Os 5 porquês são uma ferramenta de qualidade que auxilia na busca pela causa raiz dos problemas, sendo muito utilizada no mundo corporativo e nas indústrias.
É uma aliada na busca pela melhoria contínua dos processos, permitindo tratar a causa, não só as consequências. A seguir, vamos te mostrar como fazer a análise dos 5 porquês e como aplicar na sua empresa. Boa leitura!
Veja também: Modelos digitais de relatórios e checklists para acompanhar não conformidades
O que é a metodologia 5 porquês?
A metodologia dos 5 porquês consiste em, ao identificar um problema ou situação que precisa ser resolvida, perguntar cinco vezes por que aquilo ocorreu. Seu objetivo é encontrar a causa raiz que deu origem à situação, e não apenas o problema pontual.
O uso da técnica é muito simples: ao se deparar com um problema, pergunte-se por que ele aconteceu. Tendo essa resposta, repita a pergunta mais quatro vezes. A quinta e última resposta provavelmente oferecerá uma explicação completa sobre a questão.
É uma ferramenta prática que pode ser usada em diversos segmentos, e não exige muitos recursos.
Portanto, ao encontrar um problema, pergunte-se cinco vezes por que aquela situação ocorreu, assim será possível usar o pensamento estratégico para resolver não apenas a questão inicial, mas outros problemas em potencial que viriam a aparecer se a causa raiz não fosse corrigida.
Quais são os 5 porquês?
Apesar do nome, não existem 5 porquês diferentes — apenas o mesmo questionamento que deve ser feito cinco vezes ou mais. Assim, essa técnica ajuda a encontrar a origem dos problemas e permite buscar soluções definitivas, evitando a reincidência.
Mas não é preciso perguntar o porquê cinco vezes! Você pode continuar sua análise com mais de cinco perguntas ou até parar antes, se considerar que encontrou uma resposta satisfatória.
A quantidade é apenas uma sugestão considerada eficaz, mas você pode adaptar o método conforme as suas necessidades.
Quais os benefícios do método 5 porquês?
A principal vantagem dos 5 porquês é descobrir a real causa de um problema ou defeito, assim focamos na origem da situação, não só na sua consequência.
Isso porque quando tentamos corrigir apenas o efeito em questão, ficamos sujeitos a reincidência ou a novos problemas causados pela mesma causa raiz. Por outro lado, o método dos 5 porquês propõe uma solução definitiva.
Além disso, a ferramenta pode trazer muitos outros benefícios, como:
Complementar outros métodos
Os 5 porquês são ótimos aliados para complementar outros métodos de solução de problemas, como o FMEA, o diagrama de Ishikawa e a árvore de falhas, já que é uma ferramenta de fácil aplicação.
Combinando os diferentes métodos, sua análise fica mais completa.
Auxiliar a encontrar problemas simples
Por utilizar uma metodologia simples, os 5 porquês podem ser aplicados em situações do dia a dia que não exijam uma análise completa, como problemas simples, mas que também precisam de uma solução eficaz.
Incentivar soluções colaborativas
A análise dos 5 porquês pode ser feita tanto individualmente como em grupo, assim toda a equipe participa do processo e oferece hipóteses e soluções colaborativas.
Não exige qualificações específicas
Diferente de outros métodos mais complexos, a ferramenta dos 5 porquês não exige conhecimento técnico ou outras qualificações específicas para ser aplicada.
Por isso, pode ser usada em vários segmentos e por todas as pessoas interessadas em buscar uma solução completa.
Compreender a natureza dos problemas operacionais
É muito fácil focar no problema em questão, mas ter uma compreensão mais abrangente de toda a situação exige uma análise cuidadosa. Os 5 porquês te ajudam a entender a situação como um todo, proporcionando um entendimento mais completo.
Leia também: O que é excelência operacional? 5 ações para reduzir riscos
Quando utilizar os 5 porquês?
A técnica dos 5 porquês pode ser usada em qualquer situação que apresente um problema ou não conformidade, independentemente da área de atuação — do relacionamento com o cliente a uma falha técnica em equipamentos.
É uma ótima opção para resolver questões mais simples ou de média complexidade, já que pode ser feita a qualquer momento e com poucos recursos.
Também recomendamos o uso dos 5 porquês em situações que afetam grupos e equipes, assim várias pessoas podem fornecer suas ideias e sugestões, de modo a aprofundar ainda mais a busca pela causa raiz.
O método dos 5 porquês só não é indicado para resolver questões muito complexas ou de alta criticidade, já que a análise pode se tornar longa e demorada.
Como fazer a análise dos 5 porquês?
A técnica é super fácil de entender, né? Agora vamos ver como você pode fazer a análise dos 5 porquês na prática:
Identifique o problema e agende uma reunião com os principais envolvidos/ afetados pelo problema
As pessoas mais afetadas pelo problema terão as melhores hipóteses para entender o que causou a questão. Portanto, assim que a situação acontecer, entre em contato com todos que foram afetados ou estão de alguma maneira envolvidos.
Aproveite a experiência dessas pessoas para trabalhar com hipóteses realistas e embasadas, assim será mais fácil e rápido chegar à causa raiz verdadeira.
Ah, ainda que os 5 porquês possam ser usados em situações hipotéticas, analisando potenciais problemas e suas causas, eles são mais indicados para casos em que a falha já está instaurada. Ou seja, é uma análise corretiva, e não preventiva daquele problema.
Leia também: Manutenção preventiva e corretiva: entenda as diferenças
Pergunte “Por quê?”
Com todos os envolvidos reunidos, questione por que o problema aconteceu.
Lembre-se que todas as pessoas afetadas devem ser informadas da situação, para poderem fornecer uma análise embasada. Certifique-se também de que haja espaço para todos exporem suas ideias.
Esta etapa deve focar apenas no primeiro porquê, então direcione a discussão para o ponto que está sendo debatido, caso contrário sua análise vai perder o rumo e não será eficaz.
Por fim, é preciso que todos os envolvidos concordem com a explicação oferecida, já que o objetivo final é encontrar a causa real do problema, e não refletir sobre possíveis causas. Utilize o espaço para reflexão e eliminação das hipóteses que não se confirmaram.
Pergunte mais quatro vezes por quê
A primeira resposta é muito importante porque é ela que vai dar o direcionamento do restante da discussão. Então, assim que o primeiro porquê for respondido, repita a pergunta mais quatro vezes.
O processo deve ser o mesmo: todos os envolvidos devem ser ouvidos, mas só uma resposta será considerada, de modo que é preciso um consenso entre os participantes.
A cada resposta definida, prossiga com a análise até chegar a uma conclusão satisfatória que ofereça uma causa raiz real para a situação que originou a discussão. Lembrando que você não precisa perguntar apenas 5 porquês; é possível parar antes ou estender a análise se for preciso.
Priorize a causa raiz do problema
O principal objetivo dos 5 porquês é encontrar a causa raiz do problema. Você saberá que chegou até ela quando não houver mais resposta para a pergunta.
Então, ao encontrar a real causa da questão, considere sua análise encerrada e foque em resolver definitivamente aquela causa raiz.
Se você considera que ainda não encontrou a causa raiz, continue com a análise ou volte alguns passos e avalie se as respostas dos porquês anteriores são satisfatórias.
Tome medidas
Com a causa raiz identificada e priorizada, é preciso aplicar soluções corretivas para que aquela situação seja mitigada.
Utilize o conhecimento dos envolvidos na discussão para encontrar as medidas mais eficazes e encarregue uma pessoa ou equipe de implementá-las.
Imagine que você determinou que a causa de um atraso na entrega do produto ao consumidor (problema inicial, consequência da causa raiz) foi a falta de materiais na linha de produção (causa raiz). Trace uma estratégia para resolver a questão e coloque-a em prática.
Monitore a ação corretiva
Após a aplicação das medidas corretivas, é preciso um acompanhamento constante para verificar se elas estão sendo eficazes.
Se observar que a solução aplicada não está tendo o efeito esperado, considere buscar uma nova solução ou ainda refazer a análise dos 5 porquês para averiguar se a verdadeira causa foi identificada.
Por outro lado, se a ação corretiva se mostrar eficaz, considere um case de sucesso.
Plano de ação 5 porquês
Para que a análise dos 5 porquês seja ainda mais eficaz, uma ótima ferramenta é o plano de ação. A ferramenta ajuda no planejamento estratégico, criando lista de atividades para solucionar a causa raiz encontrada, o que ajuda a colocar as ideias em prática.
Você pode criar um modelo de plano de ação detalhando quais medidas serão aplicadas, quais tarefas contempladas, prazos para conclusão e outras informações relevantes.
Assim, após descobrir a causa raiz obtida por meio dos 5 porquês, sua empresa já se programa para implementar as soluções de forma efetiva.
Veja um exemplo de plano de ação que pode ser usado para a maioria das empresas:
| Objetivo: | Eliminar o retrabalho na transcrição de relatórios | |||
| Ação: | Contratar um sistema de chamados | Instalar o sistema nos celulares e tablets dos técnicos | Criar modelos de checklist para serem usados nos atendimentos | Treinar a equipe para a utilização do sistema |
| Responsável: | João | Paulo | Jorge | Ricardo |
| Prazo para conclusão: | 30/04 | 10/05 | 15/05 | 20/05 |
No exemplo acima, nosso objetivo é eliminar o retrabalho na transcrição de relatórios, que é a causa raiz identificada através da análise dos 5 porquês.
Cada ação a ser implementada para resolver o problema foi designada a um responsável e recebeu um prazo para conclusão.
Dessa forma, aproveitamos as ideias recebidas na análise dos 5 porquês e criamos um plano de ação para formalizar a aplicação das soluções. Você também pode fazer o acompanhamento periódico do plano para verificar se as ações estão seguindo como planejado.
Leia também: Plano de ação 5W2H: conceito, vantagens e como fazer
5 porquês na manutenção
Um dos segmentos que podem se beneficiar dos 5 porquês é a manutenção. A análise ajuda a identificar as causas das não conformidades para que a estratégia de manutenção seja aplicada de maneira eficaz.
Vamos imaginar que um equipamento crucial parou de funcionar. Nossa primeira pergunta será: por que o equipamento parou de funcionar?
Após uma análise, descobrimos que o equipamento parou de funcionar porque a correia arrebentou. Então, a próxima pergunta deverá ser: por que a correia arrebentou?
Uma nova análise nos mostrou que a correia arrebentou porque estava velha e deveria ter sido trocada. Logo, nos perguntamos: por que a correia não foi trocada?
Continuando nossa busca por respostas, identificamos que não houve manutenção preventiva para se antever ao problema. Portanto: por que não houve manutenção preventiva?
Por fim, entendemos que a manutenção preventiva não ocorreu porque não há um plano de manutenção adequado. Com isso, a última pergunta é: por que não há um plano de manutenção?
Podemos continuar com a análise, se necessário, incluindo mais perguntas, ou podemos parar por aqui, considerando que a resposta para a última pergunta é satisfatória e é a causa raiz dos outros problemas.
Sabemos que não há um plano de manutenção porque não sabíamos da importância de um, mas agora que temos esse conhecimento, podemos corrigir a situação pela raiz e assim evitar a reincidência do problema (parada do equipamento) e outros potenciais problemas que também seriam consequência da falta de um plano de manutenção.
Para te ajudar a programar as manutenções, o Produttivo criou o Kit Plano de Manutenção gratuito. Ele vem com planilha e guia de boas práticas para te ajudar a programar as manutenções e assim não correr o risco de parada nos equipamentos, como vimos no exemplo acima.
Olha só como fica a planilha preenchida com o planejamento da manutenção:
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Você também pode ver na prática como usar os materiais do kit no vídeo abaixo:
Você já conhece o Produttivo? É um software para planejar, executar e comprovar serviços como manutenção.
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Além dos modelos digitais, você também pode personalizar formulários com questões aderentes ao seu negócio. O preenchimento é feito pelo celular do técnico durante o atendimento, trazendo mais praticidade.
Assim que a visita for finalizada, um relatório em PDF ou Excel é gerado automaticamente e pode ser encaminhado por e-mail ou WhatsApp para o cliente. E o gestor vai programando e acompanhando cada etapa por meio do painel web.
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