O controle de obras envolve um acompanhamento de todas as etapas do projeto, assegurando o cumprimento de prazos, realização das atividades e prevenção de erros que podem prejudicar a construção.
A seguir, veja qual a importância do controle de obras e veja como fazer com o auxílio da tecnologia. Boa leitura!
Veja também: Software para controle de obras, manutenção e serviços de campo
- O que é o controle de obras?
- Qual a importância do controle de obras?
- Quais são as etapas do controle de obras?
- Quais são os benefícios do controle de obras?
- Quais as ferramentas usadas no controle de obras?
- Como fazer o controle de obras?
- Como garantir um bom planejamento e controle de obras?
- Como o Produttivo pode ajudar no controle de obras?
O que é o controle de obras?
Controle de obras é um conjunto de atividades que ajudam a garantir que uma construção ou reforma seja realizada de acordo com as normas regulamentadoras, prazos e orçamento estabelecidos. Essa prática é essencial para garantir a qualidade e a eficiência da obra, além de evitar desperdícios e atrasos.
O controle de obras envolve diversas etapas, como o planejamento detalhado, a definição de metas e prazos, a seleção de fornecedores e prestadores de serviços, a supervisão do trabalho realizado, o acompanhamento do cronograma e do orçamento, a resolução de problemas e imprevistos, entre outros.
Para realizar o controle de obras de forma eficiente, é importante contar com profissionais qualificados e experientes, além de utilizar ferramentas e tecnologias adequadas, como softwares de gestão de projetos e sistemas de monitoramento e controle.
Qual a importância do controle de obras?
O controle de obras é muito importante, independentemente do tamanho do projeto. Veja alguns benefícios do acompanhamento de obras:
Servir de base para a execução
O planejamento e controle de obras atua como ponto de partida do projeto, guiando os profissionais nas etapas seguintes e delineando passos a serem seguidos. Assim, serve como base e referência para todas as fases da construção.
Garantir o cumprimento das normas
Existem muitas normas de segurança e técnicas que devem ser seguidas durante a obra, e o controle envolve a verificação do seu cumprimento, além de abrir espaço na execução para a correção de eventuais problemas.
Uma ferramenta que pode ser utilizada é o checklist, que permite identificar se as diretrizes das normas aplicáveis estão sendo cumpridas. Veja um exemplo de checklist NR-35, que é a norma que regulamenta o trabalho em altura:
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Evitar o acúmulo de problemas
Quando um problema é identificado logo no início, ele pode ser corrigido rapidamente e assim há menos chance de que se agrave. O controle de obras, por acompanhar de perto cada etapa, é um aliado na detecção de falhas e pontos de atenção.
Quais são as etapas do controle de obras?
O controle de obras deve ser realizado durante toda a duração do projeto, mas envolve algumas etapas que não podem faltar. Vamos conhecê-las:
Planejamento físico-financeiro
O primeiro passo é fazer um planejamento amplo de todos os detalhes da obra, definindo seus objetivos, o escopo do projeto, os prazos, o orçamento e os recursos necessários. Também são elaborados o cronograma de execução e o plano de ação.
Aquisição de serviços e materiais
Assim que o planejamento for concluído, é importante escolher fornecedores e prestadores de serviços confiáveis e qualificados, que possam atender às necessidades do projeto. Isso inclui a aquisição de materiais e a contratação de mão de obra especializada.
Gestão operacional e logística
Em seguida, é preciso fazer a gestão logística e operacional, garantindo que todos os processos estejam fluindo como planejado.
Gerenciamento das atividades
Toda obra envolve diferentes tarefas que devem ser executadas, e o gerenciamento dessas atividades deve ser feito para garantir que sejam realizadas corretamente e na ordem adequada.
Para isso, é preciso elaborar um calendário, designar os materiais e ferramentas disponíveis, e atribuir responsabilidades.
Adaptação do planejamento
É muito comum que a obra não ande conforme o planejado, de modo que é preciso revisitar e adaptar o planejamento feito anteriormente, levando em consideração os imprevistos e as novas necessidades do projeto.
Se necessário, reavalie o orçamento, contrate mais mão de obra, negocie novos prazos e faça as modificações necessárias para que o projeto seja concluído assim que possível sem perder a qualidade.
Aprendizado
Após a conclusão da obra, é importante avaliar o desempenho do projeto, identificar lições aprendidas e oportunidades de melhoria, e aplicar essas aprendizagens em projetos futuros.
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Quais são os benefícios do controle de obras?
O controle de obras pode trazer muitas vantagens para o seu projeto, olha só:
Redução de gastos e desperdícios
O controle de obras permite monitorar os gastos e evitar desperdícios, contribuindo para que a obra seja realizada dentro do orçamento previsto.
Equilíbrio das finanças e garantia de estabilidade
Quando se sabe com antecedência qual o orçamento disponível e quais são as despesas previstas, fica mais fácil equilibrar as finanças e assegurar que não haverá prejuízo para a obra, que com o controle adequado, se mantém dentro do esperado.
Ganhos de produtividade
O controle de obra ajuda na distribuição de mão de obra e no cumprimento do cronograma conforme os prazos estipulados. Dessa forma, pode trazer mais produtividade, assegurando a realização das tarefas dentro do esperado e realocando a equipe conforme necessário para evitar atrasos e ociosidade.
Antecipação quanto a atrasos e falhas
O controle de obras ajuda a identificar problemas e imprevistos rapidamente, permitindo que sejam resolvidos antes que se tornem mais graves e onerosos.
Quais as ferramentas usadas no controle de obras?
O controle de obras pode ser feito com o auxílio da tecnologia, como veremos a seguir, mas também envolve a participação de toda a equipe. Vamos entender melhor:
Softwares específicos
Softwares específicos para gestão e acompanhamento, como o Produttivo, podem ser usados para planejamento de atividades, acompanhamento do calendário, elaboração de orçamentos e outras finalidades.
Veja como o recurso plano de atividades permite agendar as tarefas com antecedência e assim garantir que sejam concluídas dentro do prazo:
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Planilhas e relatórios
Já as planilhas e relatórios ajudam a registrar o desenvolvimento da obra, documentando todas as etapas.
Veja um exemplo de relatório diário de obra que pode ser usado para registrar o desenvolvimento da construção a cada dia:
Experimente grátis: Relatório diário de obra digital para preencher no aplicativo
Esse modelo digital de Relatório Diário de Obra é preenchido e exportado pelo Produttivo, e pode ser experimentado gratuitamente, é só fazer o cadastro.
Assim, todas as informações da obra ficam disponíveis para consulta e podem ser apresentadas ao cliente para mostrar o andamento do projeto.
Reuniões e comunicação constante
Por fim, é muito importante manter uma comunicação constante com a equipe, mantendo-se a par de todas as informações referentes à obra e recebendo atualizações de forma proativa por parte dos colaboradores.
Como fazer o controle de obras?
Agora que você já sabe da importância do controle de obras, veja como fazer e comece a aplicar agora mesmo em seus projetos:
Faça um estudo de viabilidade
Antes mesmo de iniciar a obra, é preciso fazer um estudo de viabilidade para avaliar se há capital suficiente para cobrir os custos do projeto e o retorno esperado.
Leve em consideração fatores como: disponibilidade de orçamento, projeção de custos, oferta de mão de obra, ferramentas, equipamentos e materiais, licenciamento ambiental, alvarás e liberações, demanda por projetos semelhantes e outros fatores que possam impactar na viabilidade da obra.
Realize o orçamento da obra
Caso a obra seja considerada viável e o projeto seja aprovado, é hora de fazer um orçamento. O cálculo deve levar em conta custos com equipe, recursos necessários, impostos e outras despesas.
É preciso ainda que haja dinheiro em caixa para imprevistos e gastos inesperados.
Monte um planejamento
Com o orçamento em mãos, o passo seguinte é o planejamento de todas as fases da obra. Essa etapa está diretamente atrelada ao controle de obras, já que o planejamento vai servir como base para tudo que deverá ser acompanhado ao longo da construção.
Faça um cronograma de obra detalhado estabelecendo prazos, quais tarefas ou estruturas devem ser executadas em qual ordem e qual a data prevista para cada uma, recursos necessários (como materiais e ferramentas) e todos os projetos relacionados, incluindo projeto elétrico, parte mecânica e hidráulica.
Tenha controle da gestão operacional e logística
O controle da obra começa uma vez que o planejamento seja concluído, fazendo o acompanhamento de todas as etapas para assegurar seu cumprimento conforme planejado e fazendo a gestão operacional e logística da construção como um todo.
Isso inclui registrar não conformidades, fazer o controle de materiais, o monitoramento da equipe, acompanhar a distribuição de EPIs, entre outros cuidados.
Experimente grátis: Relatório de não conformidade digital
Crie uma Ficha de Verificação de Serviços
A Ficha de Verificação de Serviços é um documento muito usado na construção civil para registrar serviços realizados, contendo um checklist de itens que precisam ser realizados ou verificados, e a equipe vai marcando cada um conforme o progresso das tarefas.
No controle de obras, a ficha é usada para documentar cada etapa da obra, indicando também se o serviço foi feito de acordo com as normas regulamentadoras e especificações adequadas.
Veja um exemplo de Ficha de Verificação de Serviço criada dentro do sistema Produttivo:
Experimente grátis: Ficha de verificação de serviço digital para preencher no aplicativo do Produttivo
Para usar a Ficha de Verificação de Serviço do Produttivo agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste grátis com todos os recursos liberados.
Siga o planejamento até finalizar a construção
O controle de obras é um acompanhamento constante que deve ser realizado até que a construção esteja concluída e pronta para entrega. Ainda que tudo esteja correndo bem, é preciso manter o controle do planejamento até o final do projeto.
Adote uma boa metodologia
O controle de obras e outros projetos pode ser feito com o auxílio de diversas metodologias, vamos conhecer algumas delas:
Ciclo PDCA
O PDCA, sigla de plan, do, check e act (planejar, fazer, verificar e agir), permite elaborar, executar, monitorar e aprimorar estratégias. Vamos exemplificar:
Imagine que cada etapa da obra deve receber um checklist para atestar a conclusão das atividades, mas cada equipe usa um modelo de checklist diferente. Pela falta de padronização, alguns pontos são ignorados e a gestão não consegue saber se há alguma etapa da obra que precisa de atenção.
Agora veja como podemos aplicar o PDCA para resolver esse problema:
- Plan/ Planejar: o gestor elabora um checklist de obra completo e padronizado, com todas as informações que precisa para documentar a realização do serviço;
- Do/ Fazer: o gestor orienta toda a equipe a utilizar o checklist;
- Check/ Verificar: após a equipe começar a utilizar o checklist, é preciso receber feedback se os trabalhadores sentiram falta de algum campo ou se têm alguma sugestão;
- Act/ Agir: com essas informações em mãos, o gestor pode fazer as mudanças necessárias e refinar o procedimento, tornando-o padrão para todos.
5W2H
Já o 5W2H é um modelo de plano de ação, em que sete perguntas devem ser respondidas e assim ajudam na organização das funções de cada colaborador envolvido no projeto. Veja:
- What/ O quê: neste campo, deve ser detalhado o problema a ser resolvido ou qual é o objetivo de um projeto, por exemplo;
- Why/ Por quê: aqui, deve ser definida a justificativa daquele projeto;
- Where/ Onde: define o local onde está o problema ou que precisa atingir um objetivo. Não basta colocar o nome da obra, é preciso definir um setor específico ou até mesmo em qual operação será aplicado;
- When/ Quando: etapa importante que define a data de início e fim do projeto. Podem ser definidas entregas menores dentro deste prazo, dependendo do tipo de projeto;
- Who/ Quem: neste campo devem ser incluídos todos os envolvidos no projeto e seus devidos papéis para alcançar o objetivo listado em What;
- How/ Como: será detalhado o processo para alcançar o objetivo, quais atividades e até quais variáveis podem afetar o andamento do projeto;
- How much/ Quanto: por fim, qual é o orçamento disponível para a realização do projeto ou atividade e de quanto são os gastos estimados.
5 porquês
A metodologia dos 5 porquês consiste em, ao identificar um problema ou situação que precisa ser resolvida, perguntar cinco vezes por que aquilo ocorreu. Seu objetivo é encontrar a causa raiz que deu origem à situação, e não apenas o problema pontual.
Invista na tecnologia
Para garantir que o controle de obras seja completo e confiável, recomendamos investir na tecnologia. Softwares como o Produttivo ajudam no acompanhamento da obra por meio de recursos como:
- Planejamento automático de atividades;
- Atribuição de atividades para os responsáveis;
- Acompanhamento das atividades em tempo real, com atualização do status;
- Criação de relatórios e checklists para acompanhamento;
- Indicadores para identificar os pontos de melhoria com base nos dados registrados;
- E muito mais!
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Como garantir um bom planejamento e controle de obras?
Para que tanto o planejamento quanto o controle das obras seja feito corretamente, é preciso investir em cuidados como:
- Mantenha comunicação constante com a equipe, criando uma relação de confiança em que os colaboradores se sintam à vontade para apontar atrasos e outros problemas;
- Faça a separação do acompanhamento por etapas, isso vai facilitar o controle e evita que os problemas identificados causem efeito dominó;
- Conte com o auxílio da tecnologia por meio de sistemas e aplicativos que facilitem e automatizem as atividades;
- Aposte em checklists de obra, relatórios e outros documentos para formalizar o que for observado durante o controle da obra;
- Envolva todos os colaboradores no controle de obras: com a ajuda de toda a equipe, fica ainda mais fácil acompanhar cada fase do projeto e encontrar problemas o quanto antes.
Como o Produttivo pode ajudar no controle de obras?
O Produttivo é um sistema para gerenciar sua operação de ponta a ponta que pode ser usado como software para controle de obras.
Conheça alguns recursos que facilitam o acompanhamento da construção:
Checklists e relatórios digitais
O sistema conta com modelos prontos e você ainda pode criar seu próprio relatório, e até personalizar com as cores e logo da sua empresa ou do cliente.
Veja um modelo de checklist de obra criado e preenchido dentro do Produttivo:
Outra opção é o Relatório Diário de Obra, que pode ser usado para registrar o progresso diário da obra. Olha só:
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Acompanhamento em tempo real
Por meio do dashboard, o gestor tem acesso a todas as atividades com atualização em tempo real, e ainda pode receber e direcionar chamados. Assim, é possível visualizar todas as pendências, tarefas em andamento e até o que já foi concluído.
Planejamento de atividades
Por meio do plano de atividades, é possível agendar tarefas com antecedência e garantir que os serviços não sejam esquecidos, fazendo um planejamento de todos os serviços futuros:
Recursos de atendimento ao cliente
Para empresas que trabalham com clientes externos, o sistema oferece recursos como relatórios enviados automaticamente por e-mail, atualização de status por WhatsApp e pesquisa de satisfação para medir a reputação da empresa.
Histórico e análise de dados
Todos os relatórios preenchidos no sistema geram dados que são armazenados e transformados em gráficos, permitindo a análise de indicadores como volume de trabalho, problemas mais frequentes, entre outros.
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