O software de gestão de obras é uma tecnologia que veio para transformar e facilitar o dia a dia dos profissionais da construção civil. Os técnicos realizam o trabalho do canteiro de obras com mais agilidade, enquanto os gestores gerenciam o empreendimento à distância e com dados que fundamentam suas decisões.
Com tanto potencial, não dá para errar na escolha, por isso preparamos algumas dicas que vão te guiar na definição do software ideal de acordo com as suas necessidades. Entenda quais funcionalidades são indispensáveis e o que levar em conta na hora da contratação.
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- O que é um software de gestão de obras?
- Quais são as vantagens em usar um software de gestão de obras?
- O que levar em conta na hora da contratação de um sistema de gestão de obras?
- Quais funcionalidades não podem faltar em um bom software de gestão de obras?
- Como o software de gestão de obras do Produttivo pode te ajudar no controle de obras?
O que é um software de gestão de obras?
O software de gestão de obras é um sistema tecnológico responsável por digitalizar e automatizar demandas ou controles, que antes eram feitas de forma manual, levando muito tempo para serem executadas.
Ao criar automações que acabam com o trabalho burocrático, melhoram a organização dos processos e centralizam informações, os softwares de gestão de obras contribuem para que o gerenciamento do canteiro seja mais eficaz e que os gestores tenham mais controle e previsibilidade sobre os projetos.
Assim, o software de gestão de obras é responsável por:
- Tornar a produção de relatórios mais inteligente e automática;
- Oferecer uma visão mais ampla e detalhada sobre o status dos serviços;
- Melhorar a gestão das equipes externas;
- Automatizar a elaboração de orçamentos;
- Facilitar a criação de cronogramas de atividades;
- Melhorar a comunicação entre gestores, equipe de campo e clientes;
- E muito mais!
Quais são as vantagens em usar um software de gestão de obras?
Os softwares de gestão de obras são criados para atender três pilares: melhorar a organização dos processos do canteiro de obras, aumentar a produtividade ao reduzir o volume de tarefas manuais e proporcionar serviços de maior qualidade aos clientes.
Diante disso, os sistemas trazem uma série de benefícios às empresas. São exemplos:
Mais organização e planejamento estratégico na gestão de obras
Os sistemas digitais de gestão de obras possibilitam que os processos sejam padronizados, o que melhora a organização e permite a criação de um planejamento mais adequado à realidade do setor, uma vez que tudo se torna mais previsível.
Ao centralizar as informações pertinentes à obra e permitir integração com outros sistemas, os softwares também acabam com retrabalhos e controles paralelos, feitos em diferentes tipos de planilhas e arquivos, sendo muito mais estratégico.
A própria coleta de dados que os sistemas fazem cria condições para que as decisões sejam mais assertivas e embasadas, aprimorando ainda mais o planejamento e gerenciamento dos projetos.
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Acompanhamento em tempo real sobre o desenvolvimento das obras
Nos softwares de gestão de obras até o acompanhamento da obra é favorecido, porque o sistema consegue evidenciar o status de cada atividade, indicando aquelas que estão em atraso ou que já foram finalizadas.
Geração de relatórios digitais
Sabe o retrabalho em levar a folha de papel até o canteiro de obras, coletar as informações necessárias, fazer as fotos, voltar ao escritório, anexar e digitalizar tudo e só então ter um relatório pronto para ser enviado aos gestores ou clientes? Com o software de gestão de obras todo esse trabalho não é mais necessário.
A digitalização do sistema acompanha a criação dos relatórios, que é feita diretamente do celular ou do tablet dos técnicos, com fotos anexadas na hora, coleta de assinaturas eletrônicas e pronto, em segundos o documento já está disponível em PDF para ser enviado ou armazenado como histórico.
Outro diferencial dos relatórios digitais é que as informações sobre a empresa, o cliente, o serviço e o local da obra são todas preenchidas pelo próprio sistema, dispensando a necessidade de serem incluídas no relatório de forma manual, o que economiza muito tempo!
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Decisões mais assertivas ao serem baseadas em dados
Os relatórios digitais são uma ótima fonte de dados para a gestão, que consegue mensurar informações importantes para a operação como o volume de trabalho e tempo de execução das atividades. Isso facilita a criação de histórico, comparação de cenários e torna as decisões mais assertivas e estratégicas.
Rápida resolução de problemas
Problemas, falhas e não conformidades são identificadas com mais facilidade com a ajuda de um software de gestão de obras. Os relatórios possuem recursos que notificam os gestores dos problemas detectados, o que faz com que os planos de ação e a resolução dos problemas seja mais ágil e eficaz.
Além disso, tarefas do dia a dia se tornam automáticas e programadas, o que também deixa as atividades mais rápidas e produtivas.
Redução de custos
Vários benefícios causados pelo uso de um software de gestão de obras impactam nos custos. São exemplos a automatização das atividades, a melhora no controle e organização dos processos, além da redução de retrabalhos e erros humanos.
O que levar em conta na hora da contratação de um sistema de gestão de obras?
Para usufruir de todas as vantagens que citamos acima, é preciso escolher um bom software de gestão de obras, capaz de resolver os principais problemas enfrentados no canteiro de obras.
Por isso, ao escolher o sistema, leve em conta os seguintes pontos:
Acesso ao sistema, mesmo offline
Boa parte do trabalho da construção civil é feito longe do escritório e muitas vezes o canteiro de obras não têm sinal, muito menos acesso à internet. Caso o software não funcione offline, alguns recursos, como a produção de relatórios em campo ficam prejudicados.
Sem falar que ao menor sinal de instabilidade na rede, os dados podem ser perdidos, o que não acontece em sistemas de funcionamento offline, porque eles salvam as informações no dispositivo e mais tarde, quando houver alguma conexão com a internet, elas são transferidas para a nuvem.
Variedade de funcionalidades
A variedade de funcionalidades também é outro ponto a ser observado. Elas precisam resolver os problemas do negócio, simplificar atividades e processos e melhorar a qualidade do serviço prestado.
Avalie o que é possível fazer no software, quais funcionalidades ainda faltam e se existe a possibilidade de integrá-lo com os sistemas que você já usa.
Nível de automatização de atividades manuais
Várias tarefas manuais e burocráticas podem ser automatizadas com a ajuda de um software de gestão de obras. São exemplos o preenchimento de informações no relatório e a criação de gráficos e de cronogramas de atividades frequentes.
Além de eliminar o trabalho manual, essas funcionalidades também contribuem para que erros humanos sejam minimizados, como esquecimentos e perdas de informações.
Por isso, não se esqueça de mapear quais atividades burocráticas os sistemas eliminam para você e quais ainda é preciso continuar fazendo. Assim, você coloca na balança o que tem mais peso para o negócio e quais funcionalidades oferecem mais economia de tempo e produtividade.
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Facilidade de uso
Não adianta ter nas mãos um sistema super poderoso, capaz de revolucionar a prestação e gestão de serviços, se os colaboradores não sabem usar a ferramenta ou têm dificuldades em executar as tarefas propostas.
Desse jeito, a economia de tempo que o software de gestão de obras iria proporcionar vai por água abaixo.
A dica para saber se os sistemas são realmente fáceis de usar é testá-los na prática. Veja vídeos sobre a ferramenta, leia artigos de suporte e se familiarize com os recursos.
Não se esqueça de pedir a opinião de quem realmente vai usar o sistema no dia a dia.
Qualidade do suporte técnico
Considere se existem treinamentos para a implantação do sistema e o nível de suporte que a empresa contratada oferece para dúvidas e possíveis problemas enfrentados com a plataforma.
Esse deve ser um fator decisivo na contratação de qualquer software de gestão de obras, porque não ter acesso a um suporte de qualidade e que resolva os problemas nos momentos críticos, pode resultar em sérios prejuízos para a sua empresa.
Se possível busque a opinião de outros clientes que utilizam o sistema da empresa, entendendo quais foram suas experiências em situações críticas.
Quais funcionalidades não podem faltar em um bom software de gestão de obras?
Agora que você já sabe quais itens deve avaliar para a escolha de um bom software de gestão de obras, conheça as funcionalidades mais comuns:
Cadastro de clientes, locais e materiais
Ter algum espaço para cadastrar informações importantes como dados de clientes, locais das obras e os materiais que são utilizados é fundamental.
O cadastro e a centralização das informações facilita a checagem e consulta dos dados, assim como pode ser útil na automatização de tarefas.
Em alguns sistemas, como é o caso do Produttivo, as informações cadastradas sobre a empresa, o cliente e os locais das obras são incluídas no relatório pelo próprio sistema, dispensando o preenchimento manual. O cálculo de materiais e serviços também é feito de forma automática.
Cronograma de obras
O cronograma de obras detalha os serviços a serem executados e oferece uma visão geral sobre as etapas do projeto. Os softwares otimizam esse processo porque permitem que as atividades sejam criadas de forma automática, com base na sua periodicidade e que as datas e responsáveis sejam atribuídos.
Assim, cabe aos gestores fazer o acompanhamento dos serviços planejados, em andamento ou atrasados, administrando as demandas.
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Orçamentos digitais
Com um software de gestão de obras os orçamentos ganham agilidade, porque também são feitos de forma digital, com base nos registros realizados no sistema.
Os valores são calculados de forma automática e saem em um relatório personalizável com assinatura e registros fotográficos. Veja um exemplo:
Modelo de orçamento de serviço digital
Relatório diário de obras
O relatório diário de obras (RDO) é o documento responsável por registrar o andamento da obra. É ele quem proporciona a criação de um histórico de informações completo e detalhado, que tem impacto direto nas decisões da empresa.
Além disso, ele também serve como comprovação do serviço prestado, porque reúne evidências fotográficas que demonstram o que foi feito e como foi feito.
Nesse sentido, o software de gestão de obras deve dispor de recursos que facilitem a criação, preenchimento e envio dos relatórios. Isso pode ser através da anexação de fotos ao relatório na hora em que são tiradas e possibilidade de envio a gestores ou clientes, assim que o preenchimento é finalizado.
É importante que o sistema também disponibilize dados a respeito dos relatórios preenchidos para que a gestão baseada em dados de fato aconteça.
Monitoramento das atividades
Os gestores precisam ficar a par do que acontece no canteiro de obras, só assim poderão ter uma visão real sobre o andamento do projeto.
O software de gestão de obras vem para ajudar esse acompanhamento, tornando-o mais eficaz, afinal os gestores conseguem identificar pelo próprio sistema quais demandas ainda não foram iniciadas, as que estão em atraso e as concluídas.
Assim, você terá controle sobre as obras de qualquer lugar e a qualquer hora.
Integração com outros sistemas
Os softwares de gestão de obras podem não ter todas as funcionalidades necessárias para solucionar os seus problemas. Muitas vezes é necessário fazer uma integração entre sistemas para obter alguns recursos que são importantes para as empresas.
Em outros casos, a companhia já tem um fluxo de trabalho atrelado a ferramentas externas ao software. Para que a forma como os processos foram estruturados não sofra prejuízos, talvez uma integração entre sistemas seja uma boa solução.
Isso faz com que o sistema fique muito mais completo e personalizado às suas necessidades.
Como o software de gestão de obras do Produttivo pode te ajudar no controle de obras?
O Produttivo é um software de gestão de serviços de campo, com recursos que melhoram o planejamento, controle e execução das atividades. Suas funcionalidades são pensadas para tornar o trabalho dos gestores mais estratégico e baseado em dados, e o trabalho de campo mais descomplicado e ágil.
Enquanto os gestores acessam o painel web, em que podem fazer toda administração das demandas, os técnicos utilizam o aplicativo que facilita a produção de relatórios em campo.
Entenda as principais funcionalidades do sistema e como elas podem te ajudar na gestão de obras:
Relatórios diários de obra digitais e personalizados
Um dos pontos fortes do Produttivo é a produção de relatórios digitais, perfeitos para documentar a evolução das obras e comprovar os serviços executados.
A produção é ilimitada e todos os relatórios podem ser personalizados. É possível escolher entre mais de 13 campos de resposta para montar os formulários, entre elas:
- Data;
- Hora;
- Localização GPS;
- Fotos;
- Lista de serviços;
- Lista de peças e materiais;
- Questões de checklist;
- Questões de múltipla escolha;
- Questões de seleção única;
- Números;
- Assinatura digital;
- E mais!
Além disso, o próprio sistema realiza o preenchimento de dados sobre a empresa, o cliente e os locais da obra, com base nos cadastros realizados dentro do sistema.
Data, hora e localização GPS também são inseridas pelo próprio sistema, melhorando a confiabilidade das informações. Veja um exemplo:
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Na personalização é possível incluir as cores e logo da empresa, bem como do cliente. As informações de tamanho de imagens, tamanho de fonte e quantidade de informações por linha também são editáveis.
Acompanhamento e gestão da equipe de campo
O acompanhamento e a gestão da equipe de campo dentro do Produttivo acontece através do painel web, no qual os gestores podem:
- Criar cronogramas de atividades de forma manual ou automática;
- Monitorar serviços planejados, em andamento ou atrasados;
- Acompanhar indicadores sobre operação em campo como volume de trabalho e tempo de execução das atividades;
- Consultar relatórios preenchidos;
- Gerenciar os chamados recebidos;
- Criar atividades para resolução de possíveis alertas gerados pela equipe de campo.
Armazenamento de informações em nuvem
Todas as informações coletadas pelo sistema são armazenadas em nuvem. Isso garante que os dados não sejam perdidos, trazendo mais segurança para a empresa.
Outra facilidade do Produttivo é o funcionamento offline. Com ele os relatórios podem ser preenchidos mesmo sem acesso à internet. Assim, os dados são sincronizados de forma automática, assim que o dispositivo é conectado a alguma rede.
Recursos que facilitam a comunicação com o cliente
Os clientes são notificados de todo o andamento das atividades, através de notificações no WhatsApp. Veja um exemplo:
E ao final do serviço, os clientes ainda podem responder a uma pesquisa de satisfação, personalizada por você e enviada pelo próprio sistema para incluir opiniões e expor o nível de satisfação com o serviço executado.
Histórico sobre a obra e análise de dados
Todos os relatórios produzidos no sistema geram dados que podem ser analisados pelos gestores no painel de indicadores. Os dados aparecem em ilustrações gráficas bem visuais, que facilitam as análises, o que ajuda a embasar e nortear melhor as decisões.
Veja um exemplo de como as informações aparecem:
Veja o que é possível fazer através do software do Produttivo
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Aproveite as facilidades do Produttivo e tenha mais organização e controle sobre os processos da sua empresa.
