A ficha de EPI registra quais equipamentos de proteção individual foram entregues a cada colaborador, em que quantidade e quando. Esse histórico é essencial para a segurança do trabalho, pois ajuda a acompanhar o fornecimento e consultar entregas anteriores.
Para empresas com diferentes clientes, manter esses registros atualizados exige organização. Uma substituição feita durante o atendimento precisa entrar no controle, mesmo quando acontece longe do almoxarifado.
Neste artigo, você vai encontrar orientações para preencher a ficha, entender o CA, organizar assinaturas e acompanhar os equipamentos após a entrega. Também poderá acessar modelos gratuitos para aplicar na sua empresa.
Boa leitura! 😊
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- O que é ficha de EPI?
- O que é registrado na ficha de EPI?
- O que é o CA na ficha de EPI?
- Qual a importância da ficha de EPI?
- Quem deve assinar a ficha de EPI?
- Como montar uma ficha de EPI em 3 passos?
- Como fazer o controle de EPI na prática?
- Qual a validade da ficha de EPI?
- Por quanto tempo deve ser guardada a ficha de EPI?
- Como fazer uma ficha de EPI digital?
- Como usar o Produttivo para aplicar a ficha de EPI?
O que é ficha de EPI?
A ficha de EPI é o documento usado para registrar o fornecimento de equipamentos de proteção individual aos trabalhadores. Ela reúne a identificação de quem recebeu, os itens entregues, as datas e a confirmação do recebimento.
É obrigação do empregador não só fornecer os equipamentos, mas também assegurar-se de que a equipe utiliza-os corretamente.
O documento protege seu negócio juridicamente. Ele atesta que a empresa fornece e fiscaliza o uso dos equipamentos, operando dentro da lei.
Também chamada de ficha de entrega ou ficha de controle de EPI, pode ser preenchida em papel ou digitalmente.
Para facilitar a consulta, organize um histórico individual por trabalhador. Assim, entregas e substituições ficam vinculadas à pessoa certa, mesmo quando ela muda de equipe ou de local de atendimento.
Para que é usada a ficha de EPI?
A ficha de EPI é usada para várias finalidades, como:
- Comprovar fornecimento e fiscalização do uso de EPIs no caso de acidentes;
- Cobrar a devolução dos equipamentos no caso de desligamento de funcionários;
- Mapear quais tipos de serviço desgastam mais as EPIs;
- Identificar danos por mau uso;
- Controlar a validade dos equipamentos e programar substituições;
- Facilitar auditorias internas e externas;
- Entender a necessidade de treinamentos relacionados ao uso correto dos EPIs;
- Auxiliar na responsabilização em caso de negligência no uso dos equipamentos.
Qual NR fala sobre ficha de EPI?
A NR-6, sobre equipamentos de proteção individual, determina o registro do fornecimento ao empregado. Apesar de não citar diretamente uma ficha, o documento fala sobre a importância do registro de entrega e fiscalização de EPIs nas empresas.
A norma permite livros, fichas e sistemas eletrônicos, inclusive biométricos. Portanto, o registro é obrigatório, mas não existe um único modelo de ficha imposto pela NR-6.
De acordo com a norma, é responsabilidade do empregador:
- Adquirir as EPIs e distribuí-las entre os funcionários;
- Orientar e treinar os colaboradores quanto ao uso dos EPIs;
- Registrar o fornecimento dos equipamentos por meio de ficha de EPI ou outros formatos;
- Exigir o uso dos EPIs por parte dos trabalhadores.
Ficha e controle de EPI são diferentes?
Sim. A ficha documenta o fornecimento ao trabalhador. O controle de EPI abrange a gestão dos equipamentos: seleção, compra, armazenamento, entrega, acompanhamento do uso, conservação e reposição.
Os registros se complementam:
| Registro | O que permite acompanhar |
| Ficha de EPI | Quem recebeu cada equipamento e quando |
| Controle de estoque | Quantidades disponíveis, entradas e saídas |
| Checklist de inspeção | Condições dos equipamentos e problemas identificados |
| Registro de orientação ou treinamento | Conteúdo abordado, participantes e realização |
| Registro de troca ou devolução | Movimentação do item e motivo da ocorrência |
Uma entrega registrada não informa, sozinha, se o equipamento continua em condições de uso. Por isso, a ficha precisa fazer parte de uma rotina de acompanhamento.
O que é registrado na ficha de EPI?
Uma ficha de EPI deve permitir identificar o trabalhador, o equipamento fornecido e a entrega realizada.
Os campos abaixo são uma sugestão prática de organização, que pode ser adaptada de acordo com as necessidades da sua empresa:
Cabeçalho
Use o cabeçalho para identificar a empresa e o trabalhador:
- Razão social e CNPJ;
- Nome completo do trabalhador;
- Matrícula ou outro identificador interno;
- Cargo ou função;
- Setor ou equipe;
- Identificação da ficha.
Para prestadores de serviço, o contrato ou local de atuação pode ajudar na consulta. Evite, porém, criar históricos desconectados para a mesma pessoa a cada mudança de cliente.
A matrícula costuma ser útil para diferenciar trabalhadores com nomes semelhantes. Avalie quais outros dados pessoais podem ser necessários no processo.
Listagem dos equipamentos
Reserve uma linha para cada item entregue, com informações suficientes para reconhecer o equipamento:
- Descrição do EPI;
- Fabricante ou importador e modelo;
- Número do Certificado de Aprovação, o CA;
- Quantidade e unidade, como par ou unidade;
- Tamanho, quando aplicável;
- Data da entrega;
- Motivo, como entrega inicial ou substituição;
- Confirmação de recebimento;
- Responsável pela entrega.
Evite descrições como “luva” ou “máscara” sem identificação adicional. Quando existem diferentes modelos na operação, esse preenchimento dificulta descobrir qual deles foi fornecido.
Para equipamentos que exigem acompanhamento individual, considere incluir número de série, lote ou identificação interna.
Datas e motivos de devolução também podem ser registrados na ficha ou em um documento vinculado.
Assinaturas
No modelo em papel, reserve espaço para a assinatura do trabalhador junto ao registro da entrega. Identifique também quem realizou o fornecimento.
Uma assinatura isolada no fim de uma ficha com várias movimentações pode deixar dúvidas sobre quais entregas foram confirmadas.
Organize o documento para que essa relação fique clara.
Declaração
A declaração pode complementar o registro e esclarecer o compromisso com o uso e a conservação.
Ela deve corresponder ao que realmente aconteceu, inclusive quanto às orientações prestadas.
Um exemplo para adaptar é:
Declaro que recebi os equipamentos relacionados nesta ficha, nas quantidades e datas registradas. Comprometo-me a utilizá-los conforme as orientações recebidas, cuidar de sua conservação e comunicar perdas, danos ou problemas que prejudiquem seu uso.
Evite declarações que tentem transferir toda a responsabilidade pela segurança ao trabalhador. Também não use a assinatura como substituta dos registros de orientação e treinamento.
Se sua empresa tem um departamento jurídico, é interessante que auxiliem na elaboração de uma declaração completa e em conformidade com a legislação.
O que é o CA na ficha de EPI?
CA ou CAEPI significa Certificado de Aprovação. Seu número identifica a aprovação do equipamento e permite consultar informações sobre o produto e as proteções para as quais foi aprovado.
O Ministério do Trabalho e Emprego disponibiliza orientações para a consulta do Certificado de Aprovação.
Ao preencher a ficha, confira se o número corresponde ao equipamento entregue. Não reutilize o CA de um produto anterior apenas porque os dois têm aparência ou nome semelhantes.
Validade do CA e do EPI são iguais?
Não. O CA deve estar válido na comercialização do equipamento. Depois da aquisição, a equipe responsável pelo fornecimento precisa observar o armazenamento e a validade do produto informados pelo fabricante ou importador.
Assim, o vencimento posterior do CA não determina, por si só, o descarte de um EPI adquirido regularmente. A condição do equipamento e as orientações de uso continuam precisando ser avaliadas.
A renovação do certificado cabe ao fabricante ou importador, não à empresa que compra o equipamento para sua equipe.
Qual a importância da ficha de EPI?
A ficha ajuda a consultar o histórico de fornecimento e a identificar falhas no controle.
Com os registros organizados, o gestor consegue verificar o que foi entregue sem depender da memória da equipe.
Comprovação das entregas
O documento reúne evidências do fornecimento: trabalhador, equipamento, quantidade, data e confirmação de recebimento.
Planejamento das reposições
O histórico permite observar quais itens são substituídos com maior frequência e em quais equipes isso acontece.
Se determinado equipamento apresenta trocas recorrentes, vale investigar as condições de trabalho, o modelo escolhido, o armazenamento e as dificuldades relatadas pelos usuários antes de atribuir o problema ao mau uso.
Organização dos atendimentos
Em empresas de manutenção, instalações ou facilities, a falta de um equipamento pode impedir a execução segura do serviço.
Consultar as entregas e as pendências antes do deslocamento ajuda a identificar necessidades de reposição enquanto ainda há tempo de resolvê-las.
Consulta em auditorias e fiscalizações
Registros legíveis e organizados facilitam a localização das informações solicitadas.
Para isso, use um padrão de identificação e arquivamento. Uma ficha preenchida corretamente perde utilidade quando ninguém consegue encontrá-la.
Redução de acidentes e doenças ocupacionais
O documento também assegura que os funcionários estão recebendo os EPIs adequados para sua função, reduzindo riscos de acidentes e doenças ocupacionais.
Ainda permite um controle eficiente sobre a validade dos EPIs e a necessidade de substituição ou manutenção.
Proteção jurídica para a empresa
O documento é uma prova importante de que todos os procedimentos relacionados a EPIs são realizados corretamente.
Além de reduzir a chance de processos trabalhistas, a empresa também se livra de possíveis multas ou sanções.
Responsabilização dos trabalhadores
Ao assinar a ficha, o funcionário confirma que recebeu e se compromete a usar corretamente o EPI, reduzindo o risco de negligência no uso dos equipamentos.
Em resumo, a ficha de EPI é essencial para garantir a segurança no ambiente de trabalho, proteger a empresa juridicamente e manter um controle eficaz sobre o uso dos equipamentos de proteção.
Quem deve assinar a ficha de EPI?
No controle em papel, a prática recomendada é colher a assinatura de quem recebeu o equipamento e identificar o responsável pela entrega. A empresa também pode prever a assinatura desse responsável.
Ele pode ser um profissional do almoxarifado, da segurança do trabalho ou outro empregado designado para a atividade.
A NR-6 não estabelece duas assinaturas manuscritas como condição universal: ela também admite registros eletrônicos e biométricos.
Na organização do processo, o cuidado principal é conseguir relacionar a confirmação de recebimento ao trabalhador e aos itens entregues.
Não peça assinatura em ficha em branco nem registre antecipadamente equipamentos que ainda serão fornecidos.
Como montar uma ficha de EPI em 3 passos?
Para montar uma ficha de EPI, escolha o formato, organize os campos e defina como as entregas serão registradas e consultadas.
1. Escolha o formato
Considere o volume de movimentações, os locais de entrega e quem precisará consultar os documentos.
| Formato | Aplicação prática | Cuidados |
| Papel | Registro presencial com formulário impresso | Legibilidade, assinaturas, conservação e arquivo |
| Word | Criação e personalização do modelo | Controle de versões e organização dos documentos preenchidos |
| Excel | Consolidação de movimentações e quantidades | Edições, duplicidades e vínculo com a confirmação de recebimento |
| Sistema | Preenchimento padronizado e consulta centralizada | Configuração dos campos corretamente |
O papel fica sujeito a perdas e rasuras, ocupam espaço e são difíceis de localizar.
Versões digitais são mais confiáveis, não ocupam espaços físicos e são encontradas com poucos cliques.
2. Preencha durante a entrega
Confira a identificação do trabalhador e registre os dados do equipamento efetivamente fornecido. Verifique quantidade, unidade, modelo e CA antes da confirmação.
Em uma entrega de calçado, por exemplo, anote o tamanho e a identificação do produto. Se houver substituição por outro modelo, registre o novo item em vez de copiar os dados anteriores.
Para uma troca, explique o motivo com informações úteis. “Substituição por desgaste na sola” permite uma análise melhor do que apenas “troca”.
3. Confira, arquive e disponibilize o registro
Antes de encerrar, confira se os campos permitem entender a entrega sem explicações adicionais.
Depois, arquive o documento no histórico do trabalhador e disponibilize uma cópia ou uma forma de consulta. Defina quem pode corrigir informações e como essas alterações serão registradas.
Modelo de ficha de EPI para baixar
O Kit EPI gratuito do Produttivo oferece uma base para organizar os registros de fornecimento e as verificações dos equipamentos.
Adapte o modelo aos itens utilizados pela equipe e teste o preenchimento com quem faz as entregas. Essa revisão ajuda a identificar campos confusos e informações que faltam na rotina.
Como fazer o controle de EPI na prática?
O controle de EPI precisa conectar o fornecimento ao acompanhamento dos equipamentos.
Para organizar essa rotina, defina responsáveis, mantenha os registros atualizados e estabeleça como os problemas serão encaminhados.
1. Defina os responsáveis pelo processo
Distribua as tarefas entre segurança do trabalho, compras, almoxarifado e supervisão. A divisão depende da estrutura da empresa, mas precisa ser conhecida pela equipe.
Deixe claro quem seleciona os itens, compra, entrega, registra, acompanha as condições de uso e providencia reposições.
Para técnicos externos, defina também a quem comunicar um problema durante o atendimento. Uma mensagem enviada ao grupo errado pode atrasar a substituição.
2. Relacione os equipamentos às atividades
A seleção deve considerar os riscos da atividade, a proteção necessária, a adequação ao trabalhador e a compatibilidade entre equipamentos usados simultaneamente.
Evite definir uma lista apenas pelo nome do cargo. Um técnico pode executar tarefas diferentes em uma mesma semana e encontrar condições distintas em cada cliente.
Mantenha uma referência por atividade e encaminhe mudanças de escopo para avaliação de segurança antes da execução.
3. Organize compras, recebimento e armazenamento
Na chegada dos equipamentos, confira se os produtos correspondem ao pedido e registre quantidades, identificação e informações de validade.
Separe os itens disponíveis daqueles que estão em avaliação, devolvidos ou destinados ao descarte. Isso evita que um equipamento retirado de uso volte ao estoque por engano.
O armazenamento e o transporte precisam considerar as orientações do fabricante.
4. Registre entregas e movimentações
Preencha a ficha quando houver fornecimento e atualize o controle de estoque correspondente.
Procure responder a quatro perguntas em cada registro: qual item saiu, em que quantidade, para quem e por qual motivo?
5. Oriente a equipe e acompanhe o uso
As informações e os treinamentos devem considerar o equipamento, a atividade e as exigências aplicáveis.
Na rotina, verifique se o trabalhador consegue ajustar o equipamento e sabe a quem recorrer quando há desconforto, dano ou dúvida.
6. Acompanhe conservação, trocas e devoluções
Use as inspeções para registrar problemas e acompanhar sua resolução. Inclua identificação do item, condição encontrada, providência e responsável.
A NR-6 determina substituição imediata em caso de dano ou extravio. A ficha deve acompanhar essa movimentação, sem se tornar um obstáculo à reposição.
Quanto à conservação, a norma diferencia a limpeza a cargo do trabalhador da higienização e manutenção sob responsabilidade da organização, quando aplicáveis. Os procedimentos precisam respeitar as orientações do fabricante.
Evite adotar uma receita única de limpeza para todos os produtos. O procedimento adequado para um material pode danificar outro.
7. Revise o estoque e as ocorrências
Compare as movimentações registradas com as quantidades disponíveis. Considere o consumo, o prazo de entrega dos fornecedores e a necessidade de atender substituições.
Para acompanhar a operação, você pode levantar:
- Itens em falta;
- Trocas por dano, desgaste ou extravio;
- Pendências de reposição;
- Divergências entre estoque e registros;
- Ocorrências repetidas por modelo ou atividade.
Use esses dados para investigar causas e corrigir o processo. Reduzir o número de entregas não é um objetivo adequado quando a equipe precisa dos equipamentos.
Qual a validade da ficha de EPI?
A ficha de EPI é válida pelo período em que o trabalhador está com o equipamento.
Se ele devolve o EPI ao final do turno de trabalho e pega novamente no início da jornada, deve assinar a ficha todos os dias.
Já se é um EPI que fica sob os cuidados do trabalhador, a ficha deve ser trocada somente quando o equipamento for substituído.
Por quanto tempo deve ser guardada a ficha de EPI?
Não há uma lei que especifica o prazo de validade da ficha de EPI, mas o ideal é que ela seja guardada por no mínimo 5 anos.
Essa recomendação segue o art. 7º, inciso XXIX da Constituição Federal, que garante aos funcionários até 5 anos para mover ações contra a empresa.
Para funcionários que já saíram da empresa, o prazo cai para 2 anos após a data de saída.
Uma ficha emitida em janeiro de 2022, por exemplo, deve ser guardada até janeiro de 2027. Caso o trabalhador saia da empresa em julho de 2023, as fichas só precisariam ser mantidas até julho de 2025.
Dependendo da atividade da empresa, normas específicas podem exigir um período maior de arquivamento.
Por exemplo, setores como construção civil e indústrias químicas podem ter exigências mais rigorosas.
Como fazer uma ficha de EPI digital?
A ficha digital é preenchida eletronicamente, com os dados da entrega e a identificação dos envolvidos.
Na escolha da ferramenta, verifique como o gestor localizará os documentos, quem poderá alterá-los e como o recebimento será confirmado.
Quando papel e planilhas ficam limitados?
Modelos gratuitos de ficha de EPI ajudam a começar. Mas a dificuldade aumenta quando várias pessoas registram entregas, as equipes trabalham em locais diferentes e o gestor precisa reunir informações de arquivos separados.
Alguns sinais aparecem na rotina: fichas que chegam atrasadas, entregas não registradas, perda de arquivos e tempo gasto procurando informações.
Nessas situações, centralizar os registros facilita a consulta e reduz a necessidade de transcrever informações entre documentos.
Como usar o Produttivo para aplicar a ficha de EPI?
O Produttivo é um sistema e aplicativo de gestão de serviços em campo que permite organizar formulários e acompanhar os registros da equipe.
Para esse processo, você pode usar o modelo digital de ficha de EPI e adaptar os campos às informações de fornecimento da empresa.
Com os checklists presentes no sistema, é possível definir questões obrigatórias, coletar assinaturas e incluir fotos. Na inspeção, uma imagem pode ajudar a documentar o dano que motivou uma troca.
Os dados preenchidos podem compor relatórios gerados pelo sistema, facilitando a consulta e o compartilhamento sem montar cada documento manualmente.
Ainda é possível personalizar o formulário com:
- Questões de não conformidade;
- Fotos com marcação de data, hora e GPS;
- Customização com logo e cores da sua empresa;
- Preenchimento por voz;
- QR Code nos EPIs;
- Entre vários outros recursos!
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Perguntas frequentes sobre ficha de EPI
