Um modelo de plano de ação é importante para empresas que desejam colocar planejamentos estratégicos em prática, envolvendo colaboradores e tornando a melhoria contínua uma rotina comum na empresa.
O plano de ação é um guia de todas as ações necessárias para atingir um determinado objetivo, tornando algo teórico em atividades práticas. Neste conteúdo você vai ver 2 modelos de plano de ação que podem ser aplicados na rotina da sua equipe.
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O que é um plano de ação?
O plano de ação, também conhecido como plano de atividades ou plano de trabalho, é uma ferramenta eficiente para planejamento e acompanhamento de atividades.
Neste documento são registradas informações a respeito das tarefas que precisam ser realizadas. Isso dá a todos os envolvidos clareza sobre os passos seguintes, estabelecendo prazos para cada tarefa, evitando ociosidade e padronizando o trabalho.
Para que serve um plano de ação?
De simples rotinas diárias até tarefas mais complexas, o plano de ação serve para listar os tópicos de uma atividade e delegar aos responsáveis. Ele ajuda a ter mais previsibilidade dentro da empresa, mapear riscos e quais ações devem ser tomadas para evitar atrasos no cronograma.
Independentemente do objetivo, o plano de ação serve para que empresas utilizem de forma mais estratégica o recurso mais valioso que existe, que é o tempo. De acordo com Peter Drucker, considerado pai da administração, “um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa seu tempo”.
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Importância de um plano de trabalho
Além da organização das rotinas, um bom plano de trabalho estabelece quais atividades cabem dentro do limite de tempo do funcionário, evitando tanto o tempo ocioso quanto a sobrecarga, que pode levar à desmotivação.
O plano de trabalho também é importante para evitar erros na execução do trabalho, listando respostas, recursos, materiais e tarefas envolvidas no dia a dia ou em um projeto em equipe.
Benefícios de utilizar um modelo de plano de ação
Como citamos anteriormente, um modelo de plano de ação padroniza o trabalho dentro da empresa, aumentando a qualidade do resultado final, seja um produto ou serviço. Entre outros benefícios estão:
Otimização de tempo
A equipe não gasta tempo buscando informações sobre suas tarefas, porque tudo isso já foi respondido no plano de ação. Também ajuda a evitar retrabalho, porque cada pessoa envolvida no plano sabe suas responsabilidades.
Objetividade nas decisões
Em um plano de ação são detalhadas todas as atividades necessárias para atingir um objetivo e quais são os recursos disponíveis. Isso ajuda a tomar decisões mais assertivas, porque o caminho já foi mapeado, inclusive de possíveis riscos e problemas.
Troca de experiências
O plano de ação pode ser registrado e consultado posteriormente de quais etapas foram concluídas com sucesso e quais tiveram imprevistos. Quando a empresa entra em um processo de melhoria constante, a tendência é maior troca de informações e experiências, agregando valor para o trabalho.
Metodologias definidas
As metodologias ajudam a priorizar as atividades principais e ter mais controle sobre as tarefas da empresa, economizando tempo e recursos.
Indicadores estabelecidos
Um dos pontos mais importantes de um objetivo são os indicadores: com eles, é possível saber se a equipe vai conseguir finalizar suas atividades dentro do prazo estabelecido e ter planos de contingência em casos de imprevistos.
Os indicadores estão relacionados também à meta em si, por exemplo: a meta da empresa é a redução de papelada com a implementação de um sistema. Qual é a taxa de aderência ao sistema que a empresa precisa ter?
Quais são as etapas de um plano de ação
O plano de ação é um documento importante para atingir uma meta. É nele que esta meta é quebrada em objetivos menores e ações práticas. Também é um exercício para gestores entenderem a realidade da empresa e como ela deve estar em um futuro próximo. Confira as etapas!
Defina sua meta
Um dos passos importantes ao elaborar um plano de ação é definir a meta. E muitas empresas sabem que precisam crescer, mas o termo é muito abstrato. Por isso, o crescimento precisa ser quebrado em objetivos menores e tangíveis, isto é, que pode ser entendido e mais específico.
Uma das metodologias utilizadas para definir um objetivo ou meta é a SMART, acrônimo para específico, mensurável, atingível, relevante e temporizável. É preciso responder às perguntas:
- Específico: o que, exatamente e em detalhes, a empresa quer atingir?
- Mensurável: o que determina que a meta foi alcançada?
- Atingível: a meta é realista?
- Relevante: por que esta meta é importante?
- Temporizável: em quanto tempo a empresa deve atingir esta meta?
Estas perguntas ajudam gestores a escolher metas “pés no chão”, ou seja, dentro da realidade e capacidade da empresa.
Planeje
Depois de estabelecida a meta, entra o planejamento: podem ser utilizadas metodologias 5w2h, por exemplo, que determina os passos para atingir a meta: prazo, qual o orçamento, quem são os responsáveis e suas respectivas tarefas.
Outros detalhes fazem a diferença no planejamento:
- Quem deve supervisionar as tarefas;
- Os indicadores que vão avaliar o desempenho do plano de ação;
- Quais são os fatores variáveis que podem impedir o prosseguimento do plano de ação e como resolvê-las.
Execute
Com todas as etapas claras e definidas, chegou a hora de colocar a mão na massa. Cada pessoa envolvida no plano de ação pode receber uma cópia do mesmo e, caso necessite de atualizações, devem comunicar a todos.
Monitore
Durante a execução do plano de ação, deve ocorrer o monitoramento das atividades, pelos responsáveis designados ainda no planejamento.
A fim de manter um histórico para consulta, outros problemas e informações podem ser documentadas, servindo como aprendizado para futuros planos de ação. O feedback aos encarregados também ajuda a motivar e corrigir falhas que podem comprometer todo o trabalho.
Encerre
Nesta etapa devem ocorrer avaliações sobre todo o plano de ação: as pessoas designadas conseguiram cumprir suas metas? O prazo era realista? Quais foram os erros e acertos? Os feedbacks entram nesta etapa novamente, podendo ser ponto de oportunidade para crescimento dos funcionários dentro da empresa.
Dicas importantes
Antes de prosseguir para um novo plano de ação, tenha em mente que:
- A análise deve fazer parte de todo o plano, porque é possível mensurar não somente os recursos investidos, mas também o desempenho da equipe envolvida.
- Use o plano de ação como oportunidade de tomar futuras decisões com base em dados
- As informações devem ser passadas para um documento digital, facilitando a consulta posterior. Dados no papel podem se perder com facilidade! Um checklist, por exemplo, vai ajudar a todos os envolvidos sobre o que é informação pertinente e o que é desnecessário. Assim, a informação também fica padronizada.
Modelo de plano de ação simples
Veja abaixo um modelo de plano de ação simples preenchido com exemplo que você pode copiar e colar em uma planilha do Excel:
| Modelo de Plano de Ação | ||||
| Objetivo | Digitalização de relatórios de manutenção | |||
| Meta | contratação de software de manutenção | |||
| Gestor do plano | Carlos | |||
| Plano de ação | ||||
| O que deve ser feito | Como deve ser feito | Quem fará | Até quando deve ser feito | Status |
| Pesquisa de software de manutenção | Levantamento e teste de 3 ferramentas | Carlos | Até 10/10 | Concluído |
| Teste dos softwares | Dois supervisores devem testar os softwares e elencar vantagens e desvantagens | José e Ana | Até 15/10 | Em Andamento |
| Contratação do software | Após reunião sobre a avaliação dos softwares, o gestor deve escolher qual será contratado | Carlos | Até 19/10 | Aguardando |
| Treinamento da equipe | Em conjunto com os consultores do software, deve ser realizado o treinamento da equipe | José e Ana | Até 30/10 | Aguardando |
| Implementação | Orientação e acompanhando do uso do software | José e Ana | Até 30/11 | Aguardando |
Modelo de plano de ação mais complexo
Em metas maiores ou de mais complexidade ou quando há mais setores envolvidos, o modelo de plano de ação precisa conter outros campos para um acompanhamento mais detalhado. Veja o exemplo abaixo:
| Logo | Plano de Ação | Planejado em: dd/mm/aa | |||||
| Revisado: dd/mm/aa | |||||||
| Objetivo do plano | Padronizar a comprovação de serviços | Departamento/setor: Manutenção | |||||
| Departamento | Quem? | O que? | Por quê? | Onde? | Quando? | Como? | Quanto? |
| Gerência | Maria | Pesquisa de software de manutenção | Conhece as necessidades de sua equipe técnica | Setor de manutenção | Até 14/10 | Elencar 3 softwares para teste | Até R$500 mensais |
| Supervisores | Pedro e José | Avaliação dos softwares | Atuam na área | Setor de manutenção | Até 21/10 | Testar softwares e elencar pontos positivos e negativos | Custo de tempo/teste grátis |
| Gerência | Maria | Reunião com supervisores | Decisão em conjunto sobre o software | Setor de manutenção | Até 25/10 | Debater sobre custo benefício | Tempo |
| Compras | Flávia | Aquisição do software | Responsável pelas compras | Administração | Até 30/10 | Realizar contratação do software escolhido | Tempo |
| Supervisores | Pedro e José | Treinamento de equipe | Ajudar equipe a aderir ao software | Setor de manutenções | Até 15/11 | Agendar treinamento de uso do software | Tempo |
Plano de ação pronto em pdf
Você pode exportar seu plano de ação em pdf, facilitando o compartilhamento e impressão. Mas para que todos os envolvidos possam editar o documento, o ideal é que esteja em Excel ou em um quadro branco exposto no departamento ou setor onde o plano será executado.
Quando o plano de ação é em um cliente, você pode criar checklists digitais que ajudam a executar e comprovar o trabalho com maior excelência. O Produttivo é um software e aplicativo que padroniza o trabalho de equipes em campo, através de formulários com recursos como:
- Questões de conformidade e não conformidade
- Campos para inserção de fotos com marcação de data e localização
- QR Code para leitura de equipamentos, que agilizam o serviço
- Questões com pontuação
- Assinatura digital
A comunicação é integrada e, quando ocorrem não conformidades, um plano de ação pode ser aberto no software e delegado para o responsável automaticamente. Experimente gratuitamente clicando no banner abaixo!
