça uma ao trabalhador.

Qual a validade da ficha de EPI?

A ficha de EPI não tem um prazo de validade específico, mas deve ser mantida ativa e atualizada enquanto o funcionário estiver na empresa, e arquivada por pelo menos 5 anos após seu desligamento para garantir conformidade legal e segurança jurídica.

Uma vez que o equipamento seja descartado, seja porque sua vida útil chegou ao fim ou por danos irreparáveis, um novo equipamento deve ser fornecido, junto com uma nova ficha.

Por quanto tempo deve ser guardada a ficha de EPI?

Enquanto o trabalhador estiver na empresa, a ficha deve ser mantida sempre atualizada, registrando novas entregas, trocas ou substituições de EPIs. O histórico de EPIs utilizados deve ser registrado continuamente.  

Depois do desligamento do trabalhador, a recomendação é arquivar a ficha por pelo menos 5 anos, pois pode ser necessária em auditorias, fiscalizações ou processos trabalhistas.  

Esse período permite que a empresa comprove que forneceu os EPIs corretamente, caso haja questionamentos futuros. 

Dependendo da atividade da empresa, normas específicas podem exigir um período maior de arquivamento. Por exemplo, setores como construção civil e indústrias químicas podem ter exigências mais rigorosas.

Como fazer uma ficha de EPI digital?

Para não depender da fragilidade do papel e da instabilidade dos documentos em Word, que tal investir em um modelo digital de ficha de EPI? Modelos como o do Produttivo podem ser emitidos pelo celular, com preenchimento automático do cabeçalho, fotos tiradas na hora e assinaturas coletadas diretamente na tela do dispositivo.

Conheça o modelo de ficha de EPI digital do Produttivo:

Com o Produttivo, ainda é possível personalizar o formulário com questões que façam sentido para a sua empresa, e até customizar a ficha com a sua logo e cores. Todo o preenchimento fica armazenado em nuvem, garantindo que as fichas sejam preservadas pelo tempo necessário.

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