O SGI (Sistema de Gestão Integrada) é um modelo de software que ajuda a acompanhar todas as etapas da operação.
Vamos entender melhor como usar essa ferramenta para potencializar os negócios da sua empresa e trazer mais produtividade para as equipes.
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O que é SGI – Sistema de Gestão Integrada?
O SGI Sistema de Gestão Integrada é um tipo de sistema digital que, como o nome sugere, integra todas as operações da empresa em um único software, facilitando o trabalho dos gestores.
Dessa forma, todas as informações ficam armazenadas em um mesmo local, podendo ser consultadas por todos e trazendo mais transparência. Além disso, um SGI ajuda na automatização das atividades, para que sua equipe possa direcionar seu tempo e atenção para outras tarefas.
Qual o objetivo do SGI Sistema de Gestão Integrada?
O principal objetivo do sistema de gestão integrada é concentrar toda a operação em um único lugar. Isso significa que todas as informações são registradas no SGI, assim como todas as demandas, atividades realizadas, guias e manuais, e tudo que fizer parte da rotina da empresa.
Com isso, podemos considerar que alguns objetivos do SGI são:
- Democratizar o acesso à informação dentro da empresa;
- Simplificar a comunicação entre os departamentos;
- Agilizar o fluxo de trabalho;
- Registrar tudo que acontece na organização;
- Automatizar a operação;
- Acompanhar demandas e controlar atividades;
- Conferir metas;
- Facilitar a gestão dos colaboradores e atividades de modo geral.
Quais as vantagens do SGI?
O uso de SGI tende a agilizar as operações da empresa e tornar os procedimentos mais confiáveis. Vamos entender melhor as vantagens do sistema de gestão integrada:
Centralização dos dados
Quando todos os dados ficam centralizados em um único sistema, as informações ficam mais fáceis de serem encontradas e há menos chance de serem perdidas.
Imagine que, em vez de ter que perguntar à sua equipe cada vez que precisa de um dado, você pode apenas buscá-lo no sistema, economizando o tempo de todos os envolvidos e ainda evitando ruídos na comunicação.
Maior segurança da informação
Assim como o SGI facilita o acesso à informação, ele também pode garantir que os dados só sejam acessados por pessoas autorizadas. Dessa forma, é possível registrar em histórico tudo que foi acessado e modificado, e ainda limitar quem pode ter acesso.
Rapidez na tomada de decisão
Como todas as etapas da operação ficam registradas no sistema, a tomada de decisão se torna mais rápida e assertiva.
Redução de custos
O uso de um SGI concentra todas as operações da empresa, reduzindo gastos com retrabalho e treinamentos desnecessários, além de diminuir o prejuízo causado pelo extravio de informações.
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Como implantar um sistema de gestão integrada?
Para que o sistema de gestão integrada (SGI) opere corretamente, ele deve ser implementado em toda a empresa. Vamos ver um passo a passo para que essa adaptação seja feita corretamente:
Planejamento
Não basta apenas implementar o sistema — esse processo precisa ser cuidadosamente planejado, avaliando quais departamentos vão aderir, quais processos precisam ser registrados, qual o prazo para a migração, entre outros.
São muitas coisas para ficar de olho nessa etapa, por isso certifique-se de analisar com cuidado para que o planejamento seja realista. Um bom planejamento vai tornar a transição mais tranquila e evitar pontos cegos no processo.
Preparação
Com o planejamento em mãos, é preciso preparar a equipe, realizando treinamentos para que todos os colaboradores saibam usar o SGI.
Implantação
Agora, chegou o momento de começar a migração para o sistema de gestão integrada. Faça a transferência dos documentos e comece a registrar sua operação, tendo em mente que é um processo demorado e pode precisar de esforço e tempo para a adaptação.
Detalhamento e implementação
Quando o SGI já estiver em operação, certifique-se de que toda a empresa está usando o sistema corretamente. O acompanhamento pode ser feito por meio de indicadores, que vão mostrar se a adaptação está correndo bem.
Caso note algum problema, reveja seu planejamento e analise se é preciso fazer alguma mudança no processo. O ideal é que, ao fim da implementação, toda a empresa já esteja adaptada ao sistema e suas operações tenham sido totalmente transferidas para ele.
Quais empresas podem usar um SGI?
Empresas de diversos segmentos podem se beneficiar de um SGI para centralizar sua operação. Vamos ver alguns exemplos:
Indústrias
Como as indústrias lidam com muitas atividades ao mesmo tempo, que tal investir em um SGI para acompanhar todas as tarefas e não perder nenhum detalhe?
Além disso, um sistema adequado cria uma linha de comunicação entre os colaboradores e a gestão, permitindo que todas as partes estejam alinhadas sobre os deveres e direitos de cada uma. Caso haja alguma dúvida, o próprio sistema pode fornecer as informações buscadas.
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E-commerces
Com o amplo acesso da população à internet, muitas empresas transferiram suas vendas para plataformas digitais, que chamamos de e-commerces.
Para não extraviar informações referentes a vendas, entregas, estoques, logística e outros dados essenciais, um SGI pode ser uma opção que vai trazer mais segurança tanto para a empresa quanto para o cliente, e tudo isso de forma automatizada.
Fintechs
As empresas de fintech (Financial Technologies, ou tecnologia financeira) trabalham com produtos financeiros digitais, portanto precisam da agilidade e segurança que um sistema de gestão integrada proporciona.
Manutenção
As equipes de manutenção também podem utilizar um SGI para acompanhar os serviços a serem realizados. Alguns sistemas, como o Produttivo, permitem que o cliente solicite o atendimento, então o gestor direciona a equipe e o técnico preenche todas as informações.
Vamos ver como exemplo um modelo de relatório de visita técnica digital:
O cliente pode usar um QR Code aplicado ao equipamento ou local para solicitar o chamado por meio de uma página personalizada.
Na mesma hora, o gestor recebe um alerta e pode direcionar um técnico para fazer o atendimento. Em seguida, o técnico já recebe a demanda e pode realizar o preenchimento do relatório pelo celular.
Assim que o atendimento for finalizado, o gestor recebe um relatório em PDF contendo todas as informações do serviço.
Seu relatório de visita técnica ainda pode ser personalizado com questões de não conformidade, orçamento automático, registro fotográfico e muitos outros recursos.
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