A ficha técnica é obrigatória para a maioria dos produtos e serviços que consumimos. Ela contém informações como o peso do produto, data de validade, instruções de conservação, e outros dados.
O documento é essencial para registrar todo o processo de produção, facilitando sua padronização. Veja como fazer uma ficha técnica no artigo a seguir.
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O que é ficha técnica?
A ficha técnica é um documento elaborado pelas empresas que registra todos os processos de produção e detalhes dos produtos.
A partir das informações documentadas na ficha, é possível inspecionar se a operação está correndo como planejado, bem como avaliar se o resultado da produção está de acordo com o esperado.
Normalmente a ficha técnica contém dados como as medidas do produto (comprimento, largura, peso), o passo a passo da produção, a matéria-prima necessária e a quantidade, e outras especificações técnicas.
Qual a importância da ficha técnica?
A ficha técnica é muito importante para garantir que tanto o processo de produção quanto o produto final sigam um padrão, respeitando parâmetros estabelecidos pela empresa.
Além disso, ela traz mais transparência para a operação e para o relacionamento com clientes e fornecedores, facilitando a identificação de não conformidades.
Em caso de inspeções, a ficha ainda pode ser apresentada aos auditores como comprovação.
Quais os benefícios da ficha técnica?
A ficha técnica traz benefícios tanto para a empresa quanto para o consumidor. Vamos ver alguns deles:
Padronizar toda a produção
Quanto todas as etapas da operação são registradas em um documento, é possível garantir que o passo a passo seja sempre seguido, permitindo padronizar a produção. Isso vale tanto para a rotina de produção quanto para o produto final, que deverá estar dentro de especificações padrão.
Controlar a qualidade dos produtos fabricados
Além de garantir uma produção estandardizada, a ficha técnica facilita também o atingimento de um padrão de qualidade adequado em todos os produtos, que terão parâmetros devidamente documentados para alcançar.
Otimizar os custos do processo de fabricação
Como a ficha pode ser usada para registrar os gastos com matéria-prima, transporte, impostos e outros custos, ela auxilia na identificação de gargalos financeiros, otimizando os custos.
Também pode ajudar no controle de materiais utilizados e até ser usada na identificação de fraudes, caso um lote apresente custo de produção muito maior que os outros e precise ser analisado.
Diminuir as perdas de produção
Outro benefício da ficha técnica é que ela pode registrar as quantidades necessárias de material e de itens produzidos, evitando compras excedentes de materiais desnecessários.
Como ela registra também a validade do produto, contribui para evitar o descarte de produtos vencidos, já que essa informação está sempre disponível para que a empresa possa tomar melhores decisões.
Quais segmentos devem fazer ficha técnica?
Todo segmento que trabalha com produção deve elaborar uma ficha técnica para registrar todos os detalhes da sua operação. Olha só alguns exemplos:
- Indústrias em geral;
- Setor alimentício;
- Tecnologia;
- Agricultura;
- Veículos e frotas.
Ainda que sua empresa não encaixe em nenhum desses segmentos, considere fazer uma ficha técnica para que todas informações do processo produtivo fiquem registradas e possam ser seguidas.
O que deve constar na ficha técnica?
Como a ficha deve ser uma referência para a empresa, ela deve conter todas as informações referentes ao processo, tais como:
- Número do lote;
- Código de barra (EAN) do produto;
- Materiais utilizados para produção;
- SKU (Stock Keeping Unit) do inventário;
- Quantidade de matéria-prima utilizada;
- Unidade de medida das quantidades (mg, g ou kg, por exemplo);
- Descrição do produto.
Esses itens não podem faltar em uma ficha técnica interna, que será armazenada pela própria empresa para referência. Caso você deseje fazer também uma ficha que será encaminhada a clientes e consumidores, os requerimentos são um pouco diferentes:
- Número do lote;
- Medidas do produto (comprimento, largura e altura);
- Peso;
- Data de validade, se houver;
- Instruções de conservação;
- Especificações técnicas, como memória e sistema operacional.
Caso identifique alguma outra informação que faça sentido entrar na ficha técnica do produto, inclua também! Só você conhece os detalhes do seu negócio e pode definir suas necessidades.
Como fazer uma ficha técnica?
Chegou a hora de elaborar a ficha técnica do seu produto. Para que ela fique completa, confiável e de fácil entendimento, você pode seguir os seguintes passos:
Ficha técnica para a empresa
Como falamos logo acima, a ficha técnica para armazenamento interno da empresa é um pouco diferente da ficha encaminhada aos clientes. No caso de uma ficha interna, o ideal é que ela detalhe os processos para que possam ser seguidos:
Identifique a matéria-prima
Comece identificando o que será necessário para fabricar o produto. Aqui entra tanto a matéria-prima (materiais, ingredientes) quanto os utensílios utilizados na produção.
Crie um código de identificação
Com todos os ingredientes listados, você deve agora criar um código de identificação para cada um, pois isso vai facilitar o controle do estoque e evitar confusão com materiais de nomes parecidos.
Imagine que você está produzindo uma leva de doces e vai precisar de três tipos de açúcar: refinado, cristal e de confeiteiro. O código ajuda a identificar cada um sem deixar margem para dúvidas.
Sugerimos que você use códigos SKU (Stock Keeping Unit, ou Unidade de Manutenção de Estoque), atribuindo um código diferente para cada item e mantendo um banco de dados com todos eles registrados e explicados.
Identifique qual material corresponde a cada etapa de produção
Vamos voltar para a analogia do doce: se a ordem do preparo for invertida, é possível que o resultado seja bem diferente do esperado. Portanto, identifique em quais etapas os materiais listados serão usados.
Outra opção é separar o material em categorias, como massa, recheio e cobertura, por exemplo.
Estabeleça quantidades e medidas
Por fim, determine exatamente qual a quantidade de ingredientes necessária para a produção do item. Detalhe as medidas de cada ingrediente, e também a quantidade ou peso do produto a ser feito com aqueles materiais.
Ah, não se esqueça de incluir a unidade de medida utilizada, como gramas, miligramas e quilogramas, tanto do produto quanto da matéria-prima.
Com isso, sua ficha técnica deve ficar mais ou menos assim:
| EAN: | 01234567890 | Produto: | Bolo Produttivo |
| Quantidade: | 1un, 2,5kg | Altura: | 15cm |
| Largura: | 25cm | Comprimento: | 35cm |
| SKU | Material | Quantidade | Unidade de medida |
| MA0001 | Farinha de trigo | 500 | g |
| MA0002 | Açúcar refinado | 150 | g |
| MA0003 | Açúcar cristal | 150 | g |
| MA0004 | Leite | 500 | mL |
| MA0005 | Manteiga | 200 | g |
| RE0001 | Leite condensado | 300 | g |
| RE0002 | Chocolate em pó | 200 | g |
| CO0001 | Granulado | 500 | g |
| CO0002 | Açúcar de confeiteiro | 100 | g |
Ainda é possível incluir observações, descrição do produto e até um passo a passo com o modo de fabricação. O importante é que a ficha possa ser seguida e consultada para sanar dúvidas sempre que necessário.
Ficha técnica para o cliente
Para o consumidor, as informações anteriores não são tão importantes: o que é importante são as especificações técnicas e outros detalhes que informam sobre as particularidades do produto.
No caso de uma ficha técnica de celular, por exemplo, é preciso incluir qual é o sistema operacional do aparelho, dados do processador, CPU, chip, memória, dimensões da tela, entre outros.
Desse modo, a elaboração da sua ficha pode ser feita da seguinte maneira:
Reúna todos os dados
Um dos objetivos da ficha técnica é que o cliente tenha todas as informações que precisa para tomar a decisão de compra. Portanto, avalie tudo que precisa ser respondido e reúna esses dados para serem incluídos.
Informe de maneira completa
Assim como na ficha técnica da empresa é preciso informar quantidades e unidades de medida, na ficha do cliente isso também não pode faltar. A medida da tela está em centímetros ou polegadas? Se as dimensões da tela são diferentes das do aparelho, ambas estão discriminadas de maneira clara para não confundir o cliente? Lembre-se que a pessoa que vai ler o conteúdo não vai ter a sua familiaridade e pode precisar de mais clareza.
Use a tecnologia a seu favor
Pode ser trabalhoso reunir e descrever todas as informações necessárias, portanto use e abuse de recursos tecnológicos, como checklists digitais. Algumas ferramentas, como o Produttivo, ajudam na hora de registrar os dados com agilidade e praticidade.
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